不動産の賃貸に関わる、幅広く複雑な業務の効率化は、担当者の負担軽減だけでなく、営業強化にも効果的です。仲介会社や不動産管理会社にとってメリットの大きい、不動産ツールのタイプや選び方、おすすめのサービスについてご紹介します。
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不動産ツールとは、不動産仲介や管理に関わるさまざまな業務を効率化するシステムです。
たとえば、不動産の賃貸では、大家、管理会社、仲介会社、入居者と多くの人々が関わり、複雑なやり取りが頻繁に発生します。業務内容も、空室物件の情報管理や、広告作成、ポータルサイトへの掲載、顧客とのコミュニケーションといった入居者獲得のための営業から、物件確認や内見予約などの管理業者・仲介業者間での連絡、契約や退去、請求などに関連した各種書類作成まで、多岐にわたります。
不動産ツールを導入すると、そういった幅広い業務を効率化し担当者の負担を軽減できるだけでなく、ポータルサイトとホームページの連携やリアルタイムで反響を収集、自動応答するなどの顧客対応を充実させることもでき、サービスの向上や営業の強化を図ることができます。
最近では、クラウドサービスが浸透しており、社内・社外問わず情報共有が容易となり、不動産の管理や営業に一層活用しやすくなっています。また、ビデオ通話やチャットボット、LINE連携など、これまで以上に顧客とのコミュニケーション機会を増やすことも可能となるような、入居者募集のための効果的な営業ツールが揃ったサービスも多く登場しています。
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不動産ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
不動産賃貸の場合は入居者獲得や部屋探し、不動産売買の場合は見込み顧客獲得や物件探しから契約までをサポートする不動産ツールです。
問い合わせ内容や顧客情報、営業タスクを一括管理できる「顧客管理（CRM）機能」や、顧客データに合わせて物件の提案や追客メールを自動送信する「自動追客機能」など入居者や購入者に積極的にアプローチするための機能が充実。顧客情報を整理し、コミュニケーションを簡略化できるため、見込み客との連絡も円滑に進めることができ集客や売上の向上が図れます。
賃貸の場合は空室管理・契約から入居後の支払い・メンテナンスなど、物件ごとに必ず行わなければいけない複雑な管理業務を効率化できる不動産ツールです。
契約書の作成機能や、出入金を管理できるファームバンキング機能なども備え、人為的ミスや担当者の負担を大幅に軽減することができます。仲介業者とのやりとりや空室物件の状況を一元管理、情報を整理することで新規の入居者獲得に向けた営業にも役立ちます。
上記で紹介した仲介業務、管理業務の2つの機能を備えたものや、同じシステム会社の複数のサービスを組み合わせて使えるワンストップ型などがあります。サービス同士を簡単に連携できるため、物件や顧客情報などのやりとりを効率化できるメリットなども。必要な機能だけを選択できるシステムもあるので、業務に合わせて使い分けが可能です。
ここでは、システムを選ぶ際に確認すべきポイントを目的別にご紹介します。
集客や見込み客へのアプローチを重視したい場合には、自動追客やAIチャット、業務管理といった営業ツールが充実しているサービスを選ぶ必要があります。顧客とのコミュニケーション機会を逃さないよう、LINE連携やテレビ電話機能などのコミュニケーションツールが、オプションで選べるか否かもチェック項目となります。
また、物件の露出を増やして訴求力を高めたい場合には、一度の物件登録で不動産ポータルサイトへの掲載と自社ホームページへの反映、チラシ出力までを一括で行える機能などを備えたサービスが便利です。選ぶ際には、ポータルサイトの対応数や情報の更新頻度なども確認しておくと安心です。
クラウドで情報を一元管理するサービスもあるので、リモートワークへの対応が必要な場合はこちらも視野に入れるとよいでしょう。
毎月の入金・送金作業や書類作成などの管理業務で発生するヒューマンエラーや、担当者の負担を軽減したい場合には、簡単に必要書類が作成できる機能や情報を一元管理できる機能を備えたものが選択肢になります。業務を効率化することで、これまで作業にかかっていた時間を大幅に短縮でき、新規顧客獲得に向けた営業などに注力する時間が生み出されます。
また、誰でも無理なく使いこなせるシステムを選ぶことで、担当者が不在のときでも他のメンバーが確認を進めることができサービス向上や業務のスピードアップが見込めます。さらに、情報を一元管理することで、仲介業者にも有利な情報をスムーズに提供できたり、ポータルサイトに掲載する情報の整理もできたりするようになるので、営業の強化にも繋がります。
ランニングコストを抑えたい場合には「賃貸名人」のような、インストール型もおすすめです。
管理から仲介まで業務範囲を幅広く拡大していく可能性があるなら、オールインワン型の不動産ツールがおすすめです。オールインワン型のシステムでは、多くのラインナップの中から必要な機能をオプションで追加していけるものが多いので、業務の状況に合わせて拡張していくこともできます。
また、「いえらぶCLOUD」のような、パッケージで不動産の業務に必要なツールを提供できるタイプであれば、コンサルティングも含めたサポートが充実しているので業務拡大を目指す上でも有効です。
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（出所：ノマドクラウド公式Webサイト）
全国導入累計2,000店舗を誇る不動産賃貸仲介業に特化したクラウド型の営業支援システム。顧客の希望条件に合わせて自動的に賃貸物件を抽出し、メール配信ができる「メール追客機能」や、不動産業に特化したシンプルでわかりやすい顧客管理(CRM)機能など、来店率の向上に役立つ機能が豊富。
また、顧客専用マイページやメッセージ機能などのコミュニケーションツールが充実している他、オプションでオンライン内見などに対応できるビデオ通話や、顧客からの問い合わせをAIが返信する機能などを追加することも可能。物件を登録する必要がないので、導入したその日から運用できる点も魅力。
（出所：カナリークラウド公式Webサイト）
不動産の仲介業務に役立つ多彩な機能とシンプルかつ直感的な操作性が特徴のCRM。
電話やメール、LINEなど顧客からの反響ややり取りをすべて一元管理。各ポータルサイトからの問い合わせ内容も自動で取り込み、メール返信が可能。時間帯を問わず、見込み顧客へすぐにアプローチし、来店予約などの次のステップへ誘導することができる。更に、アプローチのタイミングやメールの文面など、顧客の心理状況を踏まえたシナリオ作成を担当者がサポート。作成したシナリオに沿った「戦略的な追客」によって、顧客からの返信率の向上が期待できる。
顧客対応の内容は日々システムに蓄積され、成約率や来店数などの数値を素早く可視化することが可能。細かいKPI分析によって売上の向上を支援する。企業ニーズに合わせた、入力画面や分析機能のカスタマイズにも対応している。
（出所：Zoho CRM公式Webサイト）
あらゆる規模の不動産仲介、賃貸、販売事業に対応した、不動産業界向けにも使えるCRM。営業担当者それぞれが自分のアカウントで見積書、請求書、価格表などを発行できることに加えて、幅広い帳票作成や管理機能を備えているため、営業サイクルや成約後のプロセス管理の効率化が図れる。
また、Webフォーム、チャット、SNS、名刺などのデータから見込み客を生成し、Zoho CRMのセールスファネルに取り込んでワークフロー設定をすることも可能。見込み客の営業担当者への割り当ての自動化や、スコアリング機能で確度の高い見込み客を絞り込むこともできる。
（出所：マルチユースV3公式Webサイト）
宅建士資格保有者が多数在籍するシステム会社による自社開発の物件管理システム。必要な機能を選んで自社専用システムにカスタマイズして利用できる。不動産ポータルサイトへの出稿や、自社ホームページとのデータ連動、反響を自動で取込み追客メールを配信するなどWeb集客に特化した機能が豊富。
また、営業管理者が専用の権限で営業担当の振り分けを行うことができる「営業担当振り分け」機能や、顧客の希望条件で抽出した物件を曜日や時間を決めて定期配信ができる「マッチングメール配信」機能など現場の声を反映した機能も特長。
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(出所：賃貸名人公式Webサイト)
導入実績5,500社を超える不動産賃貸管理ソフト。部屋情報管理から入金管理、更新案内などの業務管理サポートのほか、各種契約書や収支報告書といった出頭帳票など50種類以上の機能を搭載。家賃の入金や家主への送金も自動化できるファームバンキング機能といったオプションサービス、専用コールセンターなどのサポート体制も充実している。過去80回以上のバージョンアップを繰り返しており、アップデートによる追加費用なしで最近機能を利用できる点も強み。
（出所：リドックス公式Webサイト）
不動産管理会社出身の代表が、現場での経験を活かして機能を開発しているクラウド型の賃貸管理ソフト。賃貸管理に必要な物件情報や契約者、家賃の管理機能、各種書類作成機能を完備。ネットバンキングとも連動して家賃の消し込みを自動で行うことも可能。表示されているフォームに沿って入力をしていくだけで賃貸管理に必要な書類を作成できるため、パソコンの知識や不動産に関する知識がなくても利用することができる。
（出所：ITANDI BB公式Webサイト）
様々な物件情報サイトへの物件掲載から物確、内見予約、入居申し込み、入居者管理までをワンストップで行える不動産賃貸管理システム。導入実績は1,000社以上。
物件掲載・仲介機能は無料で利用でき、その他、必要に応じて、24時間内見予約を自動対応できる「内見予約くん」、申し込みの確認連絡の手間が省ける「申込受付くん」、物確電話に自動応答してくれる「ぶっかくん」、「入居者管理くん」などユニークな名前のオプション機能を選択可能。無駄なコストを抑えつつ業務効率化を実現できる。
(出所：らくらく賃貸管理公式Webサイト)
導入実績7,000社以上、サポート付きで月額8,000円から利用できる賃貸管理システム。家主・物件の管理、契約書の作成支援、契約更新・解約の管理、家賃・管理料の自動照合や修繕情報の記録管理など、賃貸管理に関わる作業をカバー。使いやすさを追求したシンプルなシステムで、操作性の高さにも定評がある。
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（出所：いえらぶCLOUD公式Webサイト）
導入実績15,000社以上、不動産関連情報のデータベースを軸にしたオールインワンのクラウドサービス。複数の不動産ポータルサイトと連動した一括掲載や、顧客管理などの賃貸・売買仲介業務向け機能、空室対策から物確・内見対応、賃貸管理までの管理業務向け機能、ホームページ制作など、不動産業務を網羅的にカバーできる仕組みが整っている。導入後は専門スタッフによる定期コンサルなどのサポートも充実。
（出所：いい生活のクラウドSaaS公式Webサイト）
不動産業務に関わるデータを一元管理するクラウドサービス。賃貸不動産系の営業活動や賃貸管理業務から、売買不動産系の営業活動、ウェブサイト作成まで幅広いサービスを展開。その中から業務・業態に合わせて必要なサービスを適宜選択・組み合わせて使用できる。クラウドを通してパートナー会社と物件情報や契約書等の帳票類を共有できるので、パートナー会社ですでに導入されている場合はさらにメリットが大きい。
（出所：賃貸革命10 (クラウド対応)公式Webサイト）
仲介業務から管理業務まで、賃貸管理業務を幅広く効率化するシステム。登録した物件情報やオーナー情報、入居者情報を基礎データとして 一元管理することで、物件管理、契約管理、家賃管理などに横断的に活用することが可能。入力の重複やミス・ロスを軽減する。
高い拡張性と連動性に強み。同社の仲介業務支援システムとの連動によって、物件情報をワンクリックで客付け会社に共有したり、 電子入居申込システムとの連携で、 契約締結済みの入居者情報を自動で取り込んだりすることが可能。企業の成長に応じたプラットフォームを自由に構築できる。
不動産賃貸の仲介業務、管理業務をサポートする不動産ツールの特徴、選び方のポイントや目的別のおすすめのシステムについてご紹介しました。不動産ツールを活用することで、Excelでの書類作成や物件情報の管理による課題を解決できるだけでなく、業務の効率化や顧客へのアプローチ強化も期待できます。
不動産ツールは、大きく「仲介業務に特化したタイプ」「管理業務に特化したタイプ」「どちらもカバーできるオールインワンタイプ」に分けられます。
自社にあったツールを選び際には、「営業を強化したいのか」「管理を効率化したいのか」、それとも「業務拡大を見込んでいて、業務効率化の範囲を広げていきたいのか」などの目的を踏まえて検討してみてください。
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不動産ツールのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
不動産業務システムの選び方ガイド
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