最終更新日:2023-12-08
入試説明会の案内や受験料の徴収など、入試に関する手続きを効率化したいと考えている学校法人の入試業務担当者の方へ。Web出願システムの導入メリットやサービスを比較する際のポイント、おすすめのサービスをご紹介します。
Web出願システムは単に紙での出願をオンラインにするだけでなく、説明会予約、受験料決済、合否照会、入学手続きなどもオンラインで実現できるようにしたシステムです。
これまでは、志願者が紙の願書を取り寄せて、手書きして、郵送するのが一般的だった出願作業。学校側も願書を受領した後、一枚一枚確認しなければならず、記入ミスがあった時には差し戻す手間も。また、受験料の請求・徴収処理対応に付随する書類の作成や振込確認などもあり、担当者に多くの負担がかかっているのが実態です。
Web出願システムを利用すれば、願書をオンライン上でやり取りできるようになるため、受け取りや提出・手書き・確認など、双方の手間を削減できます。また、説明会で登録したデータが出願や入学の手続きでも利用できるため、情報の再入力も不要に。受験料の決済まで行えるものを利用すれば煩雑な請求・徴収業務からも解放されます。
2020年のコロナ禍以降は、多くの学校法人でWeb出願システムは利用されるようになっています。
| 出願登録 | Web上で情報を入力するだけで24時間いつでも出願登録でき、願書の取り寄せ等は不要。入力情報のエラーチェック機能があれば、入力ミスや差し戻しの手間も防げる。 |
|---|---|
| 受験料決済 | Web上でクレジットカード決済やネットバンキング決済。面倒な請求・徴収が不要に。コンビニや金融機関での払い込みに対応しているものも。 |
| 説明会予約 | 入試前の説明会やオープンキャンパスの予約ができる。一度登録すれば名簿化され、出願時に再度情報を入力する必要がない。 |
| 合否照会 | Web上で合否の確認ができるため、発表時に学校まで出向く必要がない。 |
| 入学手続き | システム上で入学手続きを完結できるため、紙での書類提出が不要に。 |
Web出願システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
入試に関する手続きをオンライン化するWeb出願システムを導入することで、学校、志願者の双方にメリットがあります。ここでは主に学校側のメリットから順に、6点ご紹介します。
学校の担当者は、従来の紙の願書の場合、願書を開封し、不備がないかチェックし、そのデータを、志願者を管理するシステム（やExcelなど）に入力する必要がありました。不備や記入漏れがあった場合は確認のために電話や返送等の負担もありました。
その点、Web出願システムの場合は、出願者がシステムに入力したデータがそのままシステムに入るため、入力の手間がなく、また入力情報をチェックする機能もあるため、書き間違いや入力漏れを大幅に減らすことができます。また、リアルタイムで出願人数や入金状況を把握できるため、受験会場の設置などの作業がスムーズに行える点も魅力です。
さらに、受験票はWeb上で発行され、それを印刷してもらえばよいため、送付の手間もなくなります。
志願者にとっても、紙でのやり取りと比べ、Web出願システムを導入することで、いちいち学校側に願書を取り寄せる必要がない、進路変更による急な出願にスピーディーに対応することができる、書き損じや書き忘れの可能性が減る、受験票の未着や紛失の心配がない、等様々なメリットがあります。
Web出願システムの決済機能を利用することで、従来の振込の方法の際に必要だった、振込用紙の準備や振込の案内、振込証明による入金確認等の作業が不要となり、決済代行業者に納付状況の進捗を確認するのみとなります。
また、区分や受験方法などによって受験料が違っても、受験パターンと受験料、割引率などをあらかじめ登録しておくことで、志願者の選択に応じてシステムが正確な受験料を計算し表示するため、煩雑な計算が不要となり、過払い・不足といった支払いミスへの対処の手間も減らすことが可能です。
志願者にとっても、従来は振込伝票を持って銀行や郵便局に行く必要がありましたが、Web出願システムを使えばクレジットカード払いができるため、自宅で決済ができます。もちろん、銀行や郵便局やコンビニでの支払いも可能です。Web出願システム上で自動的に受験料を計算するため、計算間違いのリスクをもなくせます。
多くの学校では受験前にオープンキャンパスなどの説明会が行われます。応募者の受付や案内で多大な労力が発生していましたが、Web出願システムを導入することで説明会へのオンライン予約が可能となり、参加者名簿も自動的に作成されます。昨今はオンライン説明会も普及しつつあるため、Web出願システムの説明会予約機能は活用が期待されます。
志望校のためには受験生やその保護者は手間を惜しみませんが、併願校の場合は、願書を取り寄せて記入して郵送するといった時間と手間を考えると、いくらか離脱は考えられます。つまり申し込みのスムーズさが申込者数に影響を及ぼすとも言えます。
Web出願システムの場合、願書記入から決済まですぐに終わるため、受験生の「受験したい」というタイミングを逃さないというメリットがあります。さらに、直前まで受け付けられるため、進路変更や重複した試験日の調整等による急な出願にスピーディーに対応でき、駆け込み志願も取り込めます。
Web出願システムを導入することで、説明会予約状況、出願状況など受験生の動向をリアルタイムで把握できるようになり、改善のアクションが打ちやすくなることもメリットとして挙げられます。例えば、説明会やオープンキャンパスに参加する受験生が少なければ、宣伝やダイレクトメールをすぐに送るといったスピード感のある対応が行えます。出願状況や入金状況なども同様で、人数がリアルタイムに分かるため、試験会場の場所手配や書類の準備などもスムーズになります。
Web出願システムの導入により、紙からオンラインに切り替え、ペーパーレス化することによるコスト削減といったメリットも期待できます。従来であれば、募集人数の何倍もの数の願書を作成、保管し、配布していましたが、Web出願システムであればシステム上で対応できるため、印刷代、郵送代といったコストを減らすと同時に、紙の無駄を減らすことが可能です。
Web出願システムを導入することで、学校側も志願者側も双方にとってメリットがあることが分かりましたが、実際に導入を検討するにあたり、どのような点に気をつけて選んだらよいのでしょうか。Web出願システムの比較のポイントを6点ご紹介します。
大学、専門学校、高等学校、中学校、小学校、幼稚園ではそれぞれ規模が異なるだけでなく、入試形態（入試種別、受験形態、複数試験日、選択科目など）も違い、求めるサービスも変わります。導入にあたってはそのサービスが学校のニーズに一致するかを確認することをおすすめします。
先述した「学校の種類」と重複する部分もありますが、利用したい業務範囲がきちんとカバーされているかを確認します。
対応可能な決済代行機能（クレジットカード払いやコンビニ払い、ペイジーなど）が対応しているか、出願だけなのか、説明会予約もカバーしているのかなどがポイントとなります。学籍管理システムなどの他の学内システムと連携させたい場合はCSVやAPI連携機能、入試日の悪天候の事前注意喚起など一斉伝達も行いたい場合はメッセージ機能、外国人の学生の募集が多い学校であれば多言語対応の確認も必要です。
地域によっては、志願者が直接出願するケースと、志願者が所属する学校の先生がとりまとめて出願するケースがあります。とりまとめているケースでは、Web出願への切り替えによって、志願者が直接出願するようになっても、生徒の出願状況を把握していきたいというニーズは残ります。その際、所属校の生徒の出願状況を一覧で把握できれば、志願者に都度確認しなくても、適切な支援や指導ができるようになります。そのようなニーズがある際は、対応する機能をもつサービスを選ぶとよいです。
願書ひとつとっても、学校により形式は異なっていますので、例えば願書項目を自由に設定できるフレキシブルさを兼ね備えているかどうかも、サービスを選ぶ際の基準となります。製品によっては願書項目のカスタマイズが限られることもあるため、慎重に確認する必要があります。
Web出願システムで預かるデータは、各学生の大切な個人情報が詰まっており、さらに決済代行機能を持つサービスでは、クレジットカード番号等の情報も入力されるためさらに慎重な取り扱いが求められます。万が一データが流出してしまった場合、例えサービス提供会社の管理体制が100％悪く、学校側が被害者であったとしても、実際には学校名が取り沙汰されてしまうことは容易に想像がつきます。データの暗号化、データセンターの監視体制、IP認証機能、セキュリティ対策が充実しているサービスを選ぶべきです。
Web出願システム導入にあたり、初年度から全てWeb出願のみの受付とする学校は少なく、初年度はWeb出願と従来の書面での受付と併用し、2年目以降Web出願のみ、とするといったところが多いです。また、全てWeb出願のみとした場合も、PCやスマホ、プリンター等の環境が整っていない志願者を想定し、学校のPCやプリンターを利用できるように対応することも好ましいです。紙での受付者の管理に手間がかかるようでは負担が増えてしまいますので、運用のしやすさを確認しておくとよいでしょう。
ここまで述べてきたポイントに沿って、おすすめのWeb出願システムをご紹介します。
（出所：LeySer Web出願公式Webサイト）
30年以上学校法人向け業務システムの開発・販売してきた同社が提供する、導入数3,300社超のLeySerシリーズのWeb出願システム。受験業務だけでなく、オプションで説明会予約から合否照会、入学金決済まで多様なオプションを取り揃えている点が特徴。開催日や定員などを設定するだけで、説明会などの学校イベントの告知・募集用ページが作成できる。もちろん受付管理や受付完了自動メールにも対応し、受付票の添付も可能。パソコン、タブレット、スマホ対応。支払いはクレジットカード、コンビニ、ペイジー対応。
また入試区分やコースを自由に変更できるフレキシブルさも兼ね備えている。そのため推薦入試や帰国子女入試といった細かな設定も校内で自由に行える。また入学金や授業料の減免などの設定は合格者が設定した金額と紐づけ。そのため合格者をスムーズに決済へ誘導できる。
（出所：The Admissions Office公式Webサイト）
WEB出願手続きの機能だけでなく、合格発表まですべての入試業務の一括管理が可能な世界標準モデルの入試システム。早稲田大学や慶應義塾大学をはじめ、日本中の大学・専門学校で「TAO」の導入が進んでいる。大学側の業務効率向上に加え、学生の負担軽減につながる点も特長で、例えば複数の大学間で共通のフォームを利用することにより志願者が同じ情報を何度も入力する手間を減らせる。
大学の管理者が多言語で大学情報や募集情報を登録できる他、複雑な出願書類作成でも自由にカスタムできる願書フォーム作成機能で特許取得しており、学部ごとに異なる入試フローにも柔軟に対応できる。アカウントごとの権限管理機能、受験票・郵送物等管理機能など、国内大学の要望を元に開発された機能が充実し、新機能も続々と開発されている。
（出所：miraicompass公式Webサイト）
幼稚園・小学校・中学校・高校向けのWeb出願システム。1,000を超える学校で利用されている。共通ID1つで説明会予約も出願も、来校不要でスムーズに申込可能。受験料決済はクレジットカード、コンビニ、ペイジーに対応している。パソコン、タブレット、スマホからも操作可能。顔写真データの登録もできる。イベント予約は1カ月、インターネット出願は3カ月で導入可能。決済会社との個別契約は必要なし。24時間対応のコールセンターでの対応も可能。
（出所：クラウド型インターネット出願システム公式Webサイト）
Webでの出願、合否照会、入学金の管理が行えるWeb出願システム。入学検定料の支払いはコンビニエンスストアやクレジットカード、ペイジーと様々な決済方法に対応。また自動チェックによりミスなく出願ができる。入試種別や、試験日、選択科目など選択項目も豊富。入金管理だけでなく進捗管理、メールによる督促機能、集計処理まで管理可能。オプションで各種書類の受付、チェック、発送から試験会場運営まで委託できる入試BPOサービスもあるため、併せて検討したい企業におすすめ。
（出所：SakSak出願公式Webサイト）
インターネット出願から合否照会までをトータルサポートする、大学向けのWeb出願システム。複数併願割引などの検定料を自動計算可能。パソコン、スマホ対応。アンケートフォームの設置、集計ができる。コンビニ払い、銀行ATM、クレジットカードなど様々な決済方法に対応。オプションで、メール一斉送信機能、リコメンド登録機能、受験番号採番、写真PDFのダウンロードもできる。さらにアウトソーシングサービスとして、採点や合否処理、各種統計資料の作成も提供している。また受験番号照会では共通テスト（旧大学入試センター試験）の成績のみを利用した受験制度にも対応。紙の受験票の代わりにインターネットを通じて受験番号を確認できる。
（出所：Web出願システム公式Webサイト）
学校のHP作成を行う同社の提供するWeb出願システム。教育機関特有の応募システムの開発ノウハウを多数保有しており、国立大学大学院向けの開発実績多数。研究科ごとに設問や出願フローが異なる場合でも、学校側の要望を実現するオーダーメイド開発。保守・運用を外部委託せず社内スタッフで対応するため、対応もスムーズ。決済はコンビニやクレジットカードが利用可能。多言語対応のため、海外からの出願者も安心して出願できる。
（出所：インターネット出願システム公式Webサイト）
高校、専門学校専用のWeb出願システム。従量課金制の試験導入プランと、定額制の本格導入プランがあり、紙の願書と併用するかしないかで変わってくるが、目安は出願1名あたり2,500円。利用初期費用は無料。入試要項を入力するだけですぐ利用開始でき、適宜カスタマイズも可能。オプションで管理画面へのデータ入力を依頼できる。コンビニ払い、ATM、インターネットバンキング、クレジットカードに対応。専門学校30校と共同開発したことも特徴。機能面では学校・試験情報登録や入金状況の確認、合否通知をカバー。学内の既存システムとの連携も可能。
(出所：インターネット出願システム公式Webサイト)
小学校、中学校、高等学校、大学、専門学校に対応したWeb出願システム。一般的な入試環境はもちろん、推薦入試、帰国子女入試、留学生入試、内部進学等、様々な入試形態に対応。入試広報、出願、入金の管理、合格発表、入学手続きをカバーする。出願者ごとにマイページ機能が付帯。出願者との個別メッセージ機能を使えば、出願者と学校担当者がメッセージを送受信できるため、連絡の明確化はもちろん履歴から過去の連絡内容を閲覧することも可能。学校から任意の出願者へ一斉に情報配信できる通知連絡機能もある。
見込み出願者の囲い込みができる広報機能を利用することで、出願をはじめる前から見込み出願者に対し、システムへのユーザー登録を行わせることもできる。資料請求やオープンキャンパスへの申し込み等、入試広報活動にも活用できる。
以前から教育現場におけるWeb出願システムの導入は進んでいましたが、社会情勢の変化により、より普及することが予想されます。今後は紙の願書ですと受験生や保護者から「IT化が遅れているのでは…」という疑念を持たれる可能性すらありえます。
Web出願システムの導入メリットには下記があげられます。
（1）確認作業や入力業務の負担軽減（業務効率化）
（2）受験料徴収業務の負担軽減（業務効率化）
（3）説明会の申し込みがスムーズになる
（4）受験機会の増加による志願者の獲得
（5）改善のアクションが打ちやすくなる
（6）ペーパーレスによるコスト削減
Web出願システムの導入は受験業務の大幅な効率化を見込めるだけでなく校内の働き方改革、しいては学校全体のイメージアップにつながります。今まで見てきたとおり、Web出願システムの提供サービスは似ていますが、異なる点も存在します。どのシステムが最適か、費用も含めて慎重に検討することが大切です。
Web出願システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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