サービス概要

LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。​
締結済みの契約書をアップロードするだけで、全文をテキストデータ化し、AIが管理台帳を自動生成。​
契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約管理を実現します。​

主なポイント

• AIが契約情報を抽出し管理台帳を自動生成

AIが契約情報を自動で抽出し管理台帳を作成するので、管理台帳作成の手間や記入ミスがなくなります。

• キーワードによる全文検索が可能​

LegalForceキャビネにアップロードするだけで、すべての契約書がテキストデータ化されるので、キーワードによる網羅的な全文検索が可能になります。

• 更新期限の⾃動リマインド

AIが契約書の更新期限を⾃動で計算し、メールでリマインドするので、更新期限を見落とすリスクがなくなります。​

インタビュー

締結後の契約書をAIが自動管理！契約管理のあるべき姿とは？

株式会社LegalOn Technologies カスタマーサクセス 大河内 健一様

―LegalForce キャビネはどのようなシステムでしょうか？

LegalForce キャビネは、締結済みの契約書のPDFデータをアップロードするだけでデータベースを作成し、締結後の適切な契約管理をサポートするクラウド型のAI契約管理システムです。

弊社は「すべての契約リスクを制御可能にする」というミッションを掲げています。その第一弾としてAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」をリリースし、3,500社を越える（2023年12月末時点）企業・法律事務所にご利用いただいておりますが、契約書の管理業務を見た時に、契約に含まれる自社の権利・義務がうまく活用されていないという課題があるということがわかりました。

そもそも管理体制が整っていなかったり、部署ごとや拠点ごとに別々で管理されており共有されていない。会社のどこにどの契約書があり、どのような権利・義務が含まれているのか誰も把握できていないということが多かったです。しかし、この課題の解決のためにはすべての契約書を読み返し、権利・義務を把握して整理する必要がありますが、とても人の手ではできません。そこでAIによってこの課題を解決しようと考えました。

―LegalForce キャビネの強みを教えてください。

1点目に契約の整理の手間を大幅に削減できることです。LegalForceキャビネに契約書をアップロードするだけで全文がテキストデータ化され、AIが管理項目を自動で抽出して「管理台帳を作成」します。また、「関連契約書を紐づけ」たり、組織やユーザー毎に「閲覧権限」を設定することもできるため、管理担当者に集中していた契約書を整理する手間が大幅に削減されます。それまではすべて人手で行われていたため、契約書の件数分だけ手がかかり、また人的ミスを完全に防ぐことはどうしても難しい課題でした。これをAIが解決してくれます。

2点目に契約書が保持する権利・義務の監視体制の構築を容易にすることです。キーワードによる「全文検索」や、契約の更新期限を自動で計算して担当者に「期限のリマインド」をする機能、契約書毎に「担当者を設定」することで、契約書の監視・管理体制も容易に構築することが可能になります。こちらは多くの企業でやりたくても中々やりきれない部分だと思うので、AI導入の価値が大きいと考えております。

―契約書の監視・管理とはどういったことなのでしょうか？

締結した契約書の内容を把握し、契約義務違反を起こさないようにするということです。契約書を電子データ化したり、管理台帳を作成したりすることは、契約書を管理しやすい体制にして契約義務違反を起こさないようにする1ステップでしかありません。義務違反をしないためには契約書の内容を常に把握する必要がありますがそれが困難です。そうなると業務のフロー毎に契約書を取りだし、内容を確認するという行動が生まれますが、管理体制が整っていれば、そこを容易にすることができます。

―具体的にどのようにしたら良いのでしょうか？

まず実態がどうなっているかというと、満足に契約書にアクセスできないケースがあります。拠点をまたいでいる、テレワーク環境、各担当者の机にある、など理由は様々ですが、ある程度の規模感の会社でも、契約書の共有が適切に行われていないケースは多いと感じています。そのような場合は適切な共有ルールとルールを守る人材の整備が重要です。

そして整備した後には、問題が起きていない“平時”と問題が起こった時の“戦時”のどちらにも対応できる契約書管理が大事になります。
平時は、通常の営業活動の中で契約義務に違反しないように、丁寧な業務フロー、チェックポイントを設けることが必要です。一方、戦時の契約書管理は、外部要因、たとえば、市場の変動や顧客の経営状況の変動、自社内の他部署での新規事業の開始、国の規制、戦争など、契約締結時には顕在化していなかった状況の変化への対応が求められます。自社の権利は何か、あるいは違反する可能性がある義務は何かを、1秒でも早く把握してアクションを実行する必要がある。通常とは見る条文が変わり、また、契約書を複数またいで確認することも多いので、平時とは対応が異なります。弊社のLegalForceキャビネを導入していただくことで平時、戦時のどちらにも容易に対応できる契約管理が実現できます。

―昨今の社会情勢も鑑みるとニーズも上がっていそうです。

そうですね。地震やコロナ、戦争のリスクを目の当たりにし、契約を適切に管理する必要性を感じられる場面も増えました。おかげ様でLegalForce 正式リリースから3年程度 で導入社数1,000社（2023年11月末時点）と予想を上回るペースで導入をいただいております。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか？

ベンチャー企業や中小企業のお客様が中心になります。部門としては法務部門、総務部や管理部門、中には営業部門の方からもお問い合せいただいています。契約書の管理を行っている部門や、確認作業の多い部署の方であれば視野に入ってくるかと思います。

―導入時のサポートなどはありますか？

様々なサポートがありますので、問題なく導入していただけます。たとえば、そもそも紙の契約書をPDFデータにスキャンするのが大変というお声が多かったため、紙の契約書を送っていただくだけでスキャンを実施し、データ化、LegalForceキャビネにアップロードするまでをワンストップで代行して行う「スキャンプラス」　というサービスや、スキャンした後の紙の契約書の原本を倉庫に保管するサービスなどを他社と連携して提供しています。
また、AIにすべてを任せるのは不安な場合には弊社スタッフによる手動補正サービス、導入においてのフローや課題を一緒に解決する専任のスタッフなどもおりますので、導入時やその後の運用に関しても安心してお任せいただけます。

―最後に、今後力を入れていきたいことを教えてください。

電子契約を利用されるお客様が増えているので、様々な電子契約サービスとの連携を増やしていきます。現在ではGMOサインとクラウドサインに対応していますが、今後更に拡充していきます。また、自社のひな形と締結した契約書の差異を可視化し、通常時から気を付けるべき契約書やその条項を見える化できるようにもしたいと思っています。そうすることで契約を常に監視し、冒頭で述べた「すべての契約リスクを制御可能にする」という弊社のミッションを、より実現していければと思います。

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