最終更新日:2024-11-05
災害やコロナ対策で安否確認のルールやツールの見直しを検討している担当者へ。企業における安否確認メールの詳しい仕組みや運用方法を解説するとともに、おすすめのサービスをご紹介します。
災害発生時に、企業が従業員の安否を迅速に確認することは、従業員とその家族の安全を守るのはもちろん、被災後に事業を継続するためにも重要です。その対策として、あらかじめ緊急時の連絡手段や連絡フローを定めて、メールやビジネスチャットなど普段社内で利用しているコミュニケーションツールを用いた安否確認を検討している企業も少なくないでしょう。
しかし、それでは対策として十分とは言えず、緊急時にうまく機能しない可能性があります。理由は次の2つです。
「いつ・誰に・何を・どのように」連絡すべきなのか、災害時の連絡フローがしっかりと構築されていないと、連絡をするまでに手間取り、時間がかかってしまいます。また、想定しているコミュニケーションツールが災害時に使用できるかも不確実です。東日本大震災の発生時には、電話回線やインターネット回線にアクセスが集中し、通信できないことが問題になりました。
更に、年間を通して地震や台風など、規模を問わず様々な災害リスクが想定される日本では、「どの程度の災害で安否確認連絡が必要なのか」事前に明確な基準を設けるのは困難です。災害が発生してから安否確認が必要かどうかを判断し、従業員に連絡して回答を求めるとなると、想定以上に時間がかかります。
災害発生時の被害状況を正確に把握し、従業員への指示を迅速に行うためには、上長や管理部門が安否状況を速やかに確認することが大前提です。しかし、メールやビジネスチャットなどで安否状況が個別に届くと集計に手間取ることが予想されます。その結果、全体の安否状況が掴めず、さまざまな判断の遅れにもつながります。
このように、緊急時には既存のコミュニケーションツールやルールでは、対応が不十分になりかねません。その点、「安否確認メール」なら、安否確認を迅速に行えるような仕組みや、安否状況も自動で集計するシステムも構築されているため、“いざというときに使える連絡網”として役立ちます。
近年、企業が自然災害、大火災などの緊急事態に遭遇した際に、損害を最小限にとどめながら事業の継続、早期復旧を可能にする方法や手段などを決めておく計画「BCP（Business Continuity Plan）」が注目されています。このBCPを実効性が伴うものにするためにも、安否確認を確実に行える仕組みが必要だといえます。
安否確認メールサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“安否確認メールサービス”の 一括資料ダウンロードする（無料）
企業向けの「安否確認メール」は、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、従業員の安否をスムーズに確認するための機能を持つ専門ツールです。地震や台風などの自然災害、インフラ障害などの人為災害、新型コロナウイルス感染症のまん延などが発生したときに、安否確認の連絡手段としての利用に特化しています。
専門ツールは以下のような仕組みを持ちます。
では、実際に安否確認メールを運用するときの流れを見ていきましょう。
安否確認メールは、次のようなケースでの利用を想定し、機能が最適化されています。
地震、津波、台風、大雨、洪水、土砂災害、大雪など
火災、爆発、停電、社内システムのダウン、交通網のマヒ、交通トラブルなど
新型コロナウイルス感染症、インフルエンザなどの感染拡大など
最近では、新型コロナウイルス感染拡大時に、一斉メール送信による感染拡大対策の周知やアンケート機能を使った検温登録などにも活用されています。
事前にしておくべきこととしては、管理者の設定、メールテンプレートの用意、従業員情報の登録、従業員のID発行、ログイン方法の説明などです。訓練機能を持つサービスもあるので、平時に動作確認をしておくといいでしょう。
前項の「企業に必要な安否確認メールの仕組み」の通り、災害や緊急事態発生時に、管理者から（あるいは自動的に）緊急連絡や安否確認のメールを送信します。対象となる従業員がそのメールを受信し、返信することで安否を確認する、というのが基本の流れです。
安否の回答状況はシステム上で一括管理され、自動でアップデートされます。管理者は安否状況をWeb画面で確認できるため、安否状況の整理を短時間で実行でき、初動対応の計画の参考にできます。複数の管理者で状況を確認できるため、情報共有もスムーズです。
安否確認メールで何を確認するべきかについては、発生した事態によっても異なります。たとえば、自然災害であれば「怪我の有無」「出社の可否」「出社する場合の交通手段」「自宅の破損・倒壊の有無」などの確認が一般的です。
また、人為災害のうち社内システムのダウンであれば、まずは状況と安否確認メールに紐づく掲示板で情報を共有する旨など、今後のやり取りを示したメールを送ることが先決です。感染症の拡大においては、状況確認メールを流して、フォームに体温や諸症状の有無を入力してもらうかたちで従業員の体調を把握するという方法もあります。
各サービスで、ケースごとに適したメールのテンプレートや例文をまとめているので、実際の運用にあたってはそちらを参考にするといいでしょう。
安否確認メールの配信にあたっては、専用のサービスを利用するのがおすすめ。クラウド型の安否確認サービスでも、耐震性の優れたデータセンターで構築されていることがほとんどなので、大規模な災害発生時にも安定した運用が期待できます。
ただし、災害復旧対策やメールの配信遅延対策などはサービスによって違いがあるため、事前にチェックしておきましょう。
また、専用サービスの導入では予算がネックになることが多いですが、安価なサービスであれば、100IDあたり月額数千円〜1万円程度で利用可能です。中には、「安否LifeMail」のように、月額80円/名の従量課金性を採用しているサービスもあり、コストを抑えて導入しやすくなっています。
ここまで安否確認メールのメリットや使い方を紹介してきましたが、自社には不要ということであれば、既存ツールや無料ツールを活用することも可能です。
たとえば、社内SNSである「WowTalk（キングソフト株式会社）」は、安否確認機能も備えており、トーク画面で安否確認メッセージの送信や回答ができます。
また、「Googleスプレッドシート」を活用し、従業員の名前や安否確認の回答欄を設けたシートを用意すれば、普段使い慣れたグループウェアでも災害状況の把握や共有をスムーズに行えます。
安否確認メールの配信に適した、おすすめのサービスをご紹介します。
“安否確認メールサービス”の 一括資料ダウンロードする（無料）
(出所：Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)
従業員の安否状況を迅速かつ確実に収集・集計するサービス。たとえば、地震発生時に備えてあらかじめ震度を設定しておくと、その震度以上の地震が発生した際には、管理者の代わりにシステムから自動で利用者に安否状況登録依頼の連絡ができる。安否の集計画面はパソコンや携帯電話、スマホから確認可能。
また、新型コロナウイルス感染症対策の一環としても使える、健康管理の自動化をサポート。毎朝決まった時刻に体温や諸症状の有無についてアンケートを取り、自動で集計できる。大手通信事業者であるNTTコミュニケーションズならではの堅牢なデータセンターで運用されており、更に、災害に備えて日本国内の複数箇所にシステムを設置し、24時間365日監視しているので非常時にも安心して利用できる。
(出所：安否コール公式Webサイト)
安否確認の自動配信、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など、安否確認に求められる機能を網羅したサービス。なかでも特長的なのは、2018年に認証技術の特許を取得したID・パスワードの発行・管理が不要なシステム。携帯電話番号さえあれば登録可能で、ID・パスワードが不要なので管理者の手間が軽減。更に、登録やログインの手間を省けるため回答率の向上も期待できる。
非常時だけではなく平時にも使いやすいところも強み。簡単な操作ステップで在宅ワークの実施状況の確認、ミーティングの呼びかけ・日程調整、連絡事項の伝達などに活用できる。電話やチャットツールなどよりも圧倒的に早いスピードで情報収集や回答集計を行える。
（出所：安否LifeMail公式Webサイト）
2000年当初から、災害時の安否確認メール配信システムの開発と販売を行ってきたパイオニアが手掛けるサービス。設定した震度以上の地震情報が気象庁から発表されると、安否確認メールを即座に自動配信。受信した安否確認に返信すると、管理者と家族へ安否状況を通知する。管理者は従業員の安否を一覧で確認できるうえ、GPS機能の活用により位置情報も同時に把握可能。被災した従業員のスムーズな救援活動にもつながる。
更に、独自開発の高速配信エンジンにより、迷惑メールに振り分けられることなく確実にメールを配信。使い慣れたLINEとも連携可能。複数の通信経路を確保することで通信が混雑した際にも安心だ。
新潟中越地震・東日本大震災・熊本地震・大阪府北部地震・北海道胆振東部地震などが発生した際も、システムが止まることがなかったという強固なシステムを誇る。
（出所：エマージェンシーコール公式Webサイト）
提供から30年、導入実績4,900社以上の信頼と実績を持つ安否確認システム。2拠点の同時稼働や、危機管理ポータルサービス「BCPortal」との連携で、危機対応力強化を総合的に支援する。
安否回答率・連絡内容の確認率100%達成にこだわり。従業員一人につき10件まで連絡先を登録でき、複数手段でのアプローチが可能。連絡がつかない場合には、最大100回まで繰り返し発信する。メールや音声通知のほか、LINEでの連絡にも対応。音声の場合はガイダンスに従って操作、メールやアプリの場合は、添付URLからそのまま回答できる。また、従業員側からシステムに直接アクセスして自主的に回答することも可能。状況に応じて回答方法を選択できるため、回答率が向上する。厳選した機能で、より手頃な「ライトプラン」も提供している。
(出所：ANPiS公式Webサイト)
シンプルな設計で操作性に優れ、迅速な安否確認を実現できるサービス。関西電力が提供している。災害が発生したら安否確認メールが自動配信され、従業員は受け取ったメールの回答フォームにアクセスして質問に答えるだけ。回答情報は自動集計され、未回答者へは自動リトライ機能なども備わっている。また、メール配信は詳細な設定も可能で、地震の震度や各種注意報、従業員の居住地など様々な条件を事前に指定することができる。更に、LINE連携オプションを使えばメールだけでなくLINEでの配信もできるので、管理者はより迅速な安否確認が可能となる。
また、初期費用無料で月額6,000円から使用できる安価な設定なので、コストを抑えつつBCP対策をしっかり行いたい企業にはおすすめ。
（出所：安否確認bot for LINE WORKS公式Webサイト）
LINE WORKSや個人LINEをはじめ、メールでも安否確認メッセージを配信できるシステム。Webへのアクセスやログインは不要で、従業員はLINE WORKSのチャットbotから直接回答することが可能。回答率を向上できる。また、管理者側は質問と選択肢の内容を最大10問まで自由にカスタマイズできるほか、メールアドレスやID、パスワードなどの管理もいらないため、管理業務の負担軽減につながる。
地震・津波はもちろん、洪水警報や大雨特別警報なども含めた8つの警報をリアルタイムに受信して、すぐに安否確認メッセージを配信。回答の集計結果は自動通知され、グラフで確認可能。急な災害でも迅速かつ正確な状況把握を実現する。
(出所：安否確認プライム公式Webサイト)
送達率・開封率の高いSMSを活用した安否確認サービス。緊急連絡は地震、津波、気象警報と連動。エリアや震度、津波の高さなどの条件を設定し、ユーザーを絞って情報を届けられる。安否回答ページでは10カ国もの多言語に標準対応。各従業員の言語設定に応じて表示を切り替えられるため、外国人従業員への案内もスムーズに。安否確認の設問は自由に作成できるため、平時にも活用しやすい。
災害時でも接続が切れにくいSMSで送信できる点も特徴。専用アプリをインストールする必要がないので導入も簡単。また、一斉送信後にSMSが端末まで届いたかどうか確認できるうえ、エラーの場合は圏外・電源切れなどの理由までわかる。未回答者に対してリマインドを自動送信できるなど、徹底した連絡体制を整えられる。
(出所：らくらく連絡網公式Webサイト)
メーリングリストを活用することで、簡易かつ迅速に安否確認メールを送れるサービス。宛先・件名・本文の入力は不要。安否確認メールを選択し、送信ボタンを押すだけで、リストに追加されている従業員全員にメールが配信される。回答時も、アプリ版は「メールを開く」、Web版は「メール内の報告ボタンをタップする」だけでOK。メール送信者は一画面で既読人数やコメントを確認できる。
また、災害時の居場所や地図、集合場所などを簡単に伝えられるように、写真やPDF、Excelなどのファイルをメールに添付できるため、行き違いや混乱の防止に役立つ。また、日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けできるため、平時の使い勝手もいい。操作が簡単なので回答が集まりやすいうえに、未回答者にはワンタップで催促できるので便利だ。
(出所：e-安否公式Webサイト)
自社の被災経験をもとに改良を重ねて作られた安否確認サービス。気象庁から発報される緊急地震速報をシステムが受信し、緊急地震速報のキャッチと同時に安否確認メールを自動で一斉配信。位置情報サービスをONにしておけば、スマホや携帯電話のGPS機能を利用し、安否メールの回答と同時に位置情報の報告も可能。従業員は届いたメールを開封、URLを押し、回答画面から自分の状況を選ぶだけの3ステップなので利用しやすい。安否報告を自動で集計できるので、管理者の負担も少ない。
柔軟な権限設定により、各組織に責任者を置き、責任者が安否確認を行うといった臨機応変な運用も実現。北海道石狩の堅牢な地盤にあるデータセンターで、震度6強にも耐える制震・耐震・免震構造を備えているため、災害時も安心だ。
災害が起きたとき、迅速に安否確認を行うことで、初動体制の早期構築や実効性のある対策にもつながります。逆に安否確認が遅れることで、事業の中断、ステークホルダーからの信頼喪失、危機管理に対する内外からの不信感など、さまざまな損害が広がる原因にもなりかねません。
災害が多い日本でのビジネスにおいてはBCPの重要性はますます高まるばかり。「備えあれば憂いなし」という言葉通り、安否確認に特化した専用のサービスは、災害や緊急時に企業活動を守ってくれる大きな備えであることは間違いないでしょう。
安否確認メールサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“安否確認メールサービス”の 一括資料ダウンロードする（無料）
また、今回ご紹介した安否確認メールサービスの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。
安否確認システムの選び方ガイド
安否確認システム 6サービス比較表（株式会社アドテクニカ提供）
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
NTTコミュニケーションズの「Biz安否確認/一斉通報」は、大規模自然災害発生時に、社員の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計するサービスです。...
株式会社アドテクニカ
「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード」「グッドデザイン賞」受賞。3.11でも問題なく稼働した実績を持ち、上場企業をはじめ1,300社以上で導入されている...
株式会社コム・アンド・コム
20年以上で200万人の提供実績。気象情報と連動した自動配信や、確実な伝達のためのメール配信エンジンに強み。LINE連携にも対応。月額80円/人で開始できる圧倒...
インフォコム株式会社
2拠点同時稼働で大災害発生時でも安定したサービス提供を実現する安否確認システム。危機管理ポータルサービスとも連携し、情報共有をサポート。事業継続を支えます。...
関西電力株式会社
必要な機能に絞ったシンプルな設計により、月額6,600円（税込）からの低価格で導入できる安否確認システム。コストを抑えつつ、BCP対策をしっかり行いたい企業にお...
株式会社ジェネストリーム
すべてのLINEシリーズで従業員の安否確認を自動で実施するシステム。回答はログインやWebへのアクセス不要。LINE WORKS内のチャットbotで回答も簡単。...
記事をシェア
＜重要なお知らせ＞ サイトリニューアルに伴い、初回ログインにはパスワードの再設定が必要です。
アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。
パスワード再設定依頼の自動メールを送信しました。
メール文のURLより、パスワード再登録のお手続きをお願いします。
ご入力いただいたメールアドレスに誤りがあった場合がございます。
お手数おかけしますが、再度ご入力をお試しください。
ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。
サービスの導入検討状況を教えて下さい。
本資料に含まれる企業（社）よりご案内を差し上げる場合があります。
