コクヨ株式会社
請求書等の帳票をクラウドからFAX、メールや郵送で自動送付することで、配信業務を効率化。手作業による郵送の請求書70％削減、FAX送信時間を1/10に短縮など導入実績多数。
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@Tovas（あっととばす）は社内業務システムで作成した帳票データをFAX、ファイル送信や郵送代行等で自動配信するクラウドサービスです。配信だけでなく、CSVデータから帳票を自動作成する「伝票@Tovas」も提供しています。「ASPIC クラウドアワード 2009」で総合グランプリを受賞。
受信先によって受取可能な手段が異なるので、複数の送信手段は必須です。@TovasはFAX送信、ファイル送信、私書箱送信、郵送代行に対応しているため、受信先ごとの希望に合わせた効率的な配信が可能です。
社内業務システムから帳票データを受け取るためには、各種APIや連携モジュールを用意して開発に要する時間を短縮化。クラウドサービスなのでFAXサーバー等の機器類も不要です。
全てのデータ通信を暗号化し、ウィルスチェックも実施。送受信履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」機能により、証跡記録を必要とする重要帳票でも、安心・安全に送受信できる環境を実現しました。
効果算定や業務フローのご提案を通じて成功を後押し
コクヨ株式会社 事業開発センター ネットソリューション事業部
セールス・マーケティングチーム チームリーダー 水野 順子様
―「@Tovas」とはどのようなサービスなのでしょうか？
@Tovasは社内業務システムで作成した帳票データをFAXやメール等で配信するクラウドサービスです。
従来は社内業務システムでPDFやXLS等で帳票を作成しても、帳票を印刷してから封入して郵送あるいはFAXを1件ずつ送信しなければならず、送信作業に大きく手間がかかっている状況でした。中にはFAX送信用サーバーを導入している企業もありますが、請求書や注文書等の送付時期が集中するために送信に時間がかかりすぎて業務に支障をきたすこともありました。
@Tovasでは帳票データを自動で取り込み、FAXやメール等で取引先に自動で送付しますので送信作業が不要になりますし、FAXは多数の回線で送付しますので、送信までの時間が大幅に短縮化されます。それに、人手を介しないので誤送付の心配がありません。
―「@Tovas」はどのような背景から生まれたサービスなのでしょうか？
@Tovasは2002年頃からXMLを用いた電子伝票を研究するプロジェクトで構想し始め、2004年7月7日という覚えやすい日に誕生しました。当初は、帳票等のデータをXML形式で流通させるプラットフォームを構想していましたが、サービス提供を開始すると、XMLよりもPDF等で流通させた方がより業務に役立てることがわかりました。そこから、PDF等で配信することに切り替え、送信手段としてもFAX送信、ファイル送信、郵送代行等を拡充させていきました。
―どのような顧客が多いのでしょうか？
幅広い業種で導入いただいていますが、特に多いのは月に数百通以上の帳票の送付が必要な卸業や製造業の購買部門や経理部門です。商品や部品等の仕入れが多いので、数多くの取引先に見積依頼書、注文書や支払通知書等を送付する必要があります。月1回請求書を送付するくらいであれば、サービスを使わなくてもどうにかなりますが、1日に何度も複数種類の帳票を送付する必要がある場合は、@Tovasによる自動化で大きく効率化できる可能性があります。
―「@Tovas」の強みを教えていただけないでしょうか？
主な強みとしては、「マルチアウトプット」、「社内業務システムとの連携性」、「セキュリティと情報トレーサビリティ」の3つが挙げられますが、その中でも特にマルチアウトプットが特長です。
マルチアウトプットとは、帳票データに複数の送信手段があることであり、@Tovasでは、FAX送信、ファイル送信、私書箱送信、郵送代行で送信できます。安価で効率的に送信するには、ファイル送信やFAX送信が適していますが、取引先によっては郵送でしか受け取れない、FAX送信でしか受け取れない等の事情がありますので、どれか一つの手段に絞るのではなく、複数の送信手段を持ち、使い分けることが重要です。
また、帳票配信サービスの導入に際しては、これまでの郵送をファイル送信やFAXに切り替えようとすると、取引先の了承を1社ずつ得る必要があり、取引先が数百社以上いる場合は中々新たな手段に切り替えられません。このような場合、複数の送信手段があれば徐々に切り替えることができますので、取引先に切り替えを依頼する経理部門や購買部門等の担当者の負担を抑えられます。
―たしかに、電子化への切り替え時は担当者の負担軽減が重要そうですね。
顧客への導入支援という点では、導入効果の見積りと、導入後の業務フローのご提案もしています。
顧客には想定効果に納得して導入を進めていただきたいため、帳票の電子化をどの程度取引先が受け入れてくれそうか、それによりどのコストがどれだけ下がるのかコストシミュレーションを行い、費用対効果としてご提示しています。その際には、取引先が新方式へどれだけ移行してくれるのか移行率の調査のために、アンケート作成のご支援などもおこなっております。
また、導入時には、必要以上に電子化を推進することで業務が崩れることがないよう、顧客はどのような業務をされているのか業務フローを理解した上で、導入後の業務フロー案をご提案しています。販売代理店にお任せするだけでなく、顧客に直接ご提案してきたからこそ業務フローに関するノウハウを蓄積しているのも弊社の特長と言えます。
―今後はどのように発展させていくのでしょうか？
働き方改革が進み始めていますが、経理等のバックオフィス部門は、決められた期日までに大量の業務をこなす必要があることに変わりがなく、働き方改革が難しい存在とも言えます。
弊社コクヨは元々事務用品の提供を通じて働くことを効率化するお手伝いをしてきました。経理部門や購買部門等はまだまだ紙に溢れており、効率化できていない業務が残っています。@Tovasも働くことを効率化する手段として、周辺業務の効率化につながる機能をどんどん拡充していきたいです。
| 会社名 | コクヨ株式会社 |
| 代表者名 | 黒田 英邦 |
| 資本金 | 158億円 |
| 所在地 | 〒108-8710 東京都港区港南1丁目8番35号（東京品川オフィス） |
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