最終更新日:2024-09-19
膨大な帳票処理が業務を圧迫しており、帳票読取の自動化で業務を効率化させたい方へ。帳票OCRソフトのメリットや利用における注意点、主なサービスの特徴を紹介します。
帳票OCRソフトとは、紙の帳票をスキャナーで読み取り、ファイルとしてテキスト化できるソフトウェアのことです。OCRは「Optical Character Recognition/Reader」の略で、「光学文字認識」と訳されることもあります。
企業には、請求書や領収書、伝票、注文書、納品書、契約書といった様々な帳票が存在します。近年DXの浸透により、多くの企業でペーパーレス化が推進していますが、取引先の状況により、手書きやFAXが未だに残っている企業も少なくないでしょう。従来はその都度、手作業でPCにデータ入力するのが一般的ですが、手間・コストがかかるのが実情です。
帳票OCRソフトなら、スキャンした画像を取り込むだけで、FAXなどの活字、手書き文字、チェックマーク、QRコードなど様々なものをデータ化できます。かねてより存在していましたが、近年AIの発達によって文字認識精度が飛躍的に向上したことや、クラウドサービスが普及・定着したことにより、大きな注目を集めています。
今回は、そんな帳票OCRについて、具体的にどのようなメリットがあるのか、どういったタイプがあるのかなど、具体的なサービスを交えつつわかりやすく紹介します。
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帳票OCRソフトにおける具体的なメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
帳票OCRソフトの最大のメリットは、紙の帳票情報をデータ化できること。従来は、紙の帳票を手作業で仕分けし、目視確認しながらPCにデータを入力する必要がありましたが、OCRソフトを導入することで、これらの作業を自動化・効率化することができます。
帳票OCRソフトの中には、手書きの文字を認識してテキスト化できるものもあります。ただし、読み取りの精度は100％ではないため、基本的には認識結果を目視で確認し、人の手で修正する必要があります。AIを搭載したソフトの場合は、確認・修正に対する深層学習によって文字認識の精度を上げることが可能。「DEEP READ」や「SmartRead」なら、100％に近い高精度での読み取りが可能です。
読み取った情報の確認・修正がしやすいように設計されたサービスもあります。たとえば、「FormOCR v.7.5」や「SmartRead」では、帳票の記入内容と認識結果が同時に表示されるため、確認作業を効率化できます。「DynaEye11」は複数の読み取りエンジンを搭載し、それらが読み取り不一致の項目のみを管理画面に表示。イチから確認する必要がないため担当者の負担を大幅に軽減できます。
手作業による入力の場合、データが大量であるほどミスが頻発し、修正やその確認作業が業務を圧迫してしまいがちです。そのような場合は、「日付や時間などの数字が正しいか」「各項目の金額が合計と合致するか」「必須項目に文字やチェックマークが記載されているか」を自動でチェックするなど、ミスの防止をサポートする機能を搭載している帳票OCRソフトを導入することで、大幅な改善が見込めます。
帳票OCRソフトは、「少量の帳票読取向け」「大量の帳票読取向け（オンプレミス型）」「大量の帳票読取向け（クラウド型）」と主に3つのタイプに分けることができます。以下、それぞれどのような場合に向いているのか、一つずつ紹介していきます。自社で導入するとしたらどのタイプに当てはまりそうか、検討してみましょう。
月に100枚程度までの読み取りを視野に入れたタイプの帳票OCRです。代表的な製品としては、PCにインストールするだけで利用できる「読み取り革命」が挙げられます。
「読み取り革命」は、帳票をスキャンした画像を読み込ませるだけでテキストデータに変換できます。1万円前後の買い切り価格のみで安価に導入できる一方、読み取り精度の高さにも定評があり、FAXやコピーした文書、手書き文字にも対応可能とあって、企業ビジネスの場でも多くのユーザーに利用されています。
ただし、あくまでインストールした個々のPCのみでの利用になるため、「一部残っている手書き・印字の帳票に利用したい」「低価格で導入し試験的に運用したい」といった場合にはおすすめですが、大量の帳票の読み取りや複数の担当者による認識結果の確認・修正には向いていません。
月100枚を超える大量の帳票を読み取る場合や複数の担当者で確認・修正を行いたい場合におすすめのタイプです。このタイプはオンプレミス型とクラウド型に分かれます。
「大量の帳票読取向け（オンプレ型）」は、安全性を特に担保したい業界や業種に最適。自社内でネットワークを構築するため、既に使用している自社システムと連携しやすい点も特徴です。
「大量の帳票読取向け（クラウド型）」は、インターネット環境があれば、どこからでも利用できるメリットがあります。リモートワークや複数人でデータを扱う場合でも、読み取ったデータがクラウド上のサーバーにアップロードされるので、柔軟な働き方に対応が可能。システムのアップデートも製品を提供する企業が行うため、新機能の追加も期待できます。
帳票OCRソフトの料金形態はそれぞれのサービス提供形態によって異なります。以下、特徴をまとめておいたので、製品を検討する際の目安にしてください。
| 提供形態 | 料金形態と目安 |
|---|---|
| インストール型 | 買い切り型。個々のPCごとに10,000円強。以降、バージョンアップなどに合わせて購入。 |
| オンプレミス型 | イニシャル型。400,000円から700,000円前後。別途、運用・保守のための年間費用がかかる。 |
| クラウド型 | 月額定額。10,000円から30,000円前後。AI搭載型の場合、一文字あたり1円〜など文字単価で計算される場合も。 |
クラウドサービスの場合、処理枚数が多いほど一枚あたりの単価は安くなる傾向にあります。オンプレミス型の場合、運用・保守にどれくらいコストがかかるのかも考慮しておくようにしましょう。
最後に、帳票OCRソフトを検討・利用する際の注意点について紹介します。テキストの文字認識精度はもちろんですが、それ以外の観点では以下のような点が挙げられます。
帳票OCRソフトでは、基本的に帳票の書式ごとに、「どのエリアのどの項目を読み取るのか」を事前に設定する必要があります。たとえば、テキスト変換したい箇所をマウスで囲い込み、その領域が数字なのか、日付なのか、文字なのかを選択・入力していきます。変換したい領域が商品コードであれば「数字」、発行日であれば「日付」、氏名であれば「文字」といった具合です。
最初は少し面倒に思うかもしれませんが、一度設定すればその後はスムーズに読み取りが可能です。一方、請求書・領収書に特化したAI OCRを搭載している「invoiceAgent」「ProTech AI-OCR」のようなサービスは読み取り項目の事前設定なしで利用することも可能。企業名や金額など主要項目を自動解析することで、高精度の読み取り・データ化が行えます。
なお、たとえ登録済みであったとしても複数の種類が混載している場合は、担当者帳票を仕分けて都度読み込ませる帳票定義が何であるかを設定する必要があります。その頻度が多い場合は、「DynaEye 11」のように帳票のレイアウトに応じて自動でそれに応じた帳票設定で対応してくれるようなサービスがおすすめ。一遍に大量の帳票を仕分けることなく読み込ませることができます。
手書き文字は人それぞれに癖があるため、OCRによる文字認識の精度が安定しないことが難点です。ここで力を発揮するのがAI搭載のOCRで、深層学習によって認識精度を随時向上させていくことができます。自社の帳票に手書きが多く、文字認識の精度を担保したい場合は、AI OCRの活用を視野に入れると良いでしょう。
従来のOCRエンジンとAIを組み合わせることで、高いパフォーマンスを発揮する帳票OCRソフトもあります。たとえば「FormOCR v.7.5」は、枠内の手書き文字を従来型エンジンで認識、枠がないフリーピッチの手書き文字をAI OCRで認識することで、高い読み取り精度を実現しています。「invoiceAgent」はTegaki、DEEP READなど、手書き文字を高精度で認識できるAI OCRを複数搭載。指定箇所ごとに最適なOCRエンジンを使い分けることで、読み取り精度を高められます。
OCRソフトによっては、バーコードやQRコード、チェックマークなどを読み取れるものと読み取れないものがあります。バーコードであれば、JAN、ITF、CODE39、CODE128など、自社の帳票で使われているバーコードの対応コードを確認しておきましょう。また、チェックマークについても、「レ」や選択式の「○」、オーバーライトチェックマーク、塗りつぶしなど対応するチェックマークが製品によって異なるため、確認しておく必要があります。
「invoiceAgent」はチェックボックスや丸囲い、罫線がある文書もしっかり読み取り可能。幅広いデザインの帳票に対応できるため、入力作業やチェック作業を大幅に削減できるでしょう。
また、「FROG AI-OCR」のように、古い書類で使用されている旧字旧仮名遣いなど、高難度の文字を読み取りできるユニークなものもあります。
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（出所：AnyForom OCR公式Webサイト）
ネットワークや情報活用、データキャプチャーに関するソリューションを提供するハンモックのOCR
ソフトウェア。帳票設計やOCRの読み取り結果の確認・修正ツールだけでなく、帳票の仕分け機能や他システムとのスムーズな連携に必要なデータ出力機能などを揃えたオールインワンパッケージになっている。特許技術である「WOCR」を搭載し、読み込ませる画像とノイズ除去などの修正を加えた画像を、異なる2つのOCRエンジンで読み取り、認識結果が同じかつ信頼性が高い場合のみ確定データを生成することが特徴。
非定型帳票に対しては、処理したい項目をマウスでドラッグすることで、プログラミング知識がなくても帳票設計を短期間で行える。外部データベースマスタとの連携では、Microsoft SQL Serverを利用して基幹システムのマスターデータをダイレクトに参照することで、データ管理の手間を削減し、タイムリーにマスタ情報を活用できる。
（出所：DynaEye 11公式Webサイト）
1997年の販売開始以来、豊富な実績を持つOCRパッケージソフトウェア。インストールしたPC内でOCRを完結するセキュアな処理環境のため、情報漏洩のリスクが少なくて済む。セキュリティに厳格な自治体・官公庁、金融機関を中心に、7,700社以上の利用実績あり。
手書き文字・活字・バーコードなど幅広い文字種に対応可能で、文字認識精度は99.2%にのぼる。また、OCRしたデータを確認する際もすべてを確認する必要はなく、2つのAIエンジンを用いて読み取って両者が不一致の項目のみを表示。その他、帳票のレイアウトを読み取って、適合する帳票定義を自動で識別してくれるため、帳票種類を仕分ける手間も省略可能。OCRをにかかる担当者の負担を大幅に削減できる。
（出所：FormOCR v.7.5公式Webサイト）
病院・学校事務、人事給与管理、顧客管理、販売管理、生産管理、マーケティング、経理・会計業務など、幅広い業務・業種で利用されている定型帳票のデータ入力に対応するOCRソフトウェア。読み取り認識時に姓名辞書、住所辞書との照合を行い、ユーザー定義による単語辞書や商品番号と商品名を組み合わせたコード辞書を作成することで、文字認識の精度を向上させている。
確認・修正画面では、認識結果を帳票イメージの上に同時に表示。さらに認識エリアをダブルクリックすることで候補となる文字を表示できるなど、確認や修正の効率化に大きく貢献する。
拡張オプションによるOCR複数訂正システムでは、認識結果を複数のパソコン端末から同時に修正できるため、大量データの確認と修正、業務の分散を可能にする。複合機やスキャナーでスキャンした帳票画像のほか、スマートフォンやタブレット端末で撮影した帳票画像にも対応。フリーピッチの手書き認識はAI OCR、枠内の手書き、活字文字、バーコードは従来のエンジンを組み合わせて認識することで、低コスト・高精度を実現。
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（出所：DX Suite公式Webサイト）
導入実績2,300社超。金融・製造・建設・不動産、その他自治体など、幅広い領域で導入されているAI搭載型のOCR。クラウドサービスのほか、オンプレミスにも対応可能。
自社開発の文字認識AIで、手書き､活字､傾いた画像など､様々な文字を高い精度で読み取り可能。定型の帳票のみならず､請求書､図面､契約書などフォーマットが異なる非定型帳票も読み取りできる。外部連携にも強みを持ち、文書管理システム、経費精算システム、会計システム、販売管理システムなど様々なサービスと連携することで、広範囲のバックオフィス業務の自動化を実現。
(出所：AI-OCRらくスルー公式Webサイト)
手書き帳票の読み取りに特化したAI-OCR。製造、金融、不動産、サービス、士業、自治体、学校など、幅広い業種での導入実績があり、毎月大量の手書き帳票の入力作業が発生する場合に有効。マークや丸囲いなどを文字に変換して読み取りできる他、誤字・くせ字、はみ出し文字、訂正印の読み飛ばしなどにも対応。
オプションの仕分け機能では、帳票の特徴・量を自動判別して、複数の異なる帳票を効率的にデータ化可能。また、セキュリティ対策となる、接続元IPアドレスを制限する機能もオプションで提供しており、関係者以外からのアクセスを防止できる。
(出所：DEEP READ公式Webサイト)
業界トップクラス約98％の高精度の手書き文字認識精度を誇るAI-OCR。アンケート用紙・答案用紙・申込書・診断書等、様々な帳票に対応でき、金融機関、医療機関、学校法人など幅広い業種で利用されている。Excelの表形式の帳票であれば、自動で罫線を認識して読み取りエリアを生成可能。更にサポート機能の「帳票分類ツール」を使えば、事前に設定した帳票タイプのフォーマットを自動で読み込んで画像データを分類し、設定した項目を読み取ってくれる。
読み取り結果はその場で瞬時に表示され、帳票全体を閲覧しながらキーボードのみで簡単に確認・修正可能。認識結果を“確からしさ”を示す確信度でフィルタリングして、「確信度99％以上のものは確認をスキップ」というような効率的な使い方もできる。
（出所：SmartRead公式Webサイト）
独自開発のAIにより様々な書類の自動仕分け・読み取りができるAI-OCR。文書の細かいレイアウトの違いを自動で識別・仕分けし、活字・手書きを問わず、99.2％の高精度で読み取り。FAXのように文書に歪みや傾きが生じている場合でも、自動で補正して検出することができる。
発注書や申込書、アンケートなどの「定型文書」から、注文書や見積書、請求書といったレイアウトや項目が定まらない「非定型文書」にも対応している。事前学習済みのAIを活用することで、事前設定工数を大幅に削減。入力・仕分けの自動化にも対応しているので、様々な文書が混在する場合でも利用しやすい。
APIを通じた業務アプリケーションの連携も可能。普段使用しているアプリや主要RAPとのデータ連携で、更なる業務効率化を実現する。
（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
非定型の帳票の読み取りに特化した5つのAI OCRを搭載した、オールインワン帳票プラットフォーム。活字・手書き文字・丸囲いなど複数の形式が混在する場合も、フィールド単位で最適なAI OCRエンジンを指定して、自動解析・読み取りができる。
1つの読み取り項目を複数のOCRエンジンで解析できる「データコンペア機能」も搭載。認識率や読み取り精度を高められるため、確認・修正作業の完全自動化も目指せる。「歪み・傾き・回転の自動補正」や「空白部分の除去」、「誤認識学習」にも対応。転記ミスや目視の確認作業の工数を削減できる。
読み取ってデータ化した文書は自動で仕分けして保管。タイムスタンプの自動付与、証跡記録など管理に役立つ機能や検索機能も搭載しているため効率的な文書管理が可能。
（出所：LAQOOT公式Webサイト）
AI×人で高精度の文字認識を実現したAI-OCR。ブラウザ対応のため、PCとスキャナーがあれば即日利用が可能。直感的なインターフェースで専門知識がなくても簡単に帳票設計できるだけでなく、初回の帳票設計代行にも対応している。
独自開発したAIの読取結果とクラウドソーシング作業者の入力内容を照合し、内容が一致したものを反映することで、データ化内容のチェック～修正まで完了したものをデータ化。難解な手書き文字や、チェックボックスやラジオボタン、囲み型選択肢といった記号にも対応している。データチェック時には、カーソルを合わせると確認箇所を色分け表示できる「目視チェックツール」が利用できるため、確認作業の手間や工数を徹底的に削減。BPOによるデータ化内容のチェック・修正やアップロード代行の利用で、大量データの対応も可能だ。
（出所：ProTech AI-OCR公式Webサイト）
読み取り項目の初期設定不要で、定型・非定型を問わずあらゆる書類の自動データ化ができるAI OCR。導入時はもちろん、書類の形式に変更があっても読み取り項目を再設定する必要がないため、運用中の設定工数もかからないのがメリット。定型・非定型を問わずあらゆる帳票に対応し、印字も手書き文字もどちらも読み取りできるのが便利だ。
書類の向きや傾きの自動補正やマスキングといった処理機能に加え、画像の確認や手動で追加処理を行えるコンソール画面も提供。氏名や住所、生年月日を正規化、都道府県や郵便番号の逆引きによる情報補完もでき、データ取得・整理を効率化できる。
（出所：FROG AI-OCR公式Webサイト）
高精度のAI技術で、古い出版物から現代の文書まで正確な読み取りを実現するAI OCR。図表・本文の位置などのレイアウトを自動認識する機能を搭載しているため、社内資料はもちろん、縦書きや横書きが混在するような複雑な構成の書籍・雑誌・広報誌などの読み取りも問題なし。更に、多段組対応機能で読み順や段落の構成も自動認識するほか、旧字旧仮名を新字新仮名に変換できる機能など、正確なテキスト化をサポートする機能が充実している。
検索機能にも強みを持ち、PDF内での検索やハイライト表示によって、膨大な資料の中から迅速に目的の情報を探し出すことが可能。紙のまま残っている過去の記録を有効活用することで、組織全体の更なるサービス向上にもつながる。
帳票OCRソフトの活用には、「紙で受領した帳票情報のテキスト化」、「入力確認作業の効率化」、「入力ミスの防止」というメリットがあるので、帳票処理にかかる時間と人的リソースを削減でき、本来すべき業務に集中することができます。そして今後は、機能が充実化するだけでなく、AIの精度も向上していくため、ビジネスに欠かせないツールとしてますます注目されていくでしょう。まずは自社の課題を整理した上で、最適なソフトを導入し、煩雑な作業から解放された働き方を実現してください。
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様々なFAX注文書の自動読み取りや、受注システムとのデータ連携で受発注の入力作業を効率化。簡単帳票設計や高い認識精度も強み。...
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初期設定不要。定型・非定型を問わずあらゆる書類を読み取り、自動データ化するAI-OCRです。書類の処理にかかっていた事務作業工数を削減します。...
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