来訪者の受付業務や取次業務を効率化したい方へ。受付を無人化し、来訪者対応をスムーズにする受付システムの導入メリットや、比較ポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。
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受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた来訪者対応や電話の取次業務などの受付業務を自動化・無人化するためのシステムです。「無人受付システム」「自動受付システム」とも呼ばれます。
大手企業では「受付」という専用部署を設けて担当部署・担当者に取り次ぐケースもありますが、訪問者が少ない企業や人手が限られている中小企業では、受付だけに人手を割くのは現実的ではありません。
代替策として入口に内線電話を設置し、訪問者が自ら担当者を呼び出す方法が一般的になりつつありますが、その場合も以下のような課題があります。
受付システムを導入すれば、電話に限らず、ビジネスチャットツールやメール、専用アプリなど、多様な手段で来客通知が可能に。そのほか、カレンダーアプリと連携して日程調整をしたり、システムによっては自動で解錠・施錠を行ったりと、受付業務に限らず、社内の様々な業務を効率化できるものも。非対面・非接触も実現できるとあって、コロナ禍以降は感染対策の一環としても導入が加速しています。
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受付システムの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
受付システムの選び方ガイド(比較表付き)
システム導入によって得られるメリットは大きく4つあります。
受付システムを導入することで、来訪者情報の事前登録から当日の受付・退館処理まで一連の情報を一元管理でき、受付業務の効率化が図れます。
たとえば、受付情報管理サイトからアポイントメールを送信し、訪問者にQRコードを事前通知すれば、当日は端末にかざすだけでスムーズな受付が可能です。
退館処理についても、担当者が来訪通知メールのリンクをクリックする方法のほか、来訪者がQRコードをスキャンしたり、ICカードを返却したりと、運用に応じた複数の選択肢が用意されているサービスも。
履歴管理やCSVファイルによる組織・ユーザー情報の一括登録、受付端末ごとの画面カスタマイズ、エラー発生時のアラート通知といった機能を備えたサービスもあり、受付業務の属人化防止やセキュリティ強化にも貢献します。
受付システムの導入により、担当者への取次～対面までの工数を削減できます。従来は、内線での連絡や担当者の呼び出しに時間を要し、その間に業務が中断されることも少なくありませんでした。また、オフィスに響く着信音や電話対応の声が周囲の集中の妨げになることも。受付システムを利用することで、取次にかかる手間や時間、ノイズが軽減され、業務への集中を維持しやすくなります。
更に、海外からの来訪者が多い企業にとっては、英語をはじめとした多言語対応機能のある受付システム導入も有効です。語学スキルに関わらず受付担当者を採用できたり、高い語学スキルを持った人材をより専門性の高い業務にアサインしたりと、人的リソース配置の最適化にもつながります。
受付システムを導入すれば、来客通知を従業員のスマホやPCへ直接送れるため、固定電話の内線で応対する必要がなくなります。電話配線にしばられない柔軟なレイアウト設計が可能になり、オフィスのフリーアドレス化を促進できます。レイアウト変更も気軽に行えるようになるでしょう。
カレンダーアプリとの連携や、受付番号・QRコードの自動通知などに対応した受付システムなら、アポイントの調整や来客名簿の記入といった来訪前後の手間を削減できます。連絡ミスや伝え漏れの防止にもつながり、スケジュール管理の効率化にも寄与します。
たとえば、「ラクネコ」では、各種クラウドカレンダーに予定を入力するだけで、相手に受付用QRコード付きのインビテーションメールを自動送付可能です。
更に、「workhub Reception」や「Acall」のようにドアの開閉に対応したスマートロックと連携できるシステムも。会議室などへの案内業務を省略しながら、入退室の履歴を記録でき、セキュリティの強化にもつながります。
来訪者数の規模や効率化したい業務によって、受付システムのタイプは主に以下の3つに分けられます。
1日の来訪者数が100名以下のオフィスや、スモールスタートで受付システムを導入してみたいという場合には、受付対応業務に特化したシンプルなシステムがおすすめ。iPadなどのタブレットを設置するだけで導入でき、感覚的に操作できるのが特徴です。
具体的なサービスとして、「RECEPTIONIST」「ラクネコ」「EASY-RING」「WowDesk」などがあり、ミニマムプランは月額5,000円前後で導入できます。複数のプランが用意されていることが多いので、少人数向けの低コストプランからはじめて、利用範囲や運用に合わせて機能を拡張していくことも可能です。
受付対応に加え、来訪後の業務も効率化したい場合には、受付業務にプラスαの機能を備えたシステムがおすすめです。たとえば、AI検温システムとの連携や、スマートロックを使った自動解錠による入退室管理など、必要に応じて機能を追加することで、理想的な運用体制を構築できます。
外部システムとの連携性に優れたシステムには、「Smart at reception」「workhub Reception」「Acall」「MOT受付システム」などがあります。
テナントビルの総合受付や大規模な工場・事業所・物流拠点など、1日の来訪者数が1,000名を超える施設では、セキュリティゲートと連携できる受付システムの導入が有効です。受付のスムーズ化に加え、セキュリティ強化にも役立ちます。
このタイプでは、受付機には専用端末の設置が必要になりますが、入館カードを発行するものやQRコードを端末にかざすだけで受付ができるタイプ、担当者・部署検索から内線通話ができるタイプなど、運用に合わせて選べるのも魅力です。
たとえば、「moreReception」は、セキュリティゲート連携による入退館管理に対応し、安全性の向上に寄与。また、「GuestCool」は、専用端末でのバーコードを用いた手続き、施設の稼働状況、来訪者の傾向分析といった機能のほか、給茶サービスとの連携など、来訪者の満足度向上に貢献する機能も。
受付システムを比較検討する際に注目したい、3つのポイントを見ていきましょう。
受付システムからの来訪者通知を見逃さないために、どのような通知方法に対応しているかチェックする必要があります。主な通知方法は、ビジネスチャットツールやメール、電話などの既存のツールに対応するものから、システム専用のアプリによる通知まで多岐にわたります。数ある通知方法の中に、確実に担当者を呼び出せる仕組みがあるかを導入前に確認しましょう。
連携可能な主なビジネスチャットツールには、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSなどが挙げられます。既存のチャットツールと連携できるものを選ぶと良いでしょう。
また、打ち合わせなどが多く、チャットやメールからの通知だけでは見落としが懸念される場合は、「ラクネコ」のように専用アプリによる自動音声通知機能があるシステムがおすすめです。「RECEPTIONIST」も、専用アプリによる通知に対応しています。
受付時に来訪者と担当者が通話できる環境を構築したい場合は、PBX（機内交換機）やクラウド電話サービスと連携できるサービスを選びましょう。受付端末と担当者端末で直接通話できるため、取次工数の削減やスムーズな案内に役立ちます。
たとえば、「Smart at reception」は幅広いPBXと連携できるだけでなく、Dialpad、UniTalk、ConnecTalkといったクラウド電話サービスとの連携にも対応。「moreReception」も同様に、PBXやクラウド電話サービスとの連携実績が豊富なシステムです。
受付の無人化にとどまらず、来訪後の業務まで自動化したい場合は、自社の運用に合わせて自動化できる業務の範囲もチェックしておきたいポイントです。たとえば、来客対応に会議室を利用するのが前提なら、会議室管理と連携できるシステムが便利です。
「RECEPTIONIST」は、同社が提供する予約管理システムと連携することで、会議室や駐車場の予約も可能になります。車での来訪者が多い場合には、こうした自動化機能が大きな効果を発揮します。
また、会議室案内までを無人化したい場合には、来訪者の到着にあわせて会議室の利用状況を取得し、自動でドアを解錠できる「workhub Reception」や「Acall」、来訪者への給茶の手配まで自動化できる「GuestCool」など、一歩進んだ自動化に対応するシステムもあります。
導入システムを検討する際には、受付まわりの業務全体を見渡し、どのような業務を自動化したいかを明確にしておきましょう。
手軽に導入、運用開始できるおすすめの受付システムを紹介します。
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（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
多くの企業で導入されている、iPadを活用したクラウド受付システム。受付コードの発行や来客通知、GoogleカレンダーやMicrosoft 365カレンダーとの連携による日程調整など、基本的な受付機能を標準で搭載（内線機能には非対応）。
来客通知はビジネスチャットやメール通知、スマホアプリ通知のほか、オプションで携帯電話・スマホへの着信音呼び出しが設定できる。SlackやChatworkなど、連携可能なチャットツールの豊富さも魅力。
基本機能が使える「スタンダード」のほか、非接触受付や複数拠点に対応した「エンタープライズ」、セキュリティゲート連携なども可能な大企業向けの「プレミアム」の3つからプランを用意。シリーズ展開している日程調整ツールやスペース予約管理システムと組み合わせることで、より便利に活用できる。
（出所：ラクネコ公式Webサイト）
iPadを受付機として利用する受付システム。スマホへの音声通知やメール通知、Slack、Google Chat、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSといった各種ビジネスチャットへの来客通知に対応。未対応時の再通知機能も備える。
設置したiPadと専用のスマホアプリとの間で通話ができるインターホン機能や、受付QRコード発行・呼び出しによる非接触受付など、受付対応を効率化する機能が充実。
更に、カレンダーアプリとの連携によるアポイント自動作成、招待メール送信といったアポイント機能や、入退館記録、入館証シール発行などの来訪者管理機能も搭載。
料金体系は利用人数に応じた月額制で、全機能を追加料金なしで利用できるため、シンプルでわかりやすい点も魅力。
（出所：EASY-RING公式Webサイト）
固定電話やIP電話がなくてもインターネット環境があれば利用できる、シンプルな使い勝手の受付システム。受付端末にはiPadなどのタブレットを使用し、大がかりな工事は不要。最短2日で導入できる手軽さも魅力。
音声だけでなくビデオ通話にも対応しており、来訪者と担当者は画面越しに顔を見ながら会話ができるため、無人受付でも丁寧な対応とセキュリティを両立できる。
PCからスマホへの呼び出し先の転送設定や訪問履歴の閲覧にも対応。実用的な管理機能で、一時離席時の見落としを防止し、スムーズな来客フォローをサポートする。
（出所：WowDesk公式Webサイト）
タブレットでの受付対応が可能なクラウド型受付システム。来訪者は、事前に担当者が発行した受付番号を入力するだけで受付が完了するシンプルな仕組み。突然の訪問や受付番号を忘れた場合も、タブレット上から訪問部署や担当者名を検索し、担当者を呼び出せる。
通知はビジネスチャットに加えて、Google Homeなどのスマートスピーカーとの連携による音声通知にも対応。また、来訪者がタブレットを操作している間の動画を記録できるため、人違いやなりすましの防止といった防犯面でも安心感がある。
対応するビジネスチャットは同社提供のWowTalkとMicrosoft Teamsの2種に限られる。
（出所：iPad受付システムらいきゃくん公式Webサイト）
月額3,000円から利用できる、シンプルな操作性が特徴のiPad受付システム。ビジネスフォンを始めとする電話工事に長く携わり、受付電話機を販売・設置してきたノウハウのもと、受付に本当に必要な機能だけを厳選して提供している。
来訪通知は、担当者のPC上にポップアップで表示され、ワンクリックで対応の可否を選ぶだけ。業務と中断せず、スムーズな来客対応が可能に。PCにアプリをインストールする仕様のため、Chatwork・Slack・Teamsといった外部チャットツールを別途インストールする必要はない。
会社の雰囲気に合わせて自由にデザインを変更できる、待ち受けカスタマイズ機能も人気機能の一つ。
（出所：ipult公式Webサイト）
iPadのほかには、アナログ内線を1本用意するだけで導入できる無人受付システム。来客者は「所属で探す」「担当者で探す」といったシンプルなUIで、スムーズに担当者へアクセスできる。
必要に応じてQRコード読み取り、ドアの解錠施錠などのオプション機能も追加できるため、無駄なく運用できるのも魅力。表示言語は日本語から英語へのワンタッチ切り替えに対応しており、外資系企業など外国人来訪者の多い企業では便利。
受付機能とは別に、iPadで動画、静止画（コマ送り）を再生できるため、自社のコマーシャルを表示するなど、デジタルサイネージとしても活用できる。
外部システムとの連携に強みを持ち、来訪後の業務効率化に有効な受付システムを紹介します。
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（出所：workhub Reception公式Webサイト）
スマートロックで有名な同社が提供するiPadを使用した無人受付システム。事前に送信されたQRコードや、来訪者自身による情報入力でスムーズに受付が可能。OutlookやGoogleカレンダーと連携すれば、来客予定の登録と同時に受付用QRコードが相手に自動送信され、日程や受付情報の共有が効率化される。
来訪者通知はSlackやMicrosoft Teamsのほかアプリプッシュ通知にも対応。
更に、同社が提供する法人向けリモートロック「bitlock PRO」や入退室制御システム「bitlock GATE」と連携し、受付完了時に各種ゲートや会議室を遠隔解錠したり、会議室までの経路案内をしたりできる。顔認証による無人受付にも対応しており、会議室管理を含む包括的な入退室管理ができる点も魅力。
（出所：Acall公式Webサイト）
累計7,000社以上の導入実績を持つワークスペースプラットフォーム。会議室や座席の予約・チェックインなどの管理機能に加え、iPadを活用した受付・入退館の自動化機能も搭載されている。
来訪者は、事前に取得したQRコードを受付のiPadにかざすか、会社名と氏名を入力するだけで簡単に受付が完了。Slackなどの主要チャットツールやカレンダーアプリのほか、内線電話やゲート・電子錠などのハードウェアなどとも連携可能で、スムーズな来客対応を実現する。
そのほか、柔軟にカスタマイズできる自由度の高さも強み。たとえば、受付フローをアポイントあり・なしで分けたり、来訪者の種別ごとに通知先を変えたりといった細かな設定も可能。
（出所：Smart at reception公式Webサイト）
iPadを活用した連携機能に強みを持つ受付システム。PBXに対応し、アプリを通じた電話発信も可能。電話やメールに加え、Microsoft Teams、Slack、LINE WORKSなどのチャットツールにも通知できるため、運用スタイルに応じた通知方法を選べる。
事前に発行されたQRコードを来訪者が端末にかざすだけの簡単操作で受付が完了。来客情報や通知先などのデータはクラウドで一括管理され、部署異動や組織変更の際にも更新作業に手間がかからない。
AI検温やMicrosoft 365、Google Workspaceといったスケジューラとの連携も可能で、受付業務がよりスムーズに。
プランは、導入規模に応じて用意されており、300名未満の中小企業向けから1,000名以上の大企業向け、グループ全体の受付を集約できるグループ企業向けのプランなどがある。そのほか、オプションやカスタマイズについても柔軟に相談できる。
（出所：MOT受付システム公式Webサイト）
QRコードで内線呼び出しができるオフィス受付システム。内線は直接担当者に直接つなげられ、固定電話、スマホ、PCなど、都合に応じたデバイスを接続先として自由に選べるため、フリーアドレスやテレワーク中でも、柔軟に来客対応ができる。
連携性に優れ、施設予約システムやスマートロックと組み合わせることで、受付業務の更なる省人化・無人化を実現。同社のクラウドPBX「MOT/TEL」との連携はもちろん、既設のPBX・内線システムとの連動といったカスタマイズにも対応している。
更に、打刻モードに切り替えることで勤怠管理にも利用可能。設定時間に応じて打刻モードと受付モードを自動で切り替えられるため、定時前後には出退勤の打刻、営業時間中は来客受付といった使い分けもスムーズに行える。
1日の来訪者が1,000名を超える大規模施設での利用に適したシステムを紹介します。
（出所：moreReception公式Webサイト）
内線電話付きの専用筐体を活用し、受付業務を自動化できる受付システム。PBXを使った内線通話型やQRコードによる受付、入館カードの発行に対応するタイプなど、施設の規模やニーズに応じた幅広いタイプが用意されている。
来客通知は、内線着信、メール通知、専用アプリ通知、Microsoft Teams、Slack、Chatworkといったビジネスチャット、SMS通知など多彩な手段から選択可能。担当者は専用フォームに登録された受付情報をもとに、アポイントメール送信や退館処理などの操作ができる。
受付端末は、ワンタッチでの英語表示切り替えや日英の音声ガイダンスなどにも対応。複数企業の登録やセキュリティゲート連携も可能なため、テナントビルの総合受付など大規模施設におすすめ。
（出所：VisitView公式Webサイト）
複数オフィスやテナントでの利用にも対応した、大規模施設向けの受付システム。有人受付や無人受付機で発行されるICカードやQRチケットを使って受付を行い、セキュリティゲートと連携した入退館管理も可能。
専用のWebページから事前に来訪者情報を登録すれば、当日の受付手続きが更にスムーズに。予約確認や入退館時のメール通知など、来訪者管理機能も充実している。
製造業、卸売・小売、テナントビルなどでの導入実績も豊富で、複数施設、数万名規模の来訪者への対応実績も豊富。ICカードやQRコードなどを活用した退館処理や退館ログ管理にも対応しており、セキュリティを強化したい場合にも適している。
（出所：Intelligent Guest Navigator公式Webサイト）
ソフトウェアと専用のQRコードリーダーを導入するだけで、すぐに利用できる受付システム。Web画面上で来訪者の予約登録をすると、QRコードが記載された案内メールを自動送信。来訪者はQRコードをリーダーにかざすだけで受付が完了する。
オフィスや事務所だけでなく、工場や物流拠点などでの利用可能な本格的な機能を備えながら、セキュリティゲートなどの大規模な入館管理システムを一度に導入する必要がない点が特徴。まずはソフトウェアとQRコードリーダーのみの最小構成から始められるため、導入のハードルが低く、段階的な運用ができる。
また、会議室システムや駐車場の予約・使用管理システムとの連携もでき、幅広い用途で活用されている。
（出所：GuestCool公式Webサイト）
無人受付に対応し、複数ビル施設の稼働状況なども一元管理できる総合来訪者・入退室管理システム。セミナーやイベント用の専用チェックイン機能や多言語対応機能を備えており、外国人を含む多数の来訪者にもスムーズに対応できる。
また、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用した入館手続きも可能。更に顔認証による取り違え・なりすましの防止、セキュリティゲート連携による入退館管理、災害時の来訪者把握など、セキュリティや非常時対応にも配慮されている。
来訪者への給茶、ドリンクサービスとの連携といったおもてなし機能もあり、必要な機能のライセンスを追加していくタイプなので、自社に合わせたシステム構築ができる。
受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた来訪者対応や電話の取次業務などの受付業務を自動化・無人化できるシステムです。
「受付情報管理の効率化」「取次業務の削減による生産性の向上」「フリーアドレスへの対応」といったメリットが見込めます。
受付システムは以下の3タイプに分類できます。
（1）手軽に受付システムを導入できるタイプ
（2）来訪後の業務も効率化できるタイプ
（3）大規模施設での入退室管理向き
比較検討する際のポイントとしては、以下が挙げられます。
（1）自社の運用スタイルに合う通知機能の有無
（2）通話機能の必要性の有無
（3）自動化できる業務の対応範囲
多くのサービスがシステムのカスタマイズやオプション追加に対応しているので、効率化したい業務や自社環境に合わせて最適なものを選びましょう。
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受付システムの選び方ガイド(比較表付き)
株式会社RECEPTIONIST
豊富な導入実績を誇る、受付のプロが考案した内線電話を使わないクラウド受付システムです。取次ぎをなくし、日程調整から受付、会議室の予約・管理までワンストップで効率...
株式会社ビットキー
非対面でスムーズなゲストの受付・案内を実現するシステム。QRコードを用いたチェックインや、bitlockシリーズとの連携による会議室・各種ゲートの自動解錠、経路...
iPad1台で入退館・来客対応を自動化する受付システム。あらゆるケースに合わせて認証方法・メニュー・フローをカスタマイズ可能。来訪者は簡単な操作で担当者に取り次...
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