最終更新日:2023-07-19
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムをお探しの方へ。対応するために必要な要件と、それらの要件を満たした経費精算システムについて説明します。
デジタル化が進む中で、経理業務の生産性や記帳水準を向上させるために創設されたのが、電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法創設以前は、帳簿書類を紙媒体として保存することが義務付けられていましたが、現在では法律で定められた保存要件を満たせば、書類を電子的に保存することが認められるようになりました。
また、利便性の向上という面だけでなく、2022年の電子帳簿保存法の改正では、電子取引に関しては電子保存することが義務化されています（2023年末までの猶予期間あり）。
それに伴い、領収書や請求書などの保管の必要性がある経費精算業務においては、経費精算システムの電子帳簿保存法対応が進んでいます。
電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを利用することのメリットは、以下の通りになります。
従業員からの領収書の収集、領収書の糊付け、ファイリング、原本と申請内容の突合せ作業、原本の発送作業といった、紙ならではの手間のかかる業務が削減できます。
スマホアプリを使って写真を撮るだけで、簡単に領収書をアップロードできるようになります。アップロード作業が進むと、経理処理に必要な領収書や必要書類が素早く集まり、決算作業の早期化につながります。クラウド上でデータを共有できるので、オンライン上で承認フローを回せるのも電子化のメリット。承認者がどこにいても遅滞なく業務を進められます。
紙の状態で保存していると、必要な書類を探すだけでも一苦労。しかし、電子データ化しておけば日付や担当者などから、簡単に検索することができます。
また、領収書や請求書の改ざんの有無を検証するタイムスタンプ機能を利用して、一定期間のデータを一括検証できる「タイムスタンプの一括検証機能」も便利です。
すべての経理業務をオンラインで完結できるので、必要書類を集めたり、原本を確認したりするための出社は不要。申請者や承認者も、精算作業のための出社が必要なくなります。
電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを利用することで、法律の要件を満たした安全な運用が可能に。申請のために必要な承認申請書の記載例や、適正事務処理要件を満たすための各種ひな形を提供するサービスがあるとより安心です。法律に詳しいスタッフのサポートを受けられるサービスも。
また、法律の要件を満たしている基準のひとつとして、「JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）」からの認証を取得しているサービスもあります。
電子化によって、帳簿書類ならではのコストを削減することができます。コスト削減の例としては以下が挙げられます。
健全な管理体制の構築や、内部統制の強化にも電子化が役立ちます。原本確認のための出社が必要なくなるので、コロナ禍でも業務をスムーズに進められるほか、災害によるデータ紛失リスクの軽減、さらにはデータを紛失しても申請履歴が残るため、紛失に関わるトラブルを防止することも可能。安全な環境で経理データを管理することができるようになります。
その他にも、以下のようなメリットがあります。
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電子帳簿保存法に対応するためには、どんな要件を満たす必要があるのか、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つのポイントから解説します。
電子帳簿の真実性を確保するためには、次の3つの要件を満たす必要があります。
電子帳簿の可視性の確保や電子データが正当なものであることを証明するために、以下の2つの要件を満たす必要があります。
また、電子帳簿法で規定されている国税関係書類の保存方法の1つに「スキャナ保存制度」がありますが、経費精算システムの導入は、この制度への対応にも効果的です。
ここでは、前述した「真実性の確保」と「可視性の確保」に関わる要項を満たすために必要な機能や、あると便利な機能について紹介します。
スキャンした領収書や請求書のデータをアップロードした際に、自動的にタイムスタンプを付与する機能。このタイムスタンプによって、データの存在が証明され、編集・改ざんがされていないことも証明されるため、「真実性の確保」をするために欠かせない機能です。
日付や金額、取引先といった主要な記録項目から電子データを検索する機能は、「可視性の確保」のために必須です。タイムスタンプの一括検証機能も「可視性の確保」の見地から必要とされてます。加えて、アップロードされた証憑画像が電子帳簿保存法の要件を満たしているか、チェックできる機能があるとより便利です。
書類の電子化にあたっても、文字サイズや画像の解像度、階調情報といった法的な要件をクリアする必要があります。そのため、電子帳簿保存法に対応したスキャン機能を備えたシステムを選ぶのがおすすめです。
搭載したサービス例としては、JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得している「楽楽精算」や「BIZUTTO経費」の領収書読み取り機能（OCR）や、領収書の撮影画像をもとにしたオペレーターの入力代行を選べる「マネーフォワード クラウド経費」などが挙げられます。
クレジットカードや交通系ICカードとの連携は必須ではありませんが、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐのに有効です。取り込んだ明細はそのまま電子データとして認められます。
たとえば、「Concur Expense」はタクシー配車アプリやQRコード決済アプリと、「NI Collabo 360」は交通系ICカードと連携。社内でよく使われる決済手段やサービスと連携しているシステムを選ぶと、経理業務の効率化に大いに役立つでしょう。
経費精算システムの導入・運用時に気をつけなければいけない、3つのポイントについて解説します。
多くの経費精算システムが、スマホアプリで領収書の画像データをスキャンする機能を持っています。そこで導入前に確認したいのが、アプリのスキャン機能が「文字サイズ」「書類の解像度」といった法的要件を満たしているかどうかです。「NI Collabo 360」は、スキャン画像がスキャナ保存要件を満たしているかをチェックする機能を備えています。
加えて、画像データから領収書内の金額、取引先や受領日をデータ化する、領収書読み取り機能（OCR）を搭載しているかどうかもポイント。たとえば「バクラク経費精算」は、複数枚のレシートや領収書を一気にアップロードしてもAI OCRが一括でデータ化します。また、「TOKIUM 経費精算」や「マネーフォワード クラウド経費」のように、オペレーターによる領収書の入力代行を選べるサービスもおすすめです。
2022年の電子帳簿保存法の改正により、事前承認制度の廃止、受領者の自署不要、タイムスタンプ要件の緩和など、大幅な規制緩和がされました。その一方で、税務処理上の不備があった場合の罰則規定が強化されています。
領収書や請求書などの受け取り方がメール、各種Webサービス、EDIなどと分かれていたり、保存する場所が1カ所に徹底されていなかったり、属人化していたりすると、適切な管理ができなくなります。
申請漏れや管理の混乱を防ぐためにも、データを格納・保存する場所は一元管理して、必要なデータにスムーズにアクセスできる仕組みを構築しておきましょう。
経費精算システムを運用するにあたって、経理担当者の間で言葉の定義を明確にしたり、法改正に伴って運用ルールを見直したりする必要があります。知らない間に法的要件に違反しないよう、経理担当者が電子帳簿保存法についてしっかり理解しておかないといけないのです。
電子帳簿保存法への対応に不安がある場合は、「経費BANK」のように、法律に詳しいスタッフからのサポートが受けられるシステムを導入するといいでしょう。
電子帳簿保存法の法的要件に対応している経費精算システムをご紹介します。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、すべての経費精算フローに対応している、クラウド型の経費精算システム。申請・承認・経理処理がクラウド上で完結できるので、複数拠点での利用や、経理担当者がテレワークを行うことも可能となる。
タイムスタンプ付与機能によって「真実性の確保」の要件を、検索・一括検証機能で「可視性の確保」の要件をそれぞれ満たしているので、電子帳簿保存法にも対応。JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
また、幅広い業界・業種での豊富な導入実績に基づいた高いサポート力も魅力。
（出所：Concur Expense公式Webサイト）
世界8,000万人の利用者数を誇り、中堅中小・ベンチャー企業にも人気の高い経費精算システム。初期費用なし、月額30,000円台〜という導入しやすい料金で、電子帳簿保存法の要件を満たす機能が備わっている。JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得。
経費の申請だけでなく、申請内容の確認・承認もスマホでOK。さらに、法人カードやタクシーアプリ、QR決済など様々な外部アプリ・サービスと連携して入力を自動化することもできるので、経費精算の手間の大幅な削減に役立つ。
（出所：ジョブカン経費精算公式Webサイト）
シリーズ累計15社以上の導入実績を持つジョブカンシリーズの経費精算システム。経費精算機能としては、乗換案内と連携した交通費精算、ICカードやコーポレートカードから使用履歴取込、ワークフロー申請、仕訳データの作成など基本機能が充実。
電子帳簿保存法にはスキャナ保存やタイムスタンプに対応しているため、領収書や請求書を紙で保存する必要がなくなる。検索機能も充実しており、複数の条件で必要書類を取り出しやすい。
（出所：J’sNAVI NEO公式Webサイト）
旅行代理店JTBのグループ会社が開発した出張・経費精算ソリューション。電子帳簿保存法対応パッケージを提供しており、自社の要件に対応した経費精算システムの導入に加え、税務署への申請もきめ細かなサポートを受けることができる。出張の申請から精算までの業務を効率化することに特化していて、新幹線や航空機、ホテルなどのオンラインチケットをシステム内で手配できる。
また、出張費の精算だけでなく、通常の交通費や交際費などの精算にも対応。社内規定から外れる精算にアラートを出したり、チケットデータや交通系ICカードデータなどを可視化したりといった管理機能も。
（出所：マネーフォワード クラウド経費公式Webサイト）
マネーフォワードクラウドの経費精算システム。連携したクレジットカードや電子マネーから経費明細を自動取得できたり、申請・承認がアプリで完結できたりと、申請者と承諾者双方にとって便利な機能を搭載。また、条件を指定してアラートを表示させたり、部門や費目ごとの経費分析を行ったりと、経理担当者の業務を支援する機能も備わっている。スマホ撮影した画像を要件を満たす解像度・階調で保存する機能やタイムスタンプ自動付与機能など、電子帳簿保存法に対応した機能も充実。
領収書のチェック〜申請承認までの定型業務や、請求書の受け取りと入力、ヘルプデスク業務など、導入後に残った業務をアウトソースできる「BPOサービス」も用意されている。
（出所：Spendiaクイック導入版公式Webサイト）
最短2ヶ月で導入できる（オンラインサポートあり）経費精算・ワークフロー。大手企業で実績豊富な「Spendia」を標準モデル化したもので、機能を絞り込んであるためスピード導入が可能に。標準モデルと言っても、改正電子帳簿保存法に対応しているだけでなく、申請者の入力負担を軽減する機能も多数搭載。たとえば、「駅すぱあと」と連携して経路・料金を自動入力したり、紙の領収書をOCRで取り込んで自動入力したり。
スマホファーストで作られており、スマホのみで経費の申請・承認を完結可能。「スマホを有効活用したい」という企業にはおすすめ。
（出所：BIZUTTO経費公式Webサイト）
無駄なく低コストで利用を開始できる経費精算システム。最少10名から、以降は10ユーザー数単位での契約で、使い続けやすい料金体系が魅力。外出時でも専用のアプリから申請・承認が可能。アプリ内で撮影したレシート・領収書のみ添付できるため、改ざん防止にも役立つ。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」および「電子取引」に対応している。
レシート・領収書は撮影するだけで、高精度AI OCRによる自動入力が可能。キャッシュレス決済サービス利用明細連携によって、明細を選択するだけで申請を行うこともできる。経費精算業務に必要な一連の機能に加えて、業務の効率化が進む豊富な機能が揃う。
（出所：バクラク経費精算公式Webサイト）
自動化に優れた手入力ゼロの経費精算システム。アップロードした領収書の項目や数値はAI OCRが読み取り、数秒ですばやくデータ化。複数枚の領収書も一回でまとめてアップロード可能。タイムスタンプの付与、電子保管要件など改正電子帳簿保存法にも対応しているため原本保管も不要。経費精算業務の大幅な効率化・ペーパーレス化が期待できる。その他、領収書の使いまわし自動判定など、申請者・承認者・経理担当者を助ける申請ミス・不正申請防止機能を多数搭載しているのも心強い。
オプションプランの「バクラク申請」を利用すれば、経費を使う前の事前稟議の段階から紐付け可能。更に稟議データを「バクラク請求書受取」へ連携すれば、稟議データに紐づけて仕訳・振込みデータも自動作成可能。稟議から支払情報までシームレスな内部統制を実現できる。
（出所：NI Collabo 360公式Webサイト）
1ユーザー月額360円の低価格で、36の豊富な機能を利用できるグループウェア。経費精算機能も搭載しており、社内で発生する様々な経費（交通費・出張費・会議費・交際費など）の申請～承認～精算処理までを電子化して一元管理可能。ICカードリーダーや専用スマホアプリを利用すれば、交通系ICカードをかざすだけで経費・交通費の入力も可能に。電帳法関連では、領収書画像がスキャナ保存要件に合致するかを自動判定してくれるチェック機能あり。
経費精算にとどまらず、スケジューラー・社内SNS・ワークフロー・安否確認など様々な機能を利用できるため、経理部門にとどまらず、全社的な業務のペーパーレス化・デジタル化を実現したい場合にはおすすめ。
（出所：経費BANK公式Webサイト）
1ID300円で中小規模法人でも導入しやすい経費精算システム。JIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」のデータ保存に対応。AI OCRによる領収の自動読み取りも可能。
さらに、クレジットカードや交通系ICカードとの連携、入力ミスを防止する規定チェック機能、申請内容に応じた承認ルートの自動振り分けなど、経費精算の効率化に役立つ機能が多数揃う。
電子帳簿保存法に対応することで、経理業務を効率化して担当者の負担を軽減したり、申請者や承認者の作業時間を削減したり、紙の帳簿の印刷・保存にかかるコスト削減ができたりと、様々なメリットが得られます。
2022年からは、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和といった法改正が実施されるなど、国が電子化を促進する動きが見られます。
電子取引における電子保存の義務化など、帳簿の電子化への対応が迫られる場面が増えているため、少し先の未来を見据えて、電子帳簿保存法に対応している、経費精算システムの導入を検討してみてください。
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経費精算システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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