ワークフローシステム

電子決裁システムとは？便利な機能や導入メリット、注意点まで

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電子決裁システムとは？便利な機能や導入メリット、注意点まで

最終更新日:2025-01-17

2025-01-17T13:41:21+09:00

紙と印鑑を用いたアナログな方法から、PCやスマホなどを用いた方法へ。決裁のやり方を変更したいと考えている管理職の方へ。オンラインで決裁業務が完結できる電子決裁システムの概要をはじめ、導入のメリットや種類、そして導入事例を紹介します。

電子決裁システムとは

電子決裁システムとは、従来紙と印鑑を用いてきた稟議や承認業務全般を電子化し、オンライン上で効率的に完結させる仕組みやそのサービスを指します。

紙と印鑑による決裁では、申請書類の印刷・回覧から最終承認の押印まで、多くの手間と時間を要するうえ、決裁者が書類の実物を手にしない限り承認ができません。一方、電子決裁システムを利用すれば、書類は電子化されシステム上で共有できるため、印刷や回覧の手間を省けます。更に、決裁者はリモートワーク中や外出中でも、いつでもどこでも承認ができるようになります。

ほかにも、ペーパーレス化により印刷コストや保管スペースを削減したり、書類内容に応じて最適な承認ルートを自動で振り分けたりと、多くのメリットや便利機能があります。過去の決裁履歴をシステム内で簡単に遡って確認できるため、企業が遵守すべき監査対応やコンプライアンス強化にも寄与します。

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電子決裁システムにできること

多くの人が「電子決裁システム」と聞いても、できることは「オンラインでの申請」、「PCやスマホでの決裁」くらいしか思い浮かべないかもしれません。しかし電子決裁システムには、申請・稟議と承認を電子化するだけにとどまらず、決裁業務全般を効率化してくれる機能が豊富に備わっています。
ここでは、電子決裁システムにできることと、その具体的な機能をまとめて紹介します。

簡単に申請できる

電子決裁システムなら、誰でも簡単に申請書の作成や送付ができます。システム上で必要事項を入力すれば、テンプレートから申請書を作成可能。申請内容に応じて、その後の承認フローも自動的に最適なルートを選び取ってくれます。また、慣れ親しんだ申請書があればシステム上に取り込むことも可能。新たな書式の申請書を作り直す必要がないため、申請者の手間と時間を短縮できます。

便利な機能	内容
申請書テンプレート機能	立案書や経費精算書など、社内で多用する申請書があればテンプレート化して作成を簡略化。入力項目も標準化されるので、申請者にとっては作成を重ねるごとに入力ミス防止効果も見込める。
申請書インポート機能	既存のExcelやWordなどで作成した申請書を取り込み、書式や体裁を維持したまま申請書を作成できる。新たな書式や体裁の申請書を作り直す手間を省き、システム導入時の混乱を最小化。
自動振り分け機能	申請書内容に応じて自動的に最適な承認ルートへ振り分ける。たとえば、申請金額が一定額以下なら部長決裁、一定額以上なら役員決裁、と事前登録した条件に従ってルートを振り分ける。

いつでもどこでも承認できる

決裁者はリモートワーク中や外出中でも、時間や場所を問わず、スマホやPCから決裁業務ができます。また、承認依頼が届けば即時通知する「自動通知機能」により、迅速な承認または差し戻しの対応が可能に。更に、グループウェアと連携できる電子決裁システムもあるため、メールだけでなく使い慣れたチャットや社内掲示板などでも承認関連の通知を受け取ることができます。

便利な機能	内容
自動通知機能	承認依頼や進捗状況を決裁者へ自動的に即時通知する。決裁者による迅速な承認または差し戻しの対応を促し、万一の申請者による通知漏れも防止できる。
モバイル対応機能	スマホやタブレットからの承認を可能にする。決裁者がリモートワーク中や外出中でも承認しやすくして、承認フローの滞りを防ぐ。
グループウェア連携	社内で導入しているグループウェアと連携することで、メール以外のチャットや社内掲示板などでも承認関連の通知を受け取れる。通知の見落としを防ぐ。

不備や不正を防止できる

電子決裁システムは申請書の不備や不正を未然にチェックし、承認業務の正確性や透明性を高める機能も数多く搭載。たとえば、入力ミスなどを検知して修正を促す「自動チェック機能」、誰がいつ書類を申請・承認したか記録し責任の所在を明確にする「承認履歴機能」など、企業が遵守すべき監査対応やコンプライアンス強化に寄与する機能があります。ほかにも不正アクセスを防ぐセキュリティ強化機能なども。

便利な機能	内容
自動チェック機能	申請書の入力内容を自動チェックし、入力ミスや規定外の項目があれば修正をリマインド。たとえば、経費申請時に予算以上の金額が記入されていた場合や必須項目が未入力だった場合、エラーとして警告する。
承認履歴機能	過去の承認履歴を振り返ることができるので監査対応に役立つ。また申請から最終承認に至るまでの過程すべてがクラウド上に記録されるため、透明性を保ち、社内不正防止のコンプライアンス強化にもつながる。
検索機能	過去の申請内容と承認履歴を条件指定して検索できる。たとえば、一定額以上の経費申請と期間を指定して検索できるので、検索結果から人事評価や業務改善などにつながるデータ分析にも活用可能。
アクセス権限機能	システム内で誰がどのデータにアクセスできるか制限できる。部署ごとに承認権限を設け、必要な情報だけにアクセスを許可するなど、自社の状況に合わせた権限設定が可能。不正アクセスや情報漏えいを防ぎセキュリティを強化する。
ログ管理機能	システム内の全操作を記録することで、万一のインシデントが発生した場合の調査に役立てられる。「誰が、いつ、どの情報にアクセスしたか」追跡できるため、迅速な問題の原因究明や、監査対応時における証拠提示にもつながる。

自社に合った形で運用できる

電子決裁システムでは、企業ごとに異なる業務フローやルールはに合わせて、設定や運用方法を柔軟にカスタマイズできる機能があります。たとえば、企業の業務に合わせた承認フローを自由に設計できる「フロー作成機能」、最終承認を得るには多数決や過半数、特定の役職以上の承認を必須にするといった条件を付加する「条件設定機能」などがあります。ほかにも大企業向けの「人事異動事前予約機能」や、社内で導入済みツールと連携する「外部システム連携」などもあります。

便利な機能	内容
フロー作成機能	企業の業務や運用ルールに合わせて承認フローを自由に設計できる。申請内容や案件に応じて、課長→部長→役員など、段階的な承認フローを事前に設定しておけば、その後の申請ルートはシステム側で自動的にナビゲートする。
条件設定機能	最終承認に至るまでの承認条件を複合的に設定できる。たとえば、「一定の役職者以上の承認を必須にする」「多数決や過半数を必須とした合議制にする」など、条件は細かく調整できる。
人事異動事前予約	定期的な組織改編や配置転換を行う大企業には嬉しい機能で、異動を事前予約することで、承認ルート更新後に起きる部署間調整や引継ぎなどの業務を支障なく対応できるようにする。
外部システム連携	社内で導入している経費精算システムやCRMツールなどの外部システムと連携する。たとえば、申請書に記載された交通費と経費精算システム上の記録を照合して、承認を判断する際に確認したいデータを外部システムから取得・参照しやすくできる。

 

電子決裁システムのメリット

続いては、紙と印鑑による従来の決裁業務と比べて、電子決裁システムを導入すると得られるメリットを前述した便利な機能とあわせて解説します。ポイントをしっかり押さえ、電子決裁システムが自社のどんな業務に適用できそうか検討しましょう。

意思決定スピードの向上

紙ベースの決裁では、書類の印刷や回覧によりどうしても最終承認まで時間がかかり、意思決定は遅くなりがちです。承認フローが段階的で複数人の承認が求められる案件になると、書類の回覧にはなおさら時間を要するでしょう。

電子決裁システムなら、「自動通知機能」や「モバイル対応機能」を活用して、決裁者が時間や場所を問わず、スムーズに承認または差し戻しができるよう促進してくれます。申請内容に不備があった場合でも、「自動チェック機能」により、不備を早期に発見して訂正できます。複雑な承認条件も「フロー作成機能」や「条件設定機能」で事前設定しておけば、柔軟な運用が可能に。最終承認までにかかる時間は、紙ベースの決裁よりも大幅に短縮できます。

内部統制・コンプライアンス強化

企業としては、内部統制やコンプライアンス強化のため、適切な書類管理体制の構築が必須ですが、従来型の紙ベースの決裁では、書類を紛失しただけで、申請者が誰でいつどんなルートを辿り承認に至ったかわからなくなってしまいます。

電子決裁システムを導入すれば、「承認履歴機能」により、書類が申請されてから最終承認に至るまでの過程すべてがクラウド上に自動的に記録されます。書類紛失リスクを下げるのはもちろん、誰がいつ決裁業務に携わったのか一目瞭然と。「アクセス権限設定機能」や「ログ管理機能」を併用すれば、より強固な不正防止体制を構築できます。不正アクセス防止や情報漏えいのリスク低減にもつながります。

ペーパーレス化・コスト削減

紙ベースの決裁は、当然ですが、用紙代や印刷費などの諸費用をはじめ、回覧の手間や書類のファイリングにかかる人的コストも必要です。書類の保管には一定のスペースも必要となり、オフィススペースが限られた小規模事業者の中には、書類の保管に悩んでいる人も多いでしょう。

電子決裁システムを導入すれば、ペーパーレス化によりそのようなコストはまるごと削減できます。また、「検索機能」で過去の申請内容と承認履歴は、金額や日付など条件を細かく指定して簡単に検索できるので、紙ベースで同様の検索作業をしようとしてかかる時間や手間を考えれば、そのコストの差は歴然といえます。

働き方改革につながる

紙ベースの決裁では、決裁者が書類の実物を確認しながら押印しないといけないため、基本的にはオフィス出社が必須。申請者側も、わざわざ書類印刷のためだけに出社したくないのが本音でしょう。

電子決裁システムなら、「モバイル対応機能」で決裁者はリモートワーク中・外出中と場所や時間を問わず、いつでもどこでも承認が可能です。申請者も、「申請書テンプレート機能」で外出先や自宅などオフィス以外の場所からも簡単に申請が可能になり、労働者1人ひとりに合わせた柔軟な働き方を促進します。

 

電子決裁システムのデメリット（注意点）

決裁業務をスピーディーにし、業務全体を効率化してくれる電子決裁システムですが、いくつかのデメリットもあります。導入前には、以下のような注意点についても理解、検討しておく必要があります。

承認フローすべてを移行できるとは限らない

電子決裁システムの多くは様々な承認ルートや承認条件に対応していますが、それでも自社の承認フローすべてをシステム上へ移行できるとは限りません。複雑な社内規定や業界独自の伝統的慣習などが存在する場合は、カスタマイズが必要になる可能性もあります。

導入前には、まず「既存の承認フローをシステムへ完全移行できそうか」を検討しましょう。特に「承認ルートが長くて複雑」「合議条件の言語化が難しい」といった場合は要注意です。その場合は「一部紙ベースの承認業務を残し、システム上の承認フローと併用する」という運用方針も検討する必要があります。

周辺システムとの連携・棲み分けには注意すべき

多機能な経費精算システムや請求書・予算管理システムによっては、「電子決裁機能」を搭載していても珍しくありません。そういった場合は「新たに電子決裁システムを追加導入する必要があるのか」、あるとしたら「データ管理をどのように行うべきか」事前に検討する必要があります。

「自社の承認フローが複雑で、導入済みの他システムだけでは承認業務を電子化するのが困難」という場合は追加導入も推奨できます。しかし、その際注意したいのは、システム間の連携です。2つのシステムをつなぐ便利な連携機能もありますが、企業によって求められる用途は様々。加えて、企業の情報セキュリティポリシー上、すべてのデータを一元管理できないこともあり得るため、既存システムとの闇雲な併用は控えましょう。

電子決裁システムの多くは、公式サイトの「連携機能」「システム連携」などのページで、外部システム連携の概要やAPI連携による拡張機能を紹介しています。事前に、自社で導入済みのシステムとの連携機能があるか、しっかり確認しておくとよいでしょう。

コストは従業員数に応じた従量課金

電子決裁システムの多くは、利用ユーザー数に応じた月額課金制（従量課金）を採用しています。サービスによって異なるものの、概ね1ユーザーあたり月額300～600円程度に収まります。

電子決裁システムは経理や営業など業務・部署ごとに特化したシステムと異なり、利用者の所属部署や役職、雇用形態によって使い分けることはなく、導入するとほとんどの従業員が利用する形になります。利用料金は自社の従業員数に応じて試算しやすい半面、従業員が多いほど運用コストは高額になりがちで、企業によってはスモールスタートが難しいケースもあります。

 

電子決裁システムの導入事例

最後に、電子決裁システムの導入事例を３つご紹介します（出典は各サービスの紹介ページ「導入事例」を参考に作成しています）。

年間で2,000時間の業務時間を削減（AgileWorks）

東証プライム上場のSIerである日鉄ソリューションズ株式会社。稟議申請については、従来紙の帳票で行われていましたが、2020年本社を移転しフリーアドレスを導入したのをきっかけに見直すことに。「紙の帳票を回付する手間が大幅に増加する」、「申請業務のためだけに出社せざるをえない」といったケースを防ぐため、新たにワークフローシステムを導入することとなりました。

AgileWorksを選んだのは、帳票のレイアウトなどの変更負担が少なかったため。現在、年間1,400件の稟議申請がAgileWorksで行われており、約2,000時間もの業務時間削減に成功。稟議申請の電子化により、営業所員も本社移転後も従来通りリモートワークを継続することができている状態です。初期は営業職だけの活用にとどまっていましたが現在では他部門でも広く展開されています。

内部統制を強化し、人材の負担を軽減　（楽々WorkflowII）

名門私立大学の青山学院大学は、教職員が3,000名を超えることから、ただでさえ業務フローが複雑になりがちでした。その一方で、膨大な量の紙の申請書の管理にも悩まされていました。近年、内部統制の強化が厳格に求められるようになっていたこともあり、「楽々WorkflowII」を導入し、すべての申請書類を電子化することを決めました。

その結果、年間約4,500枚もの紙の申請書がなくなり、業務効率が大幅に向上しました。更に、オプションの「ハイパー全文検索」機能によって、必要な書類を瞬時に探し出せるようになり、事務部門の負担も大幅に軽減。従来行われていた紙の台帳による管理が不要となるだけでなく、事務部門へ寄せられていた問い合わせの対応業務も大幅に削減されました。

データの二次活用を見据え、DXを推進（コラボフロー）

北海道旭川市の地域医療を担う医療法人仁友会。北彩都病院を基幹施設とし、そのほか12の医療・介護系施設、事業所を運営しています。従来は稟議書を紙で回覧し、周辺の連施設にもシャトル便で稟議書を送付するという旧態依然とした運用を続けていましたが、稟議書のデジタル化により業務負担を軽減するため、またデータを有効活用することを見据えて、「コラボフロー」を導入することに。

結果として、財務部門を中心にスタッフの業務負担を大幅に削減することに成功。単に決裁システムとして利用するだけでなく、稟議書・議事録・申請書など月200件以上の書類をデータベース化することによって、データの二次活用につなげる取り組みも実施。また多くの中小事業者が絡んでいることもあり、承認方法が多様化しやすい状況でしたが、コラボフローでは様々な書式の稟議書の承認にも対応しているため、柔軟な運用も実現しています。

 

電子決裁システムの運用形態

電子決裁システムは、サーバーを自社内に設置する「オンプレミス型」と、インターネット経由で利用する「クラウド型」の大きく2つに分かれます。

オンプレミス型～メリットとデメリット

オンプレミス型は、自社内のサーバーにシステムを導入して運用する方式です。

自社サーバーのため機能・設定のカスタマイズ性に優れており、またアクセス権限が限られたネットワーク内にデータが保存されるため、機密情報を扱う場合でも安全に導入しやすいといえます。セキュリティポリシー厳しい企業でも要件もクリアしやすいでしょう。しかし、その一方で一般的に初期費用や保守費用は高額になりやすく、サーバー障害時には復旧対応ができる専門知識を持つ人材を自社で確保する必要があるため、運用コストもかさむという注意点もあります。

クラウド型～メリットとデメリット

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する方式です。サーバー設置などの初期費用や保守運用コストを低く抑えられる点が何よりもメリットです。また、クラウドベンダー側で機能アップデートが行われるため、常に最新のシステムが利用できるのも大きな特長です。

ただし、安定したインターネット環境がないと不具合を起こす可能性もあり、自社の業務に合うよう機能があらかじめ搭載されていない場合にはカスタマイズして追加する必要があります。数多く追加すると利用料金が思いのほか高額になるケースもあり注意が必要です。

自社に合うのはどちらか

企業規模や承認フローの複雑さ、求められるカスタマイズ性、そして運用コストにより、一般的な向き不向きの傾向はあるといえます。独自要件による複雑な承認フロー、多くの外部システム連携が求められる大手企業や公的機関にはオンプレミス型。低コストでの導入、標準機能の利用で十分という中小企業にはクラウド型がおすすめです。

以下記事では、効率的な電子決裁を実現するワークフローシステム14種類をより詳しく比較しています。詳細を知りたい方は参考にしてみてください。

• ワークフローシステム比較14選。中小企業〜大企業向けまで

 

まとめ

電子決裁システムは、紙の書類で行われていた申請・稟議から承認までの一連の決裁業務をオンラインで完結することで、業務全体の効率化、意思決定の迅速化、ペーパーレス化などに大きく貢献します。

場所、時間問わずに、いつでもどこでも承認ができるため、外出先や自宅などリモートワークとの親和性が高く、ライフワークバランスに合わせた柔軟な働き方を促進します。また、承認ルートの可視化や履歴管理により、内部統制・コンプライアンスの強化につながるのも大きな導入メリットです。

電子決裁システムの運用形態は、自社サーバーで運用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型の2種類から選択できます。事業規模や既存システムとの連携、システムの運用や社員教育コストなども総合的に考慮して、自社に最適なシステムを選択しましょう。

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