給与明細の電子化を進めるべきか悩まれている方へ。煩雑な給与明細発行作業の効率化を目的とした、電子化のメリット、事前準備と導入の手順、各社サービスの特徴を紹介します。
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給与明細の電子化とは、給与明細を紙ではなく電子データで従業員に交付することです。毎月の給与明細をPDFやメール、クラウド上で電子交付することで、給与計算業務の効率化やコスト削減、ミスの防止にもつながります。
所得税法第231条では、給与を支払う者（企業など）は、給与の支払いを受ける者（従業員など）に、支払明細書を交付しなくてはならないと定めています。また、健康保険法第167条では、保険料を給与から控除した場合、従業員に控除額を通知しなければならないとしています。したがって、企業は従業員に対し給与明細を交付する義務があり、給与の支払日までに交付しなければなりません。
従来は、給与明細を紙に印刷して渡すのが一般的でしたが、「印刷や封入・封かんの手間がかかる」「印刷代や封筒代のコストがかかる」「従業員の紛失リスクがある」といった課題がありました。このような書面交付で発生する膨大な工数やコストを削減する目的で、近年、給与明細の交付を電子化するサービスの導入が進んでいます。
給与明細をWebサイトやメールで配布することに、法的な問題を懸念された方もいらっしゃるかもしれませんが、問題ありません。2006年度の税制改正で、一定の要件を満たしていれば、給与所得の源泉徴収票や給与等の支払明細書を電子データで交付することが認められています。2008年以降は、退職所得の源泉徴収票、公的年金等の源泉徴収票なども電子交付が可能となっています。
電子交付への移行により、ペーパーレスやリモートワークをはじめとした働き方の進化・多様化にも対応することができます。
今回は、給与明細電子化の具体的なメリットや注意点、おすすめの専用サービスなどについてご紹介していきます。
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給与明細を電子化するメリットは、管理者と従業員のどちらにもあります。それぞれについて見ていきましょう。
給与明細を電子化することで、印刷、封入、チェック、封かん、仕分け、配送、手渡しの工程が不要になり、業務を大幅に効率化することができます。
また、給与計算ソフトと連携させれば、ソフト内で集計されたデータがリアルタイムで更新され、給与明細に反映されるため、手作業で転記する必要がなくなりミスを削減することもできます。突発的に出勤データや給与データの修正が必要になった場合でも、すぐに対応できるようになります。
更に、給与明細電子化サービスでは過去のデータを従業員が自ら遡って閲覧できるため、紛失時などの再発行依頼や問い合わせ件数が大幅に削減され、人事や経理担当者は本来の業務に集中することができます。
紙・封筒代、インク・印刷代、郵送代に加え、それに伴う業務担当者の人的コストが不要に。給与支払日直前の経理担当者の残業といった課題も解消できるようになります。短時間で業務を完了できれば、人件費だけでなく、「給与支給日前日は休めない」といった精神的な負担の軽減にもつながるでしょう。
給与明細をデータで配信することで、封入作業や配送に伴うミスや印刷物の紛失、誤配送などによる個人情報漏洩のリスクも回避できます。
従業員が不在の場合にデスクに置いておくことや、責任者に一時的に預けるような、手渡しをする場合のセキュリティリスクも解消できます。システムを通して業務を行うため、誰がいつどのような作業をしたかの履歴も確認でき、フローの共有による安全性向上、拠点の異なる担当者のプロセス共有も可能になります。
また、IDとパスワードを発行してログインすれば閲覧できるサービスもあります。認証を行った従業員のみ操作が可能になるため、セキュリティ強化も期待できます。従業員が別の給与明細を閲覧する心配もありません。
サービスによって年数は異なりますが、給与明細電子化サービスでは、おおむね過去2〜3年まで遡って明細を確認できます。プライベートや副業、確定申告などでも使用されることもある給与明細ですが、従業員にとっては紛失リスクを減らすといったメリットがあります。自宅で保管書類を探し回るということもなくなるでしょう。
給与明細電子化サービスには、PCだけでなく、スマホやタブレットからもログインできるものもあります。マルチデバイス対応であれば、場所を選ばずいつでも好きな時に明細を閲覧することが可能です。
また、給与明細をWeb閲覧できるタイプであれば、顧客先に常駐するなど社内メールが見られない環境下にいる従業員でも給与振込日当日に給与明細を閲覧できるようになります。
給与明細の電子化は多くのメリットを得られますが、注意すべき点もいくつか存在します。それぞれ事前に確認しておきましょう。
給与明細を電子化するためには「従業員の承諾や同意がなければ電子化できない」と法律により定められています。電子化に承諾しない従業員がいる場合も考えられますが、この場合、強制することはできません。上述の電子化によって得られるメリットを説明する場を設け、同意を得られるように働きかけましょう。
それでも同意が得られない場合は、未承諾者に対してのみ、引き続き紙で給与明細を発行しなければなりません。未承諾者があまりに多い場合は別として、PDF形式でダウンロードしたものを印刷するだけなので、さほど心配する必要はないでしょう。
なお、専用の給与明細電子化サービスなら、従業員の同意確認機能や同意進捗の確認など、便利な機能が備わっています。従業員が多すぎて一人ひとり「同意書を用意するのが難しい」とう場合は利用を検討するといいでしょう。
給与明細を電子化すると、Webを経由して明細書を交付するため、情報漏洩のリスクが発生します。たとえば、メール配信の場合は誤送信などのリスクも考えられます。また、社内のセキュリティ対策をおろそかにしているとハッキングを受ける可能性も。
したがって導入の際は、パスワードやデータの流出を防止するためのセキュリティ対策が必須です。なお、専用の給与明細電子化サービスは多くが万全のセキュリティ対策をとっているため、PDFのメール配信などに比べると情報漏洩のリスクは限りなく低減します。
続いて、給与明細の電子化するためには、実際にどうすればよいのかについてお話していきます。今回は給与明細電子化サービスを導入すると仮定して、その検討方法、事前準備、具体的な導入手順などをご紹介していきます。
給与明細以外にも、賞与明細や源泉徴収票など、「どこまで電子化するか」を事前に決める必要があります。また、給与明細の電子化と同時に、給与改定通知書や年末調整時の扶養控除申告書といった付随する帳票も電子化して、配布の効率化をしたいという場合には、添付資料機能を備えたサービスが選択肢になります。
サービスによっては、WordやExcel、PDFなど様々な形式のファイルの配布にも対応しているものもあるので、社内報やシフト表といった帳票以外のデータの配布も効率化したい場合にはおすすめです。
更に、ほかのソリューションとの連携により、経費精算明細書の配布にも対応できるサービスもあります。経理部門だけでなく、人事総務部門も含めて課題となる範囲を共有して電子化を進められれば、メリットがより大きくなるでしょう。外国人スタッフが多い場合には、多言語に対応しているかも確認しておくと安心です。
給与計算や労務管理も含めて効率化したいというニーズがある場合には、それらのソフトと給与明細電子化が一体化したサービスを選択しましょう。既に運用しているシステムに給与明細を電子化する機能が搭載されている場合は不要とも考えられます。
給与計算ソフトを導入済みで、既存の業務フローを変えずに給与明細のみを電子化したい場合には、給与明細の電子化に特化したサービスを選択するとよいでしょう。CSVを取り込むことで大体どのサービスでも対応できますが、既存システムとの相性によってはデータ加工などの手間がかかってしまうこともあるので、連携実績や方法を事前に確認しておきましょう。
また、サービスによっては、災害時に従業員の安否を確認したり、社内報のような関連データを配信したりできる機能もあります。中小規模の企業で、経理、人事、総務を兼任している場合などには、関連する業務の効率化も視野に入れるとよいでしょう。
先述のように、給与明細を電子化するにあたっては従業員の同意を得なければなりません。承諾と同意を前提として、はじめて「電磁的方法」で交付することが可能になります。
ここでいう「電磁的方法」とは、「電子メールを利用する方法」「社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法」「CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法」の3つを指します。現在では、セキュリティリスクや実務上の問題から、1つ目または2つ目の方法を用いる企業が一般的です。
次に、給与明細電子化サービスの導入手順を整理します。まずは先述した「検討方法や事前準備」の(1)と(2)を踏まえ、自社にあったツールを選択してください。その後のステップについて、ここでは電子化に特化したサービスのケースを説明します。
まずは項目の設定です。多くの場合、給与計算ソフトから給与明細データをCSVで抽出します。一部のサービスでは、API連携によってスムーズに同期できます。データをExcelで管理している場合は、編集画面から直接入力やユーザー定義により、インポートを行います。
次に、給与明細のレイアウトです。給与、賞与など明細項目を選択し、レイアウト表示を作成していきます。給与明細電子化サービスの中には、従業員の閲覧画面を独自のデザインに変更できるものもあります。
雇用形態など、給与体系が異なる従業員ごとにレイアウトを分けられるかどうかも確認しましょう。たとえば、役員、正社員、アルバイトなどの区分で項目を分けられるサービスがあります。支給欄や控除欄では、支払う金額がない項目を非表示にする機能があれば、対象外の社員への配慮として有効です。
マスタの設定が終わったら従業員の情報を登録します。テンプレートファイルを提供しているサービスもあるので、ここに氏名、生年月日などを入力してシステムに取り込みます。
次に、パスワードの設定やお知らせ配信に活用するためのメールアドレスを従業員から収集し、登録していきます。メール配信では、ID・パスワードなどを従業員ごとに一斉通知できるサービスを利用すると、より効率化できます。
社員全員がメールアドレスを保持していない企業の場合や、従業員数が多く収集が困難な場合は、給与明細をWebから閲覧するタイプのサービスがおすすめです。メールアドレスを収集しなくても初期設定を行え、IDとパスワードによるログインで運用することができます。従業員がメール配信を希望しない場合にも効果的でしょう。
最後に、管理画面から従業員が給与明細を確認するマイページを発行して、基本的な初期設定は完了です。
初期設定が終わったら、配信グループの作成や配信日の設定を行います。配信では、正社員とアルバイト、支社、出向など、グループ単位で管理することができます。給与支払日が異なる場合でも、それぞれに合わせた明細の公開やメール配信が可能です。
事前に設定した日にちに配信する予約配信機能を備えるサービスもあります。配信グループを設定しておくことで、給与は自動配信、賞与は手動配信といった活用も可能です。
設定がすべて完了したら運用開始となりますが、本番運用前に1カ月ほど余裕を見て、配信テストを実施し、課題点や改善点を洗い出しておくとよいでしょう。ユーザーとなる従業員の不安解消にもつながります。
運用開始後は、毎月、給与計算ソフトからCSVで給与データを取り込んで明細情報を作成します。API連携をしているサービスであれば、より簡単なデータの取り込みが可能です。
退職などによる人材流動に備え、スタッフごとにログイン期限を設定したり、閲覧期間を設定したりすることも必要です。また、セキュリティ対策としては、指定した期限で自動的にパスワード変更を促す機能を活用するとよいでしょう。
最後に、給与明細の電子化を進めてみようという方に候補となる給与明細電子化サービスをご紹介します。
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(出所：オフィスステーション給与明細公式Webサイト)
導入企業45,000社以上を誇るエフアンドエムの給与明細電子化サービス。過去の給与明細が3年間自動保存されるため、紛失リスクに備えることができる。給与明細は必要に応じて印刷が可能。給与計算ソフト、勤怠管理ソフト、確定申告、人事労務ソフトなど多数の他社システムとAPI連携している点が強み。通信データとサーバー本体の暗号化、不正アクセス防止、第三者機関による認証、24時間365日の監視体制、2段階認証、自動データバックアップなど、セキュリティにも重点を置いている。
給与明細を電子化した後に、労務、年末調整、有休管理、マイナンバー管理など同社の「オフィスステーション」シリーズを段階的に導入することで、相乗効果を得ることができる。
(出所：e-navi給与明細公式Webサイト)
給与ソフトで作成された給与明細･賞与明細･源泉徴収票を電子化し、PC・スマホ・携帯で閲覧できるクラウド型の給与明細電子化サービス。低コストながらも基本的な機能を備えているため、コストパフォーマンスに優れている。シンプルな画面と使い勝手の良い操作性が特徴。同報メール機能では従業員を選択し、一斉にメール通知をすることが可能。差し込み文字を使えばシステムのユーザーIDやパスワードを従業員単位で表示させることができ、配信の際に便利。
また、Web着せ替え機能では従業員がPCやスマホから閲覧する専用サイトのヘッダーとフッター部分を自社のロゴマークやイメージカラーに変更することで、自社独自の仕様にできる。年末調整時の申告書の電子化にも対応。従業員のPCやスマホから必要書類の作成と提出が可能。
(出所：Web給与明細ペイスリッププロ公式Webサイト)
幅広い給与計算ソフトとの連携に対応する給与明細電子化サービス。給与計算ソフトで作成した給与データをCSVで取り込むことで簡単に連携でき、賞与明細、源泉徴収票にも対応。過去3年分の給与履歴の保存が可能で、印刷、封入・封かん、郵送といった工数を削減でき、業務効率化に貢献する。
給与明細の表示項目を自由に設定することが可能。お知らせ機能では部署単位、職種単位でファイルを添付して通知できる。オプションにより、給与計算のアウトソーシングを行う「給与プロ」、クラウド型勤怠管理システム「タイムバリュー」、給与前払いサービス「エスプリ」、クラウド請求書作成サービス「e-メイサイ」といった同社のサービスと連携できる点が強み。
(出所：WEB給®公式Webサイト)
データをアップロードするだけで給与明細を最短3分で電子化する給与明細電子化サービス。給与明細の支給欄や控除欄で、社員ごとに表示させない項目を非表示にすることが可能。Web版はメール配信を希望しない社員がいても、ログインIDとパスワードを通知しておくことで、給与明細の閲覧が可能。給与明細データの英語表示ができるため、自社に外国人スタッフが多い場合にもおすすめ。
地震や台風などの自然災害時に従業員の安否を確認できる機能を搭載。また、給与明細の配信時に社内報などのデータを同時に送信できる点が特徴。10MB以内で様々なファイル形式に対応する。PDFの明細にはパスワードを設定することもできるので、セキュリティ面でも安心。
(出所：セコムあんしん給与明細電子化サービス公式Webサイト)
セキュリティに定評があるセコムの給与明細電子化サービス。自社指定の明細フォーマットだけでなく、多くの標準フォーマットを提供しているため、レイアウト作成の手間がかからない。オプションでは、昇級試験結果通知書、給与決定通知書、賞与評価通知書などの文書も電子化が可能。管理者権限を帳票グループ単位に設定できるため、拠点によって帳票が分かれている場合でも柔軟に対応ができる。過去2年分の明細データ閲覧が可能。
堅牢なデータセンターでデータを保管しており、バックアップデータは遠隔地で保管されるため、地震や台風といった自然災害などにも強みがある。英語にも対応しているため、英語圏のスタッフが多い場合にもおすすめ。お知らせ欄機能を活用すれば、対象者全員または個人宛にメッセージの通知が可能。
(出所：マネーフォワード クラウド給与公式Webサイト)
CMでもおなじみの「マネーフォワード クラウド」シリーズの一つ。給与計算業務の一環として、Web給与明細も発行可能。給与明細以外にも、賞与明細・賞与支払届・賃金台帳・支払控除一覧表など、各種帳票を出力できる。データは一定期間クラウドに保存され、従業員はスマホから過去明細も含めてもいつでも確認可能。一般的に利用される控除項目に加えて、会社独自の支給項目や控除項目も設定できるのもポイント。
なお、給与計算に必要な設定項目は5つだけ。法令に準拠した初期設定で各種保険料が自動で計算されるため、初心者でも迷わず簡単に給与計算可能。ほかの会計・勤怠などシリーズ製品と連携させれば、バックオフィス業務をより効率化できる。
（出所：ジンジャー給与公式Webサイト）
給与明細、賞与明細、源泉徴収票などの配信に対応する給与計算システム。各種明細を電子化するのはもちろん、Web公開やPDF出力にも対応しているので、ペーパーレス化を推進。「ジンジャー人事労務」と連携すれば、従業員情報と1年間の給与データをもとに年末調整を自動計算することも可能。控除額や保険料を簡単に計算できるので、大幅な業務効率化を実現する。
使いやすいUIも特長で、画面上のステップに沿って処理を進められるので、給与計算業務は最小限の工程で完結可能。更に、月変算定に必要な随時改定・定時算定の処理にも対応しており、給与改定に必要な条件を満たした従業員は自動で判別。対象者の確認作業に負担をかけることなく、スムーズに届出を出力できる。
（出所：RoboRoboペイロール公式Webサイト）
給与計算・給与明細関連ツールに加えて、代行サービスもワンセットになった社会保険労務士監修のサービス。シンプルかつリーズナブルな料金体系に強みがあり、各種ツール代と代行サービスを合わせて月額1,000円/名で利用可能。勤怠打刻や給与計算の一次チェックは、独自開発の打刻チェックロボットと社労士・給与計算のプロが担当。品質とスピードを担保しながら、実務担当者の負担を軽減する。
利用中の勤怠管理システムとデータ連携することで、勤怠データを自動で収集できるため、システムの切り替えは不要。毎月変動する交通費や手当、インセンティブなども、管理画面にアップロードするだけで給与計算時に反映できる。
（出所：クラウドハウス労務公式Webサイト）
人事労務を取り巻く複雑な業務のペーパーレス化を促進する、セミオーダー型のクラウド業務支援サービス。給与・賞与明細や年末調整のほか、入社手続き、雇用契約なども電子化。従業員の住所や連絡先の変更、結婚・出産・退職などに伴う各種申請はスマホ・PCから手軽に行え、人事労務の担当者側での承認作業も効率化する。自社の運用方法や制度にあわせてシステムを構築したり、従業員の操作画面も自由度高くカスタマイズできたりするため、大企業においてもスムーズな導入・定着が見込める。
人事労務に関する情報を集約し、一元管理・見える化を実現。人事データの効果的な活用にも貢献する。希望すれば、専任の担当者による導入支援も受けられる。
ペーパーレスがスタンダードになりつつある現代。給与明細電子化サービスは封入、封かん、配送手配といった煩雑な定型作業を効率化し、生産性と正確生の向上に貢献します。ユーザーとなる従業員の満足度も向上し、モチベーションにもつながるでしょう。電子化するメリットや帳票の範囲、自社の課題を整理して、業務効率化を目指してください。
給与明細電子化サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社マネーフォワード
給与計算の自動化でミスなく効率化。Web給与明細や年末調整などにも対応。誰にでも使いやすい簡単便利な操作性。...
オープン株式会社
給与計算代行サービスと関連する各種ツールがワンセットになった社労士監修のアウトソーシングサービスです。打刻漏れ確認機能や人事・勤怠・会計などの各種データの柔軟な...
株式会社Techouse
入退社手続き・年末調整・雇用契約・身上変更などの労務手続きをラクラク自動化・ペーパーレス化できる労務管理システムです。「従業員に定着すること」にこだわった直感的...
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