最終更新日:2024-02-16
セミナーの申し込みから受付管理、開催までの業務負担を減らしたい方へ。セミナーの実施に至るまでの一連の流れを効率化できるセミナー管理システムの機能、メリット、選び方、おすすめのサービスをご紹介します。
セミナー管理システムとは、オフラインやオンラインのセミナー開催に必要な作業を効率化するシステムのことです。
セミナーを実施するためには、単にコンテンツや会場を用意するだけでなく、受付や来場者管理なども適切に行う必要があります。従来は、受付には応募フォーム、参加者とのやりとりにはメール、来場者管理はExcelというように、個々のツールを用いて行われていましたが、その場合、「データの集約が手間」「転記ミスなどが起こりやすい」という課題が挙げられています。
セミナー管理システムなら、申し込みフォームの作成から、申込者管理、受講票発行、当日の来場受付、セミナー資料ダウンロード、終了後の参加者フォローまで、一連の作業をすべて一元管理可能です。中には、動画配信機能やログ取得機能で、ウェビナーやオンラインイベントを効率的・効果的に行えるものも。
今回はそんなセミナー管理システムについて、具体的なメリットと自社に合ったシステムの選び方についてご紹介します。
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セミナー管理システムのメリットは、煩雑な作業を効率化できるところです。一つひとつは決して難しい作業ではないのですが、煩雑になるため人手がかかります。また、各作業に関連性があることから、役割分担しづらいため、特定の担当者が作業を抱え込んでしまい、属人化してしまいがちです。
セミナー管理システムは、こうした課題を解決してくれます。具体的には、以下6つのメリットを挙げられます。
多くのシステムでは、必要な情報を入力するだけで簡単に告知ページや申込フォームを作成できるテンプレートが用意されています。申込者の情報もシステムで一元管理できるので、紙をはじめ、各種ツールなど様々なルートからの情報を集約して管理する手間を省くことができます。
申し込みフォームからいつでも予約でき、キャンセル待ちの人を繰り上げ予約することもできます。参加者への案内メールの自動返信や一斉送信などを一括で実施できるので、担当者が情報を発信する際の手間を大幅に削減されます。電話や口頭、FAXでの申込が予想されるケースでも、受け付けた後にデータベースに反映させれば抜け漏れをなくせます。
システム経由で関係者が誰でもリアルタイムに参加者の人数を把握することができるようになるので、参加者の詳細や人数などを関係者全体で共有しやすくなります。報告する手間がなくなるほか、営業担当者も見込み顧客や潜在顧客などに的確に声掛けをしやすくなります。
QRコードでの来場認証やバーコードリーダー、iPadでのアンケートなどを活用すれば、当日の受付業務が楽になり、セミナー当日の人員配置も大幅に抑えられます。オンラインセミナーであれば、参加者はマイページにログインして視聴したいセミナーを選択するだけで受講できるようになるので、管理者の負担がかかりません。
参加者は顧客になり得るため、行動履歴や属性などを分析できる機能を搭載したシステムを選べば、開催後のフォローアップや今後の開催に向けて有効なデータを簡単に抽出でき、マーケティング業務の効率化になります。セミナー内容の充実を図ったり、見込み顧客へのフォローに時間を割いたりと、担当者の時間を価値創出につなげることが可能です。
セミナー管理システムで様々な作業を集約、自動化することで、煩雑な業務フローを簡潔に整備できます。そのため、セミナーの実施などに関して経験の浅いメンバーにも任せやすくなります。また、サービスによっては事務局業務をアウトソーシングできるため、セミナー開催回数を増やしたり、大型のイベントに挑戦したりすることも可能になります。
セミナー管理システムを選ぶ際に着目すべきポイントを４つご紹介します。
セミナーの開催方法は、主に「オフライン」「オンライン」「オフラインとオンラインのハイブリット」の3つのいずれかになります。すべてに対応しているシステムもあれば、個別に特化しているシステムもあります。そのため、まずは自社でどのようなセミナーを実施しているのか、実施したいのかを整理した上で、セミナー管理システムがどこまで対応できるのかを確認することは重要なポイントです。
また、セミナー申込者のその後のメールクリックやWebサイト来訪、キャンペーン申込などの行動履歴も把握したいなら、顧客データ管理や分析の機能の充実度もチェックしましょう。
セミナー受付フォームでは、参加者の名前やメールアドレスなど個人情報を収集します。そのため、セキュリティ面で信頼できるサービスを選ぶことが前提です。システムによってセキュリティ対策は様々で、24時間365日のデータセンター有人監視、入退室管理など多岐にわたります。信頼に足るセキュリティ対策を講じているかどうか、しっかりと見極める必要があります。
大規模イベント対応や開催頻度によっては、パッケージのシステムではなく、自社の用途に合わせて最適な設計を施せるカスタマイズの幅が広いシステムの方がフィットする場合があります。カスタマイズを行うには、ある程度のサービス理解が必要になりますので、専任コンサルタントのサポートなど、手厚さについてもしっかり調べておきましょう。
有料のセミナーや展示会などのイベントにおいて、システム上で決済管理を行いたい場合は対応内容の確認が必要です。課金管理から割引条件の設定、請求書の発行、入金チェックなど、決済手段はクレジットカード、コンビニ決済、PayPal、ペイジーなどへの対応状況を確認しましょう。
こちらでは、有料のセミナー管理システムを紹介します。
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（出所：EXPOLINE公式Webサイト）
オンラインのセミナーやカンファレンスの開催に向くシステム。受講票発行機能もありオフラインのイベントにも対応。Webサイト制作、申込受付やアンケートページなどの基本機能のほか、Webサイトでの参加者の行動ログ取得や、動画のライブ配信やオンデマンド配信が行える。参加者のマイページがあり、受講するセミナーの選択や資料のダウンロードなどにも対応。また、参加者ごとのコンテンツ出し分けやカート機能など、カスタイマイズして利用できるのも特徴。MAツールやCRMツールなどとの連携にも対応している。イベント終了後もオウンドメディアとして活用できるよう運用・保守に対応しており、顧客とのタッチポイントを長期化・最大化できる手段としても使える。
（出所：eventos公式Webサイト）
オフライン・オンライン問わず、イベント実施からデータ収集までワンストップで行える統合型イベントプラットフォーム。ブランドイメージに合ったイベントLPを作成でき、ボタン一つでライブ配信可能。その他、オンラインチケットの発行・オリジナルクーポンの作成・アプリ内アンケート、チャット、視聴・閲覧ログ収集・分析など、便利な機能を多数搭載。フェス、プライベートショー、製品発表会、セミナーなどの企業イベントから、インナーイベント、インナーコミュニケーション、周年記念イベント、社内アワードなどの社内コミュニケーション、更に会社説明会、株主総会など幅広い用途で利用されている。
（出所：Eventory公式Webサイト）
イベントの準備、開催、終了後のフォロー、分析までのすべてのプロセスを管理できるBtoB、BtoCのどちらにも対応したオールインワンイベント運営プラットフォーム。セキュリティに配慮した信頼性の高い独自の動画配信機能を備えているため、Zoomなどの外部ツール不要でセミナー配信が可能。メール配信ができるCRM機能も特長で、ユーザーIDに紐付いた行動データ分析により参加者のセグメントに合わせてカスタマイズしたメールをダイレクトに送信できる。また、発券手数料無料（決済事業者手数料別）で有料イベントの運営ができるほか、専用アプリを使って、オフラインとのハイブリッドイベントにも対応する。誰が参加したか、どんな質問をしたかなどの参加履歴、滞在時間といった統計分析機能も充実。
（出所：EventHub公式Webサイト）
ウェビナーやオンラインのカンファレンスに対応したイベント管理システム。登録フォーム、作成、参加者管理、動画のライブ配信やアーカイブ配信だけでなく、オンラインイベント時のオンラインブース出展、参加者とのチャットによるコミュニケーションや商談アポ予約など、リード獲得まで行える豊富な機能を備えているのが特徴。詳細な行動・視聴ログが取得可能でリードの温度感を判別。イベント前後に顧客と対話ができる機能を活用すれば商談につなげやすい。官公庁・大手企業・ベンチャー企業など様々な企業で利用されており、小規模セミナーのほかにも大規模なBtoBのオンラインセミナーにも利用実績あり。
(出所：Cvent公式Webサイト)
導入社数23,000社以上。オフライン、オンライン、ハイブリッド、すべての形式に対応可能なイベント管理プラットフォーム。イベントの告知・申込みサイトの作成やメール配信などの基本機能はもちろん、オフライン向けのQRコードによる受付処理や来場者の管理、高画質かつ低遅延でストレスのないライブ配信機能など、各形式のイベント開催に役立つ機能が充実している。
タスクおよび予算の管理機能も備えており、イベントの管理をCvent1つで完結可能。オペレーション効率が向上し、大規模イベントや継続的なイベントも、スムーズに管理することができる。海外製のサービスではあるが、日本企業向けに独自の製品サポートを実施している点も心強い。
(出所：SHANON MARKETING PLATFORM公式Webサイト)
イベント申込フォームの作成からイベント運営に関わる作業をワンストップで行えるマーケティングプラットフォーム。リアル・オンライン・ハイブリッドの形式に対応。セミナー管理にも利用できる。
QRコードによる認証受付や来場者通知メール、参加人数の上限管理など、スムーズなセミナー運営を支援する機能を豊富に備える。参加者のデータは、リアル・オンラインともに同一のシステム上で管理・共有され、属性情報や行動履歴などを細かく分析できるため、セミナー終了後のマーケティング活動に有効。割引や請求書発行、入金チェックまで行える決済管理、ソーシャルメディアとの連携といったセミナー開催に関わる周辺機能を搭載したプランも。
(出所：イーベ！公式Webサイト)
イベントの準備から当日の運営業務、アフターフォローまでワンストップで支援するイベント管理システム。セミナーをはじめ、社内研修や学校説明会など、オンライン・オフラインを問わず様々なシーンで利用されている。
クレジットカード決済やコンビニ決済、PayPayなど豊富な決済方法に強み。「Stripe」や「GMO PGマルチペイメントサービス」といったクレジット決済代行との連携にも対応しており、申込時に決済まで完了できるため、有料のセミナーを開催する際に便利。入金管理の自動化によって受付の負担を軽減できるだけでなく、ドタキャンの防止にもつながる。また、AWSによるデータ管理でセキュリティ面も安心。株式会社フラッグシステムは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC 27001:2022」の認証を取得しているのも心強い。
（出所：ネクプロ公式Webサイト）
オンラインのセミナー管理に最適な動画配信ソリューション。ライブ配信だけでなく、撮影・編集しておいた動画を指定日時に配信する「疑似ライブ」にも対応可能。配信中はチャット対応できるため、不意のトラブルを避けつつ、リアルタイム性を維持できる。
そのほか、申込フォーム作成、各種メール配信、セミナー用のLP作成など、セミナー開催・運営に必要な機能を豊富に搭載。たとえば、参加状況・視聴履歴・離脱率などユーザーの行動を可視化して、ニーズに合わせたコンテンツを出し分けたり、メルマガを配信したり、効果的なマーケティングにも利用できる。顧客を育成し、商談化率アップを図りたい企業にはおすすめ。
（出所：SPIRAL®公式Webサイト）
顧客接点強化と業務効率化に特化し、必要な業務アプリを構築・運用できるローコード開発プラットフォーム。システム環境構築は不要で、データ入出力、認証、メール配信、API連携などの部品を組み合わせれば、セミナー参加登録フォームが自動で作成されるなど、セミナー管理に関する手続きを一元化、自動化できる。高いカスタマイズ性が売りで、無料のスキルアップセミナーを開催するなど、サポート体制にも注力している。一般企業のほか、金融機関や官公庁でも活用され、導入実績12,000社以上。メール認証技術「DKIM」にも対応し、セキュリティ診断や第三者機関でも高いセキュリティと品質を評価されている。
（出所：WEBCAS formulator公式Webサイト）
アンケート・フォーム作成システム内の機能としてセミナー受付・管理が行える。参加希望者のデータベースを持っているため、電話や口頭での申込者情報も一元管理可能。重複申込の防止機能、ランディングページの作成、任意の期間の公開設定にも対応している。セキュリティ面ではSSLによる暗号化通信、WebサーバーとDBサーバーの分離配置、操作ログの保存など充実しており、安心して利用できる。同社が提供するメール配信システムと連携することで、セミナー集客からフォローアップまで一括して管理可能。
（出所：Q-PASS公式Webサイト）
申込フォーム・当日受付・スマホ対応を完備したイベント来場者管理ソリューション。Webフォーム作成の「Q-BUSINESS」、スムーズな受付が実現できる「Q-ENTRY」、スマホを利用した機能の「Q-MOBILE」で構成されている。QRコードやバーコードによるスムーズな受付が可能。申込者マイページでウェビナーが実施できる。メール送信機能では、受付完了やリマインダーのほか、登録ユーザーへの一斉同報／個別送信を標準装備。来場情報はリアルタイムにデータベースに蓄積され、集計結果をWeb管理画面から確認が可能。受付事務局の一括運営代行、電話サポートの代行、招待状の発送、イベント当日の各種人的支援など、Web以外に必要な業務もご要望により代行可能なため、セミナー開催に人手をかけられない少人数企業でも利用できる。
こちらでは、無料で利用できるセミナー管理システムを紹介します。
（出所：Airリザーブ公式Webサイト）
基本機能を無料で利用できる予約管理システム。予約受付、キャンセル受付、キャンセル待ち受付など、主に店舗などでの利用を想定しているが、セミナーやイベントに利用することも可能。HP等に予約カレンダーを埋め込む、メニューの定員を設定して、イベントの定員数を制限するといった機能も利用できる。有料オプションで予約項目の追加や予約時のアンケート集計に対応している。
（出所：Googleフォーム公式Webサイト）
Googleが提供する無料で使えるフォーム作成ツール。イベント参加者の管理や簡単なアンケートだけでなく、選択式やプルダウン式など様々な形式での設定が可能。参加申込書や受講者アンケートはテンプレートから簡単に作成することができ、Googleアカウントを持つ人と共同編集もできる。予約状況やアンケート結果はGoogleスプレッドシートに連携されるので情報管理もしやすい。
（出所：SELECTTYPE公式Webサイト）
集客から参加申込受付まで可能なセミナー管理システム。LPや予約システムはテンプレートをもとに作成でき、背景・テキスト・ボタンまでカスタマイズできる細やかなデザイン調整機能も搭載。複数名の担当者で予約情報を管理することが可能で、各スタッフに役割に応じた権限を設定すれば、分担して予約受付を管理できるようにできる。クレジットカード/コンビニ支払いのオンライン決済機能があり、参加費の事前決済が可能。参加当日でのキャンセルによる損失を予防できる。イベント参加者の傾向分析に活用できる統計機能、アンケート機能、スマホ最適化など、使える機能は幅広い。
（出所：イベントペイ公式Webサイト）
Web受付、決済、参加者管理といったイベント運営の事務作業を自動化できるイベント管理システム。有料セミナーやイベント開催に適している。イベント開催時の事務負担軽減に力を入れており、参加者リストの自動作成、申込完了・リマインドメールの自動配信、入金状況のリアルタイム自動反映など、自動化が特長。カード決済、コンビニ決済、ペイジー決済などに対応、事前決済によるドタキャン防止やキャンセル料の徴収機能も備わっている。他にも電話申込管理機能やQRチケット機能期間、イベント前売券販売など、使える機能が多い。
会期前の事前申込から会期当日の来場管理、会期後のフォローまで一元管理できる機能がそろったセミナー管理システムは、専用のシステムの中でも簡単操作を謳うものから、カスタマイズ自在のタイプなど幅があります。更に、参加者の行動履歴といった情報を可視化できるシステムであれば、商談につなげることも可能です。
セミナー管理システムを導入することで、セミナー参加者管理の様々な煩雑な業務から解放されるとともに、イベントの実施効果が高まる可能性が高いため、ぜひ自社のニーズに合うシステムを探してみてください。
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