招集通知の送付や想定質問の作成、議事進行、バーチャル対応などに課題を感じている場合は、株主総会支援システムがおすすめです。それぞれの課題に応じた、3つのタイプ・選び方をおすすめのシステムを交えながら紹介します。
株主総会支援システムとは、事前の招集通知や想定問答集の作成、当日の議事進行など、株主総会の準備・運営をスムーズに進めるためのシステムです。
株主総会は、毎年決まった時期に決まった形式で開催することが会社法によって厳しく定められています。企業の意思決定の場であり、株主の意見を反映する場でもある重要な会議のため、滞りなく実施するためには様々な業務が必要になってきます。具体的な業務として以下が挙げられます。
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 招集通知 | 書類作成や株主への通知 |
| シナリオ作成 | 事業報告や質疑応答、採決などの議事の想定 |
| 想定問答集 | 収益減少の原因や事業展開の展望など質疑応答の想定 |
| 議事録作成 | 開催日時場所や意見発言の内容、出席者の氏名などの記録 |
| 議事進行 | 開会・閉会宣言や監査報告の読み上げ、事業内容の報告、質疑応答、決議などの進行 |
| バーチャル対応 | URLやIDの送付、通信障害の対処、ライブ配信に必要な機器・システムの準備、セキュリティ対策 |
小規模な総会であればそれほど問題にならないかもしれませんが、参加者が多くなったり、取り扱う議題が複雑になってきたりすると、以下のような様々な課題が生じてきます。
加えて近年では、「物言う株主」と呼ばれる投資家が増えたことから、これまで以上に株主総会の準備・運営に不安・懸念を抱く法務担当者の方もいるはずです。
株主総会支援システムには、株主総会を効率的に執り行うための機能が豊富に搭載されています。システムにもよりますが、たとえば、株主総会業務を「準備」「進行」「管理」「バーチャル」という工程に分けた場合、以下のような支援機能があります。これらの機能を活用することで、従来型の株主総会業務の課題を解決することが期待できます。
| 工程 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 準備 | システムを通じた招集通知の一括送付/株主側の回答を収集、テンプレートの活用した想定問答集の効率的な作成、準備書類の自動作成 |
| 進行 | モニターにシナリオや資料のリアルタイム表示、質問に合った回答を想定問答集から瞬時に検索、メッセージなど議長と事務局の双方向コミュニケーション |
| 管理 | マイページによる参加者の出席・履歴管理、関連書類のストレージ管理、株主名簿の作成・共有 |
| バーチャル | バーチャルオンリー開催・バーチャルとリアルのハイブリッド開催、運用サポート、ライブ配信、オンライン株主の議決権行使 |
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株主総会支援システムを導入すると、従来のメールや郵送などに人力に頼ったやり方に比べて、以下のようなメリットが期待できます。
株主総会支援システムを導入することで、ペーパーレス化による開催準備の手作業やコストを削減できます。
たとえば、株主への招集通知の送付、委任状の回収などをオンライン上で行えるため、紙の印刷や郵送にかかる手間や時間を省けます。事業報告書や想定問答集の作成も、テンプレートを使用して自動化したり、共同編集機能でやり取りを削減したりすることが可能。中には名簿機能と紐づけて、株主ごとの情報管理や連絡を一元化できるシステムもあります。
議長と事務局のコミュニケーションを支援機能を利用することで、総会当日の議事進行をスムーズに行えます。
たとえば、シナリオや資料、株主の質問に対する模範解答をモニターに表示することで、議長や質問回答者の進行ををサポート。手書き入力やメッセージ機能を利用すれば、リアルタイムで指示・共有ができるため、想定外の事態が起こった場合でも安心です。議事録作成に対応するサービスもあり、会議後の情報管理にも役立ちます。
株主総会支援システムによっては、株主総会をインターネット上でバーチャル開催し、株主がオンライン出席できる機能を搭載しているものも。バーチャル配信で株主総会を実施すれば、株主は会場に来場する必要はありません。システムを通じて専用サイトへログインし、株主総会のライブ映像を視聴しながら、リアルタイムでの質問や議決権行使を行うことも可能です。
バーチャル配信なら遠隔地にいる株主も気軽に参加できるようになるため、株主総会への参加者の増加が期待できます。新型コロナ感染症などの感染症対策としても有効で、株主を大切にしている企業としてのアピールにつながるでしょう。
一口に株主総会支援システムと言っても、各々できることに違いがあります。自社に合ったシステムを選ぶには、前述した株主総会の業務・工程のうち「どこに課題を感じているか」を考えることが重要です。それによって、株主総会支援システムの導入目的は以下の3つのパターンに大別できます。
以下、それぞれの場合について、「どのような場合が当てはまるのか」「どういったシステムを選ぶといいか」を具体的に説明していきます。システムを選ぶ際の参考にしてください。
たとえば、総会当日の議長・役員・事務局の間におけるコミュニケーションを円滑にしたい場合、またはどのような質問が来てもしっかりと答えられる状態にしておきたい場合などが当てはまります。この場合は、以下の機能を備えた議事進行の効率化に特化したシステムがおすすめです。
これらの機能を活用すれば、株主総会をスムーズに進めることができます。事務局スタッフや議長や役員だけでなく、事前に想定問答集を作成しなければならない各部署の業務負担も軽減も見込めます。
たとえば、必要書類の作成・配布、株主への招集通知・委任状の回収、または株主情報の一元管理など、株主総会の事前準備に課題を感じている場合です。この場合は、以下の機能を備えた株主対応に特化したシステムがおすすめです。
これらの機能を活用すれば、担当者の業務負担が軽減されます。また株主への対応スピードも向上するため、株主からの信頼獲得にもつながります。
たとえば、株主総会に関して「参加者が少ない」「会場を借りるコストを抑えたい」など、運営面に関して課題を感じている場合です。この場合は、株主総会をオンラインで開催するのがおすすめです。それにより、株主は株主総会に参加しやすくなり、企業も貸会議室やイベントホールの費用を抑えることができます。感染症対策にも有効です。
バーチャル対応に特化したシステムの一例としては、「V-CUBE」などが挙げられます。詳細は、以下の記事を参考にしてください。
・バーチャル株主総会支援システム10選！出席型で必要な機能は？
おすすめの株主総会支援システムを紹介する前に、各システムの機能差を比較しやすいように比較表を作成しました。主なポイントは以下の通りです。
| サービス | 議事進行 支援 |
株主対応 支援 |
バーチャル 対応 |
料金 |
|---|---|---|---|---|
| 株主総会支援システム （株式会社ウィルウェイ） |
○ | - | ○ | 要問い合わせ |
| 株主総会支援システム （株式会社東和エンジニアリング） |
○ | - | ○ | 要問い合わせ |
| 株主総会支援システム （株式会社ケイシス） |
○ | - | ○ | 要問い合わせ |
| KabuKura （株式会社オプティマ） |
○ | - | ○ | 年額55万円〜 |
| FUNDOOR （株式会社FUNDINNO） |
- | ○ | - | 要問い合わせ |
| 株主総会クラウド （株式会社ケップル） |
- | ○ | - | 株主1人あたり980円 （月額無料） |
（出所：株主総会支援システム公式Webサイト）
想定問答の作成などの事前準備から、答弁支援などの当日の議事進行支援まで一貫して対応できる株主総会支援システム。想定問答は事務局担当者と各部門担当者がシステム上で編集可能。Wordやメールなどのツールを使う必要がなく、かつテンプレートと多彩な編集機能を備えているため大幅に作業効率を向上できる。
作成した想定問答は全文検索可能で、株主の質問に応じて瞬時に回答案を表示できる。その他、シナリオ表示（ペン加筆も可能）、メッセージ配信、質問のデリバリーなど、総会の議事進行に役立つ機能を豊富に搭載しているため、当日も安心。
（出所：株主総会支援システム公式Webサイト）
想定問答集の作成から当日の議事進行支援、更にバーチャル対応まで、株主総会運営をトータルでサポート。想定問答集は統一フォーマットを利用して作成し、クラウド上で一元管理。情報共有やデータの確認・修正を効率的に行うことができる。
当日も、株主の質問に対して最適な回答を検索するだけでなく、答えるのに最適な役員を選出して議長に指示するなど、豊富な議事進行機能を備える。その他、バーチャル支援に関しても、会場開催とライブ配信を組み合わせたハイブリッド型バーチャル株主総会に対応可能。
（出所：株主総会支援システム公式Webサイト）
想定問答の作成・検索に強みを持つ株主総会支援システム。想定問答には「表」や「画像」の貼り付け、更にExcel、PowerPointデータも挿入可能。多彩な検索・絞り込み機能を搭載しており、瞬時に検索し、不足部分があれば事務局がその場で直接編集・追記可能。複数の結果画面を折りたたんだり、切り取ったりして、回答者のモニターに表示させることもできるため、とっさの動議があっても安心。
低コストで導入可能な軽量システムから、数千人規模の大規模総会向けの高機能システムまで、規模や予算に合わせた柔軟なシステム構成が可能。
（出所：KabuKura公式Webサイト）
株主総会専用のクラウド型業務支援システム。想定問答はフォーマット化された状態で、クラウド上で一元管理。オンラインで共有できるため修正があったとしても安心。想定問答の作成に関わる人数が多く、事務局と作成担当者の修正確認負担が多くて困っているという企業には最適。
検索機能も豊富で、回答表示・進行表示も行えるため、当日のスムーズな議事進行にも期待。気軽に導入できるクラウド版だけでなく、要望によってはオンプレミス（自社にサーバーを設置するやり方）にも対応可能。
（出所：FUNDOOR公式Webサイト）
スタートアップ企業を対象に、株主管理･株主総会･財務管理をサポートするクラウド経営管理ソフト。ペーパーレス株主総会機能を利用すれば、クラウド上で株主総会の招集通知の送付や委任状の回収を電子的に実施。
従来のような紙での印刷や、郵送の手間を省ける。更に誰が委任状を未回収なのか、誰が議決権を行使しているのかなどのステータスも自動で集計。リアルタイムで確認できるため、管理の工数も削減できる。その他、クラウドで株主名簿・新株予約権原簿の管理ができるため便利。
（出所：株主総会クラウド公式Webサイト）
株主総会の招集通知の発送や委任状の回収をオンラインで完結可能。企業は招集通知をPDFでアップロードして、株主の情報を入力して送信するだけ。委任状の回収だけでなく、招集通知の回答状況や議案への賛否まで一覧で把握することができるため管理の手間がかからない。
また、株主もオンラインで回答・委任状の提出まで行える上、マイページを閲覧すれば、株主総会の履歴を確認することもできるため便利。その他、株主名簿や新株予約権原簿、記載事項証明書の作成や株主リストの自動作成など様々な機能を備える。ユニークなところでは、株主総会の開催を省略して書面のみで決議を行う、「みなし株主総会」にも対応可能。
上記に紹介した株主総会支援システムのうち、以下のシステムはバーチャル対応も可能です。
ただし、各システムによって株主の参加形式（質問・議決権の行使の可否）は異なってきます。自社に適切な株主総会支援システムを導入するためにも、株主の意向や企業側の方針を踏まえ、各システムがどの参加形式に対応しているのかを確認しておきましょう。
株主総会の開催には、事前準備や当日の議事進行など、膨大な手間や時間がかかります。株主総会支援システムは、準備や当日進行、議事録作成までをオンラインで完結。招集通知/委任状の回収や想定問答集の作成など、従来は紙面でやり取りしていた工程をペーパーレス化することで、やり取りにかかる時間や手間、コストを大幅に削減できます。開催当日もリアルタイムで情報共有やサポートができるため、議長や事務局の負担軽減にも効果的です。
また、バーチャル対応により、場所の制約を受けずに開催できるため、企業側だけでなく株主の利便性も向上するでしょう。
株主総会運営の効率化を目指している方は、ぜひ本記事を参考にシステムの導入を検討してください。
株主総会支援システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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