最終更新日:2023-07-11
スマホやタブレットでのグループウェア活用で、外出先での業務効率を向上させたいと考えている方へ。グループウェアアプリのタイプや選び方に加えて、タイプ別のおすすめサービスをご紹介します。
グループウェアとは、「メール/メッセージ」「スケジュール管理」「チャットや掲示板でのコミュニケーション」「ファイル共有」といった機能で、組織内でのコミュニケーションを円滑化するシステムのことを指します。
スマホやタブレットでグループウェアが活用できると、出先からも社内の業務情報の確認や、リアルタイムでの情報共有が可能になるなど、様々なメリットがあります。中でも、スマホ・タブレットに対応したグループウェアを利用する主なメリットが、以下の3つです。
PC用のインターフェイスをスマホで閲覧するのは不便ですが、スマホ・タブレット専用のUIが用意されたグループウェアなら、ストレスなく操作できます。
また、スマホでの利用方法としては、アプリインストール不要でブラウザからログインして利用できるタイプと、操作性/閲覧性により優れた専用アプリが用意されているタイプとがあります。
社内SNSやスケジューラー、タイムカードなどの機能で、社員が「今どこで何をしているのか」といった行動管理が簡単になります。
スマホからすぐに情報を入力・閲覧できるので、情報更新のスピード向上にも役立ちます。そのため、遠隔でもタイムリーな指示出しやサポートが可能に。非常時の安否確認に対応しているアプリもあります。
スマホアプリなら、メール・チャット送信時はもちろん、何か情報を更新したときにもプッシュ通知ができるので、情報伝達の効率化が期待できます。社外にいても常に最新情報を把握できるように。
スマホを開くときに新着通知が目に入るので、情報の見落とし防止にも役立つでしょう。見落とし防止のために、通知確認専用のアプリを別途用意しているサービスもあります。
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スマホ対応のグループウェアアプリは、5つのタイプに大別できます。それぞれのタイプの特徴を解説します。
グループウェアの基本機能であるメールやメッセージ、スケジューラー、ファイル共有、ワークフローなどを搭載。そのほかにも、経費精算やプロジェクト管理、社内ルールに合わせた日報、安否確認など、豊富な機能で社内外のやり取りを網羅的にカバーするタイプです。
このタイプには、「NI Collabo 360」、「サイボウズGaroon」や「サイボウズ Office」、「desknet's NEO」などが当てはまります。中でも、「サイボウズGaroon」は掲示板機能や文書共有機能を活用することで、社内のナレッジを集約するポータルサイトとしても利用可能。「サイボウズ Office」は、標準機能にはないアプリを追加できるカスタムアプリの作成にも対応しています。
書類の閲覧・管理だけでなく、作成や共同編集もできるタイプ。「Google Workspace」や「Lark」、「Microsoft 365」が該当し、多くの人が利用している鉄板ツールと呼べるでしょう。
文書やスプレッドシート、スライドを複数人で同時に編集できるほか、ビデオ通話やWeb会議などコミュニケーション促進に役立つ機能も充実。社内外を問わず、メンバー同士のコラボレーションが盛んな組織に適しています。
また、カレンダー機能ではメンバー間でスケジュールを共有できるので、ミーティングの設定がスムーズに。
導入目的が明確だったり、必要な機能が限られていたりする場合に適しているのがこのタイプ。スケジュール管理に特化した「クロジカスケジュール管理」や、グループ内でのファイル共有を効率化する「enclo」などが該当します。
「クロジカスケジュール管理」には専用アプリはありませんが、ブラウザからアクセスしてホーム画面に追加することで、アプリのように使えます。組織の成長に合わせて、社内ポータルや掲示板といった機能を備えたプランに変更していけるのが特徴です。
「enclo」はファイル共有、チャット、メモの３つのみのシンプル機能。そのぶん操作がしやすく、グループ内でのファイル共有やコミュニケーション促進に特化しています。
「いいね」機能や掲示板機能、コメント機能など、社内SNS的な使い方に向いているタイプ。従業員同士のコミュニケーションの場づくりに適していて、良好な関係性の構築や相互理解の促進に役立ちます。
「Zoho Connect」はiOS/Android向けのアプリが用意されており、ソーシャル機能に加えて、1対1のチャットやビデオ通話などが可能です。また、「TeamOn」はメッセージに対して、スタンプでリアクションができるので、コミュニケーションがスムーズに。メッセージの未読/既読がわかるのも便利です。
1ユーザーあたり月額150〜200円ほどの低価格でありながら、スケジュールや掲示板、メッセージ、チャット、ToDoといったグループウェア機能を搭載しているタイプ。
「J-MOTTO」は1人あたり165円ながらも専用アプリが用意されているうえ、設備予約や安否確認にも対応しています。「RiNK」や「GRIDY SmartPhone」のように、CRM/SFA機能を備えたものも。
導入すべきグループウェアアプリを検討する際に留意したい、3つのポイントについて解説します。
頻繁に利用する機能がスマホに対応していなければ、グループウェアアプリを導入するメリットはあまり大きくありません。たとえば、スケジュール機能をよく使う場合なら、スマホからも簡単に予定の登録・編集できるアプリがあると理想的です。
「NI Collabo 360」のように、様々な専用アプリを提供しているサービスだと、必要な機能にダイレクトにアクセスできて便利。「Google Workspace」や「Microsoft 365」も、メールやビデオ会議ツール、オフィス系ソフトが専用アプリとして提供されています。
一方、PCとアプリとで操作感が違うと戸惑う人が多い組織には、「J-MOTTO」のスマホアプリのように、あえてPC版のインターフェイスを再現したサービスがおすすめです。
スケジュール管理やファイル共有といった一般的な業務だけでなく、幅広い業務に対応できる機能が備わっているかどうかも、比較検討の大きなポイントとなります。
たとえば、「サイボウズGaroon」はMicrosoft 365と連携することで、スケジュール管理はもちろん、Web会議やメール確認なども一括管理可能。様々な業務にもシームレスに対応します。
「サイボウズ Office」は、100種類以上のテンプレートをもとにカスタムアプリを作成できる機能を搭載。自社業務に最適化したアプリを作成するなど、グループウェアの活用範囲が広がります。「手入力の手間を最小限に抑えた日報アプリを作成して、日報作成業務を削減する」など、様々な用途が考えられます。
クライアントや外部パートナーなど、組織外のメンバーを交えて業務を進めるプロジェクトが多い場合は、ゲスト機能の有無をチェックしておきましょう。
「Google Workspace」や「Microsoft 365」はゲスト紹介が容易なうえ、利用経験がある人も多いので、スムーズにデータを共有することができます。「NI Collabo 360」のコラボリンク機能も、プロジェクト関係企業をリンクさせるだけで、シームレスな情報共有が可能に。
社内外のメンバーとのスケジュール管理業務がメインの場合は、「クロジカスケジュール管理」や「TeamOn」のようなコミュニケーション特化型のアプリが選択肢になります。
多機能型のスマホ対応のグループウェアアプリをご紹介します。
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（出所：NI Collabo 360公式Webサイト）
社内・社外を問わず、様々なデバイスからでいつでもどこでもアクセスできるグループウェア。スケジュール管理、文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理、メール、プロジェクト管理など、全36の機能を実装しており、経営や業務を可視化できる。グループ企業や取引先をリンクして、シームレスな連携を可能にするリンク機能も。
スマホで使える専用アプリも充実しており、カレンダーアプリ「NI Calendar」や新着通知確認専用アプリ「NI Collabo Attention！」、社員の現在地確認や勤務状況報告、安否確認を実現する「NI Collabo NOW！」など全部で十数種が用意されている。
（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
直感的なUIで誰でも簡単に操作できる、中堅企業から大企業向けのサイボウズのグループウェア。PCはもちろん、専用アプリやモバイルビューを使用することで、スマホやタブレットからもアクセス可能。スケジュールや掲示板など、必要な情報をいつでもどこでも確認できるため、外出先での隙間時間の有効活用につながる。
Web会議やチャット、kintone、Microsoft 365など、社内の他のシステムと連携できるのも特長で、複数のシステムをシームレスに利用可能。更に、アプリケーションの利用権限をユーザー単位や組織単位などで細かく設定することや、閲覧・編集権限の細かい設定にも対応。大企業でも運用しやすく、情報統制しやすいのも強み。
（出所：サイボウズ Office公式Webサイト）
PCだけでなくスマホやタブレットなど様々な端末から快適に利用できるグループウェア。スマホからも、PCと同じようにサイボウズ Officeの情報を確認し、業務を進められる。スケジュールの登録、自分宛てのコメントやワークフローの受信といった操作ができるほか、2種類のスマホ専用アプリを用意。アプリからは最新情報をプッシュ通知で受け取ったり、スマホからサイボウズOffice上の情報にアクセスしたりといった操作が可能だ。また、アプリよりもブラウザ画面のほうが使いやすいという人向けに、モバイル端末からの接続にも対応している。
自社独自の業務にフィットした、カスタムアプリが作成できるのも本サービスの強み。
（出所：desknet’s NEO公式Webサイト）
多くの中小〜大企業に加えて、1,000以上の政府機関・自治体で導入され、462万人以上が利用しているグループウェア。どんな組織にもフィットして、あらゆる業務をまるごと解決する。スケジューラーや設備予約、社内ポータル、文書管理、ワークフロー、プロジェクト管理、タイムカード、仮払い精算など、あらゆる視点から「働く」をサポートする27の機能を搭載。
専用アプリとモバイルブラウザ版、既存のスマホアプリとの連携といったモバイル対応機能が用意されており、専用アプリでは、スケジュール確認やお知らせ受信、ワークフロー承認といった操作が可能。モバイルブラウザでは、メールや伝言・所在確認、安否確認などの14機能が利用できる。
共同作業に強みを持つスマホ対応のグループウェアアプリをご紹介します。
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（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Googleが提供する、あらゆる働き方に対応して生産性を向上するグループウェア。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、多くのビジネスパーソンに馴染み深いツール/アプリがそろっている。
ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどはグループウェア上で各種文書等の作成ができるのに加えて、複数名での編集やコメント入れが可能。組織外メンバーの招待も簡単なので、社内外でのコラボレーションが盛んなチームに適している。各種ツールは専用のスマホアプリとして提供されているので、出先からもストレスなくアクセスできる。
また、ビデオ会議ツール「Google Meet」やGoogle Chatなど、コミュニケーションツールも充実。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャット、カレンダー、ビデオ会議、オンラインドキュメントなど様々な機能を一つに統合したビジネスツール。特に情報共有や共同作業に強みを持ち、たとえば文書の作成・閲覧・共同編集も別途ツールを介在することなくオンライン上で簡単に実行可能。またビデオ会議では会議後に自動で文字起こし。発行された録画URLと合わせて送れば会議に参加しなかった人にも簡単に詳細を共有できる。2020年にはUNESCO (国際連合教育科学文化機関) によって、コロナ禍における学校閉鎖の影響を緩和する遠隔授業のソリューションの一つとして紹介された実績を持つ。
導入も手軽で、iOS、Androidいずれにもアプリ対応しており、ダウンロードするだけで利用可能（PCもMac・Windowsどちらもアプリ対応）。管理者もWeb上の管理画面から簡単に設定できるため便利。
（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
家庭や個人から大企業、教育機関まで幅広いユーザーに支持されているグループウェア。WordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリに加えて、メールアプリのOutlookやビデオ会議ツールのTeamsなど、様々なアプリがそろう。ほとんどのアプリがスマホやタブレットに対応しており、モバイルデバイスからドキュメントの閲覧や共同編集が可能。
Office製品は多くの企業で利用されているため、組織外のメンバーとの情報共有や共同編集作業が容易に行える。使い慣れたアプリをそのまま利用できるのも強み。
特定の機能に特化した、スマホ対応のグループウェアアプリをご紹介します。
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（出所：クロジカスケジュール管理公式Webサイト）
1,800社35,000人以上が利用しているグループウェア。日程調整や出欠確認、設備予約、タイムカードなど、スケジュール共有を効率化する機能が搭載されている。スマホ専用アプリは用意されていないが、スマホやタブレットのホーム画面にショートカットを追加するか、ブラウザからアクセスすることで、問題なく利用できる。
基本機能はシンプルだが、必要に応じてポータル、タイムライン（社内SNS）、報告書（日報）、社内Wikiなどを備えたプランも選択可能。
大企業や官公庁でも安心して利用できる、高水準のセキュリティ対策や監視・バックアップ体制が構築されているのも強み。
（出所：enclo公式Webサイト）
グループの作成・参加によって、ファイルデータやメッセージチャット、メモの共有を効率化できるクラウドアプリ。スマホとタブレット、PCに対応している。WordやExcel、PowerPointといったオフィス系ファイルに加えて、JPGやTXT、MOVなどのよく使われるファイル形式は、enclo内での閲覧が可能だ。ファイル数が増えても整理整頓ができるよう、フォルダ管理に対応している。1ファイル100MBまでなら、ドラッグ＆ドロップで手軽にファイル共有できるのが便利。
保存ファイルの閲覧用イメージに手書きメモを記入したり、Web会議中の手書きホワイトボードとして使ったりできる「メモ機能」も。
従業員同士の相互理解促進に強みを持つ、スマホ対応のグループウェアアプリをご紹介します。
（出所：Zoho Connect公式Webサイト）
従業員同士のコミュニケーションや社内データの保管、コラボレーションを一元管理できる、企業向けSNS。ソーシャルメディア形式のフィードやチャット機能を備えており、企業側からの情報配信や、従業員同士の意見交換が可能に。「いいね」や「コメント」だけでなく、「投票」「質問」など、様々な投稿タイプが用意されている。
SNS機能のほかに、イベントの作成や出欠確認、オンラインミーティングなどを管理できるカレンダー機能、出張申請などの定型業務を自動化できるワークフロー機能なども搭載。Android/iOSに対応した専用アプリがリリースされている。
（出所：TeamOn公式Webサイト）
スケジュール共有やタスク管理、グループチャット、ファイル共有を一元化できるグループウェア。Googleカレンダーとの同期やリマインダー通知、組織外メンバーの招待などができるスケジュール管理機能をはじめ、どの機能も細部まで使い勝手が考慮されている。また、1on1チャットや最大6名までの複数ビデオチャットなど、コミュニケーション促進に役立つチャット機能が充実しているのも特徴だ。
モバイル専用アプリでは、一部機能が使えないものの、1on1チャットやグループチャット、既読表示に対応しているので、出先からのコミュニケーションには不自由しない。掲示板機能はPCブラウザ版とまったく同じ操作が可能だ。自分宛てのチャットやスケジュールのリマインダーなどがプッシュ通知されるので、情報の見落とし防止にも役立つ。
低価格で利用できる、スマホ対応のグループウェアアプリをご紹介します。
（出所：J-MOTTO公式Webサイト）
約4,000社14万人に利用されている、「desknet's NEO」をベースとした会員制ビジネスサポートサービス。1ユーザーあたり150円（税抜）と安価だが、スケジュールやワークフロー、備品管理、安否確認など、25種のアプリケーションを利用できる。主要アプリはすべてスマホ対応しているほか、ブラウザからPC版へのログインも可能。有償オプション機能として、業務作成アプリツールや、ジョルダンと連携した交通費・経費精算機能、Googleカレンダーと双方向連携などを用意。必要に応じて機能拡張ができる。
ディスク容量以外はほとんど「desknet's NEO」と変わらない機能が搭載されているので、保存したいファイルの容量が大きくない場合は、こちらがおすすめ。
（出所：RiNK公式Webサイト）
スケジュール管理や掲示板、ToDo管理、営業(業務)日報、メッセージといった企業向けグループウェアの必須機能を低価格で利用できるクラウドサービス。月額200円のライトプランなら、顧客管理やタイムカード、データ分析といった機能も使える。
スマホからも、スケジュール確認や日報作成、掲示板の閲覧、Web申請といった操作が可能。出先から営業日報を提出したり、社内の共有事項を確認したりと、多様な働き方をサポートする。
日報のテンプレートや在席ステータス、備品などの情報を自由に設定できるので、定形業務の効率化にも役立つ。
（出所：GRIDY SmartPhone公式Webサイト）
グループウェアの基本機能に加えて、顧客管理機能や商談管理機能などを搭載したスマホアプリ。SFAとして活用することもできる。利用料金はディスク容量に比例するので、利用者数が多いほどお得に使える。
スマホから豊富な機能を使えるだけでなく、カラフルなアイコンや操作しやすいボタンサイズ、直感的な操作性など、使い勝手にも配慮されている。また、企業課題に合わせて柔軟にカスタマイズできるインターフェイスも便利。
PC版である「Knowledge Suite」と遜色ない機能が搭載されており、出先でもスムーズに意思疎通ができたり、営業報告書が作成できたりと、課題解決のスピード向上、業務の効率化といった効果が見込める。
「日報作成のために一度帰社しないといけない」「課長が外出から戻るまで承認がもらえない」――こうした仕事上のムダをなくし、多様な働き方を可能にしてくれるのがグループウェアアプリ。スマホさえあれば、出先でも社内と変わらない仕事ができるうえ、従業員がどこで何をしているのか把握しやすくなるというメリットもあります。
グループウェアアプリの種類は多様で、アプリごとに機能や得意分野も異なります。そのため、導入アプリを検討する際には、本記事でご紹介した5つのタイプや3つの選び方ポイントを参考にしてみてください。
自社に最適なグループウェアアプリを導入することで、就業時間の有効活用やコラボレーションの促進、管理業務の効率化など、様々な業務改善が実現できるはずです。
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