最終更新日:2024-05-27
社内情報共有の効率化のため、専用ツールの導入を検討している方へ。社内情報共有ツールのタイプや選び方、比較ポイントとともに、ずっと無料で使い続けられるおすすめのツールを解説します。
社内情報共有ツールとは、業務に必要な情報をオンライン上に集約し、メンバーがリアルタイムで確認・更新（編集）することで一元管理するツールです。社内メンバーのやりとりを円滑にすることで様々な角度から業務効率を向上させます。
「マニュアルを作っても活用されず効果が上がらない」、「知識を持っている特定のスタッフに負担がかかっている」、「上部の確認や報連相に時間がかかったりタイムラグが発生したりする」など、情報共有における課題は社員数に比例して増えていきます。
これらの課題解決に向けた取り組みとして、社内情報共有の仕組みを見直すことが大切です。ツールの導入はその一助となります。
とはいえ、一口に情報共有ツールと言っても、チャットツールやファイル共有ツールなど、様々な種類があり、何が自社の課題に最適か迷う方も多いはず。導入コストも懸念点となるでしょう。そこで今回の記事では、トライアル期間はもちろん、その後も無料で使い続けられるツールを中心に解説します。
情報共有ツールは、主に以下の5つのタイプに大別されます。
（1）社内ポータルタイプ
「GRIDY グループウェア」「GroupSession」
（2）ビジネスチャットタイプ
「LINE WORKS」「Chat&Messenger」「Zoho Connect」
（3）ドキュメント作成タイプ
「Google Workspace Essentials Starter」「Lark」「Kibela」「Stock」「welog」
（4）ファイル共有タイプ
「enclo」「e-Broad Office」
（5）営業管理タイプ
「R-GROUP」
どの情報をどのように共有したいかなど、自社の持つ課題やニーズに合わせて選びましょう。
社員の活動内容を軸に、スケジュールやタスクなどを一括で把握し、効率的に管理できるグループウェア形式のツールです。リアルタイムで情報を共有するだけでなく、散在している社内情報をまとめて一元管理・整理したい場合に向いています。
その一例が「GroupSession」。「スケジュール」「施設予約」「掲示板」「稟議」「在席管理」など多彩な機能を持ち、日本企業の文化に合わせた細かな設定が可能。日程や場所の調整、ワークフローの承認など、タイムロスが発生しがちな業務を効率化してくれます。「GRIDY グループウェア」であれば、社内はもとより、社外のGRIDY グループウェアユーザーとも連携可能。高度な設定や追加投資不要で、セキュアな環境を保持したまま企業間を越えた情報共有を実現します。
Web会議やビデオ通話でリアルタイムでのリッチなコミュニケーションを取りたい企業や部署向けのタイプです。たとえば「LINE WORKS」ではLINEの見慣れた画面と機能で誰でもすぐにチャットが始められ、音声通話はもちろん、複数人によるオンラインでの打ち合わせなども無料で行えます。タイムリーな意思疎通で業務連絡を効率化したい場合にもおすすめです。
なお、スケジュールやタスクといったやりとりに付随する管理機能は不要な場合には、チャット機能に特化したツールが適しています。豊富な導入実績を持つSlackやChatworkには無料プランが用意されているので、まずは試してみてもよいでしょう。
ビジネスチャットについての詳細は、「ビジネスチャット比較14選！鉄板ツールやタイプ別の選び方」をご覧ください。
ドキュメント機能を備えており、コンテンツの作成もできるタイプ。議事録の管理や同時編集も可能なので、 従業員のスキル習得や、オンボーディング用のツールとしても活用できます。
「Google Workspace Essentials Starter」の場合、仕事用メールアドレスだけで簡単にアカウントを作れます。使い慣れたGoogle Workspaceの延長上で、ビデオ会議やチャット、15GBのドライブストレージが利用できるほか、Microsoft Officeファイルを含む様々な形式のファイルを共同編集することも可能です。
「Lark」や「Kibela」のように目標管理手法のOKRに対応した機能を備えたタイプなら、OKRの進捗の一括更新・管理までツール上で行えます。
画像や動画などの共有を効率化できるタイプ。ファイルだけでなく、それに付随するコミュニケーションも円滑化させたい場合に適しています。
ファイル、チャット、メモをクラウドで使えるアプリ「enclo」では、ドラッグ&ドロップの簡単な操作で複数ファイルや、1 ファイルにつき 100MB までの大容量ファイルも添付可能。閲覧用ファイルイメージに手書きやキーボード入力でメモも書き込めます。
ファイルイメージへの書き込みやToDo管理など、ファイルに付随するやりとりは不要で大容量のファイル共有のみ効率化したい場合には、無料で使えるオンラインストレージサービスがおすすめです。詳細は「無料のオンラインストレージを法人でも使えるか？2つの方法とは」をご覧ください。
営業活動に強みのある情報共有ツールもあります。
「R-GROUP」は「名刺管理」機能や「ステークホルダ管理」機能などを搭載。取引先の情報を社内共有してそのまま活用しやすい作りとなっており、たとえばステークホルダ詳細画面から、そのままスケジュール申請やメール、チャット、無料通話を開始することが可能です。
コストを抑えながら使える社内情報共有ツールは、以下の4つのポイントで比較します。
今回の記事では、トライアル期間以降も無料で使えるツールをピックアップしています。とはいえ、有料プランへの切り替えを前提に機能を制限しているサービスも多いため、事前に有料・無料で使える機能の範囲を確認しておきましょう。
無料プランで制限されがちな要件として、利用人数、データ容量、スマホ対応、高度な権限管理などが挙げられます。
中には「e-Broad Office」や「R-GROUP」のように、制限なく使える完全無料のツールもありますが、更なる利便性や付加価値を求める場合には、有料プランへの切り替えも視野に入れて、検討していく必要があります。
社員の出入りが多い企業の場合には、招待や退会がスムーズにできるかも重要なポイントです。また、「LINE WORKS」のように普段から使い慣れたLINEを活用したツールであれば、教育コストをかけずにスムーズに導入できるでしょう。説明不要で利用できれば、従業員からの質問も抑えられ、運用負担の軽減にもつながります。
社内メンバーのほか、取引先や社外メンバー、商談相手など、組織外の人とツールを使ってやりとりしたい場合には、使いやすさや、何をどこまでの範囲で共有できるかといった点をチェックします。
たとえば「Zoho Connect」は、外部関係者を対象にしたコミュニティを構築するツールとしても利用できます。情報の投稿・共有のほか、投票の実施やフィードバックの収集も可能。ファイルリポジトリーを作成して重要なファイルを共有したり、集まりやパートナーミーティングなどのイベントを作成したりする機能もあります。
外国人のメンバーが多い場合には、多言語に対応しているか、自社のスタッフに適した言語が設定できるかをチェックします。
その一例である「R-GROUP」は主要 11 言語に対応しており、社員ごとの言語設定も可能です。また「Lark」には、ビデオ会議中にリアルタイムで高精度な自動翻訳を行う「多言語対応自動翻訳」機能が 搭載されています。
ここから5つのタイプ別に、おすすめの社内情報共有ツールをご紹介します。
(出所：GRIDY グループウェア公式Webサイト)
社内外での情報共有を活性化し、コミュニケーションを強化するグループウェアアプリ。最新情報、週ごとのスケジュールをすべて集約したマイページから、スケジュール、設備予約、アドレス帳、タイムカードまで、23機能が無料で使える。ユーザー登録数も機能も制限がないうえ、SaaS型のためメンテナンスも不要。わずらわしい広告もなく、ストレスフリーで利用できる。
ISO27001（ISMS）を考慮したアクセス制限機能などセキュアな環境も強み。有料版の「Knowledge Suite」は、SFA/CRM機能やスマホアプリが利用できるようになる。
(出所：GroupSession公式Webサイト)
無料かつユーザー数無制限でスタートできるグループウェア。無料版のほか、管理を任せられる低価格版、大規模組織向けの安定運用版の3つから、ニーズに合わせてタイプを選べる。
無料版では、「スケジュール」「掲示板」「施設予約」「日報」など、日本企業の業務を効率化する豊富な機能を標準搭載。モバイル利用、デスクトップアプリやサポートサービスなど、更に便利に活用するための有償オプションも充実。300人未満の企業や部門で利用するケースや、グループウェアを初めて導入する場合におすすめ。
(出所：LINE WORKS公式Webサイト)
LINEとつながるビジネスチャット。おなじみのチャット、1,000 種類以上の豊富なスタンプなどを活用し、誰でも簡単に使いこなせるのが特徴。既読/未読確認機能によって相手の確認状況をリアルタイムで把握できるため、業務がスムーズに進行する。
業務を効率化する機能を1つのアプリに集約。100人まで利用できる無料版では、「トーク」「掲示板」「カレンダー」「タスク」「アンケート」「アドレス帳」と基本機能が利用できるほか、4人まで、最大60分の「音声通話」「ビデオ通話」「画面共有」に対応している。業務連絡やタスク管理など無料版でも必要な機能が一通りそろう。
(出所：Chat&Messenger公式Webサイト)
ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール・タスク管理、スクリーンキャプチャ、付箋を統合したグループウェア。高い操作性とパフォーマンスで、ブラウザでもビジネスチャットが手軽に利用可能。モバイルはAndroidとiOSに対応しており、どこでも素早くスケジュール確認や返信ができる。
オンプレミス（LAN用）とクラウドを使い分けるハイブリッド仕様で、大企業から政府省庁、大学、病院まで、多くの導入実績を持つ。LAN 用であればサーバー不要でテレビ会議・ビデオ通話が可能。ユーザーを自動認識するため、アカウント登録、難しい設定が不要で、人事異動、入社時でも管理の手間がかからない。
有料版でも一人あたり月額200円程度の低コストで利用できる点も魅力。
(出所：Zoho Connect公式Webサイト)
SNS感覚で利用できる従業員用アプリ。従業員同士のコミュニケーション、社内データの保管、コラボレーションの一元管理の拠点として活用できる。
組織で起きていることをパーソナライズされたビューで確認できるほか、最新情報の受信・検索、アイデアの共有などが可能。共通の目的を軸としたコラボレーションスペース、情報を一元化するナレッジベース、オンラインでの対話集会ができるタウンホールといった、コミュニケーションを密にする機能も充実。リモートワークがメインの企業や、社外のメンバーと緊密に連携を取りたい場合にも適している。
スタータープランであれば、一人あたり月額40円（年契約の場合）から利用可能。
(出所：Google Workspace Essentials Starter公式Webサイト)
利用中のメールアドレスをそのまま活用できる無料の仕事用アカウント。Microsoft OfficeファイルをGoogleドライブにアップロードすると、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用して、Microsoft Officeファイルで直接編集、コメント、共同編集を行える。
ドライブとMeet用のMicrosoft Outlookプラグインのほか、共同編集やファイル共有を実現するチーム管理機能などが利用可能。1人あたり15GBのGoogleドライブストレージが提供される。
ストレージ容量を増やしたい場合や、3人以上が参加する長時間のグループビデオ会議、高度なセキュリティ管理、年中無休24時間体制のサポートなどが必要となったタイミングでアップグレードできる。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャットを起点に、仕事に必要な機能がオールインワンになったビジネスツール。豊富なテンプレートからチームでリアルタイムに内容を編集できるほか、投票、フローチャート、OKR、マインドマップなど、円滑なコミュニケーションを支援する機能がそろっている。
ビデオ会議中にドキュメントをチームで同時編集できる「マジックシェア」など、生産性と創造性を高める機能も搭載。文字起こしや、議事録など手間も時間もかかる作業を自動化できるため、本来の業務に専念できる。
(出所：Kibela公式Webサイト)
どの職種でも、メンバーのITリテラシーに差があっても使いこなせるシンプル設計の情報共有ツール。インポートから記事作成、投稿、活用まで、簡単なフローかつセキュアな環境でドキュメントを作成できる。記事作成と同時のプレビュー表示、リアルタイム共同編集、アクセスコントロール、記事の外部共有などが可能。
作成したドキュメントはプロジェクト管理、議事録、日報・レポート、入社オンボーディング、業務マニュアルなど、様々なシーンで活用できる。通常の業務フローに融合しやすく、運用負荷が少ない点も魅力。
(出所：Stock公式Webサイト)
チームの情報を簡単にストックできるツール。チャットツールのように情報が流れず、ファイル管理のような煩雑さもないため、わかりやすく情報共有が可能。メンバー間でメッセージのやり取りができるため、タスク管理にも適している。ノートの記載内容はすべて「編集履歴」として自動的にバックアップされ、復元も容易。ノートやタスク機能はオフラインでも利用できる。
メール自動転送機能のほか、Slack、Chatwork、Evernoteとも連携。他ツールでは流れてしまいがちな情報を管理したい場合や、誰でも使いこなせるシンプルな仕組みを求めている場合におすすめ。
(出所：welog公式Webサイト)
中小企業の情報共有を円滑にするドキュメント共有ツール。同時編集機能、閲覧権限の設定、編集履歴の復元、Chatwork・SlackなどのチャットツールやGoogleカレンダーとの連携といった機能でノウハウやナレッジを見える化し、組織の属人化問題を解決する。スマホのブラウザからも閲覧・編集が可能だ。
パスワード付きノートを組織外のユーザーに共有できるほか、24時間365日のサーバー監視、データ暗号化、シングルサインオンなどセキュリティ面も安心。情報共有に関するプロのアドバイスを無料で受けられる。
（出所：enclo公式Webサイト）
簡単操作でファイル・チャット・メモを共有できるオールインワンアプリ。グループ/サブグループ/個人単位でメッセージを共有でき、検索も容易。PC操作に不慣れな従業員でも使いやすい機能が充実しているのが特徴。
ドラッグ&ドロップで感覚的に使用できるファイル添付では、大容量ファイルにも対応。ファイル保存時に「閲覧用イメージ」を作成し、ほかのアプリを立ち上げなくても画像、テキスト、動画が閲覧できる。画像にメモができるため、ファイル共有によってより綿密な連携が取れる。
(出所：e-Broad Office公式Webサイト)
完全無料のモバイル対応グループウェア。最大50MBまでのWordやExcel、画像ファイルなどを送信できる「BBファイル便」を提供している。
モバイル対応している伝言メモ、スケジュール、ToDoリスト、アドレス帳などの機能のほか、タイムカード、掲示板、ユーザー名簿、在籍確認などの機能を持つ。情報共有・スケジュール管理だけでなく、社内の連絡網や、出社/リモートワークなどのステータス確認としても使える。
（出所：R-GROUP公式Webサイト）
完全永久無料、利用者数制限なしのグループウェア。インストール不要で、追加費用なしでスマホでもPC同様に利用できる。
「タイムライン」「タイムカード」「ステークホルダ」「シフト表」「名刺管理」など、営業活動を円滑に進める機能を網羅的に搭載。アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏をカバーする20カ国語に対応しており、世界中の企業間ですべて無料かつ瞬時に利用できる。タイムラインや掲示板、チャットなどには既読ボタンが設置されているため、伝達や共有漏れを防ぐ上でも便利。
無料で使える社内情報共有ツールの概要やタイプ、選び方、比較ポイントを解説しました。特にテレワーク、フリーアドレスを推進している企業では、コミュニケーションが課題となっているケースが少なくないでしょう。
社内情報共有ツールは、業務効率化やノウハウの蓄積が促進されるだけでなく、社内メンバーのコミュニケーションも活性化します。ツールを導入する際は、まず自社の要件に合ったタイプを以下の5つから選びます。
（1）社内ポータルタイプ
⇒社員の活動内容を軸に、スケジュールやタスクなどを一括で把握し、効率的に管理できるグループウェア形式
（2）ビジネスチャットタイプ
⇒Web会議やビデオ通話でリアルタイムでのリッチなコミュニケーションを取りたい企業や部署向け
（3）ドキュメント作成タイプ
⇒ドキュメント機能を備えており、コンテンツの作成もできるタイプ
（4）ファイル共有タイプ
⇒画像や動画などの共有を効率化できるタイプ
（5）営業管理タイプ
⇒営業活動に強みのある情報共有ツール
そのうえで、「無料で使える範囲」「導入・運用のしやすさ」「外部関係者との連携の必要性」「多言語対応の必要性」といった比較ポイントをもとに、ツールの選定を進めてみてください。
完全無料のツールはもちろん、制限のある無料プランでもある程度は利用できるので、まずは入り口として気軽にトライしてみるとよいでしょう。社内情報共有ツールは、業務と人間関係をスムーズにする一つの手段になるはずです。
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