タレントマネジメントシステムの導入を検討中で、無料システムの利用も考えている人事担当の方へ。タレントマネジメントシステムを無料で使うための条件や、おすすめのツールを紹介します。
タレントマネジメントシステムとは、従業員の名前や部署などの基本情報に加え、スキル・適性・キャリア志向などの情報を一元管理することで、適切な人材配置や育成、評価を支援するシステムです。タレントマネジメントシステムは、紙やExcelと比べて、人材情報の更新や育成状況の追跡、検索などが容易に行えるため、案件の適任者探しや人事異動シミュレーションなどの効率化に役立ちます。
「従業員情報をデータベース上で効率的に管理できれば十分」という場合には、ノーコードツールを使って、自社でタレントマネジメントシステムを構築することも可能です。一方で、「従業員の期間別のパフォーマンスの可視化」や「採用からオンボーディングまでの新入社員のフォローアップ」など、従業員データの管理を起点に幅広い人事業務を効率化したい場合には専用のタレントマネジメントシステムがおすすめです。
本記事では無料で使えるタレントマネジメントシステムに加え、タレントマネジメント用途に利用できるビジネスツールを紹介します。
なお、無料で使えるシステム以外に、機能や使い勝手の面で有料版も検討している場合は「タレントマネジメントシステム比較14選。規模別タイプ分け紹介」をご覧ください。
タレントマネジメントシステムを導入することで、主に以下のようなメリットが見込めます。
| 適材適所の配置 | 従業員のスキルや経験が簡単に把握でき、部署やプロジェクトへの配置を適切に行える |
|---|---|
| 人材育成の強化 | 従業員の成長に必要な研修やキャリアパスを可視化する |
| 客観的なパフォーマンス管理 | 実績や目標管理を通じて、従業員の評価を適切に行う |
| 離職対策 | 退職リスクの高い社員を素早く把握して、対策を実施できる |
| 採用の最適化 | 採用データを蓄積、分析して、自社に合った人材の明確化や採用プロセスの効率化を図る |
| 人事業務の効率化 | Excelなどで管理していた人事情報をシステム上に集約。事務作業の負担を軽減する |
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 従業員データベース | 氏名、所属部署などの基本情報に加え、異動履歴や資格、実績などを検索可能な形で登録・管理 |
| 異動シミュレーション | ドラッグ＆ドロップなどの簡単操作で、従業員の異動・配置後の組織図を可視化 |
| スキルマップ | 従業員のスキルや育成状況を、図や数値で可視化 |
| 人事評価 | 人事評価に必要なデータを集計。甘辛調整、360度評価、コンピテンシー評価、OKR・MBOなど様々な評価軸による分析を、フォーマットの提供などにより支援 |
| eラーニング・研修管理 | 社員教育や資格取得支援のためのeラーニング、研修コンテンツを提供 |
| 採用管理 | 採用候補者の情報、選考状況、採用後のオンボーディングを一元管理 |
| システム連携 | ERP・給与システム・勤怠管理など既存のHRシステムと連携 |
タレントマネジメントシステムを無料で使うには、いくつかの条件や制限があります。以下、4タイプに分けて解説していきます。
利用期間やユーザー数に限りがなく、無料で使い続けることができるシステム。一方で、提供されている機能が限られているので、従業員情報の管理が主要な目的である場合に適しています。
「Smart Boarding 人材管理」は、従業員情報の管理や組織図の作成、配置シミュレーションといった機能を提供。有料サービスである「Smart Boarding 人材育成」の1機能である「人材管理機能」を公開しているかたちなので、無料で使い続けられます。
一定のユーザー数までは無料で利用できるシステム。管理できるユーザー数が多くないため、中小規模の事業者に向いています。
たとえばプロフィールビュアー「Proflly」は、従業員数20名まで無料で利用可能。従業員のスキルや資格、タグといったプロフィール情報をもとに検索ができるほか、従業員同士でメッセージの送受信を行えます。
ノーコードアプリ開発ツールを使って、タレントマネジメントシステムを構築する方法も。手間はかかりますが、タレントマネジメント用のテンプレートを利用すれば、比較的簡単に構築できます。
たとえばタスク管理ツール「ClickUp」は、従業員情報の管理、育成状況の追跡、採用管理など幅広い人事業務に活用できるUIテンプレートを提供。なお、無料プランでは制限なくゲストユーザーを招待できます。しかし、クラウドストレージのデータ容量が100MBまでなので、添付ファイルの容量に限りがあります。
ノーコードのデータベース管理ツール「Airtable」も同様に、人事向けテンプレートを提供。表計算ソフトのようなUI/UXで、従業員情報の管理や内定者のオンボーディング管理を行えます。無料プランでは1つのデータベースにつき1,000レコードまで利用可能です。
また、多機能なドキュメント作成ツール「Notion」でも、データベース作成機能を利用して、従業員情報の管理や人事評価の記録など、採用管理に役立つデータベースを構築できます。無料プランでは、ゲストユーザーは10名まで利用可能。すでに「Notion」を利用している場合には、コストをかけずにタレントマネジメントが行えます。
データベース作成機能を搭載したCRMシステムを、タレントマネジメント用途に利用することも可能です。
たとえばクラウド型CRMシステム「フリーウェイ顧客管理」は、自由な項目設定でシンプルなデータベースの作成が可能。従業員情報の管理にも活用できます。無料プランでは、ユーザーは3名まで、データは1,000件までという制限があります。
本記事で紹介する、無料のタレントマネジメントシステムを一覧表にまとめました。対応したい業務領域に応じて、自社に合ったシステムを選びましょう。
| システム名 | 対応業務 | 無料で使える条件 |
|---|---|---|
| Smart Boarding 人材管理 | 従業員管理、組織図作成 | なし |
| Proflly | 従業員管理 | 20名まで |
| Zoho People | 従業員管理、人事評価、人材育成、採用管理 | 5名まで |
| ClickUp | 従業員管理、採用管理 | クラウドストレージ100MBまで |
| Airtable | 従業員管理、採用管理（オンボーディング） | 1つのデータベースにつき1,000レコード、編集可能なユーザー5名まで |
| Notion | 従業員管理、人事評価、採用管理 | ゲストユーザー10名まで |
| フリーウェイ顧客管理 | 従業員管理 | データ共有できるユーザー3名、登録データ数1,000まで |
（出所：Smart Bording 人材管理公式Webサイト）
ノーコストでの組織管理を支援するタレントマネジメントシステム。従業員の基本情報の登録と検索、組織図の作成、配置シミュレーション、従業員の評価管理といった機能を利用できる。登録できる従業員情報は名前や部署などの基本情報のほかに、従業員による自己紹介や詳細な業務内容、目標など。自社独自の項目を作成すれば、人材の柔軟な検索やフィルタリングに活用できる。
また、有料の人材育成ツール「Smart Boarding人材育成」と併用すれば、ライブ型のオンラインレッスンを実施しつつ、従業員情報と紐づけた育成状況の管理が可能に。人材管理から育成までをワンストップでカバーする。
（出所：Proflly公式Webサイト）
従業員の強みや人となりを可視化するプロフィールビュアー。あえて人事評価機能を搭載せず、従業員の気軽なプロフィール記入・閲覧を起点に、社内のコミュニケーション促進に貢献する。
プロフィールには保有資格やスキル、得意分野、その他の個別タグなど多彩な項目を入力できる。各項目に入力された内容をもとに検索をすれば、課題解決の適任者や、共通の関心事を持つ従業員探しに役立つ。また、従業員同士で感謝のメッセージを送受信できる「サンクス」機能や、Slack上で「Proflly」のプロフィールを探せる連携機能など、部署や拠点を超えた社員交流を促す機能を豊富に備える。
（出所：Zoho People公式Webサイト）
全世界で1億人以上が利用するビジネスアプリケーション「Zoho」の労務管理ツール。無料プランでは、従業員情報の管理と休暇の取得管理機能を利用できる。従業員データベースでは、所在地・部門・部署といった組織構造に応じた情報に加えて、職務や給与分類、パフォーマンス別など柔軟な分類が可能。従業員を追加する際は、従業員IDを自動付与するほか、ZohoアプリやOffice 365など外部ツールとのデータ連携にも対応しており、データ登録の手間を軽減できる。
なお、有料プランでは採用管理や人事評価の管理、勤怠管理機能なども利用でき、人事・労務にかかわる業務を一気通貫で効率化する。
（出所：ClickUp公式Webサイト）
組織の生産性向上を支援するプロジェクト・タスク管理ツール。入力項目・ステータスを調整できるデータベース機能と、直感的かつ自由度の高いUIを活用して、タレントマネジメントシステムとしても活用可能だ。
採用、オンボーディング、従業員管理など人事業務向けにあらかじめカスタマイズされたテンプレートを提供している。リマインダーやチェックリスト機能を利用して選考状況の管理画面を作成したり、従業員のパフォーマンス追跡や目標管理に利用したりと、柔軟な運用が可能。また、ワークフローの簡易的な自動化も設定でき、データ入力の手間を軽減できるのも魅力。
（出所：Airtable公式Webサイト）
エクセルライクな操作感かつ、ノーコードで利用できる次世代型データベース管理・開発ツール。豊富なテンプレートが用意されており、人事、営業、マーケティングなど幅広い業務領域に役立つデータベースを作成できる。
人事領域では、従業員管理、人事評価の管理、組織図の作成、採用管理、オンボーディングなど、人事のワークフロー全体に対応できるテンプレートを提供している。また、Google DriveやSlack、LinkedInなど、多様な外部ツールとの統合・連携にも対応。Airtable上のデータ更新をLinkedInに自動反映するなど、人事業務の効率化とデータ一元化を同時に実現する。
（出所：Notion公式Webサイト）
ドキュメント・データベースの作成からタスク・プロジェクト管理まで、多彩な機能を備えるワークスペースツール。ドキュメント作成をベースに、様々な表示形式のデータベースや関数、画像やリンクを組み込んで自由度の高いワークスペースを構築できる。
複数のデータベース同士を連携してデータの自動反映などを行える「リレーション」機能を備え、別々のデータベースで管理している従業員情報や実績、人事評価などを紐づけるといった運用が可能だ。また、提供会社やユーザーが公開するテンプレートを利用でき、人事向けには従業員管理や採用管理、組織図作成といったテンプレートが公開・随時追加されている。
（出所：フリーウェイ顧客管理公式Webサイト）
シンプルかつ使いやすい画面デザインと操作設計が魅力の顧客管理・データベース作成ソフト。データベースの項目は数値、リスト形式、URLなど自由に設定できるため、従業員や商品の在庫など様々な情報管理に役立てられる。また、複数条件でも検索できるため、必要とする従業員情報へのアクセスがスムーズに。
CSVファイルやExcelファイルをアップロードしてデータを追加できるため、既存ファイルからの乗り換えも容易だ。また、作成したデータベースをCSVファイルとしてダウンロードして、外部ツールに共有することも可能。
タレントマネジメントシステムを導入すれば、従業員の基本情報をはじめ、人事評価や組織図、採用状況など、人事に関する様々なデータを一元管理できます。
タレントマネジメントシステムには、無料で利用できるサービスがあり、無料で利用できる条件の有無により「完全無料」のタイプや、「ユーザー数や機能などに制限がある」タイプに分けられます。また、テンプレートの利用やカスタマイズにより、データベース作成ソフトをタレントマネジメントシステムとして利用することも可能です。
タレントマネジメントシステムを導入することで、人事業務の業務効率化に加え、適切な人員配置による生産性の向上も期待できます。まずはタレントマネジメントシステムの利用メリットを体感するためにも、ぜひ無料のタレントマネジメントシステムの導入を検討してみてください。
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