最終更新日:2024-02-16
オンラインでのイベントやセミナーを効率的に実施し、成果を高めたい方へ。業務効率化やリード獲得に役立つおすすめのイベント管理システムについて目的別にご紹介します。
イベント管理システムとは、セミナーや商談会、カンファレンスといったイベントの運用・管理をサポートするシステムです。
近年、コロナ禍が一段落したことでオフラインのイベントが多く行われるようになっています。また、オンラインに関しても顧客に一方的にWeb受講してもらうウェビナーではなく、テクノロジーの力で双方向のやりとりや1to1のコミュニケーションを実現させる「イベントテック」への注目が高まっています。
イベントを成功させるには、効果的な企画やコンテンツを用意するのはもちろんですが、それにとどまらず開催・運営業務を効率化させたり、展示会やビジネスイベントをオンライン化させたり、もしくはオフラインとのハイブリット化させるなど、様々な対応が必要です。また、ユーザー側に対しても「いかにして体験価値を向上させるか」、リードの獲得に工夫が求められます。
それらの課題に答えてくれるのが、イベント管理システムです。
イベント管理システムとしては、オフラインイベント・オンラインイベントの開催に特化したタイプや、その双方に対応したハイブリッドタイプなど、多様なサービスがリリースされていますが、「何を優先するか」という点で下記の2種類に大別できます。
更に、「イベントの体験価値の向上を目的とするタイプ」は、展示会や大規模カンファレンスに強みがあるタイプと、リード獲得を目的とした小規模のイベントなどに強みがあるタイプに分けられます。
この記事では、オンラインイベントの開催にも適したサービスを、目的別に紹介していきます。
なお、イベント管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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イベント管理システムのタイプを踏まえた上で、3つの導入目的別に必要な機能や得意分野について解説します。
オンライン・オフラインに関わらず、イベント開催にまつわる業務の煩雑さが課題となっている場合は、業務効率化に優れたシステムの導入が適しています。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| 参加者との コミュニケーション |
イベント告知LPや申し込みフォームの作成、リマインドメールの自動配信、参加証の発行、事前案内、当日の受付、イベント開催後のお礼メール配信など、煩雑な事務作業の自動化や省力化。 |
|---|---|
| 決済対応 | 有料イベントのチケット販売や決済対応も簡便に。 |
| リスト作成 | 参加者や出展者のリストを作成。データベースとして保存できる。 |
| 動画配信ツールの提供 | セキュリティポリシーの関係で、利用できる動画配信ツールに制限がある場合に、安全な動画配信ツールを提供。 |
これらのほかに、アンケート機能や参加費の督促メール機能などを備えたシステムもあります。
大規模なカンファレンスやバーチャルイベントを開催するには、安定した配信環境や、登壇者と参加者のインタラクティブなコミュニケーションを可能にするシステムが必要です。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| 安定した配信環境の提供 | 数百〜数万人単位の大規模なオンラインイベントにも対応。 |
|---|---|
| インタラクティブな交流 | 展示会や就職フェア、カンファレンスなどにおいて、質疑応答やメッセージ交換といったインタラクティブな交流が可能に。出展した企業と参加者の間に臨場感のあるコミュニケーションをもたらす。 |
| ライブ感のあるイベント演出 | オンライン上で会場レイアウトやブースを表示することで、オフラインイベントのようなライブ感を演出。参加者の満足度向上が狙えるほか、ブース回遊時の行動ログの取得も可能。 |
| 当日の運営サポート | 大規模イベントに特化した、イベント開催のノウハウを活かして、当日の運営をサポート。突発的な機材や通信などのトラブルがあっても安心。 |
| 参加率や回遊率のアップ | 事前登録情報をもとに、ユーザー別に興味関心の高いコンテンツを提示し、閲覧率や回遊率をアップさせる。ポイントラリーや抽選といった積極的な参加を促す機能も。 |
更に、イベント当日にライブ配信した動画をアーカイブ化すれば、「マーケティングや営業に使える動画コンテンツ」として役立てることも可能です。
リードや商談の獲得を目的としてイベントを開催する場合、BtoBイベントに適したイベント管理システムを導入すると良いでしょう。講演会やウェビナー、自社イベントといった数十〜数百人規模の小規模イベントに向いているのが（2）のシステムとの違いです。
このタイプのシステムの得意分野は下記のとおりです。
| オンラインイベント内 での交流 |
オンラインでの名刺交換やチャットなど、その場での交流に適した機能により、主催者と参加者との間で有意義なやり取りが可能に。 |
|---|---|
| 資料ダウンロードやアポ予約 | セッションや出展企業に関する資料のダウンロードや、個別の商談の予約ができる機能。イベントを通じたリード獲得に、ダイレクトに役立つ。 |
| 参加者のデータ解析 | 参加者の行動データを解析し、MA/SFAと連携させることで、イベント開催後のフォロー効率化や、リード獲得を支援。 |
| イベントの効果測定の効率化 | 各セッションへの参加者数や質問数などから、イベントの効果測定が可能。人気のテーマやコンテンツを分析して、次のイベント企画に活用することも。 |
イベント管理システム導入の目的のほかに、留意すべき比較ポイントを解説します。
参加率を高める工夫として、「参加のハードルを下げる」「参加者特典を付与する」「チェックインの方法を簡単にする」といったものが挙げられます。
たとえば、「EventHub」はシンプルな画面UIで、初めてのオンラインイベントでも、リンクURLからアクセスするだけでスムーズに参加することが可能。「Eventory」はメール配信ができるCRM機能を備えており、ユーザーをセグメントしたうえで、対象者に対して参加を促すリマインドメールを送ることができます。「EXPOLINE」の懸賞付きスタンプ／ポイントラリー機能も参加率向上に有効です。
オフラインイベントにおいては、「eventos」や「Cvent」のようにQRコードチェックイン機能などがあれば、利用者の利便性が向上するだけでなく、受付業務の効率化も図れます。チケット管理のストレスや紛失によるトラブルの心配も不要に。
また、集客自体を増やしたい場合は、840万人の会員の中からイベントに興味がありそうな人へ告知ができる「Peatix」が有効です。会員のイベント参加履歴から興味関心を推測し、告知メールのターゲティング配信ができます。
イベント開催の成果を可視化するには、参加者のアクティビティや施策効果を測定する機能が必要です。「顧客管理機能」「来場管理」「トラッキング機能」といった参加者のログ・データを取得する機能や、「アンケート機能」「配信機能」といったイベント後のアクション機能に注目するといいでしょう。
たとえば、「CLOUD PASS」は計測・管理機能が充実。チケットに紐づけた顧客情報の取得や来場状況のリアルタイム反映が可能です。「EventRegist」の「来場者トラッキング機能（オプション）」のように複数セッション・会場があるイベントで、参加者がどのように回遊していたかをトラッキングできるシステムもあります。
また、「Eventory」は、告知～イベント終了後までの参加者のアクティビティのデータ記録が可能。ID単位でアクティビティデータを自動集計して、リードにつなげやすい参加者を抽出できます。
「EXPOLINE」はイベントサイト来訪者数、各セッションの視聴者などを、セッションやユーザーごとにCSVでダウンロード可能。抽出したデータを分析することで、ユーザーごとに最適化されたコンテンツの出し分けができるようになります。
複数のイベントを継続的に開催する場合は、開催コストにも気を配らなければいけません。月額費用に加えて、イベントごとの費用がかかるシステムだとコストが割高になってしまうことも。月にどれだけイベントを登録しても追加料金が発生しないのが「イベントクリエイト」。「イーベ！」もエンタープライズプランを選べば、イベントの同時開催数が無制限になります。
有料イベントは無料イベントに比べて参加者の意欲が高く、より高い参加率が期待できます。はじめから有料イベントへの対応も視野に入れて、決済システムとの連携もチェックしておくとよいでしょう。
具体的なサービスとしては、チケット販売機能を搭載する「eventos」、「EventRegist」、「CLOUD PASS」や、オンライン決済サービスと連携できる「イーベ！」などがあります。
また、「ekaiin」や「Peatix」は、クレジットカード、コンビニ、インターネットバンキングなど様々な決済手段が利用可能。決済手段の豊富さも、集客率アップに役立ちます。
イベント開催業務効率化に強みがあるシステムをご紹介します。
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(出所：eventos公式Webサイト)
社員総会や忘年会のような小規模イベントから音楽フェスや企業イベントのような大規模イベントまで対応可能。イベント運営に必要な機能を一通りそろえている中でも、マンツーマンのオンラインMTG機能や、イベント状況をスムーズに把握できるダッシュボード機能、出展者と参加者を結ぶマッチングチャットなど、ビジネスイベント向けの機能が充実している。ボタン1つでライブ配信ができる機能もあるので、オンラインイベントへの対応も手軽。
オンラインチケットの発行やマップ機能、クーポン作成などイベント参加率を高める機能も豊富に用意されている。
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(出所：SHANON MARKETING PLATFORM公式Webサイト)
イベントの事前申込から当日の来場者管理、終了後のフォローまでを一気通貫で行えるマーケティングプラットフォーム。リアル・オンライン・ハイブリッドすべての形式での開催に対応。QRコード認証による受付はもちろん、来場者通知メール、イベント人数の上限管理など、イベント運営を効率化する機能を豊富に備える。出展者は、マイページから必要な資料のダウンロードや各書類の提出が可能。締切アラートや提出リマインド機能も搭載するなど、出展者管理にも強み。
リアルとオンラインのイベントデータは同一のプラットフォーム上で一元管理されるため、来場者の属性や行動履歴などから細かなデータを作成・抽出することが可能。イベント終了後の効果的なマーケティングに役立つ。
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(出所：イーベ！公式Webサイト)
イベント告知ページの作成からイベント後のフォローまで、イベント運営に関する一連の業務を効率化することができるシステム。参加者一覧から入金状況の管理や督促メールの配信ができるので、有料イベントの管理に適している。クレジット決済、銀行振込、当日払い（オフラインイベント）と、決済手段が多彩なのもうれしいポイント。
開催したイベント情報をすべて保持できるので、イベント開催後のフォローメールやメルマガ配信で参加者との関係性構築にも役立つ。過去の参加情報を元に、ターゲティングメールを送れる機能も。
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(出所：CLOUD PASS公式Webサイト)
オンライン・現場でのチケット販売/発券、来場者管理、データ集計を一元化するクラウドサービス。クレジットカードによる事前決済に加え、コンビニ決済や電子マネー決済、PayPayなど決済手段が豊富で、有料イベントの管理に強みがある。
チケットを販売するだけで、売上や入場者数を自動で集計が可能。入場者の内訳や顧客情報といったマーケティングに使えるデータの管理・収集にも対応している。複数施設での売上状況や来場者状況を、手持ちの端末から一括管理できるのもポイントだ。当日の受付方法も、スタンプ、QRコード、入場ゲートと幅広く対応。リアルタイムで受付枚数や使用率、タッチポイント情報の確認も可能だ。
その他、「日時・定員制限設定」「クーポン・回数券発行」「座席管理」といった便利機能も充実している。
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（出所：ekaiin.com公式Webサイト）
会員管理・請求・集金をWeb上で行える決済サービス。シンプルな操作性に強みがあり、個人や中小企業、団体など、幅広いシーンで活用されている。出欠の管理から参加費の集金まで対応できるため、イベントの管理にも最適。イベント参加者の募集サイトを簡単かつスピーディーに作成、発行されたURLを自社サイトやSNSに貼り付けるだけで受付を開始できる。
決済方法は、クレジットカードはもちろん、コンビニやインターネットバンキングなど、幅広いニーズに対応。Webサイトの操作やオンライン決済に不慣れな場合でもスムーズに集金できるため、機会損失を防げる。
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(出所：イベントクリエイト公式Webサイト)
イベントやセミナーの運営管理に特化した、法人・団体向けのイベント管理システム。告知用HPや申込受付フォーム作成、メールの一斉配信や自動返信、申し込みの自動締め切りといった手間のかかる作業を効率化する機能が豊富。イベント運営にかかる業務負荷を大幅に軽減できる。申し込み受付を自動化するとともに、名簿が自動的に作成されるため、省力化しながら転記ミスも削減できる。
また、イベント管理機能に加えて、ユーザーデータやアンケート結果の管理も可能。イベント運営〜結果分析までの機能が一通りそろっている。
(出所：EventRegist公式Webサイト)
イベントの告知・事前集金の決済・参加者管理など、一連のイベント運営・リード獲得に関する機能を備えたイベント管理システム。イベントに合わせて必要な機能をカスタマイズして導入できる。
まずは気軽に導入したいというニーズに向けて、イベントページの作成やチケット販売、メールの自動送信、参加者データのCSVダウンロードといった、イベント運営機能が無料で利用できるプランも（有料チケット販売は手数料8%が必要）。
大規模イベント運営の効率化に適しているのが「プレミアムプラン」。来場者のトラッキング、プロモーションコードの発行、イベント限定の資料配布といった機能が搭載されている。
また、「HubSpot」や「marketo」といったMAツールにイベント参加者のデータを取り込むことも可能。リードの獲得にも役立つ。
(出所：Peatix公式Webサイト)
840万人の会員を持つイベント管理・グループ運営サービス。イベント名やチケット金額、会場住所などを入力するだけで簡単に告知ページを作成でき、会員に向けてイベントを告知することも可能。過去のイベント・セミナー参加履歴を元にターゲテイングできる「成果報酬プラン」や「イベント紹介メール」など、イベント集客に強みを持つ。ビジネスイベント向けの機能として、事前アンケートを実施することもできる。
また、オンラインイベントに特化したPeatix Liveというサービスも。イベント告知から配信までをワンストップでサポートしている。多言語対応で海外への配信も可能。
ビジネスイベントやカンファレンスなど大規模オンラインイベント開催に強みのあるシステムをご紹介します。
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(出所：EXPOLINE公式Webサイト)
オンラインセミナー・カンファレンス、オンライン展示会、オンライン学会などで活用される、セミオーダー型のイベント運用システム。親会社が大手イベント企画会社なので、集客やコンテンツ制作、イベント事務局支援といった運用サポートメニューも強み。オリジナルのイベントLPを起点に、動画やコンテンツの配信、アンケートや抽選といったオンラインコンテンツ体験を提供する。
イベントを介して獲得したデータは、社内システム・外部サービスとの連携によって、見込み顧客の獲得から育成までを効率的に進められる。更に、イベント終了後には、LPをオウンドメディアとして活用することが可能。配信動画もアーカイブコンテンツとして公開・運用できる。
(出所：Cvent公式Webサイト)
リアル・オンライン・ハイブリッドすべてのイベント形式に対応したイベント管理システム。多言語対応はもちろん、日本を含む100カ国以上、23,000社以上に利用されており、グローバル規模のイベントを開催したい場合にも適している。
イベントサイトの制作やメール配信、タスク・予算管理機能など、イベント管理に必要な機能を網羅。複数のツールを使い分ける必要がないため、オペレーション効率が向上。リアル向けには受付・来場者管理機能によってイベント開催当日の運営を円滑化。また、オンライン向けには、高品質なライブ配信機能のほか、チャットやアンケート、質疑応答、投票といったインタラクティブなコミュニケーション機能などよって顧客満足度の向上を支援する。
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（出所：ネクプロ公式Webサイト）
オンラインでの大規模配信に強みを持つ動画配信ソリューション。2,000名まで同時視聴を通常保証。それ以上の規模でも配信サーバー強化で対応可能。導入事例の中には5,000名規模のオンラインイベントの成功例も。
申込フォームの作成、各種メールの配信などの各種イベント管理機能ほか、出典企業向けの集客・マーケティング機能にも優れており、イベントサイトではテンプレートによるカスタマイズのほか、リッチなサイトに加工も可能。当日の集客状況などによっても細かく改善できるため、視聴者増加につなげやすい。リード提供に関しても、イベント全体の参加履歴だけではなく、セッション毎の細かな視聴時間やアンケート回答などの関心度も取得が可能。外部サイトへの遷移ログも収集可能なため、より精緻で質の高いリードが提供できる。
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(出所：EventIn公式Webサイト)
バーチャル展示会やWeb講演会など様々なオンラインイベント運営に利用できる、オンラインイベントプラットフォーム。複数のセッションが同時進行するイベントの運営に強みを持ち、出展者からブースのアピールができる、ブースにロゴや説明文を掲出できるなど、臨場感のあるイベント演出を実現している。
また、出展者と参加者のグループ通話や1on1商談、セッションへの質疑応答・挙手といった、インタラクティブな交流も可能。来場者データの取得と合わせて、リード獲得への貢献が期待できる。
参加者プロフィールを確認して、出展者から参加者への声掛けもできるため、能動的な働きかけも可能。
イベントでの出会いをビジネスに結びつける、リード獲得の促進に強みのある4つのシステムをご紹介します。
(出所：Eventory公式Webサイト)
イベントの企画・開催・フォローアップ・分析まで一つのプラットフォームで管理できるイベント管理ツール。グローバルの金融機関、メーカー、メディアなど大手企業への導入実績が豊富。メール配信もできるCRM機能を搭載しており、参加者のアクティビティやタグデータに紐づいて自由にカスタマイズしたメールをメーラー不要でダイレクトに送信できる。
イベント分析機能に長けており、参加者ID単位でのアクティビティデータの自動集計のほか、イベント全体・講演単位での評価など参加者からのフィードバックデータもダッシュボードで一元管理可能。次回イベントへ向けた改善や営業リードにつなげやすい。また、Zoomなどの外部ツール不要で利用できる独自配信機能も利便性が高い。
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(出所：EventHub公式Webサイト)
大規模なビジネスイベントの開催と、イベント内でのインタラクティブなコミュニケーションの促進に優れたイベント管理システム。
イベント開始前から来場者や出展社とのコミュニケーションをシステム管理画面に集約でき、イベント中は企業同士のマッチングを促進、イベント終了後には行動データをMA／SFAに取り込んでマーケティングに活かすなど、イベント起点のリード獲得に特化した機能が充実している。
中でも、視聴ログや資料DLログ、交流履歴などの行動データを取り込める機能や、事前に参加者同士の交流を促すことで参加率を大幅に高める機能が好評。
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(出所：Event BASE公式Webサイト)
小規模なカンファレンスから大規模な展示会まで幅広く対応。オンライン上での「交流」に特化したイベント管理システム。
一番の特徴は、イベント会場にログオンすると参加企業の担当者とビデオ通話ができるという、リアルイベントの感覚に近い偶発的なコミュニケーションがとれること。ブースを開けば担当者とのビデオ通話ができる「ブースビデオ通話」では1クリックで通話を開始できるので、その場にいる担当者に声をかけるような感覚で商談をスタートさせられる。参加者の行動分析や分析レポートの出力といった機能も搭載。
(出所：Zoho Backstage公式Webサイト)
イベント管理に必要な基本機能を無料で提供。有料版では、動画配信サービスの提供、Webサイトの複数言語対応、高度なセッション分析といった機能が加わる。また、イベント単位での課金もできるので、単発イベントの運営にも適している。
オリジナルのバーチャルイベントソリューションである「Backstage OnAir」がアドオンで利用可能。アンケートやチャット、質問といったインタラクティブなセッションを実施できるようになる。その他、参加者数、フィードバック、スピーカーへの評価といった項目から、イベントパフォーマンスの詳細分析も可能に。
イベント開催の効率化だけでなく、イベントのオンライン化やオフラインとのハイブリット化などにも対応可能なイベント管理システムについて紹介しました。イベント管理システムは強み・特徴する部分によってタイプ分けできます。以下のニーズに照らし合わせて、自社に合ったシステムを選んでみましょう。
ある程度、タイプを絞り込んだ後、個々のシステムを具体的に比較検討していくとスムーズです。
イベント管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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