最終更新日:2023-08-21
テレワークや在宅勤務に取り組む従業員の、長時間労働やメンタル不調など様々な健康上の問題に悩む人事・労務担当の方へ。健康管理の法令義務に対応しながら、どのような健康管理・メンタルケアを行えば良いのか、課題と対策、注意点を紹介します。
新型コロナウイルスの感染拡大以降、現在も各企業で推進されているテレワーク（リモートワーク・在宅勤務）。オフィスコストの削減や業務効率化による生産性の向上が見込める一方で、管理者の目の届きにくい場所で従業員の健康と安全をどう守っていくかが課題となっています。
まずは、企業が対応すべき方向性を確認します。押さえておくべきポイントは、テレワークや在宅勤務時でも、出社勤務と同様に労働基準法・労働安全衛生法などの法令が適用されること。ゆえに、事業者は従業員の安全衛生管理体制を早急に整える必要があります。
その例が、
上記に加え、50人以上の労働者を抱える企業は以下の法令を遵守しなければなりません。
このように、労働安全衛生法上の健康管理を徹底するためには、出社しない従業員に対しても、産業医などによる面接を実施したり、厚労省に提出するための書類をテレワーク下でもスムーズにそろえたりできる環境を整えておく必要があります。
この前提を念頭に、テレワークにおける健康管理の具体的な課題と解決法を確認します。
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テレワークや在宅勤務下での従業員の健康管理について、企業が取り組むべき課題としては、主に「従業員の健康リスク」と「企業の労務リスク」の2つが挙げられます。
テレワーク下では、仕事とプライベートをうまく切り替えられず、意図せず長時間労働をしてしまっていたり、上司や同僚からの目を気にする必要がないからと、隠れ残業が常態化してしまったりしているケースは少なくありません。
しかし、テレワークや在宅勤務において、人事担当者や上司が従業員それぞれの体調の異変をしっかりと把握することは、容易ではありません。従来のオフィス勤務では行えていた「ラインケア」もしづらくなるため、対応が後手に回りがちです。その結果、体調面では長時間のデスクワークに加え、通勤がなくなったことによる運動不足の影響で、腰痛や肩こり、眼精疲労などの健康被害が現れ、精神面でも人との接触が少なくなることによる孤独感から、不調を引き起こす可能性があります。
基本的に、労働環境の整備については事業者側に責任があります。その点はリモートワークでも在宅勤務でも変りません。そのため、たとえばPCや椅子、照明など、在宅勤務に適した作業環境を整えたり、その環境を整えるための助言をしたりと、事務所衛生基準規則・労働安全衛生規則などに基づくテレワーク下での労働環境を整えることが不可欠です。その上で、労務リスクに関して企業が対策を検討すべき点は、以下の2つです。
・各従業員の正確な労働時間の把握
テレワーク下では通勤の必要がなくなり、休憩なども含め外出の機会が減少するため、メリハリがつけにくく、長時間労働になりがちです。その実態を把握できずに放置してしまうと、過重労働の法律違反により罰せられるリスクが高まります。
・健康管理の徹底
出社の機会が少なくなるテレワーク下では、従業員の勤怠状況を正確に把握することが難しいため、事業者が労働安全衛生法で求められている健康管理に対応しきれない可能性があります。
ここからは、この2つの課題をどのように解決していくか、それぞれ具体例を挙げてご紹介します。
まず「（1）従業員の健康リスク」対策に必要なのは、上司・上長など管理監督者と、部下とのこまめなコミュニケーション。その上で働き方に問題がないか、仕事への意欲が低下していないかなど状況を把握し、健康被害を未然に防ぐ工夫をします（一次予防）。更に、不調にいち早く気づき、相談対応、職場環境改善の指導ができる「ラインケア」をテレワーク・在宅勤務でも実施できるようにしておきます（二次予防）。
どのような手段で健康被害を防げるか、いくつかの例をご紹介します。
・管理システムの導入
厚生労働省のガイドラインに則り、労務管理システムなどを活用します。メール操作の時間帯を制限したり、長時間労働が生じる恐れのある対象者に自動で警告を表示したりして、サービス残業（長時間労働）を予防。規定の業務時間外には、社内システムに外部のデバイスからはアクセスできないよう設定するといった対策も有効です。
プロジェクトやタスク管理ツールを使って部下の業務量を把握して、偏りのないように業務を分配するのもいいでしょう。
・コミュニケーション密度の向上による従業員のモチベーション維持
雑談専用のチャットルームを開設するなど、業務以外のことでも気軽にコミュニケーションが取れる場を取り入れる企業も。テレワーク下で感じやすい孤独感を払拭できるだけでなく、部下の不調や不安に気づける可能性が高まります。
人事評価ツールなどを導入して、テレワーク・在宅勤務下で見えにくくなる部下の業務を適切に評価し、それに基づいた報酬やインセンティブを付与するなど、社員のモチベーション低下を防ぐ方法もおすすめです。
・体調・ストレスをチェックしやすい環境の構築
ストレスチェックの定期的な実施により、社員全体の心身の状態を定量的に測ります。その際、回答が負担となって形骸化してしまわないように、シンプルな項目にするといった工夫をすると回答率が高まります。同時に、回答結果が同僚などに知られたり、人事評価に関わったりするのではないかといった不安を払拭するようなアナウンスも必要です。
チャットで使える健康相談窓口の設置など、気軽に専門家に相談できる環境作りも有効でしょう。
・健康管理システムの導入
健康管理が可能なアプリやツールを導入し、リモートでのモニタリングを実施するのも効果的。たとえば、「テガラみる」のように、アプリから従業員が30秒程度で心のコンディションを入力し、上司などが確認・フォローできるサービスもあります。SNS感覚で利用できるため双方の負担が少なく、コンサルタントによる適切な返信アドバイスにも対応しています。
続いて「（2）企業の労務リスク」に関して。法令遵守を徹底するには、以下の2つの仕組みの構築が欠かせません。
始業・終業時間は自己申告に任せず、クラウド型の勤怠管理システムを活用するなど客観的な記録に基づいて管理します。オンライン上で在席・休憩時間まで確認できる勤怠管理ツールを利用し、法で定められた労働時間の基準を超えそうな場合にはアラートで知らせる、過重労働者をピックアップして産業医との面談を促すなど、一歩踏み込んで対策します。
テレワーク・在宅勤務において、ビデオ会議ツールなどで産業医や保健師とオンライン面談を実施する際に、産業医や保健師が過去の検診やストレスチェック、面談記録などの健康情報にスムーズにアクセスできるようにすることで、より適切な面談が実施できます。そこで活躍するのが健康管理システムです。
システムを使えば、権限を付与された担当者がオンライン上で各従業員の健康情報にアクセス可能。人事・労務担当者や産業医・保健師の業務効率化と、従業員の健康管理の両立が図れます。
テレワーク・在宅勤務での健康管理では、従業員と管理監督者だけでなく、人事・労務担当者と産業医など専門スタッフ間のスムーズなコミュニケーションも欠かせません。
従業員の健康情報は個人情報にあたり、担当者の役割によってアクセスできる情報や業務内容の対応範囲が異なります。そのため、人事・労務担当者と、産業医・保険スタッフが別々のシステムで管理してしまう二重管理や、両者の連携がうまくいかずに法令違反やミス、確認の抜け漏れが発生する恐れがあります。そのリスクを避けるために、産業保健に関わる情報をシステム上で一元管理し、人事部と専門スタッフが共有できるようにすることが大切です。
たとえば、「Carely（ケアリィ）」は、人事部と専門スタッフ間で労務面談や産業医面談の詳細を共有可能。このような面談管理機能を備えた健康管理システムを使えば、ミスを防いで業務を効率化させられるとともに、労働環境の改善や従業員の細かなケアをより体系的に行えます。
テレワークや在宅勤務下でも、対策を講じれば従業員の健康を正しく管理し、事業者に定められた法令に対応できます。出社時と異なる状況だからこそ、従業員と管理監督者はもちろん、専門スタッフ間のコミュニケーションをより綿密に取るよう心がけましょう。時には専用ツールやアプリなどを活用して、従業員の健康を「見える化」するのも効果的です。
加えて、これまでの健康管理をオンライン化させたり、健康管理システムを導入したりすることで管理監督者や専門スタッフの業務をより効率化するなど、従業員の健康管理に更にアプローチしやすい環境作りを行っていきましょう。
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