QRコード受付システムを活用して、イベントや展示会の入場管理、オフィスの来客対応を効率化したい方へ。導入メリットやタイプ別の選び方とともに、無料で使えるサービスも含めて、おすすめのシステムを紹介します。
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QRコード対応の受付システムとは、来客情報の管理にQRコードを活用し、オフィスやイベントの受付業務を効率化するシステムです。
来訪者が到着時に受付端末でQRコードを読み取ったり、事前に発行されたQRコードをかざしたりするだけで受付が完了。電話取り次ぎなどの対応を省人化できます。入館証発行・入館ゲートと連携できるサービスであれば、受付の自動化・無人化も可能です。
従来の応接係や電話による受付方法では、「人件費が負担となる」「担当者と対面するまでに時間がかかる」といった問題があります。特に、従業員が取り次ぎ業務を兼任している場合は、メイン業務を中断することになり、生産性の低下を招く恐れも。
大勢の来場者が見込まれるイベント・展示会では、受付前に人が滞留することで、顧客体験に影響を及ぼすだけでなく、感染リスクが高まる可能性もあります。
そのため、社内の受付業務のコスト削減・業務効率化を進めると同時に、来訪者の受付完了までのスピードアップが求められています。
QRコード対応の受付システムを利用することで、来訪者と受付スタッフ双方の流れをスムーズにできます。
QRコード対応の受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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QRコードを使った受付方法は、QRコードの発行方式や利用端末の違いによって、以下の3つに分けられます。
来訪者のアポイントメント確定時に、受付用のQRコードを事前に発行。当日は、来訪者がQRコードを受付端末に読み込ませることで、来訪通知が担当者に自動で届く仕組みです。
イベント・展示会向けのシステムでも活用されており、申込時に発行したQRコードを入場証代わりに持参してもらい、受付ブースでQRコードを読み取るだけでチェックインできます。予約時の記帳や入場証発行の手間を省き、当日の来訪対応をスムーズに行える点が特徴です。
たとえば、「RECEPTIONIST」はQRコードをiPadにかざすだけで来客受付が完了。来訪者が2名以上の場合でも、いずれか1名分で同時受付できる便利な設定機能や、iPad画面に触れることなく受付できる完全タッチレス機能も備えています。
受付に掲示したQRコードを来訪者にスマホで読み取ってもらう方式。来訪者の端末には質問入力フォームや受付メニューが表示され、用件を送信すると担当者に通知が届きます。
QR読み取り端末が不要なため、簡単な準備で導入できる手軽さが魅力です。予約時に来訪者へQRコードを個別発行する手間も必要ありません。
受付と入館ゲートを連携し、QRコードを読み取ることで、自動的にゲートを解錠する方式です。事前にメールなどで発行した「受付コード」や「QRコード」を使って入館証を発行し、入場受付を行います。
キオスク端末を設置すれば、来訪者のセルフ操作で受付から入館証発行まで完結することも。セキュリティに配慮しながら、受付当日の対応を効率化できます。
たとえば「Acall」では、QRコードによるスムーズな入館証発行を行える上、フラッパーゲートや自動ドア、電子錠・スマートロック、エレベーターなど、様々な設備のゲート解錠に対応。既存設備を生かして、受付対応の負担を軽減できます。
QRコード対応の受付システムは、用途別に大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴と選び方について解説します。
オフィスの受付業務を効率化したい場合向け。iPadもしくは省スペースな専用端末を利用して、システムを導入できます。「受付対応にかかる時間・人的コストに悩んでいる」「フリーアドレスの実施により内線で取り次ぐのが難しい」といった場合におすすめです。
チャット経由で来訪者の到着をお知らせするなら、自社で使っているビジネスコミュニケーションツールとの連携可否も合わせて確認しましょう。
たとえば「RECEPTIONIST」では、ChatworkやSlackといった主要なチャットツールに加え、メールやスマホへの着信音呼び出しなど、様々な通知設定に対応。担当者以外にも、アシスタントや秘書などサブ通知先の指定もできるため、来客通知の見逃し防止に貢献します。
QRコードを用いた受付と入館ゲートを連携させて、入場管理まで自動化できるタイプ。既設のフラッパーゲートや自動ドアを利用し、セキュリティ対応と来訪者の無人誘導を両立させたい場合に適しています。
たとえば、「workhub Reception」は、同社のスマートロック「bitlock PRO」と連動させることで受付から入館までを自動化。顔認証オプションと併用すれば、来訪者の顔情報を登録することで、記帳の必要がない「無人受付チェックイン」も可能に。
また、定期来訪者が多いオフィスでは、「Acall」のように、繰り返し使えるQRコード入館証を発行できるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
イベント・展示会の開催時に、来場者受付を効率化したい場合向け。QRコードの発行に加え、来場予約の受付機能や、来場者データの管理機能を備えたタイプです。
「展示会受付.com」は、招待者が持参したQRコード付きの招待状を読み取り、来場者の情報を管理。退場時に入場パスを読み取ることで、滞在者数も把握できます。また、「Q-PASS」では、会場内の各ブースにおけるQRコード・バーコード読み取りによって、来場者の立ち寄り履歴をブース別に取得・分析可能。集客施策に活かせます。
なお、来場のデータ利活用に力を入れたい場合は、来場者管理システムを導入するのも一手です。来場者管理システムについては、「来場者管理システム15選！メリットや選び方・無料も」で詳しく紹介しているので、興味がある方は参考にしてください。
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（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
元受付嬢が11年間の業務経験を元に開発した、年間200万人が利用するクラウド受付システム。iPad1台で来客受付を効率化でき、オフィスの規模を問わず導入しやすい。
QRコード読み取り、または受付コードの入力により来客を通知。来訪者が担当者名を検索し、呼び出すこともできる。通知は専用スマホアプリ、電話着信、SMSなど複数の方法を用意。ビジネスチャット10種、グループウェア3種と幅広く連携できるのも魅力だ。
更に、クラウド上に来訪者の入退館履歴を自動保存。CRM（顧客情報管理ツール）連携すれば記録をそのまま顧客情報として管理できる。アポイントメント調整時の事前ヒアリング項目を増やせるカスタム受付設定や、シェアオフィスを想定したホールディングス機能なども備え、企業ごとの個別事情に合わせた運用が可能だ。
（出所：ラクネコ公式Webサイト）
手持ちのiPadを利用して来客対応を効率化できる受付システム。iPadをタッチ操作するだけで、Slack、Google Chat、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSといったチャットツールやメール、電話など普段使いしているデバイスに直接通知が可能。指定場所への案内や来客名簿の記入も自動化できるため、取次や調整など対面までの工数を削減できる。
アポイント自動作成や受付QRコード発行、インビテーションメール送信など、受付業務に関わる機能を30個以上標準搭載。シェアオフィスや複数企業で1フロアを利用している場合の受付も1つの端末で完結でき、利用人数に応じた料金プランにより低コストで導入できるのもうれしい。
（出所：Smart at reception公式Webサイト）
先進的で洗練された受付を、低コストで実現する大企業向けiPad受付システム。複数拠点での無人受付の設置や一元管理も、クラウド上で簡単に調整できる。
スマホ・PCからオフィス向け電話機能を利用できるクラウドPBXほか、多くの電話サービスと連携。そのため、受付を無人化しながら、既存の電話機能、クラウドPBXの利用を継続できる。
電話と主要なチャットツールやメールを併用して通知するほか、アポイントメントに関係する社員に一斉通知を送る機能も。担当者検索機能に顔写真を表示するといったカスタマイズにも対応し、来訪者にとっての利便性にも優れている。1カ月の無償トライアルもあり。
（出所：QuickReception公式Webサイト）
Microsoft365ユーザーに特化した、5秒で受付が完了する完全非接触QRコード受付システム。受付タブレットなどの専用端末が不要なため、初期コストを抑えて導入できる。Outlook予定表に参加者のメールアドレスを入力し、打ち合わせのスケジュールを登録すれば、来訪者の受付登録まで自動で完了。シンプルな機能で、スケジューリングツールと受付システムへの二重登録を防げる。
オフィスに設置されたQRコードを自身のスマホで読み込み、ワンクリックするだけと、来訪者側の操作も簡単。来訪者が受付登録を完了すると、直接担当者のTeamsへ来訪通知が届くので迅速な来客対応が可能に。また、企業ロゴや受付の雰囲気にマッチするデザインを作成できる、自社専用デザインのQRコード作成機能もユニークだ。
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（出所：workhub Reception公式Webサイト）
ID連携、認証に関わるデジタルコネクトプラットフォームの企画・設計・開発に強みを持つ株式会社ビットキーが提供する受付クラウドシステム。Googleカレンダー、Outlookカレンダー、workhubカレンダーと連携して、効率よくアポイントを登録できる。
来訪者のチェックインは、Slack・Microsoft Teamsなどの主要なビジネスチャットツールや、アプリへのプッシュ通知、メール通知、FaceTimeによる通話でお知らせ。法人向け入退室管理システム「bitlock PRO」と連携して、チェックイン後の来訪者誘導までを完全無人化することも可能だ。顔認証オプションと併用して来訪者の顔を受付登録することで、記帳不要の効率的な顧客情報管理を実現する。
（出所：Acall公式Webサイト）
座席予約・会議室予約・受付対応の3つの機能からなるオフィスDXのサポートサービス。シリーズ累計7,000社以上の導入実績を持つ。受付メニュー内容、連携サービス、画面デザインまでをカスタマイズできる高い拡張性が魅力で、既設のフラッパーゲートや自動ドア、電子錠などにも連携。取り次ぎを省略し、シームレスな入館管理を実現する。
チャットツール・内線電話・FaceTimeなどで担当者へ来訪を通知し、その場で応答ができるほか、有人受付との併用も可能。チャットツールでは再通知・CC通知機能により、来訪通知の見逃しを防止。通知後は、応答・入館証印刷・ゲート解錠といったアクションを運用フローに応じて組み合わせられる。プロジェクトや工事で一定期間の入館が見込まれる関係者には、何度でも使えるQRコードの定期パスが発行できるのも便利。
（出所：moreReception公式Webサイト）
「シンプルでスピーディーなおもてなし」と「効率の良い入退館管理」を実現する受付システム。担当者名や部署名検索により内線通話ができるシンプルな受付タイプから、入館カード発行を行うタイプ、端末に触れることなく受付手続きが完了するタッチレスタイプなど、目的に合わせた受付タイプを提供する。受付機材も限られたスペースにもすっきりと設置できる卓上型、床に直接設置して使用できる自立型、入館カード発行タイプなど、幅広いラインナップを用意。
ゲート通過のための入館カードはICカード、チケット、レシート、ラベルでの発行が可能。受付画面に表示される言語に合わせた音声ガイダンス機能も便利だ。利用開始から3年間、メール・電話によるサポートを無料で受けられるのも心強い。また、来訪者向けに担当者の確認状況を表示する機能や、緊急連絡先のメッセージ設定など、来訪者への細やかな配慮も支援する。
（出所：VisitView公式Webサイト）
複数のオフィス・テナントでの利用も可能な来訪管理受付システム。社団法人や金融、情報通信、製造など業種を問わず、1日の来訪者数100名から1000名以上の規模まで幅広く利用されている。受付方法は、QRコードとICカードの2パターンを用意。Webページからの事前登録やKIOSK端末による無人受付にも対応している。
来訪情報はログとして管理し、日別、日付範囲指定で集計・CSV出力することが可能。履歴の照会もスピーディーに行える。セキュリティゲートと連携した運用や、来訪予約を施設予約と連携した利用もでき、スムーズな入退管理と高度なセキュリティを同時にサポートする。
(出所：展示会受付.com公式Webサイト)
大規模な展示会から小規模のセミナーや発表会まで、様々なイベントの入場管理をQRコードで簡単に行えるクラウドサービス。招待者の情報をCSV形式でアップロードするだけで、QRコード付きの招待状をメールで送信。オプションで、Web申し込みフォームの設置やリマインドメール送信を行える。
入場方法は四つ折り入場証、スマホ表示、入場パスから選択可能。時間帯別の来場予約機能に加え、来場者一人ひとりの会場内の滞在時間まで把握できるので、会場の混雑緩和にも役立つ。展示会向けに、ブース内で見積りや注文の伝票登録を行える簡易伝票登録システムの提供も。最短1カ月で、来場者の申し込み受付を開始できるほか、導入レクチャーや現地立会の運用サポートを受けられるのも心強い。
(出所：Q-PASS公式Webサイト)
入場受付から顧客管理、来場者データの集計まで効率化する、展示会・イベント来場者管理ソリューション。顧客管理機能を担う「Q-BUSINESS」、入場管理を担う「Q-ENTRY」、担当者のアテンド機能を担う「Q-MOBILE」の3つのサービスによって構成される。QRコード発行・読み取りやバーコードによる専用アプリで入場受付。受付完了の通知やリマインダーに加え、登録ユーザーへの一斉通知、個別のeメール送信機能が標準搭載されている。
来場者情報はリアルタイムにデータベースに蓄積され、集計結果をその場でWeb管理画面から確認可能。集計データはCSV形式でダウンロードできるので、マーケティングデータとしても活用できる。Web申込フォームは最短3営業日で設置可能。画面表示のカスタマイズや、会場内で行われる個別セミナーの受付にも対応している。
(出所：イーベ！公式Webサイト)
約80,000件の運用実績を持つイベント・セミナー支援ツール。告知や申込、準備・開催当日のQRコード受付から参加後アンケートまで、イベント・セミナー開催に必要な業務をすべて一元管理することで、大幅な業務の効率化を実現する。
iOS/Android対応の受付リーダーアプリをスマホ・タブレット端末にインストールするだけで、特別な機器を使わずにQRコード受付による入場管理が可能。大規模イベントにも対応し、複数の端末でアプリを同時起動して受付作業ができる。
また、イベント実施に役立つ参加者管理機能も充実。すべての申込者がリスト化されている「申込者一覧」から、詳細な検索によって対象の申込者を選択できる。対象者へのメール配信や、申込・キャンセル待ち・キャンセルといった対象者の申込状況の変更、入金状況の確認などにも対応。
(出所：Peatix公式Webサイト)
少人数向けワークショップから数万人規模のイベントまで対応可能な、年間520万人以上が参加するグループ・イベント管理サービス。参加費のかからないイベントの場合は、初期登録料・月額費無料で、イベント告知ページの作成から、当日の入場管理機能まで利用できる。受付端末を必要とせず、QRコードを受付アプリで読み取るだけで、簡単に参加者のチェックインが完了。ほかにも、チケット画面のボタンをタップすることで受付完了とする方式、オフライン環境で役立つ手動入力での受付方式など、イベントや会場に合わせて受付方法を選んだり、組み合わせて併用したりすることも可能だ。
有料チケットを販売する場合は、決済手数料の負担が発生。イベント参加者から定期的に会費を集める定額課金プラン機能など、集客施策をサポートする機能も充実している。
QRコードの発行・読み取りに対応した受付システムの導入により、オフィスへの入館や、イベント・展示会での入場管理を効率的に行えるようになります。また、来客対応や取り次ぎを省略することで、スタッフの生産性向上・コスト削減効果も見込めます。
QRコード対応受付システムはサービス毎に受付方法が異なり、主に以下の3種類に分けられます。
これらの特徴を把握したうえで、実際の利用場面や業務フローと照らし合わせながら、用途別に最適なタイプを選びましょう。
QRコード対応受付システムを活用すれば、業務効率化が見込めるだけでなく、待ち時間の短縮によるサービスの質向上や、感染リスクの軽減にも効果的です。本記事を参考に、ぜひQRコード対応受付システムの導入を検討してみてください。
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株式会社RECEPTIONIST
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