「プロジェクトやタスクの全工程を可視化して管理を効率化したい」という現場管理職やコンテンツディレクター、エンジニアの方へ。本記事ではプロジェクトの工程管理に必要不可欠なガントチャートアプリの概要や使用するメリット、主要な機能や選び方、おすすめアプリをご紹介します。
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ガントチャートアプリとは、建築現場やコンテンツ作成、システム開発など、現場の作業工程を管理する人の多くが使用している、プロジェクト全体のタスクを可視化し、スケジュール管理ができるアプリのことです。
ガントチャートアプリを利用すれば、プロジェクトのその時々のタスクが視覚的にわかりやすく表示されるだけでなく、プロジェクト全体の進捗状況が一目で把握できます。
また、「この作業が終わっていないと次の作業が着手できない」など、タスク同士の関係・流れを明確にし、更にクラウド連携によりタスクの進捗状況をリアルタイムで更新することも可能。その他、重要なタスクやマイルストーンの期限が近づいたときに通知を受け取るリマインダーやアラート機能も設定できます。
ガントチャートとは、プロジェクトのタスク・流れを視覚的に表現する方法のこと。一般的には、縦軸にタスク、横軸に日程や時間をとることでプロジェクト全体の流れをわかりやすく俯瞰できます。
たとえば、建築物のプロジェクト管理で活用する場合、縦軸には「基礎工事」「骨組み」「外壁」「内装」などのタスク・工程を記載し、横軸には〇月〇〇日から△月△△日まで、と日程・工期を記載します。タスクと日程、それぞれの関係を表組みで一覧することによって「このタスクはいつから着手し、いつまでに終わらせなければならないのか」といったタスクごとのスケジュールや工期の進捗目標などが確認できます。
専用アプリを利用せずとも、ExcelやGoogleスプレッドシートなど表計算アプリでもガントチャートは作成できますが、参加メンバーが大人数になればなると「入力・確認が手間」「共有するのが大変」「何がリアルかわからなくなる」などの課題が出てきます。また、ファイル共有やコミュニケーションなどを行うためには、別のツールを利用しなければならず、一元管理に不安が残ります。
ガントチャートアプリを利用すれば、クラウド連携によりプロジェクトの進捗状況が即座に反映されるため、メンバー全員が常に最新の状況を共有・把握することが可能。また、わざわざ別のアプリを使用せずとも、共有中のガントチャート上でファイルやコメントなどの共有、チャットによるコミュニケーションも手軽にできます。リマインダーやアラートも設定すれば、タスクの実行漏れやスケジュール遅延リスクを未然に防げます。
また、ガントチャートアプリの多くは、デスクトップ版だけでなく、スマホ・タブレット用のモバイル版もリリースされているため、オフィスだけでなく外出先・現場でもスムーズにガントチャートの更新や確認ができるのも特徴です。
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ガントチャートアプリを活用したプロジェクトの工程管理手順は、業種や利用シーンによっても異なりますが、ここでは「ソフトウェア開発」を例に、ガントチャートアプリの活用手順を紹介します。
1）プロジェクトを立ち上げたら設計や実装、テスト、デプロイなど各タスクを作成
2）作成したタスクごとに、開始日と終了日を設定して、担当者を割り当てる
3）ガントチャートをプロジェクトメンバーと共有する
4）プロジェクト開始後はガントチャートと照らし合わせてタスクの進捗状況を随時確認
5）メンバーは何かあれば、該当のタスクに紐づけてコメントしたり、ファイルを共有
6）各タスクの作業完了や問題発生などはプロジェクトメンバーにアラートで報告
7）リスケジュールの必要があれば、ガントチャート上のタスクも適宜変更・更新
ガントチャートアプリを利用して得られるメリットはリアルタイム性にありますガントチャート上での進捗確認やファイル共有、コメント追加などが即時、確認・反映できるため、不測の事態によりリスケジュールが伴ってしまった場合にも柔軟な対応ができます。管理者はプロジェクトメンバーが簡単にガントチャートを共有しやすい環境・体制を整えることを意識すれば、円滑なプロジェクト遂行につなげられます。
ガントチャートアプリには、大きく分けてWindowsやMacなどのPCにインストールして利用する「デスクトップ版」、スマホやタブレットにインストールする「モバイル版」、そしてWebブラウザ上で動作する「Webブラウザ版」の3種類が存在します。複数プラットフォームに対応しているアプリは、社内外場所を問わずいつでもどこでも最新のガントチャートが確認しやすいといえるでしょう。
以下は、本記事で紹介するガントチャートおすすめアプリのプラットフォーム別対応状況です。近年のガントチャートアプリは、手軽に利用開始でき、クラウド連携のメリットも活かしやすいWebブラウザ版が多い傾向があります。
| ブラビオ・プロジェクト | Webブラウザ |
|---|---|
| FirstSeed Tasks | デスクトップ(Mac) ／ モバイル(iPhone) |
| iGanttChart | モバイル(Android・iPhone) |
| シェアガント | Webブラウザ ／ モバイル(Android・iPhone) |
| Taskworld | Webブラウザ ／ デスクトップ(Windows・Mac) ／ モバイル(Android・iPhone) |
| Jooto | Webブラウザ ／ モバイル(Android・iPhone) |
| monday.com | Webブラウザ ／ デスクトップ(Windows・Mac) ／ モバイル(Android・iPhone) |
| Lychee Redmine | Webブラウザ ／ モバイル(Android・iPhone) |
| Asana | Webブラウザ ／ デスクトップ(Windows・Mac) ／ モバイル(Android・iPhone) |
| Backlog | Webブラウザ ／ モバイル(Android・iPhone) |
| クラウドログ | Webブラウザ |
ガントチャートアプリには、アプリによって機能は異なりますがプロジェクトのタスクや進捗状況管理のほかにも様々な機能が搭載されています。ここでは、その一例をご紹介します。
| 主な機能 | できること |
|---|---|
| ガントチャート | プロジェクトの各タスクを視覚的に表示し、その進捗状況がひと目で確認できる基本機能。 |
| カンバンボード | ガントチャートの各タスクをカード形式で表示するための機能。「未着手」や「進行中」、「完了」など進捗状況が確認できる。 |
| ファイル共有 | 資料や成果物など、必要なファイルをプロジェクトメンバー同士で共有するための機能。 |
| リスト・ToDo | プロジェクトでやるべきこと（ToDo）をリスト化し、作業漏れを防ぐことができる。 |
| Wiki | プロジェクトに関する手順やよくある質問とその回答などをWiki形式で記録し、メンバーで共有できる。 |
| チャット・コメント | ガントチャート上で、プロジェクトの進行におけるメモをコメントして残したり、チャットによる会話を行ったりするための機能。 |
| リマインド・アラート | タスクの抜け漏れや遅れを防ぐための自動通知機能。外部ツールと連携した通知の設定ができるアプリもある。 |
| マイルストーン | プロジェクトの節目を設定する機能。「どの工程をいつまでに完成させるか」、プロジェクトの完了日など、進捗状況の確認や追跡に役立つ。 |
| チャット連携 | ガントチャートとSlackなどのチャットツールを連携させてタスクの進捗状況を管理したり、通知をチャットツールで受け取ったりする機能。 |
| カレンダー連携 | 「各タスクがスケジュール通り進んでいるか」Googleカレンダーなど見慣れたカレンダー形式で表示してくれる機能。 |
ガントチャートの種類と主な機能がなんとなくつかめたら、続いては実際アプリを選んでいく番です。プロジェクトに合ったアプリを選ぶためには、まず以下のポイントに着目しながら考えてみましょう。
| プロジェクトの規模 | 利用するプロジェクトで発生するタスクの量・期間や関係するメンバー数がどれほどになるのか？ |
|---|---|
| 管理業務の操作権限 | プロジェクトそのものの立ち上げやタスクの割り振り設定など、ガントチャート上で行う管理業務を、作成者本人で操作できれば十分なのか、その他のプロジェクト参加メンバーでも操作できた方がよいのか？ |
| 管理方式の数 | ガントチャート以外にもリストや案件などの管理なども必要になるのか？ |
| 予算感 | 無料アプリの利用で事足りるのか、有料アプリでも費用に見合うメリットが得られるのか？ |
これらのポイントを踏まえつつ、次に、各アプリにはどんな強み・特徴があるのかチェックするとよいでしょう。各アプリの強み・特徴を分類すると、以下のような3タイプになります。
ここからは、上記の3タイプの特徴、メリットについて解説していきます。
個人事業主として活動するコンテンツディレクターやシステムエンジニア、建築士などにはこのタイプがおすすめ。企業からプロジェクトを一任された際、プロジェクト内の業務の一部を外注する場合などに利用すると便利でしょう。
個人での利用を想定したアプリがほとんどですが、中には複数人での利用に対応できるアプリも。ガントチャート作成やチャット、ファイル共有といった基本的な機能に重点を置いたシンプルなアプリが多く、ガントチャートアプリを初めて利用する人がお試しで使ってみるのにうってつけです。
たとえば、「ブラビオ・プロジェクト」なら、利用人数が5人までなら期間制限なく無料で使うことが可能。社内のプロジェクトメンバーと外部メンバーの操作権限を分けて利用することができるため、セキュリティを担保したままタスクの進捗状況の確認ができます。
ガントチャートの作成や進捗状況の確認など、ガントチャートアプリの基本といえるスケジュール管理が利用の中心になる人におすすめなのがこのタイプ。5～10名程度で共同作業する小規模プロジェクトでの利用を前提としているものが多く、プロジェクトの規模感によってはユーザー1名につき数百円で利用できるアプリもあります。
たとえば、「シェアガント」はガントチャートのほか、リスト・カンバン・カレンダーなど様々な管理に対応。自動リマインドなど機能も豊富ながらも、月額500円（3名まで）というお手頃な料金で利用可能。また、「Taskworld」は月額1,864円（30名まで）利用可能。多言語にも対応しているため、グローバルなプロジェクトにはおすすめです。
関係する人数も多い大規模なプロジェクトや、数多くのプロジェクトを管理する際に適しているのがこのタイプ。前述の「ガントチャートアプリの主な機能」で紹介した機能はほとんど網羅しているアプリが多く、大人数がプロジェクトに携わり、プロジェクト中たくさん作業を同時並行しなければプロジェクトを遂行できない場合には有用です。
一方、個人や少人数での利用で済みそうなプロジェクトの場合、このタイプのアプリを利用すると、機能過多でコストパフォーマンスが釣り合わない可能性もあるので、留意しましょう。
たとえば、プロジェクトやタスク管理に必要な機能をオールインで提供する「Backlog」なら、ガントチャートの基本的な機能はもちろん、プロジェクトの進捗をマイルストーンごとにグラフで表示するバーンダウンチャート、プロジェクトに関する情報をメンバー全員で共同編集できるWiki機能など多彩な機能を搭載。更にIPアドレスによる接続制限や2段階認証なども設定でき、セキュリティ面も安心です。
（出所：ブラビオ・プロジェクト公式Webサイト）
20万社が利用する初心者向きのガントチャートアプリ。5人までなら無料で利用可能。マウス操作を主体としたシンプルな操作で工程とスケジュール表が作成できるほか、進捗状況も入力可能でマイルストーン管理にも対応。社外メンバーもゲストとして招待可能。1GBのファイル共有に対応しているほか、通知機能を備えた掲示板も利用できるため、プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取りながらプロジェクトを進めたいというニーズにもぴったり。
（出所：FirstSeed Tasks公式Webサイト）
AIによるアシスタント機能を搭載したMac／iPhone／iPad向けのタスク管理アプリ。タスクの完了に向けたステップをAIが生成することができるため、自分で考えたり管理する手間が省けるのがポイント。担当者ごとのタスクを表示するカンバン方式を採用しており、ダッシュボードで一覧表示されるため「誰がいつまでに何をするか」が一目瞭然。iCloudを介したプロジェクトやタスクの共有機能を搭載しているため、複数の端末はもちろん、ほかのプロジェクトメンバーとの情報共有も瞬時に同期できる。
（出所：iGanttChart公式Webサイト）
スマホやタブレットなどのモバイル端末での操作に特化したガントチャートアプリ。限られた画面スペースでもガントチャート作成やタスクの追加などの操作がしやすいシンプルなUIが特徴。ファイル共有こそできないが、ハイパーリンクに対応しており、何かあればタスクや作業工程に関するWebサイトやクラウド上のファイルなどのURLに結びつけることができる。なお、作成したガントチャートは、Excelやテキストデータとして出力して共有することもできる。
（出所：シェアガント公式Webサイト）
ユーザーフレンドリーなUI搭載のプロジェクト管理アプリ。導入実績は大手を含む2000社以上と豊富で、2023年にiOS、2024年にAndroidとモバイル版もリリース。ガントチャートをはじめ、「リスト」「カンバン」「カレンダー」といった表示に対応しており、管理者以外のプロジェクトメンバーも知りたい情報へのアクセスが容易。タスクのリマインドやメッセージへの返信忘れなど、ネガティブな連絡をユーザーに変わってキャラクターが知らせてくれる機能を搭載するなど、チームの心理的安全性をサポートする機能を搭載している点もユニーク。
（出所：Taskworld公式Webサイト）
グローバルなメンバーを含むプロジェクトでも安心して使える多言語対応のガントチャートアプリ。複数のプロジェクト管理に対応しているほか、プロジェクトを横断したタスク管理にも対応。加えて、各タスクの遂行に費やした時間を記録し、その詳細をアクティビティログとして残せるため業務の振り返りと今後の効率改善にも寄与。プロジェクトメンバー以外のユーザーとの情報共有を可能とするゲスト機能をはじめ、チャットやファイル共有機能を備えるなど、チームの連携力を高める機能も豊富。
（出所：Jooto公式Webサイト）
ユーザー数40万人以上。2,400社以上の有料版の導入実績を持つカンバン形式のガントチャートアプリ。年間契約1ユーザーあたり月額417円とリーズナブルで、小規模なチームから大規模なプロジェクトまで幅広く対応。Android、iOS向けアプリもリリースされているため、いつでもどこでもプロジェクトの進捗状況の確認や更新が可能。最新のAIがタスクを提案してくれるほか、ダッシュボードの自動作成をしてくれるなど業務の負担を大幅に軽減。またプロジェクトを横断したタスク管理にも対応。
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（出所：monday.com公式Webサイト）
エンタープライズ企業を含む22.5万人以上に選ばれた実績を持つオールインワンの業務管理アプリ。プロジェクトの概要やしたいことをAIに伝えるだけでタスクの追加やガントチャートを作成できるなど、簡単にワークフローの最適化、業務効率向上が図れる。ガントチャートアプリだけでなく、顧客に対する営業ツールや製品開発、サポートチームの支援アプリなどもリリースされてり、大規模なプロジェクトや企業全体の活動に求められるニーズにも対応。
（出所：Lychee Redmine公式Webサイト）
7,000社以上の導入実績あり。Webブラウザで利用するクラウド版「MyRedmine」に加え、モバイルアプリの「RedminePM」もリリース。タスクの完了までに必要な工数の見積もりや記録・管理にも対応しており、作業が集中している担当者の負荷分散も可能。予定コストと実際に掛かったコストを比較することで、コストの超過や未消費をいち早く発見する予算管理機能も搭載。タスクの消化率や作業時間、遅延日数など総合的な報告レポートの出力機能も備えているため、早期に改善活動につなげることも可能。
（出所：Asana公式Webサイト）
日本国内のみならず世界でも認められたガントチャートアプリ。モバイルアプリに対応するのはもちろん、全社的な目標をタスクレベルの業務にまで落とし込むことで、業務の目的を明確化。プロジェクトメンバーが担う業務の重要性を理解させることで、業務に対する意識を最大化。ガントチャートは、カンバン方式に加え、タスクリストやタイムライン、カレンダー表示に切り替えも可能。SlackやGoogle Workspace、Microsoft Teamsなど、外部アプリとの連携機能も充実しており、状況に応じてアプリが使い分けることで業務効率の向上が図れる。
（出所：Backlog公式Webサイト）
有料版の利用ユーザー数140万人以上、有料契約数14,000件以上を誇るガントチャートアプリ。ガントチャート表示のほか、カンバンボード、リスト、タイムライン、カレンダーなど、様々な表示方法に対応しており、タスクの担当者・期日が明確にすることで、確認漏れや遅延リスクを軽減できる。料金形態が人数による従量課金ではなく、プロジェクトの上限に応じた月額料金制なのが特徴。スタンダードプラン以上なら、ユーザー数が無制限となっているため、大規模なプロジェクトでもリーズナブルに利用することが可能。
（出所：クラウドログ公式Webサイト）
プロジェクトのタスク管理や工数管理に特化したアプリ。スマホやタブレットなどのモバイル環境からスキマ時間に入力ができるお手軽さも大きな特徴。原価や収益管理にも強みを持ち、入力された工数からプロジェクトごとの「売上・原価」「予算・実績」の集計と分析を行うことでプロジェクト管理者の負担を軽減。ソフトウェア資産計上や収支管理も手軽に行えるほか、監査対応の必要データも瞬時にエクスポート可能。
各タスクを視覚的に表示し、進捗状況の把握に役立つガントチャートは、プロジェク管理はもちろん、関係するメンバー全員のスケジュール意識を高める重要なアイテムのひとつ。ExcelやGoogleスプレッドシートでも作成できますが、プロジェクトメンバー全員が効率よく作業を遂行していくためには、クラウドと連携したガントチャートアプリを利用するのがおすすめです。
とはいえ、プロジェクトの規模や必要とする機能、予算感など、人によって最適なアプリは大きく異なります。下記のポイントを考慮し、プロジェクトに適したガントチャートアプリの種類を検討してみましょう。
これらのポイントをもとに下記のタイプからアプリを選ぶとスムーズです。
ガントチャートアプリの多くは概ね1カ月程度のトライアル期間が設けられているため、対応するプラットフォーム・端末、UIの使い勝手などを試してから導入するのがおすすめ。じっくりとアプリの品質を見極め、自社にとって最適なガントチャートアプリを選びましょう。
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