最終更新日:2024-09-24
グループウェアの新規導入を検討している、または使い勝手の良いグループウェアへのリプレイスを検討している方へ。グループウェアの機能や導入のメリット、自社に合った選び方や比較ポイントとともに、おすすめや無料サービスを紹介します。
グループウェアとは、プロジェクト遂行における組織内でのコミュニケーションを円滑化するシステムのことです。メールの送受信やスケジュール管理、ファイル共有、チャットといった機能が搭載されています。
グループウェアの代表例としては、GmailやGoogle Meetなどを備えた「Google Workspace」、Microsoft TeamsやWord、ExcelといったOffice製品を含めた「Microsoft 365」に加えて、NI Collabo 360、サイボウズOffice/Garoonなどが挙げられます。
チームで業務を行う場合、各自のスケジュールや業務に必要なデータ、成果物などの共有が不可欠です。
特に、スムーズな連携やスピーディーな対応が求められる業務の場合、メールアプリやカレンダーアプリ、ファイル共有サービスなどを使い分けていると、ログインやデータ転記の手間が煩雑に。更に、関わる人数が多くなるほど情報共有の難易度は上がり、業務に支障が出てしまうケースも少なくありません。
そんな場合に役立つのがグループウェアです。1つのアカウント・インターフェースで様々な機能を利用できるため、チーム内での情報共有が効率的に。また、社外の関係者もゲストとして招待できるため、社内外にまたがるプロジェクトなどでも効果を発揮します。
本記事では、グループウェアの機能や特徴、選び方・比較ポイントなどを交えながら、おすすめのサービスをわかりやすく紹介していきます。
記事後半では、個々のサービスの詳しく紹介しています。今すぐツールの選定に移りたいという方は上記の各リンクから詳細をご覧ください。
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主なグループウェアについて搭載機能を一覧でまとめておきましたので、サービスを選ぶ際の参考にしてください。
以下、主な機能とチェックしておきたいポイントについても、一覧表にまとめました。
| メール機能 | メールサーバーとセットになったものと、外部サーバーとの連携でメールクライアントとして使えるものがある。送信取り消しや他アプリとの連携など、業務効率化に役立つ機能も。 |
|---|---|
| スケジュール管理機能 | 予定のリマインドや色分け表示といった一般的なカレンダー機能に加えて、施設予約や会議室予約、Web会議用のURL自動発行などに対応したサービスも。 |
| コミュニケーション機能 （チャット・掲示板） |
チャットや掲示板を使って、迅速・的確に情報を共有するための機能。社内全体に向けたメッセージは掲示板、個人同士のやり取りはチャットなど、目的に合わせて使い分けられると便利。 |
| ファイル共有機能 | 複数メンバー間でファイルを共有・管理するための機能。細かい権限設定に対応しているサービスなら、セキュリティ強化にも有効。 |
| ワークフロー機能 | 進捗状況やステータスの管理、申請承認フローの効率化に役立つ機能。スマホ対応のサービスなら、出先からの申請や承認がスムーズに。 |
| 社内ポータルサイト作成 | 社内ポータルサイトを作っておけば、社内規則やオフィスの利用ルール、資料フォーマットなどを集約可能。健康診断・年末調整などの全社的なお知らせにも有用。 |
決して機能が多ければいいというわけでなく、重視すべきはコストパフォーマンスです。足りない機能は専用サービスで補うこともできます。
スケジュール管理機能やコミュニケーション機能、ファイル共有機能などを補える、専用ツールについて、以下の記事でも詳しく解説しています。
・スケジュール管理ツール法人向けおすすめ14選。タイプ別に紹介
・社内SNSツールの比較15選。目的別の選び方
・法人向けオンラインストレージ比較15選！料金・容量の比較表付
・ワークフローシステム比較14選。シェアや料金をわかりやすく
・ずっと無料で使える社内情報共有ツール13選。タイプ別の選び方
グループウェアを導入することで、主に以下のような4つのメリットが見込めます。
メールやスケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、複数の機能が一つのシステムに統合されることで、システムごとに都度ログインする手間やデータ転記の手間を削減。業務効率の向上が期待できます。
組織内のメンバーが、共通のプラットフォーム上で情報にアクセス・共有することができるため、コミュニケーションが円滑化。部署内・部署間の連携強化にもつながります。また、社外の関係者をゲストとして招待することもできるため、プロジェクト関係者全体での情報共有を促進し、よりスムーズなプロジェクト進行を支援します。
ワークフロー機能によって申請・承認業務を電子化。担当者は今どのようなステータスなのか、進捗状況をシステム上でリアルタイムに把握できるように。紙文書を回覧する手間や、決裁担当者の不在による遅延をなくし、承認フローを円滑化できます。
従業員は場所を選ばずに必要な情報にアクセス・共有できるため、リモートワーク時に発生しやすい「質問先がわからない」「メンバーの状況がわからない」「承認プロセスが滞る」といった課題を解決。リモートワークの促進に役立ちます。
グループウェアは種類が豊富で、その機能も様々です。グループウェアの主な導入目的と、目的別の選び方について解説します。
メールサーバーをセットで提供しているサービスに「Google Workspace」や「Microsoft 365」があります。どちらもセキュリティ機能に優れており、1人あたりに割り当てられるデータ容量も十分。既存メールサーバーからの移行も簡単です。社内・社外を含めた、通信・コミュニケーション環境を一式で用意したい場合に適しています。
WordやExcelといったOffice製品を利用しており、今後も使い続ける予定なら「Microsoft 365」を導入してMicrosoft製品で統一してしまうのがおすすめです。オフィスソフト以外にも、1TBのストレージ（One Drive）、セキュリティリスクからの保護、Microsoft Teamsのビジネスチャットや電話会議機能などがそろっていて便利です。
また「Google Workspace」も、スプレッドシートやドキュメントなど、Office製品に近い使用感のソフトがそろっています。
一方、グループウェア導入を機にオフィスソフトを乗り換えたい場合には、オンラインのドキュメント作成・共有機能を備えた「Lark」のようなグループウェアがおすすめです。会議資料に使える議事録や企画書のほか、タスク管理・プロジェクト管理・顧客管理などのテンプレートが多数用意されています。
高度なプロジェクト管理を行いたい場合は、「サイボウズOffice」「desknet’s NEO」「クロジカスケジュール管理」「NI Collabo 360」のように多機能なグループウェアがおすすめです。これらのグループウェアは使い勝手の良さに定評があり、一般企業から官公庁まで様々な環境での導入実績があります。
また、情報の共有・共同作業のための機能が充実したグループウェアに「Lark」が該当。コロナ禍における遠隔授業のソリューションの一つとして、UNESCO (国際連合教育科学文化機関)に紹介された実績もあります。
大規模な組織でグループウェアを利用する場合、部門や職種によってアクセス可能な情報を制限できるなど、高度な権限管理機能が必要です。
10〜数万人規模の企業での情報共有に対応した「サイボウズGaroon」や、多機能ながらも直感的に操作できるインターフェイスの「desknet’s NEO」などが、大規模組織での利用に適しています。いずれも任意のロール（役職・役割で分類したユーザーグループ）を作成して、アクセス権の付与・制限ができるなど、柔軟な権限設定に対応しています。
グループウェアの導入にコストをかけたくない場合は、「GroupSession」や「シラサギ」などの無料サービスが選択肢となります。ただし、どちらもオンプレミス型なので、サーバーの構築やシステムの運用を自社で行わなければなりません。自社での構築・運用が難しい場合は、導入支援をしている企業に外注するという方法もありますが、結局費用がかかってしまうため一長一短です。
また、機能制限付きの無料プランがあるサービスとして、「LINE WORKS」もあります。
グループウェアを選ぶにあたって、チェックしておきたい3つの比較ポイントをご紹介します。
グループウェアによって搭載機能の範囲が大きく異なるため、サービス検討時には、グループウェアの利用目的と必要な機能を洗い出し、それを満たしているかどうかチェックしておきましょう。
頻繁に使われる基本機能として、「メール」「スケジュール」「掲示板」「ファイル共有」「ワークフロー」などが挙げられます。その他、「施設・備品予約」「電話メモ」「在席管理」といったオフィスで役立つ便利な機能を搭載したグループウェアも。
しかし、グループウェアの機能は多ければいいというわけではありません。多機能なグループウェアを導入したにも関わらず、使い慣れたオンラインストレージサービスやワークフロー・タスク管理ツールをそのまま使い続けるというケースも。そのため、必ず使うことになる機能とそうでない機能をしっかりと確認しておくことが重要です。
グループウェアは、スマホやタブレットといったモバイル端末から利用することも多いシステム。社外での利用ニーズが特に高い場合は、モバイル専用アプリがあるタイプがおすすめです。たとえば、「Google Workspace」なら、「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドライブ」といった専用アプリが用意されています。また、「サイボウズOffice/Garoon」も専用アプリから、メールやスケジュール、ワークフローといった機能が利用可能です。
専用アプリがないサービスでも、スマホのブラウザからログインできますが、利便性や閲覧性は専用アプリのほうが優れているでしょう。
数百〜数万名が所属する大規模な組織では、「役職・職種別にアクセスできる情報の範囲を制限したい」「チーム・部門単位で利用するアプリケーションを変更したい」といった要望が出てくるでしょう。その場合、「サイボウズGaroon」や「desknet’s NEO」のように、柔軟な運用・管理機能を備えたシステムが適しています。
また、複数のWindows PCを一元的に管理するための機能であるActive Directoryとの連携や、シングルサインオンに対応していると、アカウント管理の負担軽減につながります。
メールサーバーや、Office製品と一緒に導入できるグループウェアをご紹介します。
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（出所：Google Workspace公式Webサイト）
GmailやGoogleカレンダー、Google Meetなど、様々なアプリで構成されたグループウェア。ビデオ会議や画面共有機能により、迅速な意思決定をサポートする。更に、ドキュメントやスプレッドシートなどの同時作業、クラウド上へのファイル保存・共有といった機能で、組織内のコミュニケーション強化にも貢献。高度なセキュリティが保証されているため、オフィス以外でも安全かつスムーズに作業できる。
すでに馴染みのあるアプリに加えて、社内ポータルサイトやプロジェクトサイトを簡単に作成できる「Googleサイト」や、ユーザーアカウントやアプリを一元管理できる「Google管理コンソール」といった機能も。ワークフロー機能は搭載されていないが、外部のワークフローシステムと連携することでカバーできる。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | － | ○ |
（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
グループウェアに求められる、ほとんどすべての機能を搭載したサブスクリプションサービス。一般法人向けにはベーシック、スタンダード、プレミアムの3種類のプランがあり、最も安価なベーシックプラン（月額899円）でも法人メール、最大300人までのチャット・通話・ビデオ会議、1人1TBのクラウドストレージが利用可能。また、スケジュール・タスク管理など、組織の運営・管理機能も充実している。
加えて、Web版のOfficeアプリも利用できるので、業務でOffice製品を使っている場合は、コスト削減も期待できる。スタンダードプラン以上では、デスクトップ版のOfficeアプリも利用可能。プレミアムプランには、高度なセキュリティ対策機能も含まれている。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | △ （SharePointで対応） |
○ |
機能の豊富さに強みを持つグループウェアをご紹介します。
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（出所：サイボウズOffice公式Webサイト）
累計導入70,000社超を誇る、「誰でもかんたんに使える」がコンセプトのグループウェア。利用人数が最大300人までの中小企業向け。基本的な機能のほか、自身に関係する情報を一覧で確認できる「トップページ」、打ち合わせ議事録などをフォーマット化して共有できる「報告書」、不在着信を簡単に共有できる「電話メモ」など、日本企業のオフィスシーンにフィットした便利な機能が充実している。
スマホやタブレットに対応しているのに加え、高いセキュリティ機能を備えているため、外出先や自宅など、どこからでも安心してアクセスできる。1人あたり月額600円からという手頃な価格も魅力だ。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：desknet’s NEO公式Webサイト）
500万人以上の販売実績を誇るグループウェア。基本機能に加え、「仮払い精算」「備品管理」「設備予約」「バーチャル会議室」といった、27の多彩な機能を標準搭載している。日本企業のワークスタイルやビジネス課題に合わせた設計で、部署・役職単位でのやり取りや、アクセス権限の柔軟な設定が可能。情報共有の効率化はもちろん、管理者の負担軽減にも貢献する。
会議資料を参加者にリアルタイムに配信・共有できる「SmartViewer」機能、スマホ専用アプリの機能拡張など、アップデートも盛ん。ツールの活用方法を紹介するオンラインセミナーや、熟練スタッフによる丁寧なサポートも用意されているため、安心して導入できる。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：Lark公式Webサイト）
チャットを起点に、カレンダー、ドキュメント作成と共有、ストレージ、ワークフローなど、ビジネスに不可欠な機能を豊富に備えたコミュニケーションツール。チャット機能は、直感的に操作できるUIに加え、メッセージのピン留め、アンケート、自動翻訳など、スムーズな情報連携を促す機能が充実。更に、チャットボットを活用してリマインドや定期メッセージを自動送信できるため、連絡の手間や対応漏れも削減する。
また、最大1,000名まで同時参加できるビデオ会議も特徴の一つ。日本語・英語・中国語の3カ国語をリアルタイムに翻訳・字幕表示し、迅速な意思決定をサポート。録画した会議内容は自動で文字起こしされるため、会議内容の共有も簡単に行える。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：クロジカスケジュール管理公式Webサイト）
スケジュール管理を中心に、ビジネスチャットや設備予約、タイムカードといった機能を搭載したグループウェア。1,800社35,000人以上の導入実績あり。取引先との日程調整は、URLを送信して相手に候補日を選んでもらうだけの2ステップで完結。シンプルな操作により、円滑なコミュニケーションを促進する。
メンバーだけでなく、会議室や社用車といった設備の利用予定も一つの画面から確認可能。同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、ダブルブッキングや無駄なやりとりを防げる。
社内wikiやポータル機能も搭載したプレミアムプランのほか、必要最低限の機能に絞ったベーシックプランやフリープランも選択できるため、スモールスタートしたい企業にもおすすめだ。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：NI Collabo 360公式Webサイト）
全部で36の豊富な機能を、月額360円/IDという低価格で利用できるグループウェア。搭載している機能は、高機能ワークフロー、電帳法の保存要件にも対応した経費精算・支払管理機能、スケジュール管理・日程調整、プロジェクト管理、掲示板、社内SNS、安否確認など。ポータル画面は、個々のユーザーが使いやすいよう自由にカスタマイズ可能。
また、NI Collabo 360の導入企業同士であれば、グループウェアを相互リンクしてデータを共有することも。セキュリティを担保しつつ、取引先やグループ企業とのシームレスな情報連携を実現する。同社が提供するSFA/CRMや見積書作成Webシステム、請求書Web配信システム、ノーコードWebデータベースをはじめ、主要な会計システムや販売管理システムとも連携できるため、業務効率の大幅な改善が見込める。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
7,000社320万人に利用されており、数千〜数万名規模の大企業での導入実績が豊富なグループウェア。利用者の92%が「使いやすい」と評価したUIが特徴で、教育コストをかけずに社内での浸透・活用が見込める。
社内のシステムや情報がポータル上に集約されているので、必要な情報にスムーズにアクセス可能。全社通達や電話メモ、メッセージといった連絡事項の見逃しを防ぐ。きめ細やかなアクセス権管理、階層化した組織管理など、日本の大企業にフィットする機能が多数そろい、大規模組織でも負担なく管理業務が行える。
社外からリモートアクセスできる上、必要に応じてリモートアクセス時の機能制限も可能。不正アクセスの防止機能、脆弱性対策など、セキュリティ機能にも優れている。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：mitoco公式Webサイト）
Salesforceに最適化された、営業部門との情報共有に強みを持つグループウェア。組織内のコミュニケーションのみならず、顧客情報をはじめとした社外に関わるデータも一括管理できる。更に、トークやカレンダー機能に外部ユーザーを招待できるので、社外メンバーがいるプロジェクトのコミュニケーションも円滑に。社内外での業務効率化、ペーパーレス化の促進をトータルでサポートする。
各メンバーの利用状況を可視化するレポート機能、Salesforceとの連携など、営業・マーケティング活動を支援する機能が充実。オプションの「mitoco Work経費」や「mitoco Work勤怠」を利用すれば、更なる業務効率化も期待できる。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| － | ○ | ○ | ○ | ○ | － |
（出所：WaWaOffice公式Webサイト）
企業内LANを活用し、情報共有やコミュニケーションを効率化するグループウェア。スケジュール管理やメールなどの基本機能に加えて、掲示板、アンケート、 eラーニングも標準搭載している。ワークフロー機能を搭載した「WaWaFlow」、営業日誌を管理できるSFA「WaWaFrontier」、データベースシステム「WaWaD-Be」といった多様なオプションと連携することで、更なる業務効率化を実現。CSV形式でのデータ出力やAPIの活用により、他社システムとの連携も柔軟に行える。
また、直感的なUIや優れた操作性も強み。24時間365日有人監視のセキュリティ対策や、無料の訪問指導にも対応しているため、システムに不慣れな場合でも、安心して導入できる。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | － | － |
最後に、無料で利用できるグループウェアをご紹介します。
（出所：GroupSession公式Webサイト）
無料かつユーザー数無制限で利用できるグループウェア。ポータル、スケジュール、ショートメール、ワークフロー、掲示板、ファイル管理など、有料システムに劣らない機能を備える。システムの利便性をより高める、モバイル版やスマホアプリ、インストール・運用サポートといった有償オプションも充実している。
自社でのインストール、セットアップが必要なので、導入担当者には相応のITリテラシーが求められるが、公式サイトにわかりやすいインストールガイドが用意されている。WindowsもしくはLinux環境で利用可能。
無料版のほかに月額300円で利用できるクラウド型、有料で大規模環境に対応するエンタープライズ型が用意されている。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：シラサギ公式Webサイト）
数千人規模の組織にも対応可能な、無料のオープンソースグループウェア。ポータル、スケジュール、設備予約、掲示板、ワークフロー、共有ファイル、メッセージなど、社内の情報共有やコミュニケーションに必要な機能が搭載されている。他システムとスムーズに連携でき、基本機能をより使いやすくするためのカスタマイズも可能だ。更に、必要に応じて追加機能の開発もできる（有料）。
インストールや初期設定にはITリテラシーが必要だが、有料で講習会サービスやサポートサービス、業務代行サービスが受けられる。グループウェアのほかに、CMS、Webメールサービスの提供も。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （メールサーバー連携） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
（出所：LINE WORKS公式Webサイト）
有料ツールとして提供されているLINE WORKSだが、機能やサービス内容を限定したプランを無料で利用できる。
フリープランでは、チャット、5GBまでのストレージ、ビデオ通話、掲示板、カレンダー、アンケートといった機能が100名まで利用可能。IT化が進まず、新しいツールの効果検証もハードルが高いと考える中小企業向けに提供が開始された。スマホ1つからスタートできるうえ、LINEと同じような操作性なので簡単に導入できる。ただし、ストレージの容量追加はできず、複数人での通話も最大60分/4人までなど、継続して利用するには制限が多いことから、あくまで体験プランとして検討するのがおすすめ。
| メール | スケジュール管理 | コミュニケーション | ファイル共有 | ワークフロー | 社内ポータル作成 |
|---|---|---|---|---|---|
| △ （有料） |
○ | ○ | △ （有料） |
○ | △ （掲示板を代用） |
従業員一人ひとりの業務の煩雑化、リモートワークの普及といった課題に対して有効なのが、グループウェアの導入です。主に「業務の効率化」「情報共有の円滑化」「申請・承認フローの迅速化」「リモートワークの促進」といったメリットが見込めます。
適切なサービスを選択するためには、自社が抱えている課題と必要な機能を洗い出すことが重要です。紹介した目的別の選び方や比較のポイントを参考にしていただき、まずは、無料トライアルやフリープランがあるサービスを試してみるのもおすすめです。
グループウェアをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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