来客対応が多いため、従業員の負担を軽減するために、iPad対応の受付システムの導入を検討している方へ。機能や選び方、比較ポイントとともに、おすすめのiPad対応受付システムを紹介します。
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iPad対応受付システムとは、iPadを主としたタブレット端末で企業のオフィスや工場などでの受付対応を効率化するためのシステムです。事前発行されたQRコードを読み込ませたり、担当者の氏名を選択したりといった簡単な操作で来訪者が受付を済ませたら、メールやチャットツールなどの受け取りやすい方法で担当者に通知されます。
これまで、受付対応業務には次のような課題がありました。
iPad対応受付システムを利用すると、上記の課題が一挙に解決できるうえ、以下のようなメリットがあります。
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iPad対応受付システムの主な機能は、以下の通りです。
| 主な機能 | 内容 |
|---|---|
| 来訪予約 | 事前に来訪者情報を登録しておき、QRコードなどを発行する。会議室予約システムとの連携で、取り忘れを防止するサービスも |
| 来訪受付 | 「事前発行されたQRコードを読み込む」「パスコードを入力する」「手書きで氏名や所属を記入する」といった方法で来訪者の受付を行う |
| 担当者名検索 | 担当者名を検索・選択して呼び出す。個別の担当者がわからない場合のために、部署・チーム単位での連絡設定も可能 |
| 来訪通知 | ビジネスチャットやメール、音声などで来訪を担当者に通知。通知の抜けもれを防ぎ、来訪者の待ち時間短縮に役立つ |
| 入退館記録 | 来訪の履歴を自動で記録。来訪者の情報だけでなく、担当者や対応時間も記録するよう設定すれば、データ収集に活用できる |
そのほか、次のようなオプション機能を備えたシステムもあります。
| オプション機能 | 内容 |
|---|---|
| カレンダー連携 | クラウド上のカレンダーに予定を入力し、来訪予定者に招待メールを自動で送付する |
| 名刺撮影 | カメラで名刺を読み込んで、来訪者情報を登録する |
| 音声通知 | 自動音声で担当者に来訪を通知する |
| 音声・ビデオ通話 | 外線、内線、専用アプリ、Microsoft Teams、PBX（電話交換機）などを利用して、来訪者と会話する機能。離席時・出張時の緊急対応もスムーズに |
| コメントバック | 来訪者に指定されたメッセージを通知。宅配業者への集荷有無や、不在予定などの連絡に有用 |
| 入館規約への同意 | 入館規約を表示して同意を得る。手書きの署名に対応したシステムも |
| NDAへのサイン | NDA（秘密保持契約）へのサインを取得する。QRコードと合わせてNDAの内容を事前に送付し、当日の手続きをスムーズに進めることも可能 |
| 入館証発行 | プリンターと連動して、入館証を発行する |
| ゲート・電子錠連携 | セキュリティゲートやスマートロックサービスと連携して解錠する |
| ホールディングス | グループ企業など複数の企業が同居するオフィスにおいて、一つの受付端末で複数企業の受付を行う |
iPad対応受付システムを選ぶ際は、次の2つのタイプから自社のニーズに合致するものをチェックしてみてください。また、中には無料で使えるシステムもあるので、あわせてご紹介します。
受付機能に特化したタイプ。シンプルにゲストの受付や案内を無人化・省力化したい場合におすすめです。導入に手間がかからない点が特徴で、iPadと使用者のPCにアプリをインストールするだけで使い始められます。小規模向けのシステムの場合、複数拠点の管理に対応していないものの、コスト面での負荷が少ないというメリットが見込めます。
たとえば「workhub Reception」は、iPadにアプリをインストールして初期設定をするだけで、利用開始できます。OSのバージョンが古すぎなければ、社内に余っているiPadを有効活用できるでしょう。端末が手元にない場合は、「らいきゃくん」のようにiPadをレンタルできるサービスも。
受付や案内以外の機能を搭載したタイプ。受付対応だけでなく、従業員の勤怠管理や会議室予約なども自動化・効率化したい場合におすすめです。
たとえば「ACall」は、受付チェックイン機能に加えて、座席予約や会議室予約にも対応。リモートワークと出社の両立や、フリーアドレス制の導入など、オフィスのアップデートを促進したい企業に向いています。
中には、完全に無料で使えるシステムも。受付・案内やチェックインの通知、訪問履歴の管理といった基本機能は搭載されているので、無料でも受付の無人化・省力化という目的が達成できます。「機能はシンプルでいいので、コストを最低限に抑えたい」という企業におすすめです。
導入に際して大掛かりな用意は必要ないため、機能に不足を感じたら有料プランに切り替えたり、ほかのシステムにリプレイスしたりすることも簡単です。
iPad対応受付システムを比較する際は、以下の3つのポイントをチェックしてください。
来訪者がチェックインする方法は、QRコード、担当者名やパスコードの入力、ビデオ通話発信など様々。そのため、自社の来訪者にとって使いやすい、もしくは担当者にとって対応しやすいチェックイン方法が用意されているか確認が必要です。
たとえば「ラクネコ」は、QRコードや担当者検索、パスコード、外線電話、カスタムボタンの5種類をチェックイン方法として用意。
また、セキュリティが気になる場合は、「Smart at reception」のようにビデオ通話で来訪者の顔を確認できるシステムがおすすめです。人の出入りが多い現場でも重宝します。
普段から使用しているツールに対応していると、来訪通知を見落としにくいのでおすすめです。多くのシステムがビジネスチャットツールとの連携に対応しているので、どのツールが使えるか確認しておきましょう。
たとえば「ACall」は、Slack、LINE WORKS、Chatwork、Google Chat、Microsoft Teamsなどのチャットツールに加えて、FaceTimeやオンプレミス型の内線電話、クラウド型の内線電話（Dialpad、BIZTELなど）といった通話にも対応しています。
また、「ラクネコ」のように専用通知アプリを提供しているシステムなら、アプリを使ってスマホを内線電話化することもできます。
受付を無人化することでセキュリティが心配な場合は、スマートロックと連携できるシステムがおすすめです。
たとえば「RECEPTIONIST」は、セキュリティゲート・自動ドア・スマートロックとの連携に対応。受付時に発行されるセキュリティゲート通過用のQRコードで入退館できます。
また、「GuestCool」のように、セキュリティゲート連携に加えて、来訪者把握による災害時対応機能を搭載したシステムも。
主なiPad対応受付システムのうち、受付に特化したタイプを紹介します。
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（出所：workhub Reception公式Webサイト）
業種を問わず、受付業務の無人化・省力化を実現する受付管理クラウドシステム。来訪者はあらかじめ受け取っているQRコードをかざすだけで担当者を直接呼び出せるので、待ち時間の短縮に役立つ。SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、アプリのプッシュ通知とも連携できるので、様々な方法で担当者に通知される。
QRコードのほかにも、顔認証や宅配業者向け、アポなしの訪問など、待受画面のカスタマイズも簡単に可能。また、法人向けスマートロック「bitlock PRO」と連携させれば訪問者の誘導までを完全無人化でき、更なる省力化を実現できる。
（出所：EASY-RING公式Webサイト）
インターフォンのようで親しみやすいシンプルなiPad対応クラウド受付システム。固定回線不要の通話に特化した受付機能が特徴で、音声による呼び出しだけでなくビデオ通話にも対応。画面越しで双方が顔を見ながら会話することで、丁寧な印象を与えつつ対面確認を実施できる。即時対応できない場合を想定した転送設定や、訪問履歴の閲覧などの管理機能も搭載し、おもてなしとセキュリティに配慮した無人受付を実現する。
自社ブランドのオリジナルデザインへの変更、総合受付・代表呼出など利用シーンに合ったメニュー表示など、受付画面のカスタマイズにも対応している。オフィスの場所や目的に合わせて柔軟に活用できる。
（出所：Smart at reception公式Webサイト）
取次対応が頻繁に発生する、中堅・大企業向けのクラウド型iPad受付システム。事前発行されたQRコードで受付が完了する手軽さが魅力だ。担当者への通知は、メール・チャットはもちろん、外線電話や内線電話、PBX（電話交換機）に加えて、Microsoft TeamsやSlackなどとの連携にも対応。電話での通話と、チャットツールなどでのテキスト通知を同時に行えるのも強みだ。
また、ビデオ通話は訪問者の顔が確認できるため、セキュリティ強化にも役立つ。自社に合わせた追加開発も応相談のため、自社に最適化したシステムとして利用できる。
（出所：ラクネコ公式Webサイト）
受付フローをシンプルに整理し、必要に応じて柔軟にカスタマイズできる受付システム。カレンダーアプリに予定を入力したタイミングで、受付QRコード付きのインビテーションメールを来訪者に自動送信。来訪者が受付のiPadにQRコードを読み取らせると、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで担当者へ直接通知される。そのほかにも、外線電話やIP-PBX、クラウドPBXに対応した通話機能、一台のiPadで複数企業の受付ができるホールディングス機能など、便利な機能がそろう。
また、専用通知アプリ「ラクネコMobile」を使えば、スマホを内線電話化できるので、オフィスのフリーアドレス化や、社員同士の通話料金を削減したい場合に有用だ。
（出所：らいきゃくん公式Webサイト）
中小企業にも使いやすい、初期設定も価格もシンプルな非対面型iPad受付システム。iPadの操作に慣れていない人でも使いやすいシンプルなUIで、受付業務を効率化する。名簿から担当者の名前を選択すると、本人にダイレクトで通知が届く。不在の担当者は非表示となるので、対応もれの心配もない。
また、コメントバック機能を使えば、出張や休暇の予定を通知したり、運送業者に集荷の有無を通知したりといった運用が可能。サービス導入時に専用のWebアプリが用意されるため、別途チャットツールをインストールする必要がなく、ポップアップ通知によって作業中でも見逃しにくい仕様になっている。
（出所：WowDesk公式Webサイト）
来訪者と担当者双方に配慮する、“おもてなし”がコンセプトのクラウド型受付システム。あらかじめ通知された4桁の受付番号を来訪者が入力すれば受付が完了。アポなしの場合も、担当者や部署を選択するだけで簡単に受付ができる。担当者にはビジネスチャットツールWow TalkもしくはMicrosoft Teamsから通知が送られる。動画で来訪者の顔を確認できる機能を使えば、来客対応時の人違い防止に役立つ。
また、通知を見逃しにくいスマートスピーカーによるオープンな音声通知や、Microsoft Teams Bot対応、カスタマイズ質問など、サービス品質向上に寄与する機能も充実。
料金：要問い合わせ
主なiPad対応受付システムのうち、周辺業務の効率化にも対応したタイプを紹介します。
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（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
年間約300万人の利用実績がある、多機能なクラウド受付システム。99.95%という安定したシステム稼働率と、セキュリティ対策との連動に強みを持つ。
事前発行されたQRコードをかざすだけの受付や10種類以上のチャットツールとの連携に加えて、入館証の発行やセキュリティゲート・自動ドア・スマートロックとの連携に対応。セキュリティ面で妥協することなく、受付業務の負荷を低減する。また、プライバシーマークやISMSの取得・更新に必要な来客記録は、自動でクラウドに保存。更に、会議室予約システム「予約ルームズ」との連携にも対応しており、会議室の予約管理の効率化も可能だ。また、大企業向けのホールディングス機能やAzureADとの動機、6種類のSAML認証なども備える。
（出所：Acall公式Webサイト）
アポイント管理や取次対応にかかる負荷を解消するチェックイン管理システム。「iPadでの受付・入退館管理」「ワークスペースや座席の管理」「従業員の勤怠管理」「スマートロックとの連携」など、ワークスペースとモノ・行動・人をつなげる機能が多数そろい、それらを自由に組み合わせて運用できる。
たとえば、iPad対応の受付チェックイン機能は、事前発行されたQRコードを来訪者が読み込ませると、ゲスト情報やアポイント時刻、担当者、利用する会議室などの情報が端末に自動で記録。また、会議室チェックイン機能では、Webやスマホなどで会議室の予約や利用記録の蓄積に対応している。スポットチェックイン機能は、利用状況の一覧化によって、座席の確保と対面コミュニケーションを円滑化。これらのログは、オフィスのレイアウト最適化や利用時間の分析に役立てられる。
（出所：GuestCool公式Webサイト）
設備管理やセキュリティ管理までサポートする、来訪者管理＆会議ソリューション。顔認証や交通系カードによる入館手続きに対応しているほか、有料オプションでセミナーなどでの多くの来訪者にも対応可能な専用受付ツールやチェックインKIOSKなどが利用できる。
来訪があると、メールやチャット、SMS、音声などで担当者に通知が届く。また、給茶サービスやドリンクサービスと連携して、包括的なおもてなしを実現することもできる。会議室の予約管理機能では、予約状況と来訪者状況を可視化。「とりあえず確保」による会議室不足の防止に役立つ。更に、施設の稼働率や来訪者の傾向を分析し、オフィスの最適化にも貢献する。
（出所：MOT受付システム公式Webサイト）
受付業務や勤怠管理を自動化するオフィス受付システム。クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」のオプションとして利用できる。受付機能では、来訪者がiPad上で訪問先社員の名前を選択すると、直接「MOT/TEL（モッテル）」のスマホ専用アプリへ内線がつながる。外出やテレワーク中の社員とも通話できるため、迅速な受付対応が可能に。オプションで顔認証やアルコール検知もできるうえ、オンプレ・クラウドの両方に対応している点も便利だ。
また、iPad打刻や出退勤記録の自動集計に対応した勤怠管理機能や、部屋の利用権限を設定できる会議室の予約管理機能も搭載。
主なiPad対応受付システムのうち、無料で使えるタイプを紹介します。
（出所：Reclip公式Webサイト）
タブレットを用意するだけですぐに使い始められる、事務所や店舗向けの受付アプリ。直感的な操作でスムーズな受付を実現する。来訪者の氏名や所属、用件をタブレットに手書きで入力すると、Microsoft Teamsやslack、ChatworkなどのチャットツールやEメールで担当者に通知が届く仕組みで、配送業者用の専用ボタンも設置できる。
管理画面でのカスタマイズのほか、企業ごとの要件に合わせた開発相談にも対応。工場で事前入場予約や体温、車両ナンバーなど、業界独自の入力項目を実装した事例も。入退室ログの保存期間は2週間だが、月額500円の有料プランで永続的に保存され、ダウンロードも可能になる。
（出所：ENVOY VISITORS公式Webサイト）
高いセキュリティ性とシームレスなチェックイン機能を統合した受付管理システム。オフィスや施設、工場、キャンパスなどで導入されている。世界各国のコンプライアンスに準拠しており、海外を含めた複数拠点での運用も可能な点が特徴だ。
受付はQRコード、顔認証、ビデオ通話に対応。事前に担当者や来訪者が情報を登録しておけるため、受付の手続がスムーズに。来訪者の到着は、電子メールや「Envoy モバイル ホスト通知」で担当者に自動通知される。過去から今後の予定にいたるまでの来訪者リストや、リアルタイムの招待ログで忙しい日を予測するなど、来訪の記録をオフィス管理に活用できる点も魅力。
iPad対応受付システムは受付を無人化・省力化することで人的コストを削減できるだけでなく、セキュリティ強化や感染症対策などにも寄与します。
iPad対応受付システムを選ぶ際は、次の2つのタイプのうち、自社のニーズに合致するものをチェックするとスムーズです。
そして、「コストを抑えたい」「最低限の受付機能でOK」という場合には、無料で使えるシステムが選択肢となります。
システムを導入すればスムーズな受付対応を実現できるため、企業と来訪者の双方にメリットがあります。勤怠管理や会議室予約まで対応可能なシステムであれば、周辺データの一元管理にも役立ちます。この機会に、iPad対応受付システムの導入を検討してみてください。
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株式会社ビットキー
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株式会社RECEPTIONIST
豊富な導入実績を誇る、受付のプロが考案した内線電話を使わないクラウド受付システムです。取次ぎをなくし、日程調整から受付、会議室の予約・管理までワンストップで効率...
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