RPAの導入により入力業務などの単純作業を効率化したいという方へ。RPAの概要や、メリット・デメリット、活用策からRPAツールの選び方までご紹介します。
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RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、データ転記や情報収集といった定型業務をロボットで自動化する仕組みを指します。一度ロボットを作成すれば、決めた業務を代行してくれるため、人手不足の解消や人的コストの削減に役立ちます。
そして、ロボットの作成・管理や、RPAを活用するにはRPAツールが必要です。RPAツールを用いて自動化したい業務をロボットとして作成すると、ロボットは登録された手順やタイミングに従って仕事をこなします。
RPAの主な活用シーンに、以下のようなものがあります。
RPAツールの選び方や、ツールの具体的な特徴について知りたい場合は「RPAツール比較14選！種類・料金相場・活用のコツや選び方」をご覧ください。
また、クラウドライプのRPAツールについては、「クラウド型RPA製品の比較8選。特徴や違いは？」の記事で詳細をご紹介しています。
なお、RPAツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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RAPの導入メリットとしては以下の7点が挙げられます。
データ入力や転記作業、データの突合、ファイル作成・変換といった定形作業の自動化がRPAの得意分野。たとえば、PDF形式の発注書の内容を読み取って、受注管理システムへ入力する転記作業も自動処理で完結できるので、大幅な業務効率化が実現できます。
加えて、手作業にかかっていた人件費を削減できるのも大きなメリットです。たとえば、月初の請求書発行など、一時的な繁忙期を乗り切るために抱えていた余剰人員や、スポット増員が不要になります。
どれだけ気をつけていても、手作業をしている限りは作業ミスを完全になくすことはできません。しかし、RPAならミスなく正確に作業をこなせます。加えて、人間のミスを未然に防ぐ安全機能のような役割を果たすメリットも。
また、「従業員によって作業手順が異なる」「成果物の品質にバラつきがある」といった課題の解決にも有効です。更に、ロボットが作業を代行してくれるので、従業員の教育にかかるコストも削減できます。
入力作業などのルーティンワークをロボットに任せることで、従業員は企画の検討や業務改善といったやりがいのある仕事に注力できるように。そこから従業員満足度（ES）の向上などの効果が見込めます。
ルーティンワークに割いていた時間を創造的な仕事に充てることで、従業員の成長にもつながるでしょう。
ロボットは24時間365日稼働できるので、深夜や早朝などの従業員の労働時間外にも作業を進められます。そのため、「データ取得のために誰かが早朝出勤しないといけない」「月に何度が深夜作業の当番がある」といった、労働環境に関わる課題の解決に役立ちます。
ロボットに作業を移行することで、繁忙期あるいは慢性的な残業を減らす効果も期待できます。
データベースから必要な情報を複数探し出して分析をした後に、フォーマットに入力をして資料を作るといった複雑な作業も、RPAなら短時間でミスなく完了できます。複雑な定形作業を効率化するのに加えて、対応スピードを短縮することで、顧客満足度の向上にもつながります。
また、定形作業にかかっていた時間をコア業務に充てることで、サービス品質の向上も期待できるでしょう。
RPAツールを導入する前に行う、業務内容の調査や業務フローの確認が、従来の業務を改善するきっかけになりえます。
また、業務の自動化を進めていくうちに、現場からその業務自体の是非や効率化のアイディアといった声が自発的に上がるといった効果も。無駄な仕事を減らしていくことで、業務効率化への機運が高まります。
RPAツールを使えば、感覚的にロボットの設計・変更ができるため、現場目線でのDX推進にもつながります。
現場目線で作成したロボットは実用性が高く、情報システム部門とのやり取りも不要に。また、業務フローやルールの変更にも、迅速かつ柔軟に対応できます。
先述したとおりRPAツールには、数多くのメリットが期待できます。一方で、うまく導入効果がでない場面や、デメリットに直面することも。ここではデメリットになりうる点と対策方法について解説します。
導入時には、RPAツールの選定や指示書の策定、業務の洗い出しやといったコストが発生します。導入後にも、従業員への研修はもちろん、ロボットの作成や動作テストといった作業が必要に。
これらの作業を通常業務と並行して行うことは難しく、専門の会社に外注するケースも。また、RPAツール自体に最低でも年間数十万円がかかるため、ロボットで自動化できる業務が少ないと、コストに見合った効果は得られません。
＜対策＞
RPAツールの導入を検討する際に、「自動化できそうな業務はどのくらいあるのか」「自動化によって、どのくらいのコスト削減が見込めるのか」といった費用対効果を十分に精査しておきましょう。
RPAを導入したらロボット作成の前に、運用ルールの策定や操作方法の学習、オリエンテーションなど、やらなければいけないことがたくさんあります。そのため、「情シス担当者リソースが足りなくなる」「なかなか運用に乗せられない」といった恐れが。
加えて、導入フェーズをおろそかにすると、運用段階でトラブルが発生するかもしれません。
＜対策＞
自社リソースに不安がある場合は、サポート体制が充実しているベンダーを選択しましょう。ベンダーのサポート範囲はヘルプデスクやトライアル支援サービス、社員教育、シナリオの作成やロボット作成支援など様々なので、支援方法（アドバイスのみか、代行依頼ができるのかなど）と一緒に確認しておくのがおすすめです。
導入後にベンダーを切り替えると、「実用まで時間がかかりすぎる」「切り替えコストがかかる」といったリスクがあるため、慎重に見極めてください。
ロボットは決められたルールに基づいて作業をするため、使用する帳簿や記入項目が変われば、修正が必要になります。適切な修正を行わないと、誤作動が発生して業務に支障をきたしてしまいます。
また、RPAは何らかの理由により勝手に停止するリスクがあります。自動停止する要因としてWi-Fiの切断やGoogle Chromeなどのブラウザのバージョンアップ、OSのアップデートなどが挙げられます。
＜対策＞
メンテナンスや管理が必要となることを前提に、運用ルールやフローを策定しておきましょう。導入時にベンダーに、ノウハウを提供してもらうのも一手です。RPAを自前でメンテナンス・修正する専門チームを作っておく、現場や社員に使いやすいRPAツールを選定するといった対策も有効です。
また、運用ルールの中に、事前に停止した際のフローやテスト項目、メンテナンス方法を盛り込んでおけば、停止リスクも低減できます。
RPAで１つのシステム・アプリの動作を自動化するだけでは、十分な業務効率化ができない場合も。しかし、複数のシステムを連携させて業務プロセス全体を自動化するのは難易度が高いため、RPA導入自体を断念してしまうケースも見られます。
＜対策＞
近年では、複数のシステムをつないで業務全体を自動化する「ハイパーオートメーション」が主流になりつつあります。たとえばAI-OCRとRPAを組み合わせることで、紙の書類をデータ化し、そのデータをほかのシステムに入力するといった作業も自動化可能に。
ただし前述の通り、複数システムを連携させることは容易ではないため、外部システム連携のノウハウを持つベンダーを選ぶのがおすすめです。中には、他社と提携してサポートをしてくれるベンダーも。
また、RPAのタイプによって連携できるシステムの得意・不得意が異なるため、事前にチェックしておきましょう。
AI-OCRの活用も視野に入れている方は「AI OCR比較15選！OCRとの違い、選び方、利用上の注意点まで」もご確認ください。
RPA導入にはセキュリティリスクも伴います。たとえば、「サイバー攻撃によってロボットが乗っ取られて不正なアクセスを行う」「誤作動による想定外のトラブル」など、様々なリスクが想定されます。
＜対策＞
金融機関をはじめ機密性の高い情報を扱う組織では、デスクトップ型かサーバー型のRPAを利用するなど、セキュリティリスクを抑制するための対策が必要不可欠に。また、ユーザーや部署ごとに権限を出し分けるのも有効な対策です。
RPAツール側にも「ログの取得・保存」「エラー通知」といったセキュリティリスクに備えた機能が搭載されています。安全性を重視したい場合には、これらの機能が充実したツールを選んでください。
RPAの更に詳しい選び方については、こちらの選び方ガイドでも解説しています。
RPAツールの選び方ガイド
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RPAを導入すると、「手作業の削減と業務効率化」、「時間の有効活用とそれによる成果の向上」、「コスト削減」、「作業ミスの抑制」、「対応スピードの向上」、業務見直しのきっかけになる」、「スケジュールを短縮できる」、「現場レベルで設計、開発ができる」など、様々なメリットが期待できます。
書類記入といった事務作業の効率化により、コストを大幅に削減。更に、24時間365日稼働できるため、業務の時短につながり、全体のサービス向上や働き方改革にも貢献します。また、単純なヒューマンミスが甚大な被害を与えうると考れば、RPA導入は会社そのものを守ることにもつながるでしょう。
一方、RPAツールは決して安い買い物ではなく、導入後もメンテナンスや修正が必要です。そのため、社内にRPAを管理・運用する専門チームを作って、導入前の業務の洗い出しや見直しも行わなければいけないなど、金銭面でも人的リソース面でもコストがかかります。
これらのメリット・デメリットを比較検討したうえで、ぜひRPAツールの導入を検討してみてください。
スターティアレイズ株式会社
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