最終更新日:2024-10-01
来訪者の受付業務や取次業務を効率化したい方へ。受付を無人化し、来訪者対応をスムーズにする受付システムの導入メリットや、比較ポイントをおすすめのシステムとともに紹介します。
受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた、来訪者対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化・無人化するためのシステムです。「無人受付システム」「自動受付システム」とも呼ばれています。
一部大手企業では「受付」という専用部署を設けて担当部署・担当者に取り次ぐのが未だに一般的ですが、訪問者がそれほど多くない・リソースが不足している中小企業が受付だけに人手を割くのは現実的ではありません。
代案として入り口に内線を設置して、訪問者自らが担当者の内線番号に電話をかけて「今、到着しました」と連絡してもらうのが一般的になりつつありますが、その場合も以下のような課題が指摘されています。
受付システムなら電話に限らず、ビジネスチャットツールやメール、更にオリジナルアプリなど、様々な方法で来客通知が可能。その他、カレンダーと連携して日程調整を行ったり、システムによっては自動で解錠・施錠を行ったり、受付業務に限らず、様々な業務を効率化できるものも。非対面・非接触も実現できるとあって近年のコロナ禍では導入が進んでいます。
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システム導入によって得られるメリットは大きく4つあります。
受付システムを使えば担当者に直接、来客通知が入るため、受付担当者にかかる人員コストや取次の手間が削減できます。通知方法は、SlackやChatworkのようなビジネスチャット、メール、LINE、SMS、電話に対応するなど豊富なので、担当者につながりやすく、来訪者を待たせることもなくなります。
また、受付番号やQRコードの発行、名刺の読み取り機能などを備えたシステムを使えば、紙の受付票が不要となり、手続きや受付管理を更に簡略化できます。アポの有無で来訪者を分類できるので、案内待ちの混雑を緩和できるほか、飛び込み営業などへの対応が不要に。
セキュリティの担保に配慮したシステムもあります。たとえば、「WowDesk」は受付時の様子を動画で記録。応対前に動画を確認することで、来訪者の取り違えやなりすましを防ぎます。
受付システムを導入することで、担当者への取次～対面までの工数を削減できます。来客時には受付からの内線電話に誰かが応答したり、担当者を探したりする必要があり、作業が中断されて業務効率が下がりかねません。オフィスに響く着信音や電話対応の声が周囲の集中力の妨げになることも。受付システムを利用することで、取次にかかる時間やノイズが軽減され、本来業務にも集中できます。
また、海外からの来訪者が多い企業では、英語をはじめとした多言語対応の受付システム導入も有効。語学スキルに関わらず受付担当者を採用できたり、高い語学スキルを持った人材をより生産性に高い業務にアサインしたりと、リソース配置の見直しにも役立つでしょう。
受付システムから従業員のスマホやPCへダイレクトに来客通知ができるので、自席の固定電話で内線を受ける必要がなくなります。電話配線の考慮が不要になるため、オフィスのフリーアドレス化を実現できるほか、レイアウト変更も気軽に行えるようになるでしょう。
カレンダーアプリ連携や受付番号・QRコードの自動通知などに対応した受付システムなら、アポイントメントや来客名簿の記入といった来訪前後の手間を削減できます。連絡ミスや伝え漏れといった連絡事故も防げるため、スケジュール管理の効率化にもつながります。
たとえば、「ラクネコ」では、各種クラウドカレンダーに予定を入力するだけで、相手に受付用QRコードを添付したインビテーションメールの自動送付が可能です。
更に、「workhub Reception」や「Acall」のようにドアの開閉に対応したスマートロックと連携できるシステムも。会議室などへの案内業務を省略しながら、入退室の記録管理でセキュリティを強化できるのも魅力的です。
来訪者数の規模や効率化したい業務によって、受付システムのタイプは主に以下の3つに分けられます。
1日の来訪者数が100名以下のオフィスで利用する場合や、スモールスタートで受付システムを導入してみたいという場合には、受付対応業務に特化したシンプルなシステムがおすすめ。iPadなどのタブレットを設置するだけで手軽に導入でき、感覚的に操作できるのが特徴です。
具体的なサービスとして、「RECEPTIONIST」、「ラクネコ」、「EASY-RING」、「WowDesk」、など。
ミニマムプランは月額5,000円前後で導入できます。複数のプランが用意されていることが多いので、少人数向けの低コストプランからはじめて、利用範囲や運用に合わせて機能を拡張していくことも可能です。
受付対応に加えて来訪後の業務も効率化したい場合は、受付業務にプラスαの機能が充実した受付システムがおすすめです。AI検温システムとの連携などコロナ禍で重宝される機能や、スマートロックを使った自動解錠といった入退室管理連携など、必要に応じて機能を追加して理想の受付システムを構築することができます。
外部システムとの連携性に優れたシステムとしては、「Smart at reception」、「workhub Reception」、「Acall」、「MOT受付システム」などがあります。
テナントビルの総合受付や大規模な工場・事業所・物流拠点など、1日の来訪者数が1,000名を超える場合は、セキュリティゲートと連携できる受付システムを導入するのがおすすめ。受付業務がスムーズになるのに加えて、セキュリティ強化にも役立ちます。
受付機には専用端末の設置が必要になりますが、入館カードを発行するものやQRコードを端末にかざすだけで受付ができるタイプ、担当者・部署検索から内線通話ができるタイプなど、運用に合わせて選べるのも魅力です。
「moreReception」はセキュリティゲートと連携した入退館管理に対応し、セキュリティ強化に役立ちます。また、「GuestCool」は、専用端末でのバーコードを用いた手続き、施設の稼働状況、来訪者の傾向分析といった機能のほか、給茶サービスとの連携など来訪者の満足度向上に貢献する機能も。
受付システムを比較検討する際に注目したい、3つのポイントを見ていきましょう。
受付システムからの来訪者通知を見逃さないために、どのような通知方法に対応しているかチェックする必要があります。主な通知方法は、ビジネスチャットツールやメール、電話などの既存のツールに対応したものからシステムオリジナルのアプリまで受付システムによって様々です。数ある通知方法の中に、確実に担当者を呼び出せる仕組みがあるかどうかを導入前に確認しましょう。
主な連携可能なビジネスチャットツールに、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSなど。既存のチャットツールと連携できるものを選ぶと良いでしょう。
また、打ち合わせなどが多く、チャットやメールからの通知だけでは見落としが心配な場合には、「ラクネコ」のように専用アプリを用いた自動音声通知機能があるシステムがおすすめ。「RECEPTIONIST」も専用アプリによる通知に対応しています。
受付時の案内のために内線通話ができる環境を構築したい場合は、PBX（機内交換機）やクラウド電話サービスと連携できるサービスを選びましょう。受付端末と担当者端末とで直接会話ができるため、取次工数の削減につながります。
たとえば、「Smart at reception」は幅広いPBXと連携できるだけでなく、Dialpad、UniTalk、ConnecTalkといったクラウド電話サービスとの連携にも対応。「moreReception」も同様に、PBXやクラウド電話サービスとの連携実績が豊富なシステムです。
受付の無人化・自動化に加えて、自動化を進めたい業務範囲もシステムの選定ポイントとなります。たとえば、来客対応に会議室を利用することが前提であれば、会議室管理と連携できるシステムが便利です。
「RECEPTIONIST」は同社シリーズとして予約管理システムも提供。予約管理機能を活用すれば、会議室予約のほか、駐車場予約にも対応することができます。車での来訪者が多い場合には、こうした自動化機能があると便利です。
また、会議室案内までを無人化したい場合には、来訪者の到着にあわせて会議室の利用状況を取得し、自動でドアの解錠ができる「workhub Reception」や「Acall」、来訪者への給茶の手配まで自動化したいなら「GuestCool」のようなシステムが適しています。
導入システムを検討する際には、受付業務に紐付けて、どのような業務を自動化したいかを明確にしておきましょう。
手軽に導入、運用開始できるおすすめの受付システムを紹介します。
（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
多くの企業が利用する、iPadを利用したクラウド受付システム。受付コードの発行や来客通知機能、Googleカレンダー、Microsoft 365カレンダーと連携して日程調整を行える機能を標準で備えている。内線機能には非対応。
来客はビジネスチャットとメール通知、スマホアプリ通知のほか、オプションで携帯電話・スマホへの着信音呼び出しが設定できる。SlackやChatworkなど、対応するビジネスチャットの種類が豊富なのも魅力。
基本機能が使えるスタンダードのほか、非接触受付や複数拠点に対応したエンタープライズ、セキュリティゲート連携なども可能な大企業向けのプレミアムの3つからプランが選択できる。シリーズ展開している日程調整ツールやスペース予約管理システムと連携するとより便利に。
（出所：ラクネコ公式Webサイト）
iPadを受付機として利用する受付システム。スマホへの音声通知やメール通知、Slack、Google Chat、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSといったビジネスチャットへの来客通知に対応。来客対応がされていない場合に再通知する機能も。
設置したiPadと専用のスマホアプリとの間で通話ができるインターホン機能や、受付QRコード発行・呼び出しによる非接触受付など、受付対応を効率化する機能が豊富にそろう。
その他、カレンダーアプリと連携したアポイント自動作成、招待メール送信といったアポイント機能や、入退館記録、入館証シール発行などの来訪者管理機能も充実。利用料金にかかわらず全機能が使用でき、人数によって月額基本料金が決まるため料金体系はシンプルでわかりやすい。
（出所：EASY-RING公式Webサイト）
固定電話やIP電話がなくてもインターネット環境があれば利用できる、シンプルな使い勝手の受付システム。受付端末にはiPadなどのタブレットを用いるため、大がかりな工事は不要。音声だけでなくビデオ通話が可能な通話ベースの受付機能を搭載し、来訪者と担当者は画面越しに顔を見ながら会話ができる。無人受付のセキュリティ対策もしつつ、丁寧な受付対応を実現できる。
転送設定によるPCからスマホへの呼び出し通知先変更、訪問履歴の閲覧にも対応。実用的な管理機能で、一時離席後の見落とし防止しスムーズな来客フォローをサポートする。
（出所：WowDesk公式Webサイト）
タブレットでの受付対応ができるクラウド型受付システム。担当者が事前発行した受付番号を、来訪者が入力するだけのシンプル操作で受付が完了する。突然の訪問や受付番号を忘れてしまった場合でも、タブレット上から訪問部署や担当者名を検索して、担当者を呼び出すことができる。ビジネスチャットからの通知に加えて、Google Homeなどのスマートスピーカーと連携した音声通知にも対応。
また、来訪者がタブレットを操作している間の動画を記録できるので、人違いやなりすましの防止など防犯面でも安心感がある。
対応するビジネスチャットは同社が提供するWowTalkとMicrosoft Teamsの2種のみ。
（出所：iPad受付システムらいきゃくん公式Webサイト）
シンプルな操作性が特徴の月額3,000円から利用できるiPad受付システム。ビジネスフォンを始めとする電話工事に長く携わり、受付電話機を販売・設置してきたノウハウのもと、受付に本当に必要となる機能が厳選されている。来訪者からの通知は、担当者のデスクトップ上にポップアップで表示され、対応可否を選ぶだけ。ワンクリックでの来客対応を可能とし、手を止めることなく、業務に集中できる環境を実現する。PCにアプリをインストールする仕様のため、Chatwork・Slack・Teamsなどのチャットツールを別途インストールする必要はない。
会社の雰囲気に合わせて自由に変更できる、待ち受けカスタマイズ機能も人気機能の一つ。
（出所：ipult公式Webサイト）
iPadのほかには、アナログ内線を1本用意するだけで利用可能な無人受付システム。来客者は「所属で探す」「担当者で探す」などシンプルなUIで担当者にアクセス可能。その他、オプション機能も豊富で必要に応じてQRコード読み取り、ドアの解錠施錠などを追加できるため、無駄なく利用できるのもポイント。日本語から英語への表示切り替えもワンタッチで可能。外資系企業など外国人来訪者が訪れる企業などでは便利。
受付機能とは別に、iPadで動画、静止画（コマ送り）を再生することで自社コマーシャルを表示するデジタルサイネージとしても活用できる。
外部システムとの連携に強みを持ち、来訪後の業務効率化に有効な受付システムを4つご紹介します。
（出所：workhub Reception公式Webサイト）
スマートロックで有名な同社が提供するiPadを使用した無人受付システム。事前に送信されたQRコードまたは、来訪者情報入力による受付に対応している。OutlookやGoogleカレンダーからも来客予定を登録でき、同時に受付用のQRコードが相手先にメールで送信されるので、日程や受付情報の共有などの手間が省ける。来訪者通知はSlackやMicrosoft Teamsのほかアプリプッシュ通知にも対応。
同社が提供する法人向けリモートロック「bitlock PRO」や入退室制御システム「bitlock GATE」と連携し、受付完了時に各種ゲートや会議室を遠隔解錠したり、会議室までの経路案内をしたりできる。スマートロックだけではなく、顔認証を使用した無人受付、会議室も含めた包括管理ができる点も魅力。
（出所：Acall公式Webサイト）
累計7,000社以上の導入実績を持つワークスペースプラットフォーム。会議室や座席の予約・チェックインなどの管理機能をはじめ、iPadを使用して受付・入退館を自動化する機能も搭載。来訪者の受付方法は簡単で、事前に取得済みのQRコードを受付のiPadにかざすか、会社名と氏名を入力するだけ。Slackなどの主要チャットツールや、カレンダーツールといったアプリはもちろん、内線電話やゲート・電子錠などのハードウェアなどとも連携可能。呼び出しの手間を省き、担当者が直接対応することができる。
その他、柔軟にカスタマイズできる自由度の高さも強み。たとえば、受付フローをアポイントあり・なしで分けることや、来訪者の種別ごとに通知先を変えるなどの細かい設定も可能。受付業務全般を最適化することができる。
（出所：Smart at reception公式Webサイト）
iPadを利用した連携機能に強みを持つ受付システム。PBXに対応しているのでアプリを通した電話発信も可能。電話通知やメール通知のほか、Microsoft Teams、Slack、LINE WORKSなどのチャットツール通知から、好みの通知方法を選べる。
担当者はQRコードを事前発行し、来訪者はそのQRコードを端末にかざすだけなので受付操作も簡単。データはクラウドで一括管理され、部署異動や組織変更の際にも更新作業に手間がかからない。
また、AI検温やMicrosoft 365、Google Workspaceなどのスケジューラとの連携にも対応。300名未満の中小企業向けから1,000名以上の大企業向け、グループ全体の受付を集約できるグループ企業向けのプランなどがあり、別途オプションやカスタマイズなども相談できる。
（出所：MOT受付システム公式Webサイト）
QRコードで内線の呼び出しができるオフィス受付システム。内線は直接担当者につなぐことができ、接続先は都合に合わせて固定電話、スマホ、PCから自由に選択可能。フリーアドレスやテレワーク中でも、場所を問わず来客対応ができる。
連携性に優れており、施設予約システムやスマートロックと連動することで受付業務の更なる省人化・無人化を実現。同社のクラウドPBX「MOT/TEL」はもちろん、既設のPBX・内線システムとの連動といったカスタマイズにも対応している。更に、打刻モードに切り替えることで、勤怠管理に利用できる点も魅力。予め時間を設定し、打刻モードと受付モードを自動で切替。定時前後には出退勤の打刻、営業時間中は来客受付といった使い方もできる。
1日の来訪者が1,000名を超える大規模施設での利用に適したシステムを4つご紹介します。
（出所：moreReception公式Webサイト）
内線電話付きの専用筐体を使って、受付業務を自動化する受付システム。担当者・部署検索によりPBXを利用した内線通話を行うタイプから、QRコード受付、入館カード発行を行うタイプまで、幅広いタイプが選べる。来客通知方法も豊富で、内線着信、メール通知、専用アプリ通知、Microsoft Teams、Slack、Chatworkといったビジネスチャットへの通知、SMS通知などから選択可能。担当者は専用フォームに登録した受付情報から、アポイントメールや退館処理などの操作が可能。
受付端末は、英語表示へのワンタッチ切替えや日・英音声ガイダンスなどにも対応している。複数企業の登録やセキュリティゲート連携が可能なので、テナントビルの総合受付など大規模施設におすすめ。
（出所：VisitView公式Webサイト）
複数オフィス・テナントでの利用にも対応した大規模施設向けの受付システム。有人受付または無人受付機にて発行したICカードか、QRチケットを使った受付管理方法で、セキュリティゲートと連携した入退館管理もできる。
専用のWebページから事前に登録することで、更にスムーズな受付手続きが可能となり、予約確認や来訪者の入退館はメール通知が受け取れるなど、来訪者管理機能も充実している。製造業、卸売・小売、テナントなど、複数施設、数万名規模の来訪者への対応実績も豊富。ICカードやQRコードなどを活用した退館処理に対応し、退館のログも記録するのでセキュリティを強化したい場合にも向いている。
（出所：Intelligent Guest Navigator公式Webサイト）
ソフトウェアと専用のQRコードリーダーを導入するだけで、すぐに利用できる受付システム。Web画面上で来訪者の予約登録をすると、QRコードが記載された案内メールを自動送信。来訪者はQRコードをリーダーにかざすだけで受付が完了する。
オフィスや事務所だけでなく、工場や物流拠点などでの利用も可能な本格的な機能を搭載。しかしながら、セキュリティゲートを含む入館管理などの大掛かりなシステムを一度に導入するのではなく、ソフトウェアとQRコードリーダーのみの最小構成からスタートできる点が魅力。
会議室システムや駐車場の予約・使用管理システムと連携させるなど、幅広い用途で活用されている。
（出所：GuestCool公式Webサイト）
無人受付対応のほか、複数ビル施設の稼働状況なども可視化できる総合来訪者・入退室管理システム。セミナーやイベント用の専用チェックイン機能や多言語対応機能が搭載されているので、外国人を含めた多数の来訪者にもスムーズに対応できる。
また、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用した入館手続きもサポートしている。顔認証による取り違え・なりすましの防止、セキュリティゲート連携といったセキュリティ対策機能に加え、災害時の来訪者把握といった非常時の支援も。来訪者への給茶、ドリンクサービスとの連携などのおもてなし機能も用意。必要な機能のライセンスを追加していくタイプなので、自社にあったシステムを構築できる。
受付での取次業務を効率化し、従業員の業務負担を軽減する受付システムについてご紹介しました。一口に受付システムといっても、受付業務だけを自動化できるシンプルなものから、オフィスのフリーアドレス化やセキュリティ強化に貢献するものまで様々。
タイプとしては、「手軽に受付システムを導入できるタイプ」、「来訪後の業務も効率化できるタイプ」、「大規模施設での入退室管理向き」の3つに分類できます。
多くのサービスがシステムのカスタマイズやオプション追加に対応しているので、まずはどんな業務を効率化したいのか、自社の既存のシステムや機材がどの程度連携できるのかなどをチェックするのが効率化の近道です。企業の顔とも呼べる受付システムですので、妥協せず、ぜひ気に入った受付システムを導入してください。
受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
株式会社RECEPTIONIST
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