サービス概要

Shiftmationは、複雑な勤務シフトを人工知能が自動で作成してくれるシフト自動作成サービスです。

Step1
まずはスタッフがスマホで希望シフトを提出。カレンダーで日付をタップするだけの簡単作業で、かかる時間はわずか30秒ほど。希望シフトは管理画面に自動反映されるため転記する必要はありません。
Step2
希望が出揃ったら、あとは管理画面から自動作成ボタンを押すだけ。夜勤などの複雑な条件設定や出勤人数、連続出勤日数など、人工知能が事前に設定した様々な条件とスタッフの希望を考慮して、たった5秒でシフト案を自動作成します。
Step3
確定したシフトは自動でスタッフのスマホに通知。自分の分だけカレンダーで確認できるため、他人のシフトと間違える心配もありません。個人シフトと事業所全体の表示を切り替えて確認することもできます。

導入前後のカスタマーサクセス・サポート体制が充実しており、明確にルール化できていない部分があれば、言語化から支援してくれるのも特徴です。
2018年のサービス開始後、介護・医療、保育、小売・百貨店など幅広い業態で利用されています。
「今まで2時間かかっていたシフト作成が10分で終わるようになった」
「シフト作成にかかっていた時間が9割以上減った」など
多くの企業でシフト作成における大幅な工数削減に貢献しています。

主なポイント

• 様々な条件を考慮・配慮した、納得度の高いシフトを作成可能

スタッフの勤務希望はもちろん、それ以外にも、介護施設や医療機関であれば「資格保有者の人数」、小売店であれば「ベテランなどの習熟度やレジ当番といった役割」など、業界特有の様々な条件を考慮したシフトを作成できます。
また、「夜勤に入る人は夜勤明けの後は必ず休日になる」などの勤務ルールや、「退勤から次の出勤までのインターバルをあける」など、シフト作成時に当たり前に行っていた「配慮」に関しても、言語化して条件付け可能。現場で使える、納得度の高いシフトを作成できます。

• 自動作成されたシフトの調整・修正も簡単

人数が足りない場合や希望が重なった場合、「どの部分が満たされていないか」色とグラフでアラートを表示し、過不足を数字で表示します。
条件ごとのプレビュー機能もあるため「どこをどのように修正すればいいか」がすぐにわかります。
修正した場合も、変更履歴が記録されるので必要に応じて巻き戻すことも可能です。

• 複数事業所のシフトも一元管理可能

複数の店舗・事業所のシフトも、個別にやり取りする必要はありません。法人全体の管理画面で一元管理できます。
また、エリア・業態ごとに複数事業所をグループにまとめたり、管理スタッフごとに管理権限を付与したりといったことも可能。
スタッフの異動を事前予約することもできるため、組織変更をまたぐ場合のシフト管理も問題ありません。
また、複数事業所のシフトを確認するだけでなく、CSV形式での出力やAPIによる連携も可能。
本部で全体またはグループごとにシフトを作成し、各事業所で微修正を行うといった対応もできます。

インタビュー

複数業界でのアナログ業務に苦しんだ経験を活かして「シフト作成」を自動化。こだわりは、納得感あるシフトのために人工知能に人間らしい“配慮”を加えているところ

株式会社シフトメーション　代表取締役　能塚 正基様

―Shiftmationは、どのようなサービスですか？

人工知能を利用して「実際に使えるシフト」を短時間で作成できる、勤務シフト自動作成サービスです。

開発のきっかけは、私が勤めていた複数の業種（医療機関、通信キャリア）での共通した経験です。新卒で通信キャリアに入社、携帯電話の販売ショップのエリアマネージャーとして複数店舗を統括し、シフト確認を行っていたのですが、それぞれバラバラのフォーマットの上、作成する店長が多大な時間をかけていることを認識していました。その後、小さな医療機関で経営管理を担う機会があったのですが、業務が非常にアナログ。近隣の医療機関と話をしていても、業務を効率化できずに苦しんでいることが多数あり、シフト作成もその一つでした。

携帯電話ショップと病院とでは、業界・業態は全く違います。それなのにどちらにもシフト作成業務があり、そこに膨大な時間がかかるわけです。そこで「世の中には同じようなことに悩んでいる人が大勢いるはずだ。シフト作成をサポートするWebサービスを開発できれば、多くの業界・企業の役に立つのではないか」と考え、2017年に開発に着手。2018年にサービスをリリースしました。

—開発時にこだわったことがあれば、教えてください。

人間が考えたような“配慮のあるシフト”が自動で作成できることです。いかに素早くシフトが作成できたとしても、それが現場の人にとって納得感のあるものでなければ意味がありません。たとえば、遅番の翌日に早番だと、日をまたいでいても休んだ気になれませんよね。そのため、遅番の次の勤務までには、一定時間を空けるなどの配慮が必要です。Shiftmationはこうした勤務する方の機微まで条件化して、それに配慮したシフトが出せるという点が最大の特徴です。

具体的に言うと、まず労働基準法の観点から連続出勤日数を5日以内にする、雇用契約上の観点から月間の出勤日数を定めるなど、絶対にクリアしなくてはならない部分にフラグを立てます。その上で「可能な配慮をする場合は、どのような重みづけにするのか」を設定して組み合わせていくわけです。

もちろん、一朝一夕にできたわけではありません。どのような配慮が必要なのかを知るため、プロダクト開発の前に自分でシフト表の作成代行業などを行って、人間だからこそ出せるシフトの理解に努めました。その経験を、多様な条件設定という形でプロダクトに落とし込んだわけです。

—作成されたシフトはそのまま現場で使える精度なのでしょうか？

だいたい8～9割の精度を目指して、最終的に一部を補正してご利用いただくのを推奨しています。

というのも、人間が作る場合でもそうなのですが、シフト作成には唯一絶対の答えがないからです。従業員にAさんとBさんがいて、どちらか一方にしか2連休を付与できないという場合、どちらに付与するのが最適かというのは、外的な条件だけでは判断しづらいですよね。二人の事情を知っている人が判断しなくてはなりません。また、休暇の希望も、勤務日数や繁忙期の回数も毎月異なります。人員に余裕があればよいですが、ぎりぎりの人数でまかなっている場合、時には希望通りのシフトが実現できず、どこかを妥協するケースもあるでしょう。

そういった事情を考えた場合、「Aさんの希望を常に優先する」「この時間帯にはこの人数を絶対確保する」など厳密に条件設定をしすぎると、今月は良くても来月はシフト表が出せないなど、融通がきかなくなってしまいます。そうならないように、Shiftmationは条件に若干の余裕をもたせて、担当者ができあがったシフトの最終調整を加えることで、条件設定を毎月変えなくていい、トータルで全体の時間を少なくするための運用も大切にしています。

作成されたシフトに関しても、人数が足りない場合や希望が重なった場合は色とグラフでアラート表示し、「どこをどう修正すればいいか」すぐにわかるようにしています。調整・修正などの補正に手間取ることもないため、納得感のあるシフトを効率よく作成できます。

—どのような業界・業種での導入が多いですか？

フルタイム専門職が多い業界を中心に、幅広くご利用いただいています。その中でも医療機関と介護施設が過半数を占めています。医療・介護領域では、資格の有無やスキルを考慮した上で、夜勤など複数日に渡るシフトが発生するため、シフト作成・調整が大変です。その点、Shiftmationは有資格者の人員配置など、専門職を多く抱えている経営体にマッチしやすい設計になっているため、効率化できる面が大きいのです。その他では、カウンセリングと施術が分かれる美容系の事業や、携帯電話ショップのような小売店などにも導入が進んでいます。

企業規模としては、1事業所あたりの人数が10～20人をこえるくらいからところが多いですね。一定規模を超えると、シフト作成が加速度的に複雑になってきます。その中でも、最近は全国展開をするような、各エリアに多くの事業所を抱える企業様からのお引き合いが増えてきました。Shiftmationは複数店舗の統括管理画面も充実しており、各店舗のシフトも一元管理できます。各エリアマネージャー様が管理しやすいという点をご評価いただいています。

—選ばれる決め手としては、どんなものが多いのですか？

3点あり、「納得感の高いシフトができること」、「インターフェースの使いやすさ」、そして「運用定着までのサポート体制」が挙げられます。

現場で毎月のシフト作成に利用するとなると、「精度の高いシフトを短時間で作成できる」というのが決め手になります。そして、毎月利用するものだからこそ、「インターフェイスの使いやすさ」ですね。Shiftmationは開発の段階から、現場のPC操作に不慣れな方でも抵抗感なく使えるということにこだわってきました。実際、わかりやすい見た目で、どのような方でも使いやすいとご評価いただいています。

そして、納得感の高いシフトができること、の裏側にもなるのですが、「運用定着までのサポート体制」も選ばれる理由になっています。従来のシフト作成は担当者の経験や勘など暗黙知に頼っているケースが多く、その部分を言語化しなければシステムを導入しても納得感の高いシフトを自動作成できるようにはなりません。

そのため、弊社では導入時のオンボーディング期間にカスタマーサクセスがしっかりと付き、「暗黙知にしている条件をどんな風に言語化するか」「どうやって実際の条件設定まで落とし込むか」お手伝いをします。また、出力されたシフトを見て修正すべき点があれば「どのようにして補正すればいいか」まで丁寧に対応します。オンボーディングだけでなく、システム運用が始まってから定着までのサポートの手厚さも好評です。

―シフト作成だけでなく、運用面のコンサルティングまでしてもらえるのですか？

はい。たとえば、「休みを優先して、少ない出勤人数になったとしてもベテラン中心に運営する方針」、または「人数を確保して、休みは翌月の代休でまかなう方針」など、それまで明確にルール化できていない部分があれば、言語化して明瞭にするところから支援します。またそれとは逆に、現状のルールをそのままシステムに落とし込むことが、必ずしも正解とは限りません。

たとえば、会社として認めてはいないものの、現場レベルでの細かな慣習やルールが存在する場合もあります。その場合、システム導入に合わせて、「本当にそれを残した方がいいのか」検討してもらいます。もちろん、どうしても譲れない部分もあると思いますので、それらを考慮した上でバランスを取るようにしています。

―継続率・定着率はいかがでしょうか？

非常に高いです。2021年のデータでは、継続率99.3%という結果が出ています。最初のオンボーディング時のルール設定はお互いにエネルギーを使うところですが、そこを乗り越えれば、ほぼ確実に定着できるいう自負があります。また、運用が軌道にのるまでにそれほど時間がかからないのもポイントです。有償ではありますが、最初の3ヶ月間に本導入前のテスト期間を設けており、その期間でほぼすべての企業様が運用できるようになっています。従業員数が少なかったり、利用する事業所が限られていたりするような場合は3ヵ月もかからず、1ヶ月～2ヶ月で本導入をスタートできています。

―導入事例を教えていただけますか？

たとえば、ある介護施設様では、従来Excelなどでシフト作成をしていたところをShiftmationに替えたことで、「作業時間を20分の1まで減らせた」という事例があります。嬉しいことに、それによって創出された余剰時間を、利用者の満足度向上や事故対策、現場スタッフのフォローなど、本来取り組むべき課題解決にあてられるようになったと聞きました。

また、とある事業者様では、導入にあたって制度改革をしたところ、業務がスムーズになり、それをきっかけとして事業所数を倍に増やせたそうです。それまでにも多拠点展開を考えていたもののシフト作成のルールを統一しなければならないのがネックになっていたのですが、弊社がルール設計も含めてシフト作成の効率化を支援したのが大きかったようです。Shiftmationを利用すれば、誰でも容易にシフト作成ができるようになります。日々のシフト作成に限らず、人事異動などがあっても簡単に業務を引継げるようになったという点でも寄与できたと感じています。

—シフト作成の良し悪しが、事業展開にまで影響するのですね。

そうですね。シフトの作成が早く・良質なものになることで、従業員の働きやすさが向上することに加え、経営に与えるインパクトも大きいです。たとえば、現場と本社で適正人員配置に関する認識の違いが出ることがあります。本社としては適正人員と考えているが、現場からは人数が足りなくてシフトが組めない、といったことです。Shiftmationを利用することで「この役割を果たせる人が足りないからシフトが組めない」という点が可視化されます。それまで曖昧だった人手不足という状況も、「どんな役割の人が、これぐらい足りない」とデータとして明確になることで、今後の人員の予定を立てやすくなるなど、経営や採用計画を考える材料になるといったメリットがあります。

—今後、注力したいことがあればぜひ教えてください。

Shiftmationを利用すれば、「この特定のスキルを持つ人が足りない」など人事課題がより明確に可視化されます。それによって本社の人事部門と現場が、同じデータを参照しながら議論を進められるようになります。今後はシフト作成だけで終わらず、そういった「その先の人事戦略」にまで手を伸ばしていきたいです。「入社後にどういったスキルを身につけるのか」「長く定着してもらうにはどうすればいいか」という課題解決のお手伝いもできるように、シフト作成を中心に据えつつ、その関連領域を広げていきたいですね。

料金

• お問い合わせください。
  ※シフト自動作成の対象ユーザー数に応じて変動します
  ※3ヶ月のテスト導入期間（有償）あり

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