SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
330円/IDから使えるクラウド型のワークフローシステム。稟議申請、捺印申請をはじめとした社内文書の申請・決裁業務を電子化。スマートフォン／マルチOS対応で、スムーズな意思決定を実現。
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承認TIMEは、稟議、捺印申請をはじめ、企業で使うあらゆる社内文書を、Web上で申請・承認できるクラウド型のワークフローシステムです。スマートフォン／マルチOS対応で、社内でも外出先からでもセキュアな環境でスピーディーに申請・承認が可能。外出の多い営業担当者や承認者にも利便性が高く、テレワークや働き方改革の推進にも効果的です。
また、自由な書式作成機能により、紙で利用中の書類の内容や項目を変更することなく入力画面を簡単に作成できることも特長。どんな申請書類・報告書も簡単な操作でペーパーレス化し、スムーズなシステム移行を実現します。
マルチデバイス対応のクラウドサービスなので、インターネット環境さえあれば、PC・スマートフォン・タブレットなどでいつでもどこからでも申請・承認を進めることができます。
外出の多い営業担当者や承認者などにより滞っていた承認フローのスピードを一気に加速します。
書式を自由に設定できるため、紙で利用中の書類の内容・項目を変更することなく簡単に入力画面を作成できます。あらゆる書類のペーパーレス化を促進し、スムーズなシステム移行を実現します。
拠点ごとに、申請内容に応じて、承認者数や承認ルートを自由に設定ができ、更にAND承認（全員承認必要）やOR承認（誰か1人承認）設定も可能です。承認段階に制限はなく、緊急時には飛び越し承認にも対応しています。
Webサイト・アプリを様々な言語に多言語化できるソリューション「Wovn.io」と連携させることにより、システムを最大70か国語多言語対応させることができます。ボタンひとつで作成した申請書の内容が任意の言語に翻訳されるため、グローバル展開する企業や外国人社員を雇用する企業にも最適です。
経費精算システム「経費BANK」と連携させることで、事前の稟議から支払までをすべて電子化できます。金額のチェック機能などもあるのでさらなる業務効率化に貢献します。
使い方に悩まずにペーパーレス化と稟議承認の見える化を実現。IT化のファーストステップにも最適
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 アカウンティング・ソリューション部
―承認TIMEはどのようなシステムですか？
承認TIMEは稟議申請や捺印申請などの社内文書を電子承認へ移行することで、ペーパーレス化と承認プロセスの見える化を実現できる、クラウド型のワークフローシステムです。
社内で物品の購入や出張をする際には事前に稟議などでお伺いを立てなくてはならないかと思います。その際の事前決裁を「紙」で申請している場合、非効率かつ見えないコストが実は発生しています。一方、たとえば出張の事前申請と事後の経費精算のような場面において、クラウドのワークフローシステムで事前決裁を済ませ、事後の精算時には同じくクラウドの経費精算システムで精算処理を行うことが出来れば、紙とは比較にならないほど業務が効率化されます。弊社が提供する「承認TIME」ならこのような業務効率化を簡単に実現することが可能です。姉妹製品である、クラウド型経費精算システム「経費BANK」と連携すれば、事前申請・決裁から事後精算、経理処理に至るまで一気通貫で業務を完結できます。これは、経費の利用金額がきちんと事前の申請金額内に収まっているかを自動でチェックするなど、業務フローの統制をシステマチックに行えるようにしたいというコンセプトが根底にあります。承認TIMEで社内文書のペーパーレス化を達成することが、企業経営におけるデジタル化のファーストステップ、つまりは生産性向上の第一歩になると考えています。
―どのようなお客さまのご利用が多いのでしょうか？
業界業種を問わず、社員数20名程度から200名程度までお客さま、とりわけ50名以下の中堅中小企業のお客さまが主になります。
導入時の目的としては、申請や承認作業におけるペーパーレス化が多く挙げられます。現状、様々な社内文書がまだ紙で処理されていますが、それらをペーパーレス化したいというご要望がまずあって導入を検討されるケースが多いです。また、新型コロナ禍に伴って、リモートワーク体制を整えるために導入を考えられる場合も増えてきました。
―選定の際の決め手になるポイントは何でしょうか？
承認TIMEは必要十分な機能を持ちながらも、非常にシンプルなユーザーインターフェースで直感的にご利用いただける、文書の申請と承認、保管が可能なシステムです。ペーパーレス化はしたいけれど大掛かりなシステムまでは必要ない。既にシステムを導入しているが機能が多すぎて使いこなせていない、もっと低コストで手軽にデジタル化を実現したい。といったニーズに応えられる点がポイントになります。承認TIMEは、「シンプル」なシステムを目指したことで導入したお客さまにすぐに定着する、本当に使いこなせるワークフローシステムになっています。
さらに導入も最短で1週間程度でできますので、まずは試してみようということで始められるシステム、というのが選定のポイントになっているようです。
―ペーパーレス化のニーズの背景にはどういった悩みがあるのでしょうか？
紙の保管場所の確保が大変であったり、年間の保管コストも無視できないという悩みですね。それらの負担を少しでも減らしたいというニーズがあります。また、紙やExcelで対応していると大元の書式を最新版に変更しても社内に行き届かずに複数のバージョンが混在してしまって収拾がつかなかったり、誰が保存しているバージョンが最新版かがわからなかったりという悩みが発生しやすいです。
承認フローに関しては、どの承認者の段階で止まっているのかわからない、手元を離れた書類がどうなっているのかが見えないという悩みをお持ちのケースが多いです。それらをシステム化することで可視化したい、一元管理したいというニーズをいただいています。
また、拠点が多数ある会社さまの場合は、本部と紙でやり取りするのが難しいですよね。店舗の場合はパソコンが無くて、タブレットやスマホなら対応できるというケースもありますから、それらの機器でも申請承認ができるという点もご好評いただいています。
―承認TIMEの強みを教えてください。
見やすく使いやすい操作画面、シンプルな操作で誰にでも分かりやすいシステムになっているのが強みです。パソコンで作っても紙と同じ感覚で申請できますから、馴染みやすいわけです。また、ユーザーさまの方で簡単にフォームを設定できる仕様になっているというのも大きいですね。フォーム作成というと専門的な知識がないとできなかったり、ベンダーにお願いして追加料金が発生したりという心配があるかと思いますが、承認TIMEの場合は、管理者権限を持ったユーザーであれば、専門的な知識がなくても簡単に作成いただけます。申請フォームの雛型も制限なく作成できますから、非常に使い勝手がいいです。
―サポート支援なども行っているのでしょうか？
そうですね。ただ、承認TIMEに関しては圧倒的に使いやすいので、フォーム作成を含めてサポートをあまり求められないというのが実情です。システムに詳しい方がいらっしゃらなくても導入できますので、大掛かりな導入プロジェクトを立てなくとも稼働まで持っていけるものになっています。誤解のないように加えますと、もちろん導入支援、定着化支援も手厚くサポートさせていただきます。
―料金設定などはいかがでしょうか？
料金も中堅中小企業さまがお求めやすいものになっています。また、今年（2021年）に入ってから、従来は50IDで27,500円だったところを、10IDで3,300円とし、追加IDも10ID単位でお申込みいただけるよう料金体系を新しくしました。新型コロナ禍の状況もありますので、できるだけ導入しやすい価格にということで改定したのですが、実際にお問い合わせも増えており、多くのお客さまに喜んでいただけています。
―代表的な導入事例を教えてください。
1つは、農産物生産者向けにITサービスを提供する会社さまの事例になりますが、当初は社内業務に関する明確なルールがなく、とりわけ管理本部に関わる請求書支払いについては社内決裁のプロセスや承認に至る経緯が曖昧になっていて、コストコントロールがうまくできていない状態でした。また、請求書や契約内容が現場にうまく共有されていないというのも課題でしたね。
そこで承認TIMEと経費BANKの両方を導入したところ、業務フローの統制が図れるようになりました。具体的には経費精算・契約・法務関係などのあらゆる業務において、意思決定ルールの明文化に繋がるとともに、申請から承認に至るまでのプロセスが明確化されました。システム選定時には我々のサービスの利便性の高さをご理解いただいておりましたので、実際のシステム導入にあたっては、現場の混乱もなく低いハードルで業務効率化に繋がったとご好評いただいています。
2つ目は、百貨店などを中心に磁器等を販売されているお客さまの事例になりますが、こちらでも承認TIMEの導入で社内書類の運用ルールを統一化できたと喜んでいただけました。それまでは手書きやExcel書式などで書類が統一されていなかったため、引継ぎや保管などの管理面で問題が生じたり、明確な承認フローができておらずに曖昧な運用をされていたりといった問題点がありました。
また、システム化の際のサーバー保守や管理を懸念されていましたが、承認TIMEは書式登録も簡単にできて、多彩な検索で呼び出しができますので、データ紛失の心配がなく、クラウド型なのでメンテナンスの手間もいらないという点をご評価いただきました。機能面はもちろんコスト面でも満足していただけましたね。
―今後、力を入れていきたいことを教えてください。
弊社では昨年から「地方創生」をテーマに、地域企業のデジタル化支援を通じた地方活性化を目指す取り組みを推進しています。地方の企業さまはIT化が遅れがちなケースが多く、どのようにITツールの導入を進めるかが課題になっています。それならば、弊社が提供する導入ハードルの低い手頃なワークフローシステムからご活用いただくことで、まずはIT化の成功体験を掴んでいただき、いっそうIT導入が進んでいくという流れを作っていければと考えております。これらの活動が、地方活性化の一助に繋がれば幸いです。
| 会社名 | SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 |
| 代表者名 | 夏川 雅貴 |
| 資本金 | 100,000,000円 |
| 所在地 | 〒106-6013 東京都港区六本木1-6-1 泉ガーデンタワー |
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