最終更新日:2023-12-01
電子契約に移行しきれていない、もっと利用範囲を拡大させたいという方へ。電子契約はどのような範囲で利用できるのか、電子契約サービスの導入ステップや注意点もあわせてご紹介します。
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電子契約サービスを本格的に導入すると、主に「コスト削減」や「業務効率化」といったメリットが見込めます。
紙の契約書の契約に比べて電子契約では以下のコストが大幅に削減されます。
電子ファイル化された契約書は課税文書に当たらないため、従来の紙媒体での契約書でかかっていた、1通あたり数百～数万円の印紙税が削減されます。
電子契約では、インターネット上でデータの受け渡しをするため、印刷用紙、インク、封筒、切手など様々な備品が不要になります。また、紙の契約書のように保管するためのスペースも必要ありません。そして、作成や管理にかかる手間も時間も大幅に簡略化されるため人件費も削減することができます。
電子契約では、製本・送付や押印、返送などの手間がなくなるため、早ければ数分で契約締結することも可能です。変更があった場合も速やかに対応でき、過去の契約内容の確認が必要なときも、該当書類をデータから簡単に検索することもできます。
これまでは、商慣習や取引先の契約書取り扱いルールなどがあり、書類による契約締結が多く残っていましたが、上記のようなメリットに加えて、最近のテレワークの流れで契約書を郵送で受け取れないケースや、そもそも製本できないケースなども出てきているため、電子契約サービスの活用の流れが加速してきています。
更に、新型コロナの流行をきっかけに政府は押印廃止に向けて動きを進めており、LINE株式会社やGMOインターネット株式会社のように押印業務の廃止を宣言する企業も増えてきています。電子契約は企業の契約締結のスタンダードになりつつあります。
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まずは一部の業務や部署で試してみて、徐々に活用範囲を拡大していくとよいでしょう。主なステップは以下の通りです。
電子契約サービスの導入メリットである「印紙税の削減」を考慮して、契約額の大きい「サービス利用契約」や「請負契約書」などに利用すれば、大きな効果が見込めます。
とはいえ、実際にフローを体感してみないと活用イメージがつきにくいもの。「取引先との調整が難しい」「まずは社内で慣れて合意形成できるまではやりにくい」といった場合は、無理に最初から高額な契約書を優先させる必要はありません。
まず手始めに、契約書のボリュームゾーンとなるNDAや雇用契約書からスタートしてみるのもおすすめです。利用頻度の高い契約書が効率的に作成できるフローを体感してもらうことで、電子契約に対する社内コンセンサスも得やすくなります。
「電子契約システム比較15選！図解とタイプ分けで選び方を解説」の「導入におすすめ電子契約サービス」でご紹介していますので、詳しくはご参照ください。
はじめから広範囲に導入するとなると、管理できずに、社内での混乱や反発が生じる恐れがあります。先にもお伝えした通り、一部の業務や部署からのスモールスタートでの活用がおすすめです。その際、電子契約サービスは、どの文書において必須なのか、推奨なのか、活用ルールを明確にしておけば、その後の運用がスムーズになります。
また、電子契約を受けとる側にとっても、社内が電子契約の対応に慣れていない、あるいは承認フローが複雑だと、担当者には社内調整などがやや負担となります。電子契約へと移行する過渡期には、取引先との調整に負担を感じる社員から、書面の契約書で締結を進められるケースも多いでしょう。
電子証明書を受けとる取引先にコストや手間が発生しないサービスを選択することや、先方に電子契約を依頼する文章をテンプレートで作成して担当者に渡すなど、社外への配慮はもちろん、社内へのサポートも不可欠です。
電子契約の利便性が認知されフローが浸透するまでは、総務部や法務部にケースバイケースで個別にたくさんの相談が寄せられることが予想されます。事前に電子契約のデメリットや懸念事項をリストアップし対応策を備えて、社内へ向けた説明会を開催するなど、抵抗感を払拭する根回しをしておくことも有効です。電子契約サービスによっては、導入の際に社内外への説明会や説明用資料の作成のサポートをしてくれるところもあるので、相談してみるもの一案です。
導入の結果、どれだけ業務が効率化されたのか、そして印紙税がどれほど削減されたのか、具体的な効果を社内で共有するようにしましょう。一時的に生産性が低下したとしても、具体的な成功例を数値で可視化し、部署間を越えて全社員に共有することで電子契約へのモチベーションが高まります。
コストや作業工数の削減目標を明確に設定し、達成した際には数値で提示することで、電子契約サービスの効果が実感でき、活用する部署や書類の対象範囲の拡大に繋がります。
また、うまくいかなかった際には、どのように解決したのかも都度開示し、法務・総務部のノウハウを各事業部に共有していくことも、電子契約のナレッジを蓄積して活用していく上で大切な作業です。
2001年に電子署名法が施行されて以降、電子文書も紙書面で契約されたものと同等に通用する規定が順次整備され、近年では、一部の法的規制を除いてほとんどの契約類型において電子化が認められています。
このことから、電子契約を採用している企業では、基本契約、覚書、各種請負契約、NDA、申込書、請求書、雇用契約など、ほとんどの契約書が電子契約によって管理され、業務の効率化が図られています。
電子契約サービスでは、利用頻度の高い契約書のテンプレートがあらかじめ用意されているところもあります。例えば、「クラウドサイン」では、公式テンプレートとして下記のテンプレートが提供されています。
電子契約ならではの文言もあるので、はじめはテンプレートをもとに、カスタマイズしながら作成していくとスムーズに進められるでしょう。
また、APIを公開している電子契約サービスを利用することで、さらに効率的に契約書を作成することが可能です。例えば、CRMシステムと連携して、取引データから契約書を作成したり、社内稟議のワークフローと連携したりして、稟議の完了した書類をそのまま契約締結プロセスへ移行するといったこともできるようになります。
ほとんどの契約書において電子化が認められていますが、一部の契約類型では書面が必須になっているものもあります。
代表的な書面が必須の契約書は以下のものが挙げられます。
2019年4月、労働条件通知書の電子化が解禁され、企業が労働者に書面で交付することが定められていた労働条件通知書も電子メールで通知可能になりました。
このような流れから、上記に挙げたような契約書においても、今後電子化が認められるようになることが予想されます。
電子契約サービス導入のデメリットや留意点は下記のとおりです。
前述の通り、電子契約サービスを導入するにあたって周知・浸透するアプローチは必須です。社内向けの説明はもちろん、取引先からの同意を得るまでには少なからず手間がかかります。とはいえ、電子契約サービスを導入することで、業務フロー見直しの絶好に機会になるともいえるため、業務効率化や生産性向上に大きく貢献できるでしょう。
導入後に留意しておきたいのは、一部の契約書は書面での保管が義務づけられているため、電子契約と紙の契約書の管理を並行する必要があるということ。サービスによっては両方を一元管理できるものもあるので、管理工数を減らしたい方は検討ポイントにしておくといいでしょう。ただし、現状は書面保管が必要な書類も、今後電子化が認められていくことが予想されます。
また、法的効力についても確認しておきましょう。特に実印が必要になる重要書類を取り扱う場合は、法的効力の強い「電子署名」に対応したサービスを利用する必要があります。
電子署名は、電子署名法により、紙文書における押印や署名と同等の法的効力を持つものとされており、本人証明と非改ざん証明の役割を果たしています。例えば、「電子印鑑GMOサイン」では、第三機関である電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する電子署名を利用できるプランが用意されています。
契約書の電子化における法令も順次整備されており、電子契約の法的効力は今後より強固になっていくことは間違いありません。仮に法廷で争うようなことがあっても、訴訟上の証拠に十分なりえるものといえます。
現状では、電子契約における証拠力が争われた判例はありません。とはいえ、訴訟時に備えて、自社の採用している電子契約サービスの仕組みについて理解しておく必要があります。万全を期すならば、電子署名した電子契約のPDFや、PDF署名パネルをプリントアウトしたもの、契約当事者のメールアドレス確認経緯がわかる資料、社内規程などを整備しておくとよいでしょう。
ここまでご紹介したポイントを踏まえ、おすすめのサービスをご紹介します。
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（出所：クラウドサイン公式Webサイト）
【特徴】
取引先には、メールで届いた書類をクリックし、オンラインで内容を確認して合意締結してもらうのみ。書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がなく、費用も発生しないので取引先に負担をかけずに利用できる。知名度の高さや弁護士ドットコムが運営していることも安心感があり、操作性の高い管理画面にも定評がある。
月間5件の契約までは無料で契約できるので、その範囲であれば実質コストをかけずに利用することが可能。
（出所：BtoBプラットフォーム契約書公式Webサイト）
【特徴】
テレワークやスムーズビズにも対応。「契約書のアップロード」・「取引先に締結を依頼」・「取引先の締結」の3ステップで簡潔かつスピーディーに契約業務を完了できる。国内最高レベルのデータセンターによる24時間365日体制のサーバ保安監視システムも強み。業種や規模を問わず多数の企業からの導入実績を誇る。
（出所：電子印鑑GMOサイン公式Webサイト）
【特徴】
法的効力がある確実なクラウド電子契約サービス。紙と印鑑で取り交わされていた安心感のある従来の契約文化を踏襲し、電子化移行への不安の解消に力を入れている。全世界で2,500万枚の電子署名を発行した実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されている電子認証局と直接連携した安全性の高いサービスを提供している。
（出所：WAN-Sign公式Webサイト）
【特徴】
ＮＸグループの同社が提供する、GMOインターネットグループ「GMOサイン」を基盤とした電子契約サービス。API公開されており、現在利用中のワークフロー、CRM、基幹システムと連携することが可能。4,000社の機密書類の管理実績を誇り、電子契約と原本の一元管理ができ、過去の原本も含めた一括管理を実現できる。
（出所：ジンジャーサイン公式Webサイト）
【特徴】
クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供する同社が新たにリリースした電子契約サービス。事業者署名型でタイムスタンプを付与して契約を締結。契約書の保管・管理は電子帳簿保存法に対応。契約のステータス管理機能やテンプレート作成機能など、業務効率化のための機能も備える。
（出所：契約大臣公式Webサイト）
【特徴】
テンプレートを使って契約書を作成したら、後はメールで契約先へ送信するだけ。オンラインで確認・締結完了までワンストップで対応可能（契約先は別途サービス登録不要）。オンライン上で同意がなされると、締結完了メールとともにタイムスタンプ付き契約書PDFが自動で送信されてくる。締結後も契約書はオンラインで一元管理可能。
（出所：DX-Sign公式Webサイト）
【特徴】
月額8,800円の基本プランに「テンプレート書類作成」「電子署名・タイムスタンプ」「紙の契約書のインポート」など、電子契約に必要な主な機能を標準装備。業界最安水準の利用料で大幅なコスト削減を支援する。導入にあたり、従業員や取引先への特別な研修・説明を要することなく、手軽にスムーズに利用を開始できる。
（出所：マネーフォワード クラウド契約公式Webサイト）
【特徴】
導入実績10万社以上を誇るマネーフォワード社提供の電子契約・契約管理サービス。契約書の作成・申請・締結・保存・管理まで契約業務を1つで完結できる。紙の契約書や他社電子契約サービスから受領した電子契約データなど、あらゆる契約書の一元管理が可能。承認者や申請履歴といった契約経緯の記録や契約書のバージョン管理に対応し、不正防止にも役立つ。
電子契約サービスの本格的な導入は、全社を挙げて業務フローを根本的に見直すことや、取引先の理解を得るために丁寧な説得が必要になります。このような運用するまでのプロセスのハードルの高さに導入を躊躇してしまっていた企業も少なくありません。
一方、すでに、運用している企業では従来の書面での契約管理とは比較にならないほど、コスト削減や社員の負担軽減を実現し生産性を向上させていることも事実です。
コロナ過において企業の在り方が問われている今だからこそ、電子契約サービスの導入に向けて本格的に取り組むべきタイミングとも言えます。
電子契約サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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