最終更新日:2020-12-01
入試業務、入学までの管理業務を効率化したい、入試データを出力したい、校内の働き方改革を進めたいという、このようなご要望をお持ちの方に対して、入試システムの概要や強み、おすすめの入試システムサービスをご紹介します。
入試システムとは志願者への説明会の開催から、受験願書の受付、入試テストの集計、入試結果の合否判定、入学手続きの確認までの入試業務を一括管理することで、学校法人の入試関連業務を効率化するためのシステムです。入試システムに関連したシステムとして挙げられるWeb出願システムは、願書受付や合否照会など入試システムの一部に含まれます。
また、入試の実施形態としましては、大学と中学・高校ではだいぶ異なること多いため、ここでは、主に中学校・高校向けの入試システムを対象にしています。具体的に入試システムはどの業務をどのように効率化するのか、次頁でご紹介します。
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入試システムを導入することにより、次の9つの業務の効率化が期待できます。
説明会の予約受付や変更などの業務は入試システムの一部機能である説明会予約機能を導入することで効率化します。ある学校では、従来から説明会の予約はWebサイトで受け付けていましたが、予約日程の設定や変更などの作業は簡単には行えず、都度Webサイト制作会社に依頼する必要がありました。
そこで予約枠の増減を学校側が自由に変更できる説明会予約システムを導入し、Web制作会社に依頼しなくてもすぐに説明会の調整ができるようになりました。また学校職員だけでなく受験生にも見やすい予約サイトになり、応募しやすくなることで説明会の予約数が20％も増加した例もあるようです。このように説明会の予約システムの効率化は入試担当者の負担を軽減するだけでなく、説明会の予約数の増加というメリットをもたらします。
入試システムでは受験生がWeb上で願書を入手できるため、願書請求に基づいて行ってきた人海戦術による願書の印刷や送付といった事務作業が省けます。もちろん、願書に関する印刷、保管や郵送などにかかる費用の削減にもつながります。
従来の紙媒体での出願受付だと、膨大な出願書類をExcelなどに入力する必要があり、入試担当者の負担は相当なものになっていました。またExcelにはチェック機能がないため、入力間違いや漏れなどのミスが避けられないことも課題でした。
入試システムでは出願者が入力した情報がそのままデータとして移行するため、いちいち情報を入力する必要がありません。それに、入試システムの入力画面では入力漏れや入力間違いがあると先へ進めない機能が備わっているため、志願者による入力ミスが大幅に減ることで、願書の確認作業に費やす時間の短縮化も期待できます。
これまで、学校側は受験票を印刷して受験生に送付する必要がありました。入試システムであればWeb上で受験票を表示されるので、受験生自身が印刷して持参することができます。そのため学校側は受験票送付の手間が省け、受験票の未着や紛失の問題も解決。試験日に用いる顔写真一覧資料や座席番号シールの印刷も自動化でき、万全の態勢で試験日当日を迎えられます。
入試システムではクレジットカードやコンビニ払い、ペイジー決済、銀行振込に対応しているため、従来のように振込用紙を送付する必要はありません。事前に受験パターンや割引をシステムに登録しておくと、自動的に受験料を計算し、過払いや不足といったトラブルから解放します。
近年、入試制度は多様化が進み、入試結果の集計や合否判定は複雑になっています。一方、合否に関する作業でミスは許されず、短期間で作業を終えなければなりません。入試システムでは合否を自動的かつ迅速に判定し、合格発表当日であっても対応します。またスライド合格や面接などの加点にも対応するため、面倒な手計算は必要ありません。入試の得点や偏差値の分析、併願校別の平均点も自動的に集計、表示します。
一昔前は校内での掲示による合否発表が一般的でしたが、現在はWebでの発表が主流です。入試システムでは個々の志願者に対して自動的に合否通知を行います。従来のように合否通知書の郵送や合否発表の掲示への準備作業は不要です。また郵送が不要になることから、郵便代などの経費もかかりません。
入学手続きも多様な入試形態により複雑になる一方、迅速な事務手続きが求められています。一方、マンパワーでの対応には限界があり、入試システムの導入による入試担当者の負担軽減とミスの低減が欠かせません。
従来は入学金の支払いは銀行振り込みが主流で、入試担当者が振込用紙を準備・送付する必要がありました。入試システムではクレジットカード、コンビニ払い、ペイジー決済をはじめとする各種支払に対応し、画面上で支払えるため、振込用紙を準備する手間が省けます。入金されると即座に管理画面に反映されます。また、未決済の合格者に一斉メールが行えるため、確実かつ迅速な集金業務が行えます。
入試業務がデータ化、そして一元化されることから、入試に関する様々な資料も自動的に作成可能です。
例えば、出身校別の願書の受付状況管理や、全体の出願状況を試験別、日付別、入試区分・コースごとにフィルタリングしてExcelファイルへエクスポートすることや、合格者・不合格者の得点順、出身校別の一覧表の出力など、簡単操作で作成することが可能です。また個々の入試結果は入学後の成績に連携でき、進路指導に役立てることができます。なおWeb出願に特化したシステムでは入試資料の作成サービスは含まれないことが多いです。
入試システムは大きく2つに分けられます。1つ目はWeb出願に強いシステムで、主に出願の受付や受験料の支払いに対応します。
2つ目はWeb出願だけでなく入試結果の管理や入学手続きなど幅広くカバーしたシステムです。入試業務を幅広くカバーするタイプでは入学後の教務システムと連携できるものが多いです。また中学・高校向けと大学向けの入試システムではサービス内容が異なるので、検討・導入の際にはご注意ください。
まず、Webでの出願に特化した入試システムをご紹介します。
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(出所：LeySer Web出願公式Webサイト)
「レーザー学校会計」など学校の管理システムを手掛けるメシウス株式会社の中学・高校向けのWeb出願システム。願書の受付、受験票の発行、志願者名簿の作成、受験料の決済に対応。
設定画面では推薦入試や帰国子女入試をはじめとする入試区分やコースの設定を自由に行える。全体の出願状況は試験別、日付別、入試区分、コースごとに確認可能。受験料決済はクレジットカード、コンビニ、ペイジーに対応。オプションとして合否照会、入学金決済、説明会予約を用意する。その他、志願者への24時間対応のコールセンターなどサポートも充実。
(出所：miraicompass公式Webサイト)
私立中学、高校専用のWeb出願システム。イベント予約、志願者情報登録、試験選択、受験料決済、受験票発行に対応。一度、ID（メールアドレス）を登録すると、miraicompassの採用校では同一のIDで出願ができるのが特長。すでに1,000校もの小学校、中学校、高校で使用。
受験生や学校に寄り添ったきめ細かいサービスも充実。受験生に対しては24時間対応のコールセンター、FAQ、案内サイトのほか、学校に対しては専用サポートデスクがあり、毎年の入試改訂にも対応する。
(出所：SCHOOL AID Web出願公式Webサイト)
私立中学・高校専用のWeb出願システム。これまでもキヤノン電子テクノロジーズ株式会社では私立中学・高校向けにサービスを提供してきた。その中でSCHOOL AID Web出願は募集要項のダウンロードから出願受付、受験料の支払い手続きといった入試の出願業務に特化。
出願情報の入力ではシステムチェックや入力確認画面により出願情報の入力ミスや入力漏れを防ぐ。出願者情報一覧はExcelファイルで出力可能なため、他の入試管理システムとのデータ連携もできる。
![インターネット出願システム[株式会社ユニバーサル・サポート・システムズ]公式Webサイト](https://www.aspicjapan.org/asu/cms/wp-content/uploads/2020/11/shu008.jpg)
(出所：インターネット出願システム公式Webサイト)
中学、高校向けのWeb出願システム。出願情報の管理から合否通知、入金状況の確認まで対応。幅広く対応するWeb出願システムでありながら、出願1名あたり2,500円という低価格が強み。しかもメンテナンスコストは無料となり、打ち合わせなしに最短即日から利用可能。一方、簡単操作で標準テキストの変更ができるカスタマイズ機能があり、低コストだけでなく応用性も兼ね備える。
Web出願システムに特化しているため教務システムはないが、使用中の学籍管理システムとはAPI連携。また別料金で多言語（英語、中国語、韓国語、ベトナム語）にも対応。
(出所：Ckip公式Webサイト)
中学、高校向けのWeb出願システム。出願処理から合否通知、入学金決済まで対応し、全国の中学、高校からの要望をシステムに反映しているのが特長。たとえば願書に貼られたバーコードをスキャンすると出願者の情報がパソコン上に表示される願書バーコードスキャン機能を搭載。また同じ中学校の生徒を連番にするなど、受験番号を自由に変更できる機能も搭載。
コスト面でもアクセス集中を防ぐ独自技術によりサーバー増強の必要性はなく、低価格を実現している。
続いて、入試管理業務全般を効率化するシステムをご紹介します。
(出所：School Gear 高校版公式Webサイト)
高校向けの教務システム。学籍管理、教育課程管理、成績管理、証明書発行といった基本機能とは別にオプションのひとつに入試管理がある。入試管理では出願者の個人情報、出願情報、入試結果、手続状況を管理。願書の受付情報から帳表を出力できる。なお入学者情報は基本機能やその他の機能との連携は可能。
(出所：高等学校向け入試管理システム公式Webサイト)
高校向けの入試管理システム。願書の受付だけでなく、入試の管理・分析にもウエイトを置くシステム。一般入試（単願・併願）、推薦、面接など多種多様な試験に対応。オプションでマークシートの自動採点も行っている。合否判定後の資料では合否一覧表を受験番号別、中学別、得点順に出力可能。入試分析では部活別の合格者一覧も作成できる。また1万円から機能が追加できるという低料金も見逃せない。
(出所：スクールマスターZeus公式Webサイト)
私立小学校、中学校、高校向けの教務、入試管理システム。基本機能は教務をカバーし、オプションとして「Web出願」と「入試」がある。パソコンが苦手な方でも感覚的に操作できるデザインを導入している。
合格者名簿は教務と連携し、入学時の点数から成績推移が一目でわかる追跡調査票が備わっている。また入試結果は得点や偏差値分布の表示や入試区分ごとの集計もでき、今後の入試の作成に役立つ。また学校職員のパソコンの端末情報を識別しアクセスを制御する特別セキュリティを搭載する。
また、専門学校や大学で多く導入されているサービスも一つご紹介します。
(出所：The Admissions Office 公式Webサイト)
願書提出の手続きから合格発表まですべての入試業務の一括管理が可能な世界標準モデルの入試システム。大学側の業務効率の向上だけでなく、複数の大学間で共通のフォームを利用することで、志願者が同じ情報を何度も入力する手間を減らせ、学生の負担軽減につながる点も特長。早稲田大学や慶應義塾大学をはじめ、日本中の大学・
複雑な出願書類作成でも自在にオンライン化できる高機能なフォームエディタや、アカウントごとの権限管理機能、受験票・郵送物等管理機能など、国内大学の要望を元に開発された機能が充実している。自由度の高い募集フォーム作成機能は、学部ごとに異なる入試フローにも柔軟に対応。日英対応なので外国人学生の募集にも活用できる。
入試システムを導入すると印刷代や郵便代などの経費の削減はもちろん、学校職員の労働時間を削減できることから働き方改革にもつながります。またシステムにより自動化されるため、ミスを大幅に低減できます。
2020年に入り社会全体のオンライン化が加速していることから、入試システムを導入しやすい環境にあると言えます。それに受験生や保護者からは学校のオンライン化への期待がこれまで以上に高まっています。入試システムや入試管理システムは多くのシステムがあるため、導入前の事前調査は欠かせません。御校の業務実態や実現したいことを確認した上で、提供会社側と相談しながら、システムを導入することをおすすめします。
なお、Web出願システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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