名刺管理ソフトの導入効果は業務の効率化にとどまりません。売上増加を目指したいという営業・マーケ部門の方に、受注拡大につなげる方法や、ソフトを選ぶポイントやおすすめソフトなどをご案内します。
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まず、名刺管理ソフトの概要と導入の必要性についてご紹介します。名刺は企業にとって、ビジネスの起点となる“重要な資産”です。しかし、未だにその取り扱いを個々の社員に任せている企業が少なくありません。顧客とのつながりを属人化した結果、様々な弊害が起こっています。
このような事態を防ぐために、近年、導入が進んでいるのが名刺管理ソフトです。もらった名刺をデータ化して取り込むことで、クラウド上で共有したり、営業リストを作成したり、コミュニケーションに紐づけたり、様々な利点が見込めます。
名刺管理ソフトには、多くの種類・機能が存在します。イチから情報収集して比較検討するのは手間がかかります。「どんなソフトがあるのかよく分からない…」「何を基準に選べばいいのか分からない…」という方のために、名刺情報の活用法、名刺管理ソフトを選ぶ際の基準など、具体的に名刺管理ソフトをいくつか交えながら説明していきます。
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第一に、営業やマーケティング部門が名刺管理ソフトをどのように活用すれば「受注拡大」や「売上増加」につなげられるかについてお話します。現在、多くの企業で名刺管理ソフトの導入が進んでいますが、「売上増加」にうまく活かせている企業はまだまだ多くありません。名刺のデータ化・共有などの業務の効率化にとどまっている企業も見受けられます。
受注を増やして売上を上げるには、「自社に合った名刺管理ソフトを導入すること」と「機能を正しく利用し、名刺情報を活用すること」が欠かせません。ここではまず、名刺管理ソフトを利用し、どのようにして名刺情報を活用していくかについて５つ例を挙げて説明します。
[1]～[4]の機能は名刺管理ソフトに搭載されている場合もありますが、より効率的に行うためにSalesforceなどの顧客管理システムと連携させて使うことが多いです。[4][5]のナーチャリングに関しては名刺管理ソフト単体では対応していない場合が多いため、MAツールと連携させるのをお勧めします。
名刺管理ソフトの利用方法として、まず考えられるのは「社内人脈の活用」です。通常、新規で営業をかける場合、「どの企業が受注の可能性が高いか」「どこの部署の誰にアプローチをかければいいか」見込み顧客の精査が必要です。
アプローチしたい企業や部署、キーパーソンが見つかったら、名刺管理ソフトを用いて社内人脈を利用すると便利です。「あの人知っているから紹介してあげるよ」「あそこのキーパーソンは誰々だよ」「こういう話題が喜ばれる」など、より確度の高い商談につながる情報を得ることができます。新規の営業に限らず、一定期間、取引が途絶えていた企業についても同様です。以前に接触した社内の人物を見つけ出し、情報を聞き出すことで、初回アプロ―チから確度の高い商談が可能です。
名刺をもとにしたアプローチは電話・メール・DM等で行うのが一般的ですが、名刺を獲得した時期によって「部署異動」「退職」の可能性もあります。せっかく文面や訪問理由をこしらえたのに、送り先不明や担当者不在では意味がありません。顧客の印象も良くありません。
名刺管理ソフトを導入すれば、社内の誰かが新しい名刺情報を入手するごとに、全社レベルで顧客名簿が更新されていくため、部署異動や退職した人にアプローチする無駄やリスクを避けることができます。常に現在の担当者やキーパーソンに当たることができる分、アプローチの精度を向上することができます。
営業する上でタイミングはとても重要です。外出先で「今すぐ、あの企業の誰々に至急連絡を取らなければ…」という場合もあるでしょう。そんな時、電話番号や担当者が書いてある名刺を会社に置いてきてしまっていたらどうしようもありません。会社に電話をして、名刺を探してもらうこともできますが、タイムロスにより失注してしまうかもしれません。
名刺管理ソフトを通じて名刺情報をクラウド上に共有しておけば、そんな事態を防ぐことができます。リモートワーク（在宅ワーク）の場合も同様です。タイムリーなアプローチをすることで、売上の向上が見込めます。
「鉄は熱いうちに打て」と言うように、営業にはスピードも重要です。たとえば展示会に出展した後、名刺交換した顧客にアプローチする場合、翌日にメールするのと１週間後にメールするのと、どちらがアポ獲得率は高いでしょうか。言うまでもありません。しかし実際には、展示会で入手した何百枚もの名刺から手動でアタックリストを作成し、メールの文面まで考えるのは大変な手間です。
名刺管理ソフトを導入すれば、展示会でもらった名刺はその場でスキャンし、データ化・リスト化することができるため、手間を大幅に削減することができます。さらにはMA機能を駆使したり、他の営業ツールと連携したりすれば、展示会の翌日には効果的な御礼メールを送信することもでき、見込み顧客に素早くアプローチしてアポ率を高めることが期待できます。
名刺をもらった当初は契約見込みの薄い顧客でも、その後の働きかけによって案件化することも珍しくありません。名刺管理ソフトに搭載された各種機能や、MAツールなどと連携することで、顧客を上手くナーチャリングしていきましょう。
たとえば、ソフトを利用して、商談ごとに「誰と誰がどんなことを話したのか」履歴を残していけば、回を追うごとに確度を高めることができます。また、メールを定期的に配信する機能を利用すれば、メルマガを送ったり、セミナーや法改正の情報を送ったりすることもできます。より専門的なMAツールと連携すれば、メールが開封されたか、リンクがクリックされたかなど詳細まで測定可能です。温度感の高い顧客をスコアリング（点数化）してリスト化し、インサイドセールス部門に受け渡せば、名刺獲得からアポの取得まで、より効率的に行うことができるようになります。
名刺管理ソフトをどう活用したら売上増加につなげられるか。見込み顧客の発掘・育成のための方法についてはお分かりいただけたかと思います。
次はいよいよ、どの名刺管理ソフトがいいか、具体的に検討する番です。名刺管理ソフトには様々な種類・機能が存在しますし、“売り”にしている部分も異なります。自社に合うかどうかを考える際には「活用範囲」「機能の充実度合」「互換性・拡張性」の３つのポイントを念頭に置いて自社に合ったものを選んでいきましょう。名刺データが各部署・拠点でどのように利用・保管されているか、事前に確認しておくことをお忘れなく。
「名刺情報を社内で共有できればいい」「MAやＣRMと連携してナーチャリングまで行いたい」など、名刺管理ソフトに求める活用範囲は企業によって異なります。導入すべき名刺管理ソフトも変わってくるため、「どこまでのことをソフトに求めるのか」活用の範囲をしっかりと押さえておきましょう。
なお、「業務の効率化」と一口に言っても、リモートワークへの対応、スピードアップ、アプローチの精度の向上など細かい要望は変わってきます。たとえば、外回り・新規営業などの顧客接点が多い場合、リモートワークの効率化を視野に入れた「PHONE APPLI PEOPLE」がお勧めです。
また、展示会への出展が多く、大量の名刺に対して即時に御礼メールをしなければならないような場合は、最短5分で名刺情報を取り込める「CAMCARD BUSINESS」が適しています。このように、細部まで考えて自社に合ったソフトを選ぶ必要があります。
企業によっては、既にCRM、SFAやMAツールを使っている企業もあるでしょう。名刺管理ソフトの活用範囲が決まったら、今度は既存システムやリソースなど営業体制に合った名刺管理ソフトを選ぶ番です。
名刺管理ソフトの多くが名刺の取り込み・クラウド共有などの機能を標準装備していますが、メールの定期配信や効果測定など、それ以降の細かい機能は異なってきます。すべて名刺管理ソフトで賄うのであれば、多様な機能を備えたものが必要になりますが、その半面、既にCRMやSFAなどのMAツールを導入している場合は、最小限の機能で構わないので既存システムとの連携が重要になってきます。
「今利用しているMAツールやCRMの機能もあわせて使うのか」「使うとしたらどこまで使うのか」。導入後、無理や無駄が出ないように、名刺管理ソフトとの住み分けや連携の仕方をしっかり考えておく必要があります。「アルテマブルー」のように、メーカーによっては導入前にコンサルタントが要望・体制をヒアリングして、各企業にフィットした活用方法を提案してくれる場合もあります。
当初は一部のチーム・部署で導入する場合でも、上手くいけば、将来的には全社導入が視野に入ってきます。予算がネックにならないか、既存のシステムとの連携は上手くいくか…事前に「導入のしやすさ」を考えておきましょう。
名刺管理ソフトの利用料金は、月額定額もあれば、ユーザーの人数や取り込む名刺の枚数に応じて変動するものなど様々です。比較的簡単に割り出せるので、あらかじめ全社レベルで見積もりをとっておくのもいいでしょう。
また、部署・拠点によっては「データの共有ができない」「既存のデータを移行するのが難しい」というリスクも考えられるため、互換性の有無を確認しておきましょう。名刺管理ソフトによっては、Salesforceとの連携に優れた「SmartVisca」、無料サービスのアップグレード企業版である「Eight 企業向けプレミアム」というように、他のシステムありきで検討を進めるソフトもあるので注意が必要です。
有名なのはCMでおなじみの「Sansan」ですが、それ以外にも様々な名刺管理ソフトが存在します。いずれも名刺をデータ化して社内で共有化できるという機能は標準搭載されていますが、精度やデータの活用（MA・SFA機能）に大きな隔たりがあります。もはやデータ化による業務効率化は当たり前です。これまで述べてきたように「どうすれば自社の売上増加につなげられるか」という視点で検討することをお勧めします。
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（出所：Sansan公式Webサイト）
導入企業10,000社以上を誇る名刺管理サービス。業種・業態問わず、中小企業から数万人規模の大手企業まで幅広く利用されている。名刺をスキャンするだけで、高度なAI技術とオペレーターの手入力によってほぼ100％の精度でデータ化可能。その後も同一人物の情報は自動で集約され、役職や所属部署に異動があった際も更新がされるため、常に最新の情報が保てるように。過去の役職も経歴としてまとめられる。
スキャンされた名刺データに紐づけて、メモや議事録を登録・共有可能。過去のやり取りや自分以外の社員による情報を知ることで、最適なコミュニケーションや打ち手を考えることができるようになる。
（出所：ホットプロファイル公式Webサイト）
名刺管理だけでなく、「営業支援(SFA)」「見込み客発掘」「名刺管理」の統合によりセールスDXを推進、企業の売上アップ・生産性向上のためのクラウド型営業支援ツール。導入実績1,500社以上。名刺をスキャンあるいはスマホで撮影すればオペレーターが手入力でデータ化。重複した複数の名刺やCSVデータでも同一人物を自動名寄せしてくれる。営業リスト作成のために売上規模、業種、従業員数などから該当企業を抽出することや、毎日、購買意欲の高い見込み客情報が営業に届く。他、データを活用したタゲットを絞り込んだメール配信などMA機能を備える。非対面で、顧客が同種のツールを利用していなくても名刺交換できる「オンライン名刺交換」も標準搭載されている。
（出所：PHONE APPLI PEOPLE公式Webサイト）
名刺情報をクラウドで一元管理できる電話帳サービス。外出先やリモートワーク時に活用できる「Web電話帳」の他、着信時にどこの誰が電話をかけてきたのかを瞬時に把握できる「着信情報表示」など様々な機能あり。電話・チャット・メールなど、連絡をとりたい相手に最適な連絡手段がすぐに分かり、各ツールを選択すればアプリケーションが自動的に立ち上がるなど連携もスムーズ。スマホを紛失しても、情報はクラウド上に保管されているため情報漏洩の心配はいらない。フリーアドレスやリモートワークにおけるコミュニケーション円滑化を目指す企業には最適。
（出所：トーニチ・ネクスタ・メイシ公式Webサイト）
名刺の読み取り精度向上を目的とし、AIによる機械学習機能を搭載した法人向け名刺管理ソフト。スキャナやモバイルカメラとOCRを使った名刺の読み取り精度は約93%。読み取った文字に誤りがあった場合でも、手動で一度修正すればAIが学習し、次回以降の編集の際に候補が表示されるようになるので、名刺入力作業を省力化することができる。理系世界最高峰とされるインド工科大卒のエンジニアが開発。機能を名刺管理に必要な機能に絞り込んだことで、1ユーザー月額660円（税込）～という手頃な価格で利用できるのが特徴。
名刺の登録や検索といった基本的な機能のほかにも、業界、重要度や見込み度に応じて顧客をグループ化する「タグ付け機能」を備えており、タグ付けしたグループに対して一斉送信メールを送ることができる。また、名刺には約15,000字相当の「メモ書き」が可能で、相手の特徴を簡単なメモとして残したり、打ち合わせや商談の議事録として活用したりすることもできる。
（出所：名刺de商売繁盛公式Webサイト）
ヤマトグループのヤマトシステム開発株式会社が手がける名刺管理サービス。取引先の名刺に紐づいた「コンタクト」機能を備えており、SFAとしても活用可能。「誰とどんな話をしたか」商談内容を登録・共有することで次回商談や将来に備えることができる。プライバシーマーク・ISMSを取得しており、セキュリティ面にも優れる。その他、一斉メール配信、アンケートのデータ化などのオプション機能も用意されている。外部のCRMやSFA、基幹システムなどに連携することもできる。月額基本料金3万2000円の定額制で利用人数は無制限。「従業員の人数が多く、名刺交換の機会も多い」という企業にはお勧め。
（出所：SmartVisca公式Webサイト）
世界トップシェアのCRM「Salesforce」で利用できるクラウド名刺デジタル化サービス。もともと営業支援・顧客管理ツールとして優れていたSalesforceに、より正確な顧客データを登録し、活用を推進するために開発された。取り込んだ名刺情報は自社ではなく、契約するSalesforce内にデータを登録。名刺情報だけでなく、交換日やメモ、分類したリスト名なども同時に登録可。
Salesforceと一体型の運用になっており、Salesforce CRMを活用すれば、検索やデータの追加、名寄せ、リスト化はもちろん、更にレポート機能で名刺交換の実績や取引先との親しさなども視覚化できる。Salesforceを利用している企業であれば優先的に検討すべきサービス。
（出所：アルテマブルー公式Webサイト）
SFA・CRM支援で豊富な経験とノウハウを持つ、キヤノンエスキースシステム株式会社が開発した、法人向けクラウド型名刺管理サービス。特徴は、きめ細かなコンサルティングとサポート。コンサルタントがユーザーの要望を細やかにヒアリングし、各企業にフィットした活用方法を提案してくれる。外部SFA・CRM サービスとの連携の強さにも定評があり、中でもサイボウズ社が提供するクラウドサービス「kintone」とのスムーズな連携・相性の良さを導入要因に挙げる企業も多い。
（出所：メイシー公式Webサイト）
手元の名刺を郵送で送るとデータ化して納品してくれる名刺管理サービス。データはCSV化されているため自由にカスタマイズできる。スマホアプリを通じても確認可能。電話・メールはもちろん、名刺情報から地図アプリも利用でき、更に営業・経理・年賀状作成など他のクラウドサービスやソフトとの連携も取りやすい。「名刺の数が膨大な量で送るのも面倒…」という企業向けに出張スキャンサービスも用意されている。月額の利用料はユーザー数無制限で1,980円（データ入力・スキャン料金は別途）。名刺交換の機会はそれほど多くないものの、社内に「積もりに積もった名刺が山のようにある」という企業にはお勧め。
（出所：GRIDY 名刺CRM公式Webサイト）
営業支援・顧客管理などビジネスに必要な複数の機能がオールインワンになった「Knowledge Suite」。GRIDY 名刺CRMはそのオプション機能として利用する法人向け名刺デジタル化サービス。社内のスキャナ、もしくは専用アプリを利用すれば、出先でもスマホでデータ化可能。取り込んだ名刺情報は自動的にSFAの顧客データに蓄積され、グループウェア内の活動予定・活動情報などのデータを紐付けて一元管理・共有することができる。利用料は企業単位で月額5万円。ユーザー数無制限のため、急成長中、あるいは中規模以上の企業で、名刺管理にとどまらずSFA導入を検討している企業なら検討の価値あり。
（出所：Eight Team公式Webサイト）
国内で200万人を超えるユーザーに利用されている無料の名刺交換サービス「Eight」のアップグレード企業版。Sansanに比べると「手軽に」始められるのがポイント。
社内にEightを利用している従業員が多数いる場合、導入はスムーズ。担当者を定めた後、「招待」「承諾」すれば、すぐに名刺データを共有可能。閲覧・検索、リストのダウンロード、その他、名刺交換した相手と情報交換ができる「フィード」、チャットができる「メッセージ」、経歴やスキルを伝える「プロフィール」など、顧客とのつながりを進展させる機能が多数備わっている。
（出所：CAMCARD BUSINESS公式Webサイト）
全世界で2億人以上が利用する名刺管理ソリューション「CAMCARD」を法人向けサービスとして進化させたもの（17か国語対応）。特徴は世界最高クラスの画像補正とOCR（文字認識）機能。スマホで名刺を撮影後、最短5分で、名刺情報をPCやスマホで検索・活用できるような高精度データにできる。商談情報を追記して共有できる簡易的なSFA機能の他、各種SFAやCRMとも連携可能。名刺入力の手間がかからず、すぐに御礼メールやアポイントメールなどスピーディーな顧客コンタクトができるため、展示会への出展など名刺交換する機会が多い企業に向いている。
そうは言っても、最初は無料のソフトを使いたい、という方は、こちらの記事をご参照ください。
なお、無料ソフトは基本的に個人利用を踏まえたものです。中には、複数名で情報を共有できるものやチーム向けの機能もありますが、有料プランになる場合がほとんどです。企業レベルで売上増加を目的とする導入するのには不向きですが、「まずは使い勝手を知りたい」という担当者は一度ダウンロードして経験しておくのもいいかもしれません。
名刺は、企業にとってビジネスの起点となる重要な“資産”です。これまでの属人的なアナログ管理から、名刺管理システムに切り替えることで業務の効率化が見込めますが、残念ながらそれだけでは営業部門の「受注拡大」や「売上増加」は達成できません。そのためには「社内人脈の活用」「アプローチ精度の向上」「生産性アップ」「アクション早期化」「ナーチャリングによる案件発掘」など名刺情報の正しい活用方法が不可欠です。
名刺管理ソフトには様々な種類・機能が存在しますが、具体的に検討する場合、まずは名刺管理ソフトを導入して「何をしたいのか」活用の範囲を考えてみましょう。やりたいことが見えてくれば、どんな機能を持った名刺管理ソフトを選べばいいか見えてくるはずです。
なお、こちらの名刺管理システムの選び方ガイドでは、5つの観点の「計30項目」でシステムの機能を比較しています。
名刺管理システムの選び方ガイド
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