公共施設の利用受付において、予約システムを導入することで管理業務を効率化したいと考えている自治体職員の方へ。予約専用システムの機能、種類や選び方、比較する際のポイントについて、おすすめのサービスと併せて紹介します。
公共施設予約システムとは、都道府県や各自治体などが管理する体育館や公民館といった公共施設の予約管理を行うシステムのことです。PCやスマホなどからの施設の空き状況確認・予約はもちろん、決済や施設の解錠までワンストップで自動化します。
導入することで、自治体職員の業務負荷軽減や、利用者の利便性向上、施設の稼働率アップといった様々なメリットが見込めます。
公共施設予約管理システムには、以下のような機能が搭載されています。
| 予約管理 | 予約状況の確認、予約の承認・拒否、予約の変更・キャンセルといった管理を行うための機能。抽選やキャンセル待ちに対応したシステムも |
|---|---|
| 施設情報管理 | 施設の空き状況や料金、利用規約といった情報を管理する機能。施設ごとに異なる承認段階を設定できるシステムも |
| ユーザー管理 | 電話番号やメールアドレス、マイナンバーといった、施設利用者の情報を登録・更新・管理する機能 |
| 備品管理 | 施設にある備品の登録、在庫管理、利用予約などを行う機能 |
| メッセージ配信 | 利用者に向けて、リマインドメールやお知らせなどを一斉配信する機能 |
| 集計/分析 | 施設の利用者や予約状況を集計、分析しレポーティングする機能。使用頻度の高い施設や時間帯、備品などを可視化することで、運営改善にも役立つ |
| 権限設定 | 所管地域や管理担当者などに応じて、操作権限を設定する機能。運用業務の効率化に有用 |
| オンライン予約 | 施設の空き状況などをネット上から確認し、そのまま予約できる機能。利用者が氏名、日時、人数、使用目的、備品貸出といった情報を入力すると、後日、予約確定連絡が届く |
|---|---|
| オンライン決済 | 銀行振込やコンビニ決済に加え、クレジットカードや電子マネー、バーコード決済といったオンライン決済に対応 |
| スマートロック連携 | スマートロックと連携することで、施設の解錠をオンラインで行える機能。当日の鍵の受け渡しが不要となる |
| マイナンバーカード認証 | 利用者がスマホからマイナンバーカードを読み込むことで本人確認ができる機能。決済や鍵の受け渡しがよりスムーズに |
公共施設予約管理システムは、大きく2タイプに分けられます。以下に、それぞれの特徴について紹介します。
オンライン決済、スマートロック連携、マイナンバーカード認証といった機能によって、従来は人手が必要だった業務を自動化できるタイプ。施設管理業務を効率化して、コスト削減を進めたい場合に適しています。
たとえば「SPMクラウドシステム」では、空き状況の確認や施設の利用予約、抽選や行事調整、キャンセル待ち受付に加え、体育館の面取りや利用者条件ごとの減免対応といった細かい作業も自動化可能。更に、オンライン決済やPOSレジ連携、SNS連携、マイナンバー認証機能などオプションサービスも用意されています。
また「Space pad」なら、予約から支払いまですべてオンラインで完結。スマホやPCからのオンライン予約だけでなく、電話や窓口からの予約も簡単な操作でシステムに登録できます。更に、時間区分・オプション・備品などに対応した柔軟な料金設定や、売上・入金状況を一目で把握できるダッシュボードといった多様な機能で、予約管理業務の手間を軽減します。
施設の予約受付や予約情報の確認など、予約に関する管理ができれば十分という場合におすすめのタイプ。
たとえばパスコの「施設予約システム」は、住民サービスの向上、施設の稼働率アップ、施設職員の作業軽減などを主な目的としたシステムで、誰でも手軽に施設の空き状況の確認や予約、備品予約、抽選申込などが行えます。更に、特定の色が判別しにくい利用者に向けに文字色・背景色を変更できる、画面上の文字を音声で読み上げるといった、バリアフリー機能も提供。
公共施設予約システムを比較する際は、以下のポイントに着目すると選びやすくなります。
対象施設が体育館やグラウンドの場合、全面使用だけでなく半面や1/4面だけ使いたいというケースもあります。そうした予約に柔軟に対応できるかどうか、事前に確認しておきましょう。
「SPMクラウドシステム」は、面取り機能を標準搭載。様々なパターンの利用形態にも同時に対できます。たとえば、コートの1/2をバドミントンの利用者が、残り1/2を卓球利用者がそれぞれ利用するといった面取りができるため、コートの一部を無駄にせずにすみます。
また「RESERVA.lg」は、区画予約機能を搭載。1つの施設や部屋を、複数の区画に分割して登録することで、部屋全体だけでなく区画ごとの予約受付が可能に。体育館や会議室など大規模な空間から、コワーキングスペースの分割まで柔軟に対応します。
人気の高い施設の予約において、抽選制やキャンセル待ち受付を採用したい場合には、それらに対応できるシステムを選ぶと便利です。
たとえばパスコの「施設予約システム」では、先着予約とは別に抽選申込が設定できます。加えて、多くの希望者が当選するよう「人単位」での抽選方法を採用しているのが特徴です。
また「RESARVA.lg」は、キャンセル待ち申込に対応。既存の予約がキャンセルされると、予約システムに登録されたキャンセル待ちリストの早い方から順に、自動でお知らせメールが送信されます。
施設利用にあたって、利用許可書の提示を求めている場合は、利用許可書を発行できるシステムがおすすめです。
たとえば「Space pad」は、管理者が利用者情報と予約内容を確認したうえで許可を出すと、使用許可書を自動で作成。利用者は、予約サイトのマイページからPDFデータとして、利用許可書をダウンロードできます。
「SPMクラウドシステム」なら利用許可書以外に、利用実績や入金履歴、予定表といった各種データの出力も可能。加えて、施設ごとの帳票の個別開発にも対応します。
そのほかにも、公共施設ならではの要件に対応しているシステムがあります。前述の3つのポイント以外に要件がある場合は、事前に対応可否を確認しておくと安心です。
たとえば「GrowOne 施設」は、利用料の減免措置に対応。NPO団体や地元自治会など、減免対象となる利用者・団体の予約に大使、減免適用された金額を自動で提示します。
更に「いつでも貸館」は、騒音・嫌音アラート機能を搭載。たとえば、和太鼓教室のように騒音が発生する予約と、試験のように騒音を避けたい予約が同一時間帯に入った場合は、メッセージ警告を提示し、承諾した場合のみ予約ができる仕組みになっています。
また、外国人利用者への配慮が必要となる場合には、「リザエン」のように多言語対応しているシステムがおすすめ。多言語に対応可能、かつ難しい説明がなくても直感的に操作できる予約画面を用意しているので、訪日インバウンド向けサービスの利用促進に有用です。
様々なやり取りにおいて自動化機能が充実している公共施設予約管理システムを紹介します。
（出所：SPMクラウドシステム公式Webサイト）
PCやスマホなどから、公共施設の予約申込や空き状況の照会ができる公共施設向け予約管理ソリューション。利用率向上やコスト削減と、管理業務の効率化を両立するための機能が豊富にそろう。施設の予約申込は先着予約に加え、抽選やキャンセル待ち受付までカバー。あらかじめ設定しておけば、予約が入った時点で面取りや減免措置などにも自動対応できるため、利用者と管理者双方の利便性向上が見込める。
また、オプションでオンライン決済や、POSレジの自動更新、スマートロック連携、マイナンバーカード認証となどに対応。窓口業務の負荷軽減にもつながる。
（出所：RESERVA.lg公式Webサイト）
公共施設予約、自治体イベント予約などに幅広く対応している自治体向けクラウド予約システム。公共施設の予約のほかに、ワクチン予約や確定申告申請予約などにも活用できる。また、施設増減に伴った運営体制の変更にも柔軟に対応。予約システム導入地域の拡大、施設閉鎖による予約ページの削除なども、リアルタイムで設定変更が可能だ。
更に、既存システムとのシングルサインオン、外部APIとの連携など様々なシステム連携ニーズに対応。スマートロックと連携して完全無人化運営を実現できれば、コストカットや慢性的な人手不足の解消にも役立つ。英語、中国語、韓国語、タイ語に対応しているため、インバウンド向け施設にもおすすめ。
（出所：GrowOne 施設公式Webサイト）
住民サービスの向上と職員による施設管理業務の効率化を実現する総合施設管理システム。自治体版とコンベンション版（大型施設・民間施設向け）の2タイプが用意されている。自治体版では、抽選予約や利用料の減免をはじめ、自治体の施設予約管理業務に必要な機能を網羅。キャッシュレス、マイナンバー認証、スマートロックといった機能と連携することで、利便性の高い独自システムを構築できる。
また、ユニバーサルデザインを意識した画面は、サポートツールを導入することで、自動でルビ振りや音声読み上げが可能に。
（出所：いつでも貸館公式Webサイト）
ワンストップで公共施設の予約・管理をカバーするクラウド型公共施設予約システム。施設管理や各種帳票出力、料金出納といった管理機能と、施設スケジュールの照会・予約といった利用者向け機能がそろい、利便性・稼働率・業務効率の向上を実現する。
予約時の騒音・嫌音アラートや、備品管理機能、スマートロック連携、キャッシュレス決済など、利便性向上につながる機能が充実。職員間における情報共有のための告知機能も搭載しており、伝達もれの防止に役立つ。また、利用許可書や請求書、領収書は利用者がマイページから各自ダウンロードできるため、発行・郵送業務にかかる手間を軽減する。
（出所：Space pad公式Webサイト）
施設の予約管理をデジタル化し、施設管理業務を簡素化するクラウド型予約管理システム。予約から支払いまでオンラインで完結でき、電話や窓口で受け付けた予約も簡単な操作でシステムに登録できる。
オプション・備品の選択に加え、時間区分やプランごとの料金設定、面取り貸出などにも対応しており、利用者の細かな要望に応えられる。更に、決済手段は現地支払い、クレジットカード、コンビニ支払いの3種に対応。オンラインで支払いを完結させることも可能だ。売り上げ・入金状況を一目で確認できるダッシュボードや抽選機能、利用者とやりとりできるメッセージ機能など、管理者向け機能が充実しているのも特徴。
（出所：タミタミ公式Webサイト）
施設予約から決済、鍵の受け渡しまでをスマホアプリで完結できる公共施設予約システム。公共施設利用予約をアプリ化することで、自治体職員の業務負荷軽減と住民の利便性向上を実現する。アカウント作成とマイナンバーカードの登録ですぐに使い始められる。決済後はアプリ上でキーが発行されるため、物理鍵の受け渡しなしで解錠ができる。また、施設単位、部屋単位など目的に応じた設定ができることから、運動施設から学習施設まで幅広い導入実績を持つ。
公共施設予約に加えて、設備・備品のレンタルにも対応。そのほかにも、避難所入所受付機能、リモート窓口機能、施設ドアの解錠機能など、自治体によって様々な機能が用意されている。
（出所：リザエン公式Webサイト）
自治体・官公庁で多数導入されている、公共施設のための予約システム。24時間365日いつでも予約が可能で、公民館、市民会館などの公共施設におけるイベントや併設の会議室、宿泊施設の予約に対応する。ユーザーはスマホやPC、タブレットなどから、施設の予約・キャンセル・変更が可能。在庫数に応じた、備品やオプションの管理にも対応している。そのほかにも、ZoomミーティングURLの自動発行、スマートロック連携、外部システムとのAPI連携など、業務効率化に貢献する機能が充実。
ISMS、Pマークに基づく運用管理体制を敷いている、アプリケーション脆弱性対策なども実施しているため、セキュリティ面でも安心だ。
（出所：CompRe:公式Webサイト）
体育館や公民館といった公共施設の予約管理ができるクラウド型自治体向け予約システム。マニュアル不要でストレスなく予約できるユニバーサルデザインと多様な機能で、利用者・管理者双方の使いやすさを追求する。
キャッシュレス決済やマイナンバーカード連携、スマートロック連携など、窓口対応や電話対応の削減に役立つ機能がそろう。決済手段は、クレジットカード、QRコード決済、電子マネー決済などに対応。また、先着予約や抽選予約にも対応しており、人気施設の管理やイベント開催にも役立つ。管理者向け機能として、統計・データ出力やマスタ管理も搭載。
（出所：ラクリザ公式Webサイト）
洗練されたUI/UXでスムーズな予約を実現するクラウド型予約システム。特に、高齢者層が直面する操作上の障壁を取り除いた、幅広い年代の利用者が使いやすいインターフェースに強みを持つ。利用者はスマホやPCから空き状況確認や施設予約ができる。先着予約や全面予約はもちろん、抽選予約や面取り予約の際も、複雑な操作は不要。
管理者向け機能として、予約条件や運用形態の柔軟な設定に対応。更に、データ収集から蓄積、分析、可視化、報告まで1つのプラットフォームでカバーしているため、効率的にデータ活用できる。
予約管理に特化した公共施設予約管理システムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：施設予約システム公式Webサイト）
公共施設の空き状況確認や利用予約、受付管理などができるクラウドサービス。予約枠・ルールの柔軟な設定など、予約管理業務に特化しており、住民サービスの向上、施設の稼働率アップ、施設職員の業務負荷軽減といったメリットが見込める。加えて、パッケージサービスながらも、団体独自の予約業務をシステム内で再現できるという強みも。
空き状況は「○△×」でわかりやすく表示されるほか、文字や背景色の変更や音声読み上げといったバリアフリー対応機能も用意されているため、幅広い年齢層が利用するエリアや施設での利用に適している。また、管理画面が色分けされたコマ表示で見やすい、各種帳票をPDF出力できるなど、管理側の使い勝手にも配慮がされている。
（出所：e-Reserv@s公式Webサイト）
地域の文化施設やスポーツ施設などの予約情報を一括管理できる、公共施設予約システム。施設管理者の業務効率化を支援する機能で、公共施設の有効活用や住民サービスの向上を実現する。
使いやすい画面構成と操作感が特徴で、目的に合った施設検索が行える3種類の検索機能が用意されている。また、使用する端末に合わせて画面が変化するレスポンシブデザインや、文字サイズと色合いの変更機能など、利用者の閲覧不可を軽減するための機能も充実している。オンライン予約だけでなく、電話・窓口でも受付にも対応。担当者が必要な情報を代理入力すれば、利用者はマイページから予約状況の確認ができるようになる。
公共施設予約システムとは、都道府県や各自治体などが管理する公共施設の予約管理を行うシステムのことです。自治体職員の業務負荷軽減や、利用者の利便性向上、施設の稼働率アップなどを目的に導入が進んでいます。
公共施設予約システムは「自動化機能が充実したタイプ」と「予約管理に特化したタイプ」の2種類があります。まずは、導入目的や課題に応じて、適したタイプを選びましょう。そして、導入システムの比較・検討を進める際には、前述のタイプに加えて以下の点に留意すると選びやすくなります。
従来の電話や窓口での予約には、「施設の営業時間外に予約ができない」「予約受付や管理に人的コストがかかる」といった課題がありました。業務効率化と住民サービス向上の両方を叶えるためにも、この記事を参考に、公共施設予約システムの導入を検討してみてください。
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