サービス概要

コラボフローは、誰でも簡単に作れる・直せる、簡単ワークフローです。難しいプログラミングや専用ソフトは一切不要。誰でも簡単に「申請フォーム」や「申請経路」を作ったり、運用したりすることができます。

従来の紙の運用では「次に、誰に・何を・依頼すればいいんだっけ？」と迷いが生じがちな、稟議書、見積書発行、入社手続き、物品購入伺い・発注フローなど、社内の様々な業務を見える化し、大幅に効率化することができます。

まずは数名のチーム単位で運用し、徐々に利用数を増やしていくとことも可能。多彩な機能と高度なデータ連携ができるため、部門導入はもちろん、全社導入で1,000名単位での利用も可能です（パッケージ版も利用可能）。

主なポイント

• Excelの帳票や申請書を、そのまま利用可能

Excelで作った帳票や申請書も、Web上に取り込んで入力パーツを当てはめるだけで申請フォームに変換可能。その他、Webから直接作成することもでき、その場合も必要なパーツを並べていくだけなので簡単です。難しいプログラミングや専用ソフトは一切不要です。

• 承認経路もパズル感覚で、直感的に設計可能

申請経路の設計も、あらかじめ用意されたパーツを配置するだけ。パズル感覚で直感的に設定することができます。入力項目をステップごとに設定したり、追記内容を自動判別してルートを分岐させたりすることも可能です。
また、工程ごとに様々なアクションを決めることもできます。たとえば、特定のタイミングで「他システムへデータを渡す」「ファイルを出力する」など、柔軟なアクションも実現可能。
運用中もフォームレイアウトの追加・修正は自由自在。最初から100点を目指すのではなく、まずは70点で運用開始して、その後、改善点を見つけたら修正する、という使い方も可能です。

• ワークフロー専門システムならではの充実の機能あり

たとえば、申請・承認に関しては、自動分岐はもちろん、段階別の入力制御、and/or/議決承認、相談・コメント、代理申請/承認、一括承認などが可能です。その他、運用に関しても、処理の停滞を防ぐため「リマインドメール」「検索」「リストビュー」など様々な機能があります。
データ連携にも長けており、kintone、サイボウズOffice、Garoon、Office365、Microsoft SQL Serverなど、様々な外部システムと連携できます（一部、オプションが必要）。社内に散在する様々なデータを活用することで、業務の幅が広がります。

• クラウド版に限らず、「パッケージ版」も利用可能

「社内システムと連携したい」「高度なカスタマイズをしたい」「独自に強固なセキュリティを実現したい」という場合におすすめです。料金は500,000円〜（50ユーザー〜）。数名単位から数千名規模まで幅広く利用できます。

インタビュー

「コラボ」の名の通り、単なるペーパーレス化にとどまらず、様々な場面で発生するワークフローに対応し、効率化をお手伝いしていきたい

株式会社コラボスタイル 営業部 フィールドセールスチーム チームマネージャー 三井 寛行様、
営業部 マーケティング・広報チーム 水野 雅元様

―コラボフローは、どのようなシステムでしょうか？

どんな人でも気軽に社内ワークフローの整備ができるクラウド型のワークフローシステムです。決裁文書などのペーパーレス化・効率化を実現します。

2013年7月のサービス提供開始時はパッケージ型のみでしたが、2015年からは現在のSaaS型での提供を始めました。ペーパレス化の需要は年々増え続け、順調にご契約を増やしていましたが、2020年4月の新型コロナに伴う緊急事態宣言により、勢いを増した感があります。

それまで紙で運用されていたお客様も半強制的に働き方の見直しが必要になり、行政の中でも“脱はんこ”の取り組みや宣言があったことから、以前にも増してお問い合わせが増えました。2021年8月時点で900社以上の企業様にご利用いただいております。

―開発時に注力したポイントを教えてください。

1番重視したのは、いかにお客様が運用コストをかけずにメンテナンスできるかという点です。特定の担当者しかおらず属人化してしまうと、書式の改定や人事変更があった時に対応ができません。そもそも規模の小さい企業様はシステム担当の方がいない場合も少なくありません。そのため、「システムに不慣れなお客様でも運用・メンテナンスができる」という点にこだわりました。

関連して、サーバーの準備や故障時の対応、ソフトのバージョンアップなどが必要ないクラウド型というのもポイントですね。「あまり資産を持ちたくない」というお客様や「いつでもどこからでもサービスが利用できる環境を整えたい」というお客様が選びやすい仕様になっています。在宅ワークを推進する企業様がかなり増えてきている中、社内にVPN接続できる環境を整えるにはコストがかかります。コラボフローならコストをかけず、なおかつセキュアに利用できるというのも大きな強みかと思います。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか？

規模感で言うと最少5名から最大5,000名。一番多いのは50名～500名の層ですが、業種や業態も問わず、小規模から大規模まで様々な企業様にご利用いただいています。ワークフローを利用する対象が、稟議書・物品購入申請書・休暇届・経費精算など、どの企業様でも利用するものなので、用途も多岐に渡ります。

―コラボフローが選ばれる理由はどこにあると思いますか？

1点目は「設定の手軽さ」です。どんなワークフローシステムでも、利用できる状態にするまでに入力画面のひな型を作ったり、決裁フローの登録といった設定をしたりする必要がありますが、コラボフローはその設定が非常に簡単です。ひな形の作成はExcelで作ったものを取り込むことで完了するため、専門的な知識やツールは不要で誰でも簡単に作成したり、書式の改定をすることが可能です。決裁フローはパズル感覚で視覚的に組み立てられるため、複雑なフローも設定に落とし込みやすいとおっしゃっていただけます。

また、2点目として、金額による回覧先の分岐や申請されたワードに「契約」などの文言が含まれている場合には法務部門に回すなど、「設定の柔軟さ」もご評価いただいております。どのお客様でも決裁規定をお持ちですが、規模が大きくなるほど決裁フローも何百パターンもの数になり、多様化します。コラボフローはワークフロー専門のシステムだからこそ、そうした状況にも柔軟に対処できるわけです。

―全社ではなく、部門のみで導入するというケースもありますか？

ありますね。人事や経費精算の申請には既に専用のシステムを使っているものの、その一方で稟議や依頼書など、未だに紙で申請している企業も少なくありません。そういったシステムから漏れるものをすべてコラボフローで処理したいという場合もあります。全社的に使っているワークフローシステムに上乗せすると莫大な開発費用がかかるため、コスト面で弊社の製品を検討されるケースもあります。

―組み合わせて使う場合には、コラボフローの連携機能が活きてきそうですね。

そうですね。実際、製品名に「コラボ」と付けているだけに、他システムと連携して一体で使えるという点にはこだわっています。たとえば、スケジュールなどの情報発信はグループウェアで行い、ワークフローはコラボフローで整備するといった使い方が可能です。ワークフローはあらゆる業務の中で生まれるものですので、今後も様々な企業様とタッグを組んで領域を広げていければと考えています。

また、他社製品の場合、連携の設定が難しい場合が多いですが、コラボフローは画面上の設定だけでほぼ完了できます。お客様だけで設定しやすい点も使いやすさの要因になっていると思います。

―カスタマーサクセスの体制についても教えていただけますか？

導入までを支援するカスタマーサクセスと導入後のお客様サポート、2つのチームでご支援しています。前者は、運用に関わる相談やご質問に対応し、できるだけスムーズに運用を開始できるようにお手伝いしています。中でも一番ご好評いただいているのは、運用相談のための時間をしっかり設けている点です。1回あたり45分の時間を取って、お客様からオンラインでご希望を聞き、ピンポイントで回答させていただきます。ちなみに導入までは平均的に1～3ヶ月というお客様が多く、最短では2週間で運用開始されるお客様もいます。

後者のお客様サポートでは運用後の細かな設定や機能に関するお問い合わせについて、できるだけレスポンス良く対応できる体制を整えています。その他、自己解決しやすいようにサポートサイトを設けて、FAQや設定方法を実演する動画なども公開しています。それ以外にも機能や導入準備などにフォーカスしたお客様向けのセミナーを毎月2〜3回開催しています。

また、コラボフローは無料のお試し期間も用意しているのですが、期間内に「合うか合わないか」をより詳細に検討していただくためのオンラインレクチャーの場なども設けています。

―代表的な導入事例を教えてください。

とある学校法人様の事例になりますが、導入前は「稟議書を電子化した際に、帳票イメージがそのまま引き継げるか」を気にされていました。ガラッと書式が変わると抵抗感が出て浸透しづらいという懸念です。同様の心配をされるお客様は多く、文書の管理規定に含まれる捺印規定などもできるだけ変更したくないというケースがほとんどです。

その点、コラボフローはExcelを取り込んで書式のイメージを作れますから、「そのまま帳票イメージを引き継げる」という点が選定の決め手になりました。他にも「申請後に承認者を変更することができる」など、他社製品にない柔軟に設定できるところ、そしてスマートデバイス対応も大きな選定ポイントになったようです。どこからでも申請承認ができる状況を整えるとなると、様々なモバイル端末にも対応している必要がありますが、画面が見づらいと使いにくいです。コラボフローはそうした面も整っています。

その学校法人様の場合、導入後、決裁までの時間が紙運用時の半分以下になりました。トータルで2～3週間かかっていた稟議が1週間程度で決裁されるようになったとのことです。また、拠点間で申請書や稟議書を行き来しなければならない場合にも、決裁スピードが飛躍的に上がりました。短い場合には数時間で決裁が回るようになるなど、大きな改善がありました。

―帳票設計・書式の引継ぎが楽というのは担当者にとって大きな負担軽減に繋がりますね。

そうですね。ただし、必ずしも「そのまま電子化する」が正しいとは限りません。大切なのは、電子化することではなく、ワークフローをわかりやすくして、業務をスムーズにすることです。実際、「これを電子化したい」と言われても、使い勝手とのバランスも含めて「電子化しない方がいいのでは」というアドバイスをする場合もあります。

たとえば、製造業のお客様など、製造工程に関わる特定の部品を作るために様々な部門に帳票を回す必要があります。その場合、写真などを載せなければならないため、A4一枚の簡便な帳票ではなくA3サイズになる場合があります。電子化をできなくはありませんが、入力項目が多くなってしまいますよね。だから、そういう時は無理に電子化するのではなく、「Excelファイルを添付して回す」という方法を提案する場合もあります。

少しマニアックな機能になりますが、コラボフローではExcelに書いた情報のダイジェストを画面に転記させることができます。申請を受理した方はコラボフローの画面を見れば申請内容を大体把握できますし、詳細を見たい時は貼付を開けばいいという風に柔軟な対応ができます。コラボフローにはこういった機能が豊富に備わっており、ノウハウもたくさんあります。単なる電子化ニーズに答えるだけでなく、「こうした方が見やすくなりますよ」といったプラスアルファのご提案もできるという点は強みだと思います。

―今後、注力について教えてください。

ワークフローを単にペーパーレス化の仕組みとだけ考えているお客様が大半だと思いますが、弊社としてはワークフローにはもっと汎用的な価値があると考えています。部門間や各担当者間のみならず、社外の顧客とやり取りする際にもワークフローは発生します。それも含めて対応できる製品がまだ世の中にはありませんので、様々な場面で発生するワークフローに対応し、より効率化のお手伝いをしていきたいです。

既に形になっているものとしては、電子契約サービスのクラウドサイン様との連携があります。これにより、社内・社外の契約書のやりとりを一気通貫で対応できる状態を整えています。また、チャットツールのLINE Works様と連携して、そちらの画面から申請や承認ができるなど、情報の送受信がチャット上で完結できる形にしています。

既にAPIやWebhookなど、基幹システムなど他システムの使用時に後ろでコラボフローが作動するような仕組みは多数用意しておりますので、今後は更に多様な場面で活用できるように、コラボレーションの領域を広げて効率化のお手伝いができれば本望です。

料金

• スタンダードプラン：月額500円/1ユーザー
• プレミアムプラン：月額800円/1ユーザー（モバイルアプリ、コラボフローコネクト、英語表示、帳票出力の各機能が使えます）

※表示価格は全て税別です。
※最低5ユーザーからご利用いただけます。
※最低2か月からご利用いただけます。
機能などの詳細は、ダウンロード用資料でご確認いただけます。

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