紙の請求書の集計やファイリングに煩わしさを感じている経理担当者の方へ。請求書の内容を読み取り、自動的に集計やファイリングしてくれる請求書OCRサービスの特徴やメリット、おすすめサービスを紹介します。
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日々の業務を通じて溜まってしまう紙の書類の1つに、請求書が挙げられます。
取引先によっては、未だ郵送やFAXなどで書面で送付してくるところも少なくないはずです。また、企業によっては過去に授受（発行または受領）した請求書を、とりあえず紙のまま保管しているものの、大量のためデータ化したり、過去の履歴を探すのに苦労するシーンも。
上記のように保管や管理に課題の多い紙の請求書ですが、スマホやスキャナでデータ化することによって多くのメリットが見込めます。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| ペーパーレス化 | 物理的な収納スペースが削減できる。小規模な事業者にとっては大きなメリット。 |
| 経理業務効率化 | データ化した請求書内の文字をOCRで認識できるようにすれば、過去取引の検索や経理ソフトと連携した会計処理など、多くの経理業務が、紙の請求書のままで取り組むよりも手軽にできるようになる。 |
| データ分析 | 請求書から読み込んだ売上データから、取引先・商品ごとの収益の傾向や未入金の状況をすばやく把握して、経営上役立つデータ分析に活用しやすくなる。 |
| 働き方改革 | 郵送やFAXなどの授受のためにオフィスに出社する必要がなくなる。リモートワーク・テレワーク体制下でも経理業務がしやすくなり、働き方改革に資する面もある。 |
本記事では請求書をデータ化する際の注意点、そしてその注意点にも対処して業務を効率化してくれるOCRサービスについて、わかりやすく紹介していきます。
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請求書をデータ化するには以下3つの方法で対応できます。請求書を郵送やFAXなど紙で授受した場合はもちろん、単にスキャンされただけでテキストが認識できない状態のPDFやJPEGとして授受した場合にも対応できます。
受け取った請求書の記載内容を確認しながら手動で表計算ソフトや会計ソフトなどへ入力する方法。使い慣れた環境へ請求書の内容を記録できる反面、入力が手間で誤入力のリスクも伴います。
受け取った請求書を外部業者に委託してデータ化する方法。自身でデータ化する手間を省けて、手入力、OCRの方法より正確なデータ化が期待できる一方、人手も必要とするため当然コストは最も高いです。また、一般的にデータ化が完了するまでに時間がかかるため、急を要する場合には不便に感じることも。
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、紙の書類をスマホやスキャナで読み込み、記載されている文字をテキストデータとして認識・抽出する技術です。
読み込んだ書類の多くは、PDFやJPEGなどにデータ化され、書類内の文字をテキストとして認識・抽出できるように。紙の書類だけではなく、テキストが埋め込まれていない状態のPDFやJPEGであっても、当該のファイルを読み込めば、画像内の文字をテキストとして認識・抽出することもできます。
請求書にOCRを利用するには専用のサービスやアプリを使う必要があります。文字情報を自動的にテキストとして認識・抽出できるため、会計ソフトと連携した会計処理などもスムーズに行えるのが特徴です。一方、スマホ・スキャナなど端末のスペック・設定、もしくはOCRサービスによっては、文字の認識精度が甘く、テキストが誤認識されて修正が負担になることも。また、月額など一定の料金が必要になる場合もあるため注意が必要です。
請求書は、国税に関する「国税関係書類」の内の1つと定められており、法人なら7年（赤字になった事業年度は10年）、個人事業主なら5年（適格請求書は7年）の保存が義務付けられています。
ただし、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、郵送やFAXなどで請求書を紙で授受した場合でも「一定の要件」を満たした形でデータ化できたら、紙の原本は即時廃棄することが認められるようになりました。つまり、電子帳簿保存法に定められた要件を満たした形でデータ化し保存ができているなら、紙の請求書は廃棄しても問題ないということです。
とはいえ、請求書をデータ化した後に紙の原本をすぐに廃棄するのは、後になってスキャン時のミス、ファイル管理のミスなど、請求書の保存ファイルに何らかの不備が見つかった場合にリスクとなります。電子帳簿保存法では、求められる対応を怠り不正と見なされた場合には、追徴課税や青色申告承認の取消しといった罰則が設けられています。
そのため、実際には紙の請求書も一定期間あわせて保存しておいた方が無難です。具体的にどれほどの保存期間が適しているかは、企業によって確保できる物理的な収納スペースにも差があるため一概にはいえませんが、多くの企業では3～5年程度保存しているようです。
ここでは、電子帳簿保存法で定められた、請求書をデータ化して保存する際に必要な保存要件について簡単に説明します。具体的には、この法律にある「スキャナ保存」の要件を満たした形で請求書をデータ化して保存できれば、原本の即時廃棄が認められています。以下、スキャナ保存の主な要件をかみ砕いて解説します。
まず、紙で授受した請求書をスキャナ保存するには、授受した時点からいつまでに保存しておくべきか期間の制限が設けられています。「早期入力方式」という授受から7営業日以内に保存する方法か、「業務処理サイクル方式」という業務内容に応じて設けることができる作業期間（最長2カ月）＋7営業日以内に保存する方法のどちらかを事業者側は選択できます。
請求書はデータ化した状態でも問題なく読めるように、読み取り時に鮮明な画質やカラーの設定を行う必要があります。具体的には請求書ファイルの画質が200dpi以上の解像度、かつカラー画像であれば赤・緑・青それぞれ256階調以上になるように設定する必要があります。
請求書に記載された「年月日」「金額」「取引先名」のうち、2つ以上を組み合わせて検索できる形式で保存にしておく必要があります。具体的には、請求書のファイル名に取引の「年月日」「金額」「取引先名」を含めるようにしたり、ファイル名が検索できるシステム（Excelなど表計算ソフトも可）を利用して請求書のデータを管理したりすることが企業には求められます。
請求書のファイルを保存する際、データが改ざんされていないことを証明できる「タイムスタンプ」を利用して、ファイルに作成日時のデータを付与する必要があります。「タイムスタンプ」とはPDFなどの電子ファイルに作成日時のデータを埋め込むことであり、背景では暗号技術を用いた「電子署名」を利用することでデータが改ざんされていないことを証明します。
電子帳簿保存法では、総務大臣が認定する特定の事業者（時刻認証業務認定事業者：TSA）が提供するタイムスタンプ機能の利用を原則必要としますが、このTSAによるタイムスタンプの利用には基本料金などが発生するため小規模な事業者にとって導入は不向きです。そのため、請求書のファイルを保存すれば自動的にタイムスタンプを付与する機能を備えたシステムや会計ソフトの利用も認められています。
保存した請求書のファイルに訂正や削除を行った場合、その修正履歴（バージョン）を記録し確認できるシステムや会計ソフトの導入・利用が必要となります。もしくは、請求書のファイルを訂正・削除そのものができない形で保存するシステムや会計ソフトの利用が求められます。
保存した請求書のファイルと社内で管理している会計帳簿（仕訳帳、経費帳、買掛金元帳など）の記録が関連付けられ、当該の請求書にある取引内容が会計帳簿上にも記録されていることが確認できる状態での管理が求められます。たとえば、請求書に「請求書No.」などの番号を記載して、会計帳簿にも該当の取引情報の中に同じ番号を含めて記録しておけば、それぞれが同一取引であることが紐づいてわかるようになります。
スキャナ保存の要件には上記以外にも、「見読可能装置等の備付け」「システム概要書等の備付け」などもあります。なお、「タイムスタンプの付与」「バージョン管理」で解説した要件に対応できる具体的なシステムや会計ソフトは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認証、公開しています。スキャナ保存についてより詳細を知りたい方は国税庁の「電子帳簿保存法関係」の案内ページに情報がまとまっているので参照してください。
請求書のデータ化は、単なる文字起こしという観点から言えば人力で行うことも可能です。ただし、前述のスキャナ保存の要件を満たしてデータ化するには、専用機器の設置や運用ルールの確立など、負担が大きい作業といえるでしょう。そのため、OCRサービスを利用して手っ取り早く済ませるのが得策です。
また、OCRサービスでは、請求書から抽出できたデータをもとに、経理業務の効率化やデータ分析にも応用できるので、利用しておいて損をすることはないでしょう。
請求書をOCRサービスでデータ化する手順は、ベンダーによって異なりますが、概ね以下のような流れになります。
授受した紙の請求書をスキャナで読み込むか、スマホアプリで撮影します。認識する解像度や読み込み速度はスキャナやアプリによって異なります。電子帳簿保存法が求める解像度の最低基準は200dpiですが、低すぎると読み取りが難しくなり、逆に高く設定しすぎるとファイルサイズが大きくなり、保存や読み込みの処理時間が長くなってしまいます。OCRの読み込み精度とファイルサイズのバランスを考慮して300dpi前後に設定しておくとよいでしょう。
スキャンした請求書ファイル、もしくはアプリで撮影した請求書画像をOCRサービスに読み込ませます。書式・体裁が多様化しやすい請求書ですが、サービスやアプリによっては、レイアウト解析や表認識などの機能も備わっており、複数の書式・体裁の請求書が混在していても自動的に仕訳してくれるものもあります。また、OCRの認識精度を高めるため、頻繁に使われる商品やサービス名などは、アップロードの事前に辞書登録しておくとより認識精度を高められます。
OCR処理によって抽出したテキストデータを、取引先名、請求金額、支払期限など必要な項目に分類して、Excelファイルや別のデータベースに書き出して保存できます。同時に請求書はPDF、JPEG、TIFFなどの原本と照合でき、前述のスキャナ保存要件を満たすファイル形式で保存できます。
OCRでは記載内容を誤って認識・抽出してしまう場合があるため、必ず原本の記載内容と抽出されたデータは目視で照合しておきましょう。この段階で修正が必要になった際は、適宜修正を反映します。特に、手書きの文字や特殊なフォントがある場合は、OCRでは認識・抽出が難しいため、注意を払う必要があります。
抽出されたデータは、会計ソフトや表計算ソフトと連携して自動反映させたり、データ分析を行ったり、その後の経理業務を効率化する上で様々な用途に応用できます。なお、請求書から抽出されるデータは、いずれも企業にとって極めて重要な情報資産といえます。そのため、原本と置き換えてOCRサービスに保存する場合、安全に保管できるようセキュリティ強化に気を配る必要があります。
OCRサービスを利用する手順や概要がなんとなくつかめたら、続いては実際にアプリを選んでいく番です。自社にあったサービスを選ぶためには、以下のポイントに着目しながら検討するとよいでしょう。
紙で授受するのが請求書だけなのか、それとも見積書や納品書など請求書以外の帳票も紙で授受するのか、自社の経理の状況を考慮してサービスを選ぶとよいでしょう。
たとえば、「スマートOCR請求書」なら、請求書のOCRに特化しているため操作がシンプル。紙からデジタルへと移行したいが、「従業員側の操作に不安が残る」という場合でも、トレーニング負担を最小限に抑えつつ、業務の効率化を図れます。
それに対し、「AI-OCRらくスルー」は、手書きの申込書や受注表、アンケートなど多様な帳票の読み取りにも対応。更に異なる帳票を自動的に仕分けてくれるため、手間を掛けずに一括でデータ化できます。
OCRサービスには、紙の請求書のスキャンやその後のデータ入力を専用スタッフが代行してくれるサービスもあります。「大量の紙の請求書を抱えており一括でデータ化したい」場合や「万が一にも入力ミスが許されない」といった場合は、専用スタッフによって入力代行するサービスを検討するのがおすすめです。
たとえば、「eas」ならAIを搭載したOCRに加え、専用スタッフが入力も行ってくれるサービスを合わせて利用可能。最大4人のオペレーターが同一資料の読み取りやデータの一致を確認するため、データの正確性も担保できます。
そのほかにも、様々な帳票を専用スタッフが目視で確認しながら入力代行してくれるサービスも存在しています。費用面においては、ほかと比較すると高額にはなりますが、コストより精度・セキュリティなどに重きを置く場合は検討してみると良いでしょう。興味のある方は「AI OCR比較15選」をご覧ください。
取引先によって、郵送やFAX、メール添付など請求書の送付方法がバラバラで統一することが難しい場合は、請求書受領の段階から管理の効率化を検討するとよいでしょう。そのような場合には、請求書の受領段階から代行してくれるOCRサービスを利用するのがおすすめです。
たとえば、「TOKIUMインボイス」なら、紙やメール添付での受領はもちろん、システムからダウンロードするタイプの請求書にも受領代行ができ、受領した請求書を契約倉庫で10年間も保存してくれます。アスピックでは、別途請求書の受領から代行してくれるOCRサービスを取り上げた「請求書受領サービス比較13選」も用意しています。ご興味のある方はご参照ください。
ここからは、数あるOCRツールの中でも、初期設定の負担が少なく、手軽に利用できるサービスをピックアップして紹介します。まずは請求書のデータ化に特化したタイプです。
（出所：スマートOCR請求書公式Webサイト）
請求書のデータ化に特化したOCRサービス。汎用的に利用できる請求書読み取り用テンプレートが用意されているため、事前のテンプレート定義が不要。読み取り箇所を事前に指定する手間なく、手軽に利用開始できるのがポイント。請求金額や消費税といった基本的な項目だけでなく、表としてまとめられた複数行にわたるデータの抽出にも対応。スキャンした請求書データをあらかじめ指定したフォルダに保存すると自動でアップロードし、OCRで変換してくれるオプションも実装。
（出所：RICOH 受領請求書サービス公式Webサイト）
請求書の受領から代行できる、振込業務の効率化をサポートするOCRサービス。メールによる請求書の受領代行に加え、プランによっては紙の請求書の受領にも対応。オペ―レーターによるデータの入力代行によって正確なデータ入力はもちろん、支払・仕訳計上・原価計算といった業務を効率化。入力代行も当日～2営業日までと、スピーディな処理が可能。
続いては、請求書以外にも汎用的に利用できるOCRを紹介します。見積書や納品書など請求書以外の帳票も紙で授受することの多い場合におすすめです。
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（出所：AI-OCRらくスルー公式Webサイト）
誤字・くせ字、訂正印、記入欄からのはみ出しなど、認識が難しいとされる手書き文字の認識精度の高さに定評があるOCRサービス。チェックボックスや○囲いなどの文字も、後のデータ活用に利用しやすい形式に変換して保存ができる。事前に読み取り箇所を設定する必要があるがシンプルな操作性のため安心。セキュリティ対策として接続元IPアドレス制限にも対応。社外ネットワークからの利用による情報漏えいや不正利用を防止することができる。
（出所：SmartRead公式Webサイト）
独自開発のAIエンジンを活用することで、高精度な文字認識が可能なAI OCRサービス。クラウド版とオンプレミス版から選択可能。様々な形式のドキュメントファイルの読み取りに加え、帳票の自動仕訳にも対応。大量の帳票も自社で選り分けることなく、一括で読み込ませられるため手間がかからない。読み取ったデータはCSVやExcelなどの表計算ソフトで読み込める形式で出力できるほか、APIを活用することで業務用ソフトや外部サービスとの連携も可能だ。
（出所：DX Suite公式Webサイト）
請求書だけでなく、領収書や給与支払報告書、アンケート、注文票などあらゆる非定型な帳票の読み込みに対応。高精度な文字認識機能に加えて、生成AIも組み合わせて併用することで、読み取った文字情報を更に正しく理解し、指定した形式で転記していくことも可能。日本語以外にも英語や中国語、タイ語、ベトナム語に対応しているため、グローバル展開する企業にも最適。また、API連携にも対応しているため、外部ソフトやサービスともスムーズに連携できるのもポイント。
（出所：ProTech AI-OCR公式Webサイト）
請求書をはじめ、発注書や申請書、アンケート、本人確認書類などの様々な帳票の読み込みに対応したAI OCRサービス。読み取り項目の初期設定が不要で、サービス開始と同時に読み取りが可能。AIによって認識した書類の種別判定も行われるため、人の手による仕訳作業の負担を軽減できる。加えて、同社のオンライン本人確認サービス開発より培った独自ノウハウに定評あり。たとえば、運転免許証に映った人の年齢を判定したり、マスキング処理をしたり、効率的に本人確認を行うことができる。
最後に、請求書のデータ化に関して「よくある質問」をまとめましたので参考にしてください。
A：電子帳簿保存法で定められた「スキャナ保存」の要件を満たした状態で請求書をデータ化できれば、原本となる紙の請求書は即時廃棄しても構いません。しかし、紙の原本をすぐに廃棄すると、後になって請求書の保存ファイルに何らかの不備が見つかった場合、最悪、電子帳簿保存法違反になってしまう可能性も。紙の請求書も、3～5年程度はあわせて保存しておいた方が無難です。
A：紙の請求書をデータ化して保存するには、電子帳簿保存法で定められるスキャナ保存の要件を満たす必要があります。主な要件は、以下になります。
まず、紙の請求書を授受したら一定期間内に、所定の画質やカラーでスキャン。ファイル名は検索しやすい規則性あるものにしましょう。ファイルはタイムスタンプが付与され、修正履歴（バージョン）が確認できるシステムに保存する必要があります。また社内の会計帳簿との関連がわかるように管理するための運用フローも重要です。詳細は、国税庁の「電子帳簿保存法関係」の案内ページをご覧ください。
A：OCRの認識精度を上げるには、可能な限り高解像度（300dpi以上）でスキャンすることに加え、濃淡がはっきりとわかるようにスキャンすることが大切です。また、OCRサービスが記載内容を認識しやすくなるように、請求書の背景色や書式は統一したり、文字を認識する箇所を絞ったりなど、認識の際のエラーが起きにくくなるような対策がおすすめです。
A：それぞれにメリットがあり、一概には優劣をつけられません。
たとえば、イチから電子帳簿保存の業務フローを確立する場合であれば、電子帳簿保存法における「タイムスタンプ」「バージョン管理」などの保存要件を標準仕様で備えたクラウドサービスの方が優位性があるといえます。一方、自社サーバーは、請求書のデータを情報漏えいや不正利用などのセキュリティリスクを低減できます。また、自社の業務用アプリと連携しやすくなるという点もメリットとして挙げられるでしょう。
AI OCRサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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