オンラインでのイベントやセミナーを効率的に実施し、成果を高めたい方へ。業務効率化やリード獲得に役立つおすすめのイベント管理システムについて目的別にご紹介します。
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イベント管理システムとは、セミナーや商談会、カンファレンスといったイベントの運用・管理をサポートするシステムです。
近年、オフライン/オンラインを問わない、様々なイベントが開催されています。また、コミュニケーションが一方的になりがちなウェビナーだけでなく、テクノロジーの力で双方向のやりとりや1to1でのコミュニケーションを実現させる「イベントテック」への注目が高まっています。
イベントを成功させるには、企画・コンテンツの内容だけでなく、開催・運営業務の効率化や、展示会・ビジネスイベントのオンライン化/ハイブリット化など、様々な工夫が必要です。加えて、ユーザーにとって体験価値の高いイベントにすることで、リード獲得にもポジティブな効果が見込めます。
イベント管理システムの導入によって、コミュニケーション手法の多様化、イベント運営の効率化・高度化などが実現できることから、様々な業界・業種での導入が進んでいます。
様々なサービスがリリースされているイベント管理システムですが、「何を優先するか」という点で下記の2種類に大別できます。
更に、「イベントの体験価値の向上を目的とするタイプ」は、展示会や大規模カンファレンスに強みがあるタイプと、リード獲得を目的とした小規模のイベントなどに強みがあるタイプに分類可能です。そのため、本記事ではイベント管理システムを3タイプに分けて解説していきます。
この記事では、オンラインイベントの開催にも適したサービスを、目的別に紹介していきます。
なお、イベント管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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イベント管理システムの導入目的は主に3つ。それぞれの目的に合ったタイプと、該当サービスの得意分野・機能について解説します。
オンライン・オフラインに関わらず、イベント関連業務の煩雑さが課題となっている場合は、業務効率化に強みを持つタイプが適しています。具体的には、日本最大級のイベント・コミュニティサービスとしても知られる「Peatix」や、様々なイベントの運営・管理を事前から事後まで一元管理できる「SHANON MARKETING PLATFORM」に加え、 イベントの予約受付と管理に特化したノーコードタイプの「Tsudle」 などが該当します。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| 参加者との コミュニケーション |
イベント告知LPや申し込みフォームの作成、リマインドメールの自動配信、参加証の発行、事前案内、当日の受付、イベント開催後のお礼メール配信など、煩雑な事務作業の自動化や省力化。 |
|---|---|
| 決済対応 | 有料イベントのチケット販売や決済対応も簡便に。 |
| リスト作成 | 参加者や出展者のリストを作成。データベースとして保存できる。 |
| 動画配信ツールの提供 | セキュリティポリシーの関係で、利用できる動画配信ツールに制限がある場合に、安全な動画配信ツールを提供。 |
これらのほかに、アンケート機能や参加費の督促メール機能などを備えたシステムも。
大規模なカンファレンスやバーチャルイベントを開催するには、安定した配信環境や、登壇者と参加者のインタラクティブなコミュニケーションを可能にするシステムが必要です。
世界100カ国以上で累計540満開以上のイベント管理実績を持つ「Cvent」などが、このタイプに該当します。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| 安定した配信環境の提供 | 数百〜数万人単位の大規模なオンラインイベントにも対応。 |
|---|---|
| インタラクティブな交流 | 展示会や就職フェア、カンファレンスなどにおいて、質疑応答やメッセージ交換といったインタラクティブな交流が可能に。出展した企業と参加者の間に臨場感のあるコミュニケーションをもたらす。 |
| ライブ感のある イベント演出 |
オンライン上で会場レイアウトやブースを表示することで、オフラインイベントのようなライブ感を演出。参加者の満足度向上が狙えるほか、ブース回遊時の行動ログの取得も可能。 |
| 当日の運営サポート | 大規模イベントに特化した、イベント開催のノウハウを活かして、当日の運営をサポート。突発的な機材や通信などのトラブルがあっても安心。 |
| 参加率や回遊率のアップ | 事前登録情報をもとに、ユーザー別に興味関心の高いコンテンツを提示し、閲覧率や回遊率をアップさせる。ポイントラリーや抽選といった積極的な参加を促す機能も。 |
更に、イベント当日にライブ配信した動画をアーカイブ化すれば、「マーケティングや営業に使える動画コンテンツ」としても役立てられます。
リードや商談の獲得を目的としてイベントを開催したい場合、BtoBイベントに適した管理システムがおすすめ。講演会やウェビナー、自社イベントなど、数十〜数百人規模イベントに向いている点で、（2）のシステムと異なります。
たとえば「eventry」は、イベントでのユーザー行動履歴データをもとに、パーソナライズされたインサイドセールスを実現する、独自CRM機能や連携SFA/MAを用意しています。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| オンラインイベント内 での交流 |
オンラインでの名刺交換やチャットなど、その場での交流に適した機能で、主催者と参加者との間で有意義なやり取りを実現。 |
|---|---|
| 資料ダウンロードやアポ予約 | セッションや出展企業に関する資料のダウンロードや、個別の商談の予約ができる機能。イベントを通じたリード獲得に、ダイレクトに役立つ。 |
| 参加者のデータ解析 | 参加者の行動データを解析し、MA/SFAと連携させることで、イベント開催後のフォロー効率化や、リード獲得を支援。 |
| イベントの効果測定の効率化 | 各セッションへの参加者数や質問数などから、イベントの効果測定を実施。人気のテーマやコンテンツを分析して、次のイベント企画に活用できる。 |
イベント管理システムの導入目的のほかに、留意すべき比較ポイントを解説します。
参加率を高めるための工夫として、「参加のハードルを下げる」「参加者特典を付与する」「チェックインの方法を簡単にする」などが挙げられます。
たとえば「EventHub」は、初めてのオンラインイベントでも、リンクURLからスムーズに参加できるシンプルな画面UIが特徴です。「Eventory」はメール配信ができるCRM機能を備えており、ユーザーをセグメントしたうえで、対象者に対して参加を促すリマインドメールを送れます。また、「EXPOLINE」の懸賞付きスタンプ/ポイントラリー機能も参加率向上に有効です。
オフラインイベントにおいては、「eventos」や「Cvent」のようにQRコードチェックイン機能などがあれば、利用者の利便性向上に加えて、受付業務の効率化も図れます。更に、チケット管理のストレスや紛失によるトラブルの心配も不要に。
また、集客自体を増やしたい場合には、840万人の会員の中からイベントに興味がありそうな人へ告知ができる「Peatix」が有効です。会員のイベント参加履歴から興味関心度を推測し、告知メールのターゲティング配信ができます。
イベント開催の成果を可視化するには、参加者のアクティビティや施策効果を測定する機能が必要です。「顧客管理機能」「来場管理」「トラッキング機能」といった参加者のログ・データを取得する機能や、「アンケート機能」「配信機能」といったイベント後のアクション機能に注目するといいでしょう。
たとえば、「CLOUD PASS」は計測・管理機能が充実。チケットに紐づけた顧客情報の取得や来場状況のリアルタイム反映が可能です。「EventRegist」のように、複数セッション・会場があるイベントで、参加者がどのように回遊していたかをトラッキングできるオプション機能を持つシステムも。
複数のイベントを継続的に開催する場合は、開催コストにも気を配らなければいけません。月額費用に加えて、イベントごとの費用がかかるシステムだとコストが割高になってしまうことも。
コストを抑えたい場合には、「イーベ！」のエンタープライズプランがおすすめ。イベントの同時開催数が無制限となっています。
有料イベントは無料イベントに比べて参加者の意欲が高く、より高い参加率が期待できます。はじめから有料イベントへの対応も視野に入れて、決済システムとの連携もチェックしておきましょう。
具体的なサービスとしては、チケット販売機能を搭載する「eventos」、「EventRegist」、「CLOUD PASS」や、オンライン決済サービスと連携できる「イーベ！」など。
また、「ekaiin.com」や「Peatix」は、クレジットカード、コンビニ、インターネットバンキングなど様々な決済手段が利用可能。決済手段の豊富さも、集客率アップに役立ちます。
イベント開催業務効率化に強みがあるシステムをご紹介します。
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(出所：eventos公式Webサイト)
社員総会や忘年会のような小規模イベントから、音楽フェスや企業イベントのような大規模イベントまで対応できるイベントプラットフォーム。イベント運営に必要な機能が一通りそろう。中でも、マンツーマンのオンラインMTG機能や、イベント状況をスムーズに把握できるダッシュボード機能、出展者と参加者を結ぶマッチングチャットなど、ビジネスイベント向けの機能が充実。ボタン1つでライブ配信ができる機能もあるので、オンラインイベントにも手軽に対応できる。
オンラインチケットの発行やマップ機能、クーポン作成などイベント参加率を高める機能も豊富に用意。加えて、クレジットカードやコンビニ払い、PayPayといった多様な決済方法に対応しているのも便利だ。
(出所：SHANON MARKETING PLATFORM公式Webサイト)
イベントの事前申込から当日の来場者管理、終了後のフォローまでを一気通貫で行えるマーケティングプラットフォーム。リアル・オンライン・ハイブリッド・メタバースなど、様々な形式のイベント開催に対応している。QRコード認証による受付はもちろん、来場者通知メール、イベント人数の上限管理など、イベント運営を効率化する機能を豊富に搭載。出展者は、マイページから必要な資料のダウンロードや各書類の提出ができる。締切アラートや提出リマインド機能を搭載するなど、出展者管理にも強みを持つ。
オフライン/オンラインイベントデータが同一プラットフォーム上で一元管理されるため、来場者の属性や行動履歴などをもとにした詳細な分析データの作成・抽出が可能。イベント終了後の効果的なマーケティングにも役立てられる。
(出所：イーベ！公式Webサイト)
イベント告知ページの作成からイベント後のフォローまで、イベント運営に関する一連の業務を効率化する来場者管理システム。直感的な操作ができる、ユーザーフレンドリーなインターフェイスが特徴だ。参加者一覧から入金状況の管理や督促メールの配信ができるので、有料イベントの管理に適している。加えて、クレジット決済、銀行振込、当日払い（オフラインイベント）と、多彩な決済手段がそろう。
開催したイベント情報をすべて保持できるので、イベント開催後のフォローメールやメルマガ配信で参加者との関係性構築にも役立つ。また、過去の参加情報をもとに、ターゲティングメールを送れる機能も。
(出所：CLOUD PASS公式Webサイト)
オンライン・現場でのチケット販売/発券、来場者管理、データ集計を一元化するチケット販売システム。クレジットカードによる事前決済に加え、コンビニ決済や電子マネー決済、PayPayなど決済手段が豊富で、有料イベントの管理に強みを持つ。
チケットを販売するだけで、売上や入場者数を自動で集計。入場者の内訳や顧客情報など、マーケティングに使えるデータの管理・収集にも対応している。加えて、複数施設での売上状況や来場者状況を、手持ちの端末から一括管理できる。当日の受付方法も、スタンプ、QRコード、入場ゲートと幅広く対応。リアルタイムで受付枚数や使用率、タッチポイント情報の確認も可能だ。
その他、「日時・定員制限設定」「クーポン・回数券発行」「座席管理」といった便利機能も充実。
（出所：ekaiin.com公式Webサイト）
Web上で会員管理・請求・集金が行える決済サービス。シンプルな操作性に強みがあり、個人や中小企業、団体など、幅広いシーンで活用されている。出欠の管理から参加費の集金まで対応できるため、イベントの管理にも最適。イベント参加者の募集サイトを簡単かつスピーディーに作成、発行されたURLを自社サイトやSNSに貼り付けるだけで受付を開始できる。
決済方法は、クレジットカードはもちろん、コンビニやインターネットバンキングなど、幅広いニーズに対応。Webサイトの操作やオンライン決済に不慣れな場合でもスムーズに集金できるため、機会損失を防げる。
（出所：Tsudle公式Webサイト）
予約受付と管理に特化したイベント管理システム。複数日時開催のイベントにおいて、開催日時ごとの定員数と受付期間を参加予測に合わせて簡単に設定し、予約受付を自動で締め切ることが可能。管理画面では予約状況をリアルタイムで把握でき、予約データの一括管理やCSV出力にも対応。本部と店舗、企画・集客担当者と電話受付スタッフなど、異なる役割間の業務連携を効率化できる。
FAXやExcelでのアナログ管理をデジタル化することで、業務効率化を実現するのはもちろん、プラットフォームサービスでは必須の会員登録も不要。ノーコードで予約申込画面を作成できるため、参加者の利便性も向上する。
(出所：Peatix公式Webサイト)
会員数840万人・月間イベント参加者数48万人以上の、日本最大級のイベント・コミュニティプラットフォーム。イベント告知ページの作成から、当日の受付まで、初期登録料・月額利用料・掲載費用不要で利用できる。プラットフォーム上で会員に向けてイベント告知ができるので、集客強化に強みを持つ。
また、過去イベントの参加者はフォロワーとして蓄積されるため、継続的な関係の構築が可能に。次回以降の告知が自動で届くほか、メッセージ送信もできるためリードナーチャリングにも役立てられる。そのほかにも、無料チケット販売や、事前アンケート、オンラインイベント作成といった機能を搭載。
決済処理の効率化にも強みを持ち、多様な手段での事前決済、サブスクリプションプランの作成といった機能がそろう。
(出所：EventRegist公式Webサイト)
イベントの告知・事前集金の決済・参加者管理など、一連のイベント運営・リード獲得に関する機能を備えたイベント管理システム。イベント内容に合わせて必要な機能をカスタマイズして導入できる。
イベントページの作成やチケット販売、メールの自動送信といった、基本機能がチケット販売手数料のみで利用できる「Basicプラン」を用意。まずは気軽に試用してみたい場合におすすめだ。一方、ビジネスイベント向けの「Basic+プラン」や、大規模イベント運営の効率化に適している「Premiumプラン」も。
また、「HubSpot」や「marketo」といったMAツールにイベント参加者のデータを取り込めるので、リードの獲得にも役立つ。
ビジネスイベントやカンファレンスなど、大規模オンラインイベント開催に強みのあるシステムをご紹介します。
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(出所：EXPOLINE公式Webサイト)
オンラインセミナー・カンファレンス、オンライン展示会、オンライン学会などで活用される、セミオーダー型のイベント運用システム。親会社が大手イベント企画会社なので、集客やコンテンツ制作、イベント事務局支援といった運用サポートメニューにも強みを持つ。オリジナルのイベントLPを起点に、動画・コンテンツの配信、アンケート、抽選といったオンラインコンテンツ体験を提供する。
イベントを介して獲得したデータは、社内システム・外部サービスとの連携によって、見込み顧客の獲得から育成までを効率的に進められる。更に、イベント終了後には、LPをオウンドメディアとして活用することで、配信動画などをアーカイブコンテンツとして公開・運用できる。
(出所：Cvent公式Webサイト)
リアル・オンライン・ハイブリッドすべてのイベント形式に対応したイベント管理システム。多言語対応はもちろん、日本を含む100カ国以上、23,000社以上で利用されており、グローバル規模のイベント開催にも適している。
イベントサイトの制作やメール配信、タスク・予算管理機能など、イベント管理に必要な機能を網羅。複数のツールを使い分ける必要がないため、オペレーション効率が向上する。
リアルイベントでは、受付・来場者管理機能によって開催当日の運営を円滑化。また、オンラインイベントでは、高品質なライブ配信機能のほか、チャットやアンケート、質疑応答、投票といったインタラクティブなコミュニケーション機能などよって体験価値の向上を支援する。
（出所：ネクプロ公式Webサイト）
オンラインでの大規模配信に強みを持つ動画配信ソリューション。2,000名まで同時視聴を通常保証しているほか、配信サーバー強化によってそれ以上の規模にも対応できる。
申込フォームの作成、各種メールの配信といった各種イベント管理機能ほか、出典企業向けの集客・マーケティング機能が充実。イベントサイトではテンプレートによるカスタマイズのほか、リッチなサイトに加工することもできる。当日の集客状況などに応じた細かい改善もできるため、視聴者増加につなげやすい。
リード提供に関しても、イベント全体の参加履歴だけではなく、セッション毎の細かな視聴時間やアンケート回答など、関心度を図れるデータも取得可能。外部サイトへの遷移ログも収集可能なため、より精緻で質の高いリード獲得が。
(出所：EventIn公式Webサイト)
バーチャル展示会やWeb講演会など様々なオンラインイベント運営に利用できる、オンラインイベントプラットフォーム。複数のセッションが同時進行するイベントの運営に強みを持ち、出展者からブースのアピールができる、ブースにロゴや説明文を掲出できるなど、臨場感のあるイベント演出を実現している。
また、出展者と参加者のグループ通話や1on1商談、セッションへの質疑応答・挙手といった、インタラクティブな交流も可能。来場者データの取得と合わせて、リード獲得への貢献が期待できる。
参加者プロフィールを確認して、出展者から参加者への声掛けもできるため、能動的な働きかけも可能。
イベントでの出会いをビジネスに結びつける、リード獲得の促進に強みのある4つのシステムをご紹介します。
(出所：Eventory公式Webサイト)
イベントの企画・開催・フォローアップ・分析まで一つのプラットフォームで管理できるイベント管理ツール。グローバルの金融機関、メーカー、メディアなど大手企業への導入実績が豊富。メール配信もできるCRM機能を搭載しており、参加者のアクティビティやタグデータに紐づいて自由にカスタマイズしたメールをメーラー不要でダイレクトに送信できる。
イベント分析機能に長けており、参加者ID単位でのアクティビティデータの自動集計のほか、イベント全体・講演単位での評価など参加者からのフィードバックデータもダッシュボードで一元管理可能。次回イベントへ向けた改善や営業リードにつなげやすい。また、Zoomなどの外部ツール不要で利用できる独自配信機能も利便性が高い。
(出所：EventHub公式Webサイト)
大規模なビジネスイベントの開催と、イベント内でのインタラクティブなコミュニケーションの促進に優れたイベント管理システム。
イベント開始前から来場者や出展社とのコミュニケーションをシステム管理画面に集約でき、イベント中は企業同士のマッチングを促進、イベント終了後には行動データをMA／SFAに取り込んでマーケティングに活かすなど、イベント起点のリード獲得に特化した機能が充実している。
中でも、視聴ログや資料DLログ、交流履歴などの行動データを取り込める機能や、事前に参加者同士の交流を促すことで参加率を大幅に高める機能が好評。
(出所：Event BASE公式Webサイト)
小規模なカンファレンスから大規模な展示会まで幅広く対応。オンライン上での「交流」に特化したイベント管理システム。
一番の特徴は、イベント会場にログオンすると参加企業の担当者とビデオ通話ができるという、リアルイベントの感覚に近い偶発的なコミュニケーションがとれること。ブースを開けば担当者とのビデオ通話ができる「ブースビデオ通話」では1クリックで通話を開始できるので、その場にいる担当者に声をかけるような感覚で商談をスタートさせられる。参加者の行動分析や分析レポートの出力といった機能も搭載。
(出所：Zoho Backstage公式Webサイト)
イベント管理に必要な基本機能を無料で提供。有料版では、動画配信サービスの提供、Webサイトの複数言語対応、高度なセッション分析といった機能が加わる。また、イベント単位での課金もできるので、単発イベントの運営にも適している。
オリジナルのバーチャルイベントソリューションである「Backstage OnAir」がアドオンで利用可能。アンケートやチャット、質問といったインタラクティブなセッションを実施できるようになる。その他、参加者数、フィードバック、スピーカーへの評価といった項目から、イベントパフォーマンスの詳細分析も可能に。
イベント開催の効率化だけでなく、イベントのオンライン化やオフラインとのハイブリット化などにも対応可能なイベント管理システムについて紹介しました。イベント管理システムは強み・特徴する部分によってタイプ分けできます。以下のニーズに照らし合わせて、自社に合ったシステムを選んでみましょう。
ある程度、タイプを絞り込んだ後、個々のシステムを具体的に比較検討していくとスムーズです。
イベント管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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SHANON MARKETING PLATFORM（イベント管理）
株式会社シャノン
リアル・オンライン・ハイブリッドすべての形式に対応。イベントの申込管理からアフターフォローまでを一元管理できるシステム。イベント運営を効率化する機能が豊富にそろ...
株式会社ユニエイム
販売・発券、来場者管理、データ集計をシンプルに一元管理できるチケット販売システム。売上・来場者数・顧客情報の自動集計に対応。業務効率化とコスト削減を支援します。...
株式会社リザーブリンク
企業が主催するイベント、研修、セミナーの予約管理に特化したイベント管理システム。複数日時開催の予約フォーム、参加者リストを簡単に作成し、業務効率化を実現します。...
株式会社Collective Path
イベントの企画・開催・分析・フォローアップまでひとつのプラットフォームで管理し、良質な商談獲得のサポートが可能なイベントDXソリューション。完全独自配信機能搭載...
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