郵便物の確認・受け取り作業を効率化したいと考えている総務部門担当の方へ。郵便物管理サービスの機能やタイプ、各サービスを比較する際のポイントについて、おすすめのサービスと併せて紹介します。
郵便物管理サービスとは、個人や企業に配送される郵便物を代わりに受け取り、効率的かつ安全に管理してくれるサービスのことです。従来は、郵便物の受け取り・保管・転送が主な利用目的でしたが、最近は郵便物のデジタル化、不要物の廃棄、セキュリティ対策、ストーカー対策といった現代のニーズにも対応するサービスが増えています。
| 目的 | 利用シーン |
|---|---|
| 不在時の郵便物受取 | 出張や夜勤など、自宅を空けることが多い方に向けて、私書箱を提供します |
| プライバシー保護 | 自宅の住所を公開しないために、私書箱番号や貸し住所を使用。芸能人やインフルエンサー、副業をしている会社員などに多く利用されています |
| ビジネス用途での利用 | 会社設立、名刺、ウェブサイトに掲載する住所として私書箱番号や貸し住所を利用。最近は、バーチャルオフィスとしての利用も増えています |
| リモートワーク時の郵便物受取 | 取引先から送られるサンプルや書類の受取場所として私書箱番号や貸し住所を指定。リモートワークメインの企業で利用されています |
郵便物管理サービスの主な役割は、「1.郵便物の受け取り」「2.郵便物のデジタル化」「3.郵便物の転送」「4.郵便物の破棄」「5.その他の機能」の5つ。それぞれの具体的な機能について詳しく解説していきます。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 私書箱 | 専用の私書箱を提供。私書箱を利用することで、自宅住所を公開することなく安全に郵便物を受け取れる |
| 貸し住所 | 法人登記や名刺にも記載できるビジネス用の貸し住所を提供。一等地の住所をレンタルし、顧客からの信頼性を高めるといった使い方もできる |
| 不在時の対応 | 頻繁に、あるいは長期的に家を空ける場合、代わりに郵便物を受け取る |
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| スキャン | 届いた郵便物の送り状や書類などをスキャンし、デジタルデータとして保存 |
| PDF化 | スキャンしたデジタルデータをPDF化。PDF化されたデータは、オンラインで閲覧可能 |
| OCR | OCR技術を用いて、郵便物情報をデジタル化するサービス。郵便物が一覧で管理できるほか、キーワード検索も可能になる |
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 指定住所への転送 | あらかじめ指定した住所に、郵便物を転送。「週に一度」「隔週」「月に一度」など、転送頻度を選択できるサービスも |
| 転送方法の指定 | レターパックやゆうパック、宅配便など、様々な転送方法を指定できる |
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 不要物の処分 | オンライン上で「不要」「処分」などと指定した郵便物を、廃棄するサービス |
| 溶解処理 | セキュリティ対策として、専用業者による郵便物の溶解処理を依頼できるサービス |
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 到着通知 | 郵便物が届くと、メールやLINEなどで通知を受け取れる |
| 写真確認 | 届いた郵便物の写真を、オンライン上で確認できる。これにより、中身確認前に必要か否かの判断が可能 |
| チーム共有 | 届いた郵便物に関する情報を、オンライン上でメンバーと共有できる機能 |
郵便物管理サービスを選ぶ際には、サービスの導入目的を明確にすることが大切です。郵便物管理サービスは、導入する目的によって以下の4つのタイプに分類されます。
専用に発行された住所での郵便物の受取代行や、自社の現住所に届いた郵便物を確認・回収したうえで管理してくれる回収業務に対応したタイプ。郵便物の受取・管理にかかる負荷を軽減したい場合におすすめです。
たとえば「atena」の受取代行では、専用住所に郵便物が配達されると外装と差出人名が通知され、オンライン上でPDF化・転送・破棄を選択できます。また、自社のポストに届いた郵便物の回収・管理を委託するオプションサービスも用意。
専用の私書箱での郵便物受取に加え、届いた郵便物の情報をデジタル化し、一括管理してくれるタイプ。請求書や書類といった郵便物の中身をスキャンするため、すべての郵便物の中身までオンライン上で確認できるようになります。
たとえば「fuuto」では、専用住所に届いた郵便物をスキャンしてPDF形式に変換。ユーザーは必要なPDFだけを保存・印刷することで、不要なコストや保管場所を削減できます。また、デジタル化された郵便物情報のキーワード検索も可能です。
総務部における管理業務を効率化したい場合に適したタイプ。企業に届いた郵便物や荷物を管理簿で一括管理する、従業員宛てに郵便物が届いた旨をメールやチャットツールで通知するといったサービスを提供します。
たとえば、郵便物のAI自動処理アプリ「ScanPod」は、複合機でスキャンした郵便物情報をAIで自動解析し、仕分け・ファイリングできます。更に、文章の内容から担当者やチームを推測してメールで通知。リアルタイムでのチーム共有が可能です。
郵便物の受け取りや転送だけでなく、バーチャルオフィスとして住所を法人登記にも利用したい場合に適したタイプ。
たとえば「DMMバーチャルオフィス」では、住所を法人登記でき、自宅住所を公開しない安全な郵便物受取を実現します。届いた郵便物は、自宅や企業への定期転送や個別転送、来店受取、処分といった対応が選べ、オプションで毎日転送も可能です。
自社の導入目的に合ったサービスのタイプを把握したら、以下の3つのポイントをもとに、具体的なシステムを絞り込んでいきましょう。
企業の住所など、指定した1カ所だけに郵便物を転送するのではなく、その都度転送先を変更したい場合は、個別転送に対応しているサービスがおすすめです。たとえば「健康保険証などが届いた場合、そのまま従業員の住所に転送する」といった使い方ができます。
「atena」の場合、freee人事労務やSmartHRと連携することで、リストにある住所への個別転送が可能です。郵便物の転送作業が不要になるだけでなく、その都度宛名や住所を入力する手間も省けます。
自社のポストに届いた郵便物を回収してほしい場合、どのエリアまで対応しているか事前に確認しましょう。たとえ都心部であっても、サービスが受けられるのは都内の一部のみというのが現状です。
「TODOKER」では、直接郵便物を回収しに行く「回収プラン」を提供していますが、対応エリアは都内9区（一部対象外あり）のみ。また、「atena」でもオプションで回収サービスを依頼できますが、現在は東京都内のみの対応です。
郵便物が届いた場合、メールやチャットツールで通知が来るサービスが増えていますが、連携可能なツールはサービスによって異なります。既存のコミュニケーションツールがある場合は、事前に連携可否を確認しておきましょう。
たとえば「クラウドメール室」は、メールやSlackでの通知に対応。また「atena」はSlack、Microsoft Teams、Chatworkとの連携が可能です。
受取代行・ポスト回収に対応する郵便物管理サービスを紹介します。
（出所：atena公式Webサイト）
ポストに届く郵便物を、オンライン上で確認できる郵便物受取サービス。郵便物の届け先を専用住所に設定しておけば、チャットやWebで郵便物が確認できるうえ、中身のPDF化や破棄、転送もワンクリックで完了する。郵便物受取時やPDF化完了時には、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkから通知が届き、管理期間中はオンライン上で送り主や中身（スキャンした場合）、コメントなどから郵便物の検索が可能。
破棄せず残した郵便物は、月に2回まとめて指定した住所に転送。SmartHRと連携すれば、従業員の自宅などへの個別転送にも対応できる。
（出所：クラウドメール室公式Webサイト）
総務部に代わって、オフィスに届く郵便物をデジタル管理するBPOサービス。郵便物の届け先をクラウドメール室宛てに指定する「転送プラン」と、自社ポストに届く郵便物を回収してもらう「回収プラン」の2タイプを提供している。
郵便物がクラウドメール室に届いた後は、画像とともに受取人宛てに通知が届き、オンライン上で確認できるようになる。PDF化の依頼のほか、健康保険証や住民税の決定通知書などの個人宛ての転送もワンクリックで完了。また、同社が提供する「トドケール」から、会計システムやクラウドストレージに連携すれば、データ管理も簡便に。その他、総務業務を効率化するオプションも多数そろう。
専用私書箱による受取代行を請け負う郵便物管理サービスを紹介します。
（出所：fuuto公式Webサイト）
請求書、書類、封筒といった郵便物を専用住所で受け取り、クラウドで一括管理できる郵便物マネージドサービス。私書箱に届いた郵便物をデータ化する一方、DMなどの不要な郵便物はそのまま破棄するなど柔軟に対応。企業における仕分けの手間や書類紛失リスクを解消する。
スキャニングした郵便物は、OCRでテキストデータとして保持することで、贈り主や日付だけでなく書類中のキーワード検索が可能に。部署ごとに住所を発行できるが、あくまでも企業の私書箱扱いとなり、個人宛て郵便物には対応できない点に注意が必要だ。発行した住所は法人登記にも利用できるため、コストを抑えたいスタートアップや中小企業におすすめ。
（出所：MailMate公式Webサイト）
郵便物をデジタル化してクラウド管理することで、郵便物の確認・管理を効率化する私書箱サービス。クラウドでデータを一括管理し、「郵便物のための出社を減らしたい」「海外滞在中の郵便物管理を委託したい」「法人登記用の住所を用意したい」といった企業の課題を解決する。
開封依頼をした郵便物は1営業日以内に開封・スキャンが行われ、ダウンロードや印刷が可能な高解像度のPDFとして確認が可能。転送依頼をすれば、2営業日以内に転送されるというタイムリーなやり取りに定評がある。チーム共有機能を活用すれば、チームメンバーはもちろん、弁護士や会計士などへのデータ共有も手軽に。
（出所：eポスト公式Webサイト）
池袋近くで郵便物、荷物の受け取り、受け渡しができるWeb管理型私書箱サービス。「ビジネス用住所が必要」「より安全に荷物を受け取りたい」といった悩みを解決する。
郵便物や荷物が専用私書箱や貸し住所に届いたら、メールとLINEで通知。ユーザーはマイページから郵便物を確認したうえで、転送、廃棄、スキャニングなどを依頼できる。冷蔵・冷凍便の保管、直接引き取り、海外転送など、オプションサービスが充実しているのが特徴。専門業者による溶解処分にも無料で対応しているため、プライバシーを重視する企業にもおすすめだ。
受取代行に加え、管理業務の効率化にも役立つ郵便物管理サービスを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：トドケール公式Webサイト）
スマートな総務・メール室を構築するための、郵便物・配達物のクラウド管理ツール&BPOサービス。関係者が、荷物の状況を双方向で把握・共有できる環境を構築し、簡単でスムーズな受け渡しを実現する。スマホにアプリをインストールしたら、会社に届いた荷物の写真を撮るだけで登録が完了。OCR機能で読み込まれたデータは台帳として蓄積され、同時に受取人（宛先）にも通知が届く仕組みだ。
受取管理だけでなく、発送管理にも対応。社外へ発送する荷物もスマホ1つで登録でき、追跡や検索にも手間がかからない。郵便物の管理作業を効率化するためのアプリなので、荷物管理業務を委託したい場合は、前述の「クラウドメール室」が選択肢となる。
（出所：ScanPod公式Webサイト）
郵便物などの紙資料をデジタル管理するためのAI自動処理アプリ。会社に届いた郵便物を複合機でスキャンすれば、数分以内でAIによる記録、仕分け、PDF化、ファイリングが完了する。
AIが郵便物の情報を読み取ることで、文書名の提案、送受信の判断、内容やプロジェクト名によるタグ付けといった作業を実行。更には、文書の内容から担当者やチームを推測して自動で通知を行うなど、多くの工程を自動化できる。自社内だけで業務効率化を図れるため、セキュリティやプライバシーの面から外部委託は避けたい企業に適している。
バーチャルオフィスとして利用できる郵便物管理サービスを紹介します。
（出所：NAWABARI公式Webサイト）
東京・首都圏を中心に、日本各地の登記可能な住所を安価にレンタルできるバーチャルオフィスサービス。会員登録後、郵便物の受け取りや転送にかかる費用をデポジットしておくことで、都度払い不要で各種サービスが受けられる。
届いた郵便物は、マイページから確認が可能。同ページより転送・廃棄の指示はもちろん、オプションで郵便物の開封・読み込み、PDF化も依頼できる。転送日は毎週水曜日。前日の午前中までに指示しておけば、それまでに届いた郵便物がまとめて転送される。更に、届いた荷物すべてにGPS・盗聴器チェックを実施するなど、セキュリティ対策も万全だ。
（出所：GMOオフィスサポート公式Webサイト）
東京を中心に、日本の主要都市から住所が選択できるバーチャルオフィス。法人登記のほかに、郵便物転送サービスやコワーキングスペース利用、ビジネス支援といったサービスも提供している。
150g以内の郵便物であれば、転送費用は無料。それ以上のサイズは適宜、追加料金が発生する。受取対象外の荷物が届いた場合には不在表通知が届くため、別の住所への転送手続きが行える。住所レンタルのみの「転送なしプラン」もあるが、法人登記を利用したい場合は各種転送プランの契約が必要。法人銀行口座の開設やビジネスクレジットカードの作成、会計ソフトの導入など、幅広いサポートをお求める事業者におすすめ。
（出所：DMMバーチャルオフィス公式Webサイト）
一等地オフィス住所をレンタルできるバーチャルオフィスサービス。「スマホでOffice」をコンセプトに、郵便物の転送をはじめオフィスに必要な機能をスマホから利用するためのシステムを提供する。
オンライン申し込みをすれば、最短即日から利用可能。オフィスにはスタッフが常駐しているため、緊急時はもちろん来客や荷物の即日転送にも対応できる。届いた郵便物の情報は、写真とともにLINEで通知。基本は毎週水曜日が転送日だが、定期転送日や転送頻度も簡単に指定・変更でき、企業ごとに受け取り方をカスタマイズできる。必要に応じて、毎日転送にも対応（オプション）。
郵便物管理サービスとは、配達された郵便物を代わりに受け取り、効率的かつ安全に管理してくれるサービスのことです。不在時の郵便物受取だけでなく、プライバシー保護やリモートワーク時の受取代行、郵便物管理の効率化など、様々な目的で利用されています。
郵便物受取サービスは、大きく以下の4つのタイプに分類されます。
シンプルに受取のみのサービスから、郵便物を受け取って開封し、情報をデジタル化したうえで一覧表示してくれるサービスまで様々。比較する際は、以下の点にも留意すると選びやすくなります。
まずはサービスを依頼する目的を明確にし、そこから具体的なポイントで絞り込んでいくのがおすすめです。郵便物の受取に関する業務を効率化し、担当者の負担を軽減するためにも、この記事を参考に郵便物受取サービスの利用を検討してみてください。
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