稟議書を電子化！メリットや4つの実現方法とは？

ワークフローシステム

稟議書を電子化！メリットや4つの実現方法とは？

最終更新日:2023-04-06

テレワークの導入などにより、アナログで行っていた稟議書の回覧や承認を電子化したいとお考えの方へ。稟議書を電子化するメリットや注意点、おすすめの電子稟議システムを紹介します。

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電子化できる稟議書の対象範囲

組織において申請や決裁業務を進めるために必要不可欠な稟議書ですが、昨今、ワークフローシステムなどを利用して電子化を進める企業が増えています。電子化の対象となる稟議書としては、主に以下のような種類が挙げられます。

購入／支払い関連：主に物品やサービスの購入や発注、支払いに関するもの。
経理関連：主に出張費・交通費の申請や精算に関するもの。
人事関連：主に休暇取得・休日出勤・残業・住所変更の申請など、人事・労務に関するもの。
総務関連：主に会社が保有する設備の利用届や、社宅・寮などの借上申請、協力会社との契約、行事連絡表・社内通達書の申請などに関するもの。
営業関連：主に見積書や注文書、請求書、業務報告書に関するもの。

このように、企業では稟議を必要とする様々な申請や精算、報告業務があり、その都度、書類の作成・申請・承認・管理が必要になります。これらの稟議書はいずれも電子化することで、担当者や承認者の手間や時間を削減し、稟議に関わる一連の業務を効率化することができます。

稟議書を電子化するメリット

稟議書の電子化による業務への影響を、４つのメリットを通して紹介します。

1.業務スピードの向上

稟議書を電子化することによるメリットの一つとして、承認プロセスにおける業務スピードの改善が挙げられます。従来の紙の稟議書では、承認者が外出・出張中で不在の場合、業務が一時的に止まってしまったり、支社など拠点が複数ある場合は、稟議書を郵送して承認を得る必要があるため、手元に戻ってくるまでに数日かかってしまったりすることも少なくありませんでした。

ワークフローシステムを用いて稟議書を電子化することで、承認者は外出先や出張先、テレワーク中の自宅など、会社以外の場所からでも承認できるようになるため、承認プロセスのタイムロスを削減することが可能となります。

また、稟議承認の際の疑問点についても、システム内でコメントを共有することで、関係部門にも同時に見解を求めることができるようになるため、確認のための無駄なやりとりが不要となります。

その他、特定の二人の承認が必要となる「AND承認」や、回覧したうちの何人かの承認が必要となる「議決承認」の形をとっている場合でも、電子化することで複数人に同時に確認、承認してもらうことが可能です。

2.申請者や管理者の負担軽減

稟議書を電子化することで、申請者・管理者の双方の負担を軽減できます。

「印刷して上司へ提出する」、「複数拠点への回覧のために郵送する」といった手間を削減。システムを利用して稟議書を確認できるので、毎日大量に回ってくる書類を受け取ったり、手書きで修正・加筆したりする必要がなくなります。稟議書の作成時には各フォーマットに沿って入力できるため、項目の書き漏らしなどのミスを防止し、差し戻しを防ぐことも可能です。

更に、システムを介することで、稟議書の進行状況をリアルタイムで確認可能。たとえば、提出したのに承認が得られていない稟議書がある場合、申請者は必要に応じて管理者に催促したり、最終的に申請を受領する管理部門のスタッフも稟議がどこで止まっているのか確認したりすることができます。

また、データ化することによって、紙の書類を保管スペースが必要なくなるだけでなく、日付や内容を検索すれば過去のデータを参照できるため、管理コストも削減できます。

3.内部統制の強化

ワークフローシステムを使って稟議書を電子化することで、申請、承認の流れをシステム内で可視化できるようになるため、許可を受けていないものを勝手に進めることができなくなります。

また、ワークフローシステムの「申請も承認も本人以外の利用ができない」という特徴も内部統制の強化という点で有効です。紙での運用の場合、急を要しているにもかかわらず、承認者が外出・出張中の時には、代理の人が捺印したり、上司の印鑑を申請者が勝手に押したりして、事後報告を受けるといったことが黙認されてしまうケースも珍しくありませんでした。

ワークフローシステムの導入は、そういった不正が日常化した馴れ合いの習慣から脱却し、健全な管理をする意識を持つきっかけにもなります（なお、システムでも代理申請・代理承認機能はありますが、その場合は委任していることが明確になります）。

4.テレワークへの対応

稟議書の電子化は、テレワークへの対応策としても有効です。稟議書を電子化することで、自宅のPCやスマホで申請、承認が可能となるため、紙の申請書の提出や捺印など稟議のためだけに出社する必要がなくなります。

稟議書を電子化する方法

稟議書を電子化するにはシステムを活用することになりますが、導入方法としては以下の4つがあります。

1.既存の業務システムの機能を利用する

既に業務システムとして、経費精算システムや勤怠管理システムを導入している場合、その中に電子稟議機能が付いているものも多くあります。経費精算や勤怠管理などでの利用が中心であればその機能を利用すれば十分ということもあります。ただし、経費精算や人事関連でのワークフローを前提としているため汎用性が低く、一部の稟議書は電子化に対応できないといった可能性もあります。

その他には営業部門で利用しているSalesforceの「Sales Cloud」に代表されるようなCRMやSFAに汎用性のあるワークフロー機能が備わっているものもあり、全社的に利用しているのであれば候補として検討してもいいでしょう。注意点としては、既存システムを利用しているユーザーが営業部署の人のみなど限られている場合、ワークフローのためにライセンスを買い増しする必要があるため、結果的に割高になるケースもあることです。

2.グループウェアの電子稟議システムを利用する

メール・社内SNS・カレンダー・掲示板・電話帳・ファイル管理など複数の機能を持つグループウェアシステムの中の一つの機能としてあるワークフローを利用する方法です。

経費精算システムや勤怠管理システムといった業務システムのワークフロー機能に比べると、グループウェアの方が一般的に汎用性が高いのが特徴です。また、グループウェアは既に全社的に導入して利用されているケースも多く、その場合はライセンスの買い増しなどのコストをかけずに導入することができます。

ただし、ワークフローを効果的に利用するために組織情報の登録が必要であったり、AND承認や議決承認のような複雑な承認フローには対応できなかったりといったケースもあるため、使いにくさを感じる場合もあります。

3.専用の電子稟議システムを使う

以下のような運用をイメージしている場合は、その他のシステムやサービスの一機能としての電子稟議システムではなく、専用の電子稟議システムを導入することがおすすめです。その場合は自社の規模や申請・承認フローの複雑さ、現在導入しているシステムとの連携性も確認するようにしましょう。

自社特有の申請経路や、現在使っている申請書にも対応させたい。
様々な業務で利用できる汎用性の高いワークフローが必要。
項目の多い申請書フォーマットをしっかり作りこみたい。
使いやすく、わかりやすいシステムを導入したい。
全社導入した場合のライセンスコストを抑えたい。

4.コストをかけずに電子稟議システムを開発する

既存システムでは対応できないが、コストをかけて新たにシステムを導入するほどでもない、というように、申請経路や申請書のパターンがシンプルな場合には、ワークフローシステムを自社開発するという方法もあります。

たとえば、Google Workspaceを導入している場合は、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを使って、「部署名」「申請者名」「件名」「内容」「金額」「添付書類」「備考」など必要な項目を設定し、自作のワークフローにメール送信機能や承認機能をプログラミングで追加していくことができます。
出典：GoogleForm を使ってワークフローを自作してみよう（株式会社システムエグゼ）

稟議書電子化の注意点

稟議書の電子化を検討するにあったって、「どこまで電子化すべきか？」「自社特有の申請や承認方法に対応できるか？」「電子稟議をできるようにするまでの設定が大変ではないか？」といったことが懸念点として挙げられるのではないでしょうか。

そのため、電子稟議書システムの導入の際には以下のことに注意しながら検討していきましょう。

すべて電子化することは追求しない

稟議書のなかには、無理に電子化を進めない方が良いものや、電子化することがかえって負担になってしまうものもあります。たとえば、A3の紙に稟議内容を図やグラフつきでびっしり書いたものなどは、そのまま電子化すると視認性や可読性が下がるため、確認のために印刷の手間が発生することも。

そのような場合には無理に電子化するのではなく、一部だけ電子化してあとはExcelを添付したり、特殊な稟議の場合は電子化の対象外にしたりと臨機応変に対応していくようにしましょう。

自社の申請や承認方法に対応したシステムを選ぶ

既存の申請経路や承認方法から大きく異なるシステムを導入してしまうと、業務効率を下げることになりかねません。複雑な申請経路や様々な承認方法に対応したシステムも増えているため、ほとんどの場合は問題ないはずですが、自社の申請、承認方法にスムーズに対応できるか確認しておくと安心です。

運用までの設定に負担のかからないシステムを選ぶ

電子化初期は経路設計や申請書フォーマットの修正など、フロー構築までに大きな負担となる場合があります。システム自体の使いやすさはもちろんですが、既存のフローやフォーマットを流用できると導入がスムーズです。たとえば、「Excelで作成した申請書フォーマットをそのまま電子申請書に変換できる」、「既存の外部システム・サービスにワークフロー機能を連携できる」といったサービスであれば、導入時の負担を軽減できるでしょう。

また、特にはじめて電子化を検討する企業の場合は、運用前後のサポート体制が充実しているかもチェックしておくと安心です。