最終更新日:2024-03-29
社内のファイルサーバーをクラウド化したいけど、使い勝手やセキュリティが心配という方へ。クラウド化するメリット・デメリット、移行時の注意点、比較ポイントまで、実例を挙げてわかりやすくご案内していきます。
クラウド型のファイルサーバーとは、クラウド上の法人向けファイル共有サービスを通じて、各種ファイルをやりとりできるサービスのことを言います。クラウド上にデータを保管して受け渡すという点では「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」と呼ばれるサービスと同じです。
大きな違いは、サーバーの設置場所・管理です。従来型の一般的なファイルサーバーは社内にサーバーを設置し、社内ネットワークを利用してファイルにアクセスさせます。それに対して、クラウド型のファイルサーバーは、サーバーがサービス提供者（事業者）側に設置され、インターネット環境を利用してファイルにアクセスすることになります。
そのため、具体的には、以下のような違いが出てきます。それぞれの項目で「◯」「△」「×」で優劣をつけているので参考にしてください。
| オンプレミス型ファイルサーバー | クラウド型ファイルサーバー | |
|---|---|---|
| 初期費用 | ×サーバーの調達・構築費が必要 | ◯無料の場合も多い |
| 運用費用 | ◯経年劣化の機器交換くらい | △月額利用料がかかる |
| メンテナンス | ×自社でエンジニアを手配・依頼 | ◯サービス提供者が行ってくれる |
| カスタマイズ | ◯自社独自の仕様に変更できる | ×パッケージ化されたものを利用 |
| アクセス | △インターネット不要（利用は社内のみ） | △インターネット必須（社内外で利用） |
| 拡張性 | ×メモリ増設などは購入・設置が必要 | ◯メモリ増設もプラン変更のみで可能 |
| セキュリティ | ◯ネットワークが社内に限定されているため | △サービス提供者側の取り組み次第 |
クラウドファイルサーバーは、以下のようなシーンで利用されています。
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続いては、クラウド型のファイルサーバーを利用する（ファイルサーバーをクラウド化する）ことによるメリットとデメリット（懸念点）をいくつか紹介します。
従来の社内サーバーを利用したファイル共有や、外付けHDD・NASなどの外部媒体を利用したバックアップに比べた場合、クラウドファイルサーバーのメリットとしては以下のようなものが挙げられます。
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社内ファイルサーバーでテレワーク対応するにはVPNが必要ですが、その場合、「環境を整備するのに手間がかかる」「ネットワーク負荷により時間帯によってアクセスしにくい」といった課題があります。クラウドファイルサーバーなら社内ネットワークを経由せずに外部サーバーへ直接アクセスできるため、スムーズに業務を進められます。
社内ファイルサーバーの場合、定期的なバックアップやOSアップデート、また事業拡大に応じたサーバーの増設、ハードディスクの追加など、適宜メンテナンスが欠かせません。クラウドファイルサーバーなら自社でのサーバー管理は不要。導入後も料金プランの変更やオプションサービスの追加だけで、すぐにストレージを追加することができます。
クラウドファイルサーバーにはファイル共有をより効率的にするための機能が豊富に揃っています。たとえば、データの消失・上書きがあってもすぐに戻すことのできる「バージョン管理機能」、デスクトップにファイルをダウンロードすることなくクラウド上で編集・加工できる機能や、必要なファイルを探し出すための「検索機能」などが挙げられます。
クラウドファイルサーバーに保存されたデータは、遠隔地にあるデータセンターで管理されます。そのため、自社サーバーや外付けディスクにバックアップするのと異なり、自社が被災した場合でもデータを失うリスクを避けられます。
クラウド化には多くのメリットがある一方で、「操作性」「セキュリティ」の面では以下のような懸念点（デメリット）も残ります。
社内ファイルサーバーの場合、Windowsの「エクスプローラー」やMacの「Finder」上の画面で「どこに何があるのか」わかりやすく表示してくれます。一方で、Webブラウザ上での利用が多いクラウドファイルサーバーは表示方法が異なるため、操作に慣れるまでは「どこに何があるのかわからない」、「フォルダ間移動のレスポンスに少し時間がかかる」など操作性が損なわれる恐れがあります。
サービスによってはWebブラウザではなくアプリを利用することで、エクスプローラーのようなツリービューでファイルを保管・表示してくれるものもあります。デスクトップから直接ファイルを操作できるため便利です。ただし、その場合も社内ファイルサーバーとまったく同じというわけにはいきません。
クラウドファイルサーバーは「社外に置かれている」状態のため、かつては社内に設置するサーバーに比べて、情報漏洩などのセキュリティリスクがあるように思われることもありました。しかし、現在では認証方法やアクセス制限方法などでセキュリティ強化が進み、「クラウドだから一概にセキュリティレベルが低い」とは言えない状態です。
社内ファイルサーバーほど細かいカスタマイズはできませんが、IPアドレスによるアクセス制限、2要素認証やシングルサインオンによる認証の強化や、詳細な操作履歴などの監査ログの取得など、様々なセキュリティ機能が搭載されています。設定や運用に注意を払うことで、むしろ社内ファイルサーバーに勝るとも劣らない強固なセキュリティ対策を講じることも可能です。
詳しくは「ファイル共有サービス14選！セキュリティで失敗しない選び方」でもご紹介しています。
続いては、クラウド型ファイルサーバーをどのようにして導入すればいいか。既に社内ファイルサーバーを利用している場合はどのようにしてクラウド化すればいいかです。その方法と、注意点を合わせて紹介していきます。
方法としては、SaaSとIaaSの2つが考えられます。以下、それぞれどのような場合に向いているのか説明していきますので参考にしてください。
本来、クラウドサービスは、インフラ・アプリケーションが揃って初めて利用できるものですが、SaaS（サーズ）では、土台となるインフラを事業者側に用意・管理してもらうことで、ユーザーは手間なくアプリケーションを利用することができます。現在、世に出回っているクラウドサービスは、ほとんどがこのSaaSに当たります。
そして、SaaSの中でも、ファイルサーバーに特化したのが、いわゆる「オンライン・ストレージ」「クラウド・ストレージ」です。後述するIaaSやオンプレミス型に比べると、アクセス権限やカスタマイズの面で若干劣る部分はありますが、知識・技術不問で利用できるのは強みです。
特に「早期に導入したい」「スモールスタートしたい」という場合にはおすすめ。現在、オンプレ型のファイルサーバーを利用している場合、無理に切り替えるのではなく、まずはリモートワークや社外とのやりとりにのみSaaSを利用する、いわゆるハイブリッド利用も可能です。中には大規模な移行に対応したサービスもあるので、使い勝手がよければゆくゆくは全面的リプレイスも視野に入れられます。
IaaS（イアース）とは、サーバーやストレージ、ネットワークなどのITインフラを、インターネット経由で利用できるサービスです。「社外から簡単にアクセスできる」のと、「カスタマイズ性が高く、自社の仕様にあった形で利用できる」というクラウド型とオンプレ型のいいところを合わせ持っているのが特徴です。たとえば、AzureやAWSなどが有名です。
この場合は、既存のファイルサーバーをAzureやAWSなどのクラウド環境に乗せ変える、全面リプレイスが必要になります。SaaSと違い、インフラの設定や運用を自ら行わなければならないため、ある程度の知識がなければ難しいでしょう。自社に情報システム部門があり、運用リソースにある程度余力がある場合にはおすすめです。
データそのものの移行に関しては、ドラッグ＆ドロップで簡単に移行できるものやデータ移行ツールが提供されているものもあるため、それほど手間はかかりません。注意しなければならないのは、フォルダの閲覧・編集権限などの「アクセス制限の設定」、クラウドファイルサーバーの「運用ルールの決定」の2点です。
データはクラウド上に簡単に移行できたとしても、フォルダに設定されているアクセス権限までは引き継ぐことができない場合がほとんどです。そのため、「誰がどのファイルを閲覧できるか」管理者が再度設定し直さなければなりません。
クラウドファイルサーバーでは、たとえば「Box」が「編集者」「ビューア―」「アップローダー」のような7段階で権限レベルを設定できるように、細かく設定できるものが増えています。そのため、導入するサービスでどこまで細かく設定できるかを確認したうえで、権限設定を再定義する必要があります。
たとえば、サービスの中にはスマホやタブレットからアクセスできるものもあります。利便性だけを考えれば、多くのデバイスからアクセスできる方が便利ですが、利用時の認証が弱いと、情報漏洩や不正アクセスのリスクは高まります。利便性とセキュリティの両面から「どこまで利用可能か」範囲とルールを設定する必要があります。
少人数の企業であれば、上記のアクセス権限・デバイス制限を一つひとつ行っても構いませんが、従業員規模100名超の場合、その後の追加・削除まで考えるとかなりの負担です。セキュリティの観点からも、ユーザーの認証情報を管理しているActive DirectoryやGoogle Workspaceなどの認証システムと連携させ、シングルサインオンなどを積極的に取り入れていくことをおすすめします。
サービスを比較検討する際には、クラウド化することの懸念点と移行の注意点を踏まえた上で、「生産性」「セキュリティ」「認証連携」の3点に気を付けましょう。以下、具体的なサービスを挙げながら説明していきます。
クラウド化しても表示が複雑だったり、見つけるのに時間がかかったりして業務の生産性が落ちてしまっては意味がありません。頻繁にファイルを利用するような場合は、「Box」のようにデスクトップアプリを利用して、デスクトップ上からクラウド上のすべてのファイルを検索できて、かつ直接編集・加工できるようなものがおすすめです。
サービスによって、アクセス制限（認証方法）・段階別のアクセス権限・監査ログの保管など、セキュリティ機能が異なります。できる限り、自社が運用するセキュリティポリシーに適合するものを選びましょう。中には、「誰が何を閲覧できるか」だけでなく、「閲覧できるけど、編集はダメ」など細かく絞り込んで設定できる「クリプト便」のようなサービスもあります。
また、データをどこのデータセンターで管理するかも、クラウドファイルサーバーによって異なります。企業・取引先によっては、カントリーリスクを避けるため「海外のデータセンターを利用しているクラウドサービスの利用を禁ずる」と定めている場合もあるので、注意が必要です。
従業員数が100名以上の規模になると、ユーザーの追加・削除の手間を省くため、社内のサーバーにActive Directoryなどの認証システムを導入している企業も多いでしょう。権限設定をイチから作るのは大変な手間になるので、クラウド化を検討する際には必ず認証連携させられるかチェックするようにしましょう。
たとえば「Fileforce®」や「Fleekdrive」は、Active Directory連携やSAML連携のほか、シングルサインオンにも対応可能。別途ユーザー情報を管理する必要がないため手間が省けます。
料金形態は、既定のストレージ容量が定まっている「月額定額料金」と、1IDにつき月額いくらの「従量課金」の2つに分かれます。ある程度の規模以上の利用であれば前者、一桁程度の利用数であれば後者というのが一般的ですが、具体的な料金はサービス・プランによって異なります。自社で利用するとしたら、どちらが最適なのか、どれくらいの費用感になるのか考えておくといいでしょう。
たとえば、月額定額料金の場合、安価なところではストレージ容量200GBで月額8,910円（年間払いの場合）の「Everidays」。大規模な引っ越しにはストレージ容量3TBで月額85,000円の「SHARERN」などがおすすめです。また、従量課金の場合、月額900円/ID～で利用できる「Fileforce®」のEntryプランなどがあります。
社内での共有が中心の場合、ファイル利用時の操作性や編集履歴管理、アクセス権限設定などに強みがあるサービスがおすすめです。
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(出所：Box公式Webサイト)
世界約10万社が業務用に利用するファイル共有クラウドサービス。ストレージ容量無制限で、Windows、iOS、Android、モバイルブラウザなど多数のマルチデバイスにも対応可能。その他、ユーザーの85種類以上のアクティビティを測定でき、各ユーザーが所有するすべてのファイルを閲覧・管理することもできるなど、IT管理者にとっても有用な管理機能やハイレベルなセキュリティ機能を持つ。
SlackやSalesforceなどの1,500以上のクラウドビジネスアプリケーションとも容易に接続ができるため、ビジネスプラットフォームとしても利用できるのもポイント。
(出所：Box over VPN公式Webサイト)
上記の「Box」をNTTコミュニケーションズ社の閉域網経由にすることで、よりセキュアな状態で利用することができるサービス。ストレージ容量無制限、きめ細やかなアクセス権限、豊富なログ機能など基本機能はBoxと同様。
VPN経由でセキュアに利用できるほか、24時間365日受付のヘルプデスクが用意されていたり、Box Certified Professional (BCP)資格保有者が在籍していたり、運用面に違いがある。上位メニューとして、データの保管先を日本国内のデータセンターに限定できる「Box Zones Japan over VPN」プランもある。
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(出所：Fileforce®公式Webサイト)
純国産のセキュアで高機能なクラウド型ファイル共有サービス。WebブラウザとWindowsエクスプローラーのようなツリービュー、2つのインターフェースを使い分け可能。後者ならデスクトップから直接ファイルを操作できるため、従業員もトレーニング不要で直感的な操作が期待できる。
専用窓口の設置など導入時のサポート体制も充実しており「ファイルサーバーからクラウドへの移行」「Active Directoryとの連携」「テレワーク導入」に関しても心配いらない。データ移行に当たっては高速データ転送ツールを無償貸与してもらえるため、既存のファイルサーバー・NASを運用しながらでもクラウド移行が可能。
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（出所：セキュアSAMBA公式Webサイト）
従業員数100名未満の中小企業を中心に4,000社以上で利用されている法人向けオンラインストレージ。最大の特徴は、エクスプローラー風のデスクトップアプリを使って、デスクトップPCを操作するのと同じような感覚で操作できるところ。ドラッグ＆ドロップ操作でアップロードやダウンロード可能。
また、ローカルPCにファイルをダウンロードすることなく、直接ファイルを編集・加工することができる。その他、ファイルの重複作成を防ぐ「自動ファイルロック」、最大10世代分をカバーしてくれる「バージョン管理機能」などファイル共有に便利な機能が揃っている。
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(出所：SHARERN公式Webサイト)
企業向けファイル転送サービス「GigaCC」を20年以上にわたり提供してきた同社が培ったノウハウを活かして、2023年より新たに提供をはじめたクラウドストレージ。NAS・ファイルサーバーからクラウド移行に特化したタイプで、料金はミニマム月額85,000円・容量3TBを利用可能。これまではNAS・ファイルサーバーで運用してきたが、今後の使い勝手を考えて、一気に引っ越しを考えている場合にはおすすめ。アカウントごとに、ディレクトリ単位で細かく権限の設定・変更・削除が可能。その他、IPアドレス制限や管理者を含むすべてのアカウントのログを管理できるなど、セキュリティも充実している。
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（出所：Everidays公式Webサイト）
ユーザー数無制限で利用できる点が特長の、法人向け国産オンラインストレージサービス。すべて日本国内のデータセンター（Microsoft Azure）に保管・多重バックアップ、2段階認証や操作ログ取得、漏洩リスクを低減のためにファイルを端末と同期しない点など、テレワークやBCP対策を意識したセキュリティ体制が取られている。
使い勝手を高める機能が充実しており、エクスプローラー風のファイル操作、キーボードでの操作、ファイル排他編集、10世代の履歴管理など。ワークスペースという概念での共有やChatworkやSlackとの連携など、チームとしての生産性を高める点に注力した作り。
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（出所：使えるファイル箱公式Webサイト）
ユーザー数無制限で何人でも一律料金で利用できるファイルサーバー型クラウドストレージ。新規で1年間契約した場合の全額返金保証制度あり。管理画面で必要な容量を設定するだけでストレージを拡張することが可能。基本料金を抑えた上で柔軟に容量を追加できるコストパフォーマンスの高さが特長だ。取引先へアカウントを発行し、プロジェクトや取引先ごとに共有フォルダを設定できるため、外部との共有フォルダの管理にも利用できる。
2要素認証、ワンタイムパスワードや遠隔データ削除などのセキュリティ対策も充実。社員一人ひとりにユーザー権限を与えることで、アカウント毎のファイルアップデート、ダウンロード、削除、履歴の確認などもできる。独自仮想ドライブ技術によりエクスプローラーやFinderで利用できるため、使い慣れた方法でデータのアップデート、ダウンロード、共有が可能。
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(出所：DirectCloud公式Webサイト)
ユーザー数無制限で月額30,000円から利用できるオンラインストレージ。エクスプローラーでクラウド上のファイルを直接編集できる操作性の高さに加え、セキュリティ・管理など様々な面で海外の大手ファイル共有サービスと同等レベルの機能を備える。
その他、マニュアルなしで直感的に操作できるUI、IT管理者がいなくても初期設定できる「簡単設定」など使いやすさにこだわった作りが売り。
厳格なファイル管理ができる点や、自社でセキュリティポリシーに沿った形でファイル運用できる点も人気。ツリー構造のインターフェースを使ってグループごとに設定ができるため、組織や利用シーンに応じてグループに属しているユーザーに対して使用機能の制限が可能。
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(出所：Fleekdrive公式Webサイト)
世界190カ国での導入実績を誇る、企業利用に特化した国産のオンラインストレージ。誰でも操作しやすいUIとモバイルアプリを活用し、リモートワークや外出先などからでもスムーズにやり取りできる。社外へはアカウントなしでファイルを共有することが可能。フォルダの階層が一目でわかりやすくなるツリービューや、ファイルの同時編集、ファイル上でのチャット・コメントなど、生産性向上に役立つ機能を搭載。
データは国内の複数拠点のサーバーで保管。ファイルやフォルダごとのアクセス権限の設定からIPアドレスの制限、ファイルの暗号化やウイルスチェックまでセキュリティも充実。シングルサインオン（SSO認証）にも対応し、安全なファイルの管理を支援する。
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(出所：Dropbox Business公式Webサイト)
世界40万社以上で導入されているオンラインストレージサービス。いつでも、どこでもチームで共同作業ができる、豊富な共有機能を備えている。通常なら分散されているGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Microsoft Officeのファイルなど、すべてをDropboxで保管でき、しかも、PC、モバイルデバイス、Webブラウザから簡単にアクセス可能。
ファイルに限らず、SlackやZoomなどチームでよく使うツールを1か所でまとめて管理し、チームのファイルや会話を同じ場所で維持することもできる。
社内メンバーだけでなく、社外メンバーともファイルを共有していく場合、ファイルの安全な受け渡しにも強いサービスがおすすめです。
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（出所：クリプト便公式Webサイト）
野村総研系の情報セキュリティの専門会社が運営するファイル転送・オンラインストレージサービス。「配達証明による書留にも劣らない安心感」を謡うセキュリティの高さが特徴で、ミスや悪意から守る機能やセキュリティ対策が充実している。
やり取りできる宛先を絞り込む「グループ」機能、やり取りの自由度を絞り込む「ユーザー（ロール）」機能によって、万が一の情報漏洩が及ぶ範囲を最小化できる。監査対応にも長けており、ユーザーの送受信ログや管理者操作ログの取得機能なども備え、大手金融機関の厳格な監査にも対応可能。機密情報のセキュリティ対策としてクラウド化を検討する企業には最適。
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（出所：SECURE DELIVER公式Webサイト）
富士フイルム系が提供する法人向けのクラウド型ファイル転送・オンラインストレージサービス。最大100GBまでデータを送付できるため、動画やDTPデータなど大容量ファイルも効率的に受け渡し可能。セキュリティも万全なため重要なファイルのやり取りも問題ない。
データはドラッグ＆ドロップでアップロードでき、受信する側も送られてきたURLにパスワードを入力するだけ。初めて使う人でも簡単に作業できる高い操作性が魅力。価格は利用した分だけの「従量課金制」のため、人数の多い企業で、ファイル共有よりも転送に重きを置く場合などは、高いコストパフォーマンスが望める。
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(出所：クロジカ 大容量ファイル管理公式Webサイト)
NASからのデータ移行無料サポートなど、導入負担が少ないオンラインストレージ。社外にファイル共有する場合も、ダウンロード用URLを作成して共有するだけ。アカウントを持たない取引先や顧客、提携先にも手間をかけずにファイルを共有できる。
安全性にも長けており、共有フォルダごとに再共有や編集権限の可否を設定可能。その他、ファイルごとにパスワードをかけたり、閲覧可能期間を設定可能。ログ管理機能も搭載しているため内部統制にも有効。
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クラウドファイルサーバーは社内ファイルサーバーに比べ、「運用の手間が省ける」「拡張性が高い」「テレワークでもスムーズに業務を進められる」などのメリットが見込めます。
その一方、ファイル共有に関しては、「どこに何があるのか分かりづらい」「開くのに時間がかかる」など操作性が損なわれる恐れがあります。サービスの中には、エクスプローラーのようなツリービューでファイルを保管・表示してくれるもの、デスクトップから直接ファイルを操作できるものなど「生産性を高める機能」を備えたものも存在します。
サービスを導入する場合には使い勝手の良さだけでなく、「自社のセキュリティポリシーに合っているか」「認証連携できるか」などをチェックしながら、比較検討していきましょう。
クラウド型のファイルサーバーをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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オンラインストレージ（ファイル共有）
また、サービス選びで最も頭を悩ませる「自社に必要な機能とセキュリティ」のチェックについては、どの点を確認して検討を進めるべきかこちらでガイドしていますので、ぜひご覧ください。
オンラインストレージ（ファイル共有）
なお、法人が無料で利用する方法については、こちらの別記事「無料のオンラインストレージを法人でも使えるか？2つの方法とは」でもご紹介しておりますので、あわせてご覧ください。
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