最終更新日:2024-01-30
商談を対面からオンラインへ切り替えたいけど、どうすればいいかわからない。ZoomなどのWeb会議システムでは不便を感じる。そうお悩みの方向けに、オンライン商談ツールのメリットや活用・定着のコツ、比較ポイント、おすすめのツールをご紹介します。
オンライン商談ツールとは、顧客と直接対面せずに、オンライン上でスムーズに商談を実施するためのツールです。大きく分けるとBtoB向けとBtoC向けの2つがあります。「Zoom」や「Skype」などのWeb会議ツールを転用するのに比べてスムーズに商談を行うことができ、成果にもつながりやすいのが特徴。主に以下のような機能をそれぞれ備えています。
近年、コロナ禍でテレワーク化が加速するのに従い、オンライン商談ツールは多くの企業で導入が進んでいますが、中には「無料で使えるツールがあるのに、本当にコストをかけるだけのメリットがあるの？」「色々あってどのツールを選べばいいかわからない…」という方もいらっしゃるでしょう。今回はそんな方向けに、オンライン商談ツールのメリット、定着させるコツ、比較ポイント、おすすめのツールなどをわかりやすく紹介していきます。
なお、本記事では商談用途をメインに、一部接客も含んで紹介しています。もし店舗での接客に特化してオンライン・Web化を図りたい場合は、「オンライン接客とは？活用法・メリット、おすすめサービス10選」をご覧ください。
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オンライン商談ツールを活用した場合、新型コロナウイルスの感染対策という側面以外にも、対面での商談に比べて多くのメリットがあります。大きくは、「営業効率アップ」「コスト削減」「対応の迅速化」「業務の標準化」の4つが挙げられます。
オンライン商談ツールを利用することで、直接商談先に出向く必要がなくなり、移動時間もかからないため、その分多くの商談を行うことができるようになります。また、確度の読めない新規の訪問先や、移動時間が長くかかる遠方の顧客に関しては、オンライン商談にして無駄を省き、逆に得意先や確度の高い紹介案件は積極的に直接訪問する、といった使い分けができるのも魅力です。
対面商談の場合、交通費や宿泊費などの旅費や、紙の資料作成のためのコピー代・プリント代・紙代などの消耗品費がかかるほか、旅費の精算業務や紙の資料を準備する事務作業など、バックオフィス工程にも人件費が発生します。オンライン商談ツールを利用すれば、それらのコストを大幅に削減することができます。
対面商談の場合、スケジュール調整が難しく、時間を置いた結果「競合に先を越された」「相手の熱が冷めてしまった」という事態も考えられます。また、ZoomやSkypeなどの無料ツールの場合、相手方にログインやインストールなどの作業が必要となり、顧客が面倒に感じて商機を逃してしまうことも考えられます。
オンライン商談ツールなら、ログインやアプリのインストールが不要で、PC・スマホどちらからでも利用できます。商談状況に合わせた説明資料や書類をその場でダウンロードしてもらい、タイムラグなく検討フェーズに進めることも可能。タイミングよく、サービス説明や商談を行うことで、受注確度のアップ、受注までのリードタイムの短縮など様々な効果が見込めます。
対面での商談は、営業と顧客のクローズドな場になりがちです。対面商談を長く続けていると、企業によっては商談ノウハウ・スキルが属人化してしまい、チームとして営業ノウハウ・スキルを平準化できないという課題を抱えている企業も少なくありません。
こうした課題は、オンライン商談ツールを利用し、商談スキル・ノウハウを効率的に共有することによって、改善が期待できます。たとえば、上手くいった営業トークを「議事録」から抜粋してテキスト化し、ほかの営業がオンライン商談の場で「スクリプト」にして利用することができます。また、「録画」された映像を経験の浅い営業や新人の振り返りに利用して、「このシーンはこう返答した方がいい」など指導することもできます。
対面での商談にこだわる企業や営業の固定観念を払拭して、オンライン商談ツールを定着させていくためには、無理なく使えるように意識のすり合わせをしておくことが大切です。以下、そのためのコツを3つご紹介します。
オンライン商談のメリットが大きいからといって、いきなりすべての商談をオンラインに切り替えようとすると、営業担当者から大きな反発を招く可能性があります。
まずは、オンライン化によるメリットを感じやすいケースから、ルールを設けて営業のオペレーションにオンライン商談ツールを組み込むことです。例としては、「移動時間に2時間以上かかる場合はオンラインで商談する」など。その上で、利用状況に応じてルールを逐次変更していくと、スムーズに移行が進むでしょう。
続いて、気をつけてほしいのがオンライン商談の実施場所です。慣れていないうちは、「オフィスの自席では周囲の声や電話の音などが気になり集中しきれない」という場合が考えられます。また、テレワーク下では「自宅には家族がいるため集中できない」「カフェやコワーキングスペースでは声を出して話しづらい」といった懸念もあります。
そういった場合に備えて、オンラインでも落ち着いて商談を進められる場所をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。たとえば、オフィスであれば、あまり使われていない会議室をオンライン商談専用の部屋にするのもよいでしょう。また、テレワーク中の従業員向けに、簡易的なサテライトオフィスやシェアオフィス、ワークブースを企業として借りるというやり方も考えられます。
導入当初は、オンライン商談をできるだけ数多く行い、慣れてもらうことが大切です。「月に10件、オンライン商談を行う」「商談のうち5割はオンライン商談で行う」など目標値を掲げてみるといいでしょう。ただし、気を付けてほしいのは、オンライン商談ツールの導入目的はあくまで商談を効率的に行い、成果につなげること。オンライン商談を行うことそのものが目標にならないように注意しましょう。
そのほか、営業個々にツールを使いこなすだけでなく、チームとして、「商談の振り返り」や「ノウハウ・ナレッジの共有」など、ツールの活用を促していくことも大切です。
こちらでは、具体的なツールを選ぶ際に気をつけるべきポイントをご紹介していきます。主な比較ポイントは「接続方式」「商談サポート機能」「音声・画質」「利用料金」「セキュリティ」「汎用性」の6つが考えられます。すべてを満たす必要はありませんが、「ここは」と思う部分はチェックしておきましょう。
オンライン商談を行うには、取引先や顧客をインターネット上の専用空間（「ルーム」などと呼ばれています）に導く必要があります。どのようにして導くかは「接続方式」によって異なります。大きく分けて「URL接続」と「ナンバー接続」の2つがあります。
どちらの接続方式にも対応しているツールも多いですが、中にはどちらかにしか対応していないものも。自社の顧客層に合った接続方式に対応しているか確認しましょう。
メールなどで事前にURLを通知しておいて、「何月何日何時になりましたらクリックしてください」というやり方です。「Zoom」「Skype」などのWeb会議システムと呼ばれるものの接続方式も概ねこのやり方です。オンラインに慣れている取引先や連絡先を知っている顧客に対して適しています。
URL接続方式でも、「ビデオトーク」「LINX Chat」のように、URLの通知手段にスマホのSMSを利用するサービスもあります。スマホでURLをクリックするだけで、ナンバー接続以上に簡単に利用することができます。
また、toC向けツールでは「TapCall」のようにQRコードを利用してアクセスできるサービスも。QRコードが印刷されたパネルを店頭に設置するだけで、簡単に接客やサポートをオンライン化できます。
専用番号（ワンタイムパスワード）を顧客に伝えて、Webサイトに入力してもらうことで即オンラインで商談を行うことができます。
メールアドレスがわからなくても案内できるため、新規に問い合わせてきた顧客やPCに不慣れな顧客の場合はナンバー接続が便利です。
オンライン商談ツールには、画面や資料の共有・送信のほかにも商談を効率的に行うための様々なサポート機能が搭載されています。「話す内容が自分だけにカンペ表示される（スクリプト）」「プレゼン時にはポインターを使って注目してほしい箇所を示す（マーカー）」「重要な情報はテキストで間違いなく伝える（チャット）」などです。自社の顧客・業務に照らし合わせて、必要な機能を備えたものを選ぶようにしましょう。
多くの機能を備えた高機能型のツールとしては、「ベルフェイス」が挙げられます。商談中のデスクトップ画面と音声を録画できるレコログ機能や、操作フォローや契約サポートに役立つスマホ画面サポート機能などを搭載。それ以外にも、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージなど外部ツールと連携して商談周り全般の効率化ができるのも特徴です。
音声・画質は良好であるに越したことはありませんが、その分、通信容量がかさみ、端末にも負荷がかかります。大切なのは、自社の顧客層や利用シーンに合ったものを選ぶことです。
たとえば、「B-Room」は、利用端末に合わせた最適な通信方式への自動接続が可能。ネットワークの状況に応じてビットレートを変更するので、途切れる心配がありません。
料金体系はオンライン商談を行うための「空間（ルーム）」、もしくは「ユーザー」どちらかに応じた定額課金が一般的です。
中には「クラウド商談どこでもSHOWBY」のように、自社の利用形態や利用頻度に合わせてルーム課金とユーザー課金の2つの料金体系から選択できるものも。いつでも課金タイプを変更できるため、状況に応じて無駄なコストをかけずに運用できます。
どのツールも基本的なセキュリティは備わっていますが、商談に高度な機密情報・顧客情報が含まれており、厳重なセキュリティポリシーが求められる場合は、それに即したツールを選ぶ必要があります。
たとえば、接続元IPアドレスを制限できるか、セキュリティに関する認証などを取得しているかなどをチェックするといいでしょう。「ベルフェイス」は、高い信頼性とセキュリティが求められる金融情報システムを構築する際の安全対策基準を定めた「FISC安全対策基準」への対応状況を公表し、セキュリティの高さが大きな特徴のひとつです。
無料でも対応できてしまうものにコストをかけることに対して、社内を説得しづらい場合には、そのツールが商談だけではなく、会議や面談など汎用的に利用できるものであれば、より利便性が増し、導入も進みやすいでしょう。たとえば、「VCRM」は最大10拠点で接続できる複数人コール機能を搭載。オンライン商談はもちろん、社内外の会議やオンライン採用面接など、利用シーンを問わず、幅広く活用できます。
おすすめのオンライン商談ツールをタイプ別にご紹介します。まずはBtoBメインで利用されることの多いツールです。名刺交換、トークスクリプト、画面共有、資料共有・送信など商談サポート機能に長けたものが多いのが特徴です。
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（出所：ベルフェイス公式Webサイト）
銀行・証券リテール営業を中心に、導入実績3,600社以上のオンライン商談ツール。商談相手の端末にアプリをインストールする必要がなく、手軽にオンライン商談を始められる。営業に特化した多彩な機能はもちろん、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージとの連携など、商談をスムーズに進めるための機能も充実。「FISC安全対策基準」への対応状況を公表し、大手金融機関での実績もあるなど、高いセキュリティを誇る。
そのほか、会話内容を録画録音し、データで保存・共有することで教材としても活用しやすいレコログ機能や、双方が同じデジタルメモを編集でき議事録代わりに活用できる共有メモ機能など、細部までこだわった機能が特徴的。ブラックボックスだった商談のトークの中身・顧客の反応などをすべてデータ化して共有できるため、チームとしての営業力向上も見込める。
（出所：B-Room公式Webサイト）
Webブラウザのみで利用できるオンライン商談ツール。自社・顧客ともに専用アプリのインストールは不要。高品質の画像・音声に特徴があり、相手の表情をはっきりと見ながら、対面で商談するのと同じような感覚でノンバーバルコミュニケーションも行える。最大4拠点から同時接続できるため、商談の場に専門職や決済者の同席が可能。一歩踏み込んだ商談も期待できる。B-Roomで予約した情報（日時、参加者など）はOutlook、Googleカレンダーなどに連携でき、リマインドメールを自動送信設定もできる。
そのほか、訪問したらかかるはずの交通費や時間を計算し、打ち合わせ終了後に画面表示する節減効果の可視化といったユニークな機能も。
（出所：VCRM公式Webサイト）
SFA/CRMなどで豊富な提供実績を持つ同社が手掛けるオンライン商談ツール。商談相手のアプリインストールは不要。最大10人までの同時接続が可能で、ユーザー数無制限で利用できるのがポイント。料金も安価で1ルームにつき月額5,000円。とりあえず全員登録しておいて、「まずは社内会議ツールとして利用し、オンライン商談にも併用する」といった活用方法も。ユーザーごとにログの保存なども可能なため、複数人でも安心して使える。オンライン商談だけでなく、社内会議や採用面接など幅広いシーンで活用できる。
安価でありながらも、資料送付機能や、顧客には見えないメモ機能など、商談サポートの機能も充実。
（出所：meet in公式Webサイト）
2019年のリリース以来、5,700社以上の導入企業数を誇るWeb会議・商談システム。ログインやアプリのダウンロードが不要で、PC・スマホどちらからでも2ステップ・最短1秒でオンラインミーティングを開始できる。資料・画面共有はもちろん、契約書捺印、名刺表示、チャット機能など、オンライン営業に必要となる機能を網羅的に備えるほか、文字起こしや複数人接続といった汎用性の高い機能も搭載。オンライン採用面接や社内外の会議、オンライン相談など、利用シーンを選ばず、幅広いシーンで活用できる。オンラインMTGやリモートワークに向けてPCのレンタルサービスも提供。
営業・商談だけでなく、接客にも利用されることが多いタイプです。通知手段にスマホのSMSを利用するなどアクセスまでのハードルが低いのが特徴。また、スマホのアウトカメラを利用することで、ユーザーの置かれた状況が把握しやすいことから、賃貸仲介、自動車販売、引越し・買取査定など様々なシーンで導入が進んでいます。
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（出所：ビデオトーク公式Webサイト）
NTTグループが提供する、接続方式に特徴のあるビデオ通話サービス。メール送信はもちろん、どのスマホにもデフォルトで搭載されているSMSでURLを送信することが可能。難しい操作なしに、届いたURLをタップするだけでビデオ通話をスタートできる。
スマホのアウトカメラを使用することで、ユーザーの置かれた状況を把握しやすいのもポイント。賃貸物件の紹介やシステムの操作説明、口座開設や保険申込時の本人確認など、現場状況をもとに何かを案内するような業務には最適。商談以外にも、カスタマーサポートとしても利用されている。スマホの位置情報をオペレーターに送信できるのがユニークで、自動車の事故や故障対応の際に便利。通話終了後に、顧客満足度調査のアンケートなどへの誘導も可能。
(出所：クラウド商談どこでもSHOWBY公式Webサイト)
商談に特化した独自の標準機能に、好みで追加できる機能を豊富に備えたオンライン商談ツール。Webブラウザのみで利用でき、PC・タブレット・スマホにも広く対応。
特徴の一つとして、豊富な接続方法が挙げられる。URL接続、ナンバー接続のほかに、Web上に会社受付のようにバーチャルエントランスを設置して、ゲストがいつでも簡単にアクセスし接続できる環境をつくることができる。BGMや待機中にYouTube動画を流すといったユニークな機能も。
また、個人向けに期限なく無料で利用できるプランを使って、アップグレード前に導入イメージを持てる点も魅力。
(出所：TapCall公式Webサイト)
QRコードまたはURLを共有するだけで、ビデオ通話での問い合わせ対応ができるBtoC向けオンライン接客ツール。アプリインストールや追加設備は不要。顧客も企業も手持ちのスマホやPC、タブレットからQRコードやURLを読み込むだけでアクセスできる。
導入方法は簡単で、問い合わせの流れを導入コンサルタントに伝えてQRコードやURLを発行するだけ。着信先の自動振り分け、臨時休業時などの詳細設定や操作説明会はサポートセンターに一任できる。社内定着やメンテナンスに手間がかからないのがうれしいポイントだ。
インターフェイスの使いやすさと運用のしやすさから、小売店はもちろん、地方自治体、観光案内、交通機関、不動産販売、金融など、幅広いシーンで導入されている。
(出所：LINX Chat公式Webサイト)
月額基本料無料で利用できるビデオ通話サービス。従量課金で利用でき、アプリのインストールや機器購入も不要のため、無駄なコストを抑えた運用が可能。顧客の携帯電話番号へSMSを送信し、顧客がSMS内のURLをタップするだけで簡単にビデオ通話が開始。利用中のCRMや販売管理システムにLINX Chatを組み込むことで、より円滑なコミュニケーションにつながる。
不動産・損害保険会社や引越し業者など幅広い業種で利用でき、現地訪問の削減による業務効率化や、スピーディーな顧客対応を支援。通話中の画面共有や録画、ファイル送信などもできるため、商談はもちろん、面接やカスタマーサポートにも活用できる。
（出所：DECA オンライン接客公式Webサイト）
企業ごとに最適な接客フローを実現できるBtoC向けのオンライン接客ツール。予約管理からビデオ接客、フォローメール配信まで、オンラインでの接客に必要な機能をワンストップで提供する。複数の店舗・複数人のスタッフを組み合わせた予約管理など、複雑なオペレーションにも対応。外部データベースとの連携や接客画面UI・フォローメールのカスタマイズ、カスタムドメインの設定など、柔軟な拡張機能開発によって、顧客体験の向上をサポートする。
ツール提供のみにとどまらない伴走支援型のサポート体制にも強み。販売スタッフへの機能説明はもちろん、接客時のマニュアル作成や問い合わせフローの構築など、幅広く対応している。
最後に、無料プランを備えており、かつオンライン商談でも活用しやすいWeb会議ツールをいくつかご紹介します。「オンラインでの営業自体がはじめて」という場合は、まずこれらのツールを使ってみて、商談時にも利用できそうか、試してみるのもよいでしょう。
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（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Googleアカウントを利用すれば無料で使えるWeb会議ツール。主催者が会議を設定してリンクを共有するだけで、参加者は参加可能。ただし、無料版は3人以上の場合は最長１時間/回までという制限がある。
グループウェア機能を統合した有料版のGoogle Workspaceがあれば会議が最長24時間になるほか、録画、挙手、アンケートなどの機能が使えるようになる。
なお、NTTコミュニケーションズなら、豊富なオプションサービスと導入から運用まで充実のサポート体制を一元提供可能。
（出所：Zoom公式Webサイト）
コロナ禍で有名になったビデオ通話によるオンラインコラボレーションツール。複数の参加者が画面を共有して共同で注釈を入れられるため全社ミーティングなどにも最適。オンライン商談ツールとしても有効で、最大1,000人の参加者に対応可能。チャット機能やファイル共有なども搭載。1対1の通話なら無料で利用できるので、オンライン商談ツール初心者の方も一度利用してみるのにおすすめ。
（出所：Skype公式Webサイト）
通話無料のビデオ通話サービス。グループを作成して複数人でビデオ通話することができるため、オンラインでの商談にも有効。無料で最大10人までグループビデオ通話が可能。参加するためにはSkypeのアカウントを所有し、Skypeにログインしている必要あり。急な商談アプローチには不向きだが、Skypeを社内で利用している見込み客に対しては、効果的と言える。
（出所：Whereby公式Webサイト）
ノルウェーのオスロに拠点を置く世界有数の電話会社Wherebyが開発した無料ビデオWeb会議サービス。会議を主催する企業側がアプリに登録すれば、参加者は登録不要。URLをクリックするだけで会議に参加できる。無料プランではグループ通話は45分まで（1対1の通話は時間無制限）、有料プランではグループ通話でも時間無制限。画面共有のほか、チャット機能も付いており、有料モードなら録画も可能。
オンライン商談ツールには「営業効率アップ」「コスト削減」「対応の迅速化」「業務の標準化」など様々なメリットが見込まれます。ただし、導入しただけでは有効活用にはいたりません。特にこれまで対面商談をメインに取り組んできた場合は、「どうすれば定着するか」「無理なく使えるようになるか」を考えながら、以下のように組織としての取り組みを心がけてください。
その上で、接続方式や商談サポート機能、音声・画質、利用料金、セキュリティのレベル、商談以外の汎用性などの観点から比較検討し、自社に合うツールを選ぶようにしましょう。
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