サービス概要

「MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼」は、従業員の立替精算や請求書の支払を電子化し、業務を効率化するWeb経費精算システムです。乗換案内や交通系ICカード連携のほか、自動仕訳、多彩な会計システムとの標準連携、各種帳票のExcel出力、電子帳簿保存法対応など利便性の高い機能が充実。経理担当者はもちろん、申請者や承認者など社員全員の経費精算に関する課題解決を強力に支援します。

主なポイント

• 高機能なワークフローと充実の基本機能の数々で経費精算の課題をまとめて解決

複雑な条件分岐のも対応できるワークフローで社内規定に則した承認フローを実現。スマートフォン対応でどこからでもご利用可能。メール通知や代理申請、引き上げ承認、催促など充実した基本機能により、停滞を解消してスムーズな承認を実現します。

• 乗換案内や交通系ICカードとの連携で入力作業を効率化

ジョルダン社の乗換案内で検索した内容を申請書に取込み可能。経路や金額だけでなく、最安や最短などのマークも取り込めます。定期区間を登録しておくことで、定期区間の自動控除にも対応しています。
交通系ICカード連携はＪＲ東日本グループのサービス「transit manager」を採用、運賃改定などがあった際にも安心してご利用頂けます。

• 法人カード連携や電子帳簿保存法に対応

多彩な法人カードとの連携に対応。カード会社からの請求データを申請時に取込み可能。複数品目を一括購入された際の分割や私費利用分が混在した場合のマイナス入力にも可能。更なるペーパーレスをご検討されている企業様向けには電子帳簿保存法を支援するオプションも用意しています。

インタビュー

クレカ連携・カードコントールなど精算業務を効率化する機能を次々に実現。大規模組織に対応した拡張性も強み

パナソニック ネットソリューションズ株式会社
常務取締役　塩手 敏浩様　企画部　主任　鬼頭 佳成様

―MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼はどのようなシステムですか？

MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼は、経費の申請から支払処理までを一元管理できる経費精算システムです。充実した機能と多様なシステム連携により、経費処理に関わる業務を効率化します。

弊社は元々グループウェアNotes/Dominoの受託開発からワークフロー関連の事業を展開しており、1999年に「総二郎」という製品をリリースしました。それがWeb化して誕生したものがMajorFlowです。当初は総務人事向けのサービスということで、その部門で負荷がかかりやすい業務を考えて、経費精算・就業管理・稟議系という三つを一製品に集約して提供していましたが、経費精算だけを利用したいというニーズが出てきたため、分離することにしました。その後、クラウド化のご要望が増えてきまして、2017年に新しくMAJOR FLOW Zを出させていただき、その翌年からクラウドサービスもスタートしたという経緯です。

―開発時のコンセプトやこだわりを教えてください。

グループ会社、ホールディングス会社など、中堅準大手の企業様でも使いやすい仕様という点にこだわりがあります。具体的には、最近増えている外国人従業員の方々でも使えるように英語と中国語に標準対応していまして、設定で最大5言語まで使えるように多言語機能を設けています。

また、組織変更の多い企業様が管理しやすいようにマスターの管理機能も充実させていますね。例えば、会社間ごとに別組織という場合には、ユーザーの属性によって閲覧できる場所を制御するのが大前提になりますので、そうした管理ができたり、反対に親会社に決裁を取らなくてはならない場合には、組織間をまたぐ申請ができたりと、柔軟な対応が可能です。

あとは会社ごとに利用申請書やフォーマットも違ってきますので、それぞれ利用できる申請書を限定して、ユーザー側には自分たちが使えるものだけが見える状態にできるなど、マルチカンパニーの機能が強化されています。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか？

経費精算はどの企業でも発生する業務ですので、業種・業態によって対象を絞ることはありません。規模としては中堅準大手様向けですので、現在は300から8,000ユーザーまでが中心の層です。この1年ほどはホールディングス会社様からのお引き合いが多くなっていますね。近年、合併吸収を進めている会社様が多いですから、情報資産の管理をスムーズに進めるという目的での導入です。とはいえ、実際は50ユーザー程度からご利用いただいているお客様もいます。

―課題やニーズという点でよく挙がるものを教えてください。

他システムとの連携やシングルサインオンなどですね。ワークフローは基本的に、申請書の処理が終わっても、そこで終了ではなく、基幹システムにデータ連携をするのが肝要です。会計システムや就業管理でしたら給与システムに連携しますが、社内ポータルとなるフロント部分にはサイボウズ様のGaroonや、ネオジャパン様のdesknet’s NEOなど、グループウェアの製品が使われていますので、それらのトップ画面にワークフローの画面を出してほしい、シングルサインオンをしたいというニーズがあるわけです。

グループウェアの中に申請承認が入ってくれば、そこから申請書の一覧を出して起票したり、承認待ちが何件あるかをグループウェア上で確認したりできるので便利ですよね。そうした連携にも注力しています。

―お客様によく評価されるのはどのようなポイントでしょうか？

一番は拡張性です。多くの企業様は様々なワークフローをばらばらで入れていますが、そうするとメンテナンスが大変などの弊害が発生します。人事情報が変わるとすべてを変えなくてはいけませんし、導入時のユーザーへの教育も大変です。それがひとつのワークフローでメンテナンスもできて、画面遷移も同じであれば、教育やメンテナンスのコストが下がります。

MAJOR FLOW Z全体の話ですが、経費精算に限らず、稟議決裁、就業管理を含めた三大ワークフローが中堅以上向けに全部揃っているシステムは限られます。実際に、最初は経費精算のシステムということで弊社にお問い合わせされた場合でも、就業管理や稟議決裁までご導入いただくというケースは多いです。

経費精算に絞れば、基本機能が充実しているところが大きいですね。他社様のシステムだとオプションになるファイルの添付も基本機能に入っていますから、コストパフォーマンスが良いと仰っていただけます。

また、申請書のフォーマットを細かく作り込めるという柔軟性の高さをご評価いただくことも多いです。これまで利用してきたフォーマットに合わせて使いたいというご要望はやはり多くいただきます。あとはオービックビジネスコンサルタント様の勘定奉行など、さまざまな会計システムと連携実績がありまして、スムーズな連携が可能という点からご採用いただくケースもあります。いま使っているシステムとそのまま連携できるというのは、安心にも繋がるかと思います。

―最近のテレワーク化によるニーズの変化などは見られますか？

ペーパーレス化の需要が増えています。「電子帳簿保存法にあわせて領収書を無くしたい」「事務所に戻らなくても経費精算を自宅で完結させたい」といったご相談をいただく機会が増えました。最近ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードについてもJR東日本グループ様のサービスを使わせていただき、専用の読取端末以外にもiPhoneやAndroidなどを用いてどこからでも読み込めるようになっていますから、それらを利用することでニーズにお応えできているところもあります。

―申請者の負担を軽減する仕組みが揃っていますね。

その通りです。最近はクレジットカードとの連携も増えていますね。弊社の製品の特長としては、パーチェシングカード連携があります。パーチェシングカードとはプラスチックカードを発行しない番号のみのサービスで、個人ではなく部門に配布して共有できるという特徴があります。部門で支払に使ったものを部門内で共有して取りこんで精算できるわけです。従業員の立替精算だけでなく、カード支払いにも使えるという点がポイントかと思います。

また、オプションですが、MAJOR FLOW Z CLOUDカードコントロールもご好評いただいています。これは三井住友カード様と協業して、従業員に配布したカードの内容を管理者が都度設定できるサービスです。カードを配布されるときに使い過ぎないか不安だと感じるお客様は多いですが、申請時に「〇日に〇円だけ」というように指定することで、出張や交際費の支払いのタイミングで使える金額をコントロールできるようになります。

―カスタマー対応で力を入れていることはありますか？

対応スピードですね。チームで対応していますので、問い合わせ内容を共有して一番早く対応できる体制を組んでいます。また、過去の対応履歴の管理・共有もしっかりしていますので、どういう問い合わせが来たときにどう回答するのか、お客様の悩みなども共有しながら、ニーズを汲み取って対応できるようにしています。

―代表的な事例を教えてください。

ある大手食品会社様の事例になります。もともとNotes/Dominoからの移行でレスポンスに問題があるという課題がありましたが、弊社の製品にリプレースして、とても処理が早くなったとご評価いただいています。スマートフォンに対応している点なども大きかったようです。

また、ある情報通信会社様からも、効率化が進んだと仰っていただいています。こちらの企業様は新型コロナ禍以前からテレワーク化に向けて先進的な取り組みをされていましたが、MAFOR FLOW Zを入れてからは業務の削減効果が約60％になったとのことです。具体的には、交通費の申請なら約50名の営業社員が合計月80時間、部門長の確認・承認であれば月14時間を費やしていたところ、大幅に効率化できたとご評価いただいています。

―今後、力を入れていきたいことを教えてください。

お客様のニーズは年々、変わってきています。以前はスマートフォン対応やクラウド化が求められていましたが、それも当たり前になり、最近ですと電子帳簿保存法やテレワークへの対応などニーズが移ってきています。そうした時代のニーズをきちんと拾いながら、常にお客様が求める機能を反映した機能拡充を進めていきたいです。今後もお客様が困ることのないように、より便利な製品をご提案していければと思います。

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