最終更新日:2024-05-15
ホテル・宿泊施設の清掃業務において、アナログな清掃指示や進捗管理に限界を感じ、専用システムの導入を検討している方へ。ホテル清掃管理システムの選び方、比較のポイントとともにおすすめのツールを紹介します。
ホテル清掃管理システムとは、フロントと清掃スタッフ間で清掃内容の指示や清掃状況をリアルタイムに可視化・共有して、客室清掃業務を効率化するシステムです。
紙で清掃指示書を作成したり、忘れ物を管理したりすると手間がかかります。また、清掃状況を確認するために、インジケーターや内線を利用する運用だと、進捗共有するのに時間がかかって作業効率が悪くなります。このように清掃業務が非効率的だと、スタッフの作業負荷が高まるうえ、客室案内が滞ってお客様を待たせてしまうリスクも。
ホテル清掃管理システムを導入すれば、PCやスマホ、タブレットを利用して、清掃状況をリアルタイムで共有できます。また、客室状況の変更や作業完了の報告、忘れ物の登録といった作業を、各スタッフが手元の端末上で簡単に行えるため、清掃管理に関わる幅広い業務の効率化に有用です。
ホテル清掃管理システムの主な機能は以下の通りです。
フロント・管理者と清掃スタッフとの間で客室ごとの清掃状況をリアルタイムで共有・管理する機能。清掃スタッフ側がモバイル端末から清掃状況を、フロント側が客室の滞在状況をそれぞれ反映することで、清掃予定に急な変更が生じた場合にも素早く対応できます。
客室ごとの清掃担当者や清掃項目、優先順、特記事項といった指示をシステム上で入力、共有する機能。複数の部屋に対する指示をまとめて更新できるシステムや、登録した作業量をもとに清掃する部屋の優先順を自動で割り当てられるシステムも。
忘れ物や故障箇所を発見した場合に、スマホやタブレットで写真撮影し、システムに登録できる機能。部屋番号や予約と紐づけることで、お客様からの問い合わせ対応もスピーディーに。
清掃にかかった作業時間を集計する機能。清掃スタッフごとの作業効率や、部屋タイプによる作業時間の平均などを把握することで、清掃指示の最適化に役立てられます。
ホテル清掃管理システムは以下の3タイプに分けられます。
清掃指示や清掃状況の管理、忘れ物管理などの基本的な清掃管理業務に加えて、清掃に関連する業務を幅広く効率化したい場合におすすめのタイプ。消耗品や備品の交換に伴う在庫管理や、報告書の作成といった周辺作業もまとめて効率化する機能が搭載されています。
たとえば「HOT/TEL C」は、消耗品・サプライ管理に役立つ機能を用意。清掃作業によって発生した消耗品の交換数を在庫に反映し、設定値以下まで在庫が減った消耗品の発注メールを自動送信します。
また、「DAYナビ」なら、入力された清掃報告をもとに日報・月報を自動で作成するため、報告書作成の手間を軽減や、清掃にかかる時間・コストの把握に役立ちます。ホテルごとの既存フォーマットに合わせてデータを出力するオプションサービスも。
基本的な清掃管理業務に絞って効率化したい場合向け。現場に浸透しやすいシンプルな機能や、低価格帯サービスが多いのが特徴です。中には、総合的なホテル管理システムと連携機能を備え、清掃業務から予約やフロント会計まで一気通貫で管理できるシステムも。
たとえば「Staysee清掃アプリ」は、1施設あたりの月額3,000円で、清掃スタッフ向けアプリは無制限でインストール可能。清掃スタッフ数が多い施設でも、導入費用を安価に抑えられます。
「Li-nen V2」は、画面タッチだけで清掃報告が完了する簡単操作が特徴。現場への素早い浸透が期待できます。
また、「PREVAIL 清掃管理システム」のようにホテルシステムと連携できるサービスなら、客室の滞在状況や清掃状況をシステム間で共有することで、スムーズな客室案内が期待できます。
VOD（ビデオオンデマンド）や館内案内を提供する客室インフォメーションサービスと、一体となったタイプ。客室インフォメーションサービスの導入も検討している場合におすすめです。
たとえばネットシスジャパン社の「清掃管理システム」は、客室のテレビから清掃の開始・終了の入力が可能。また、お客様からの清掃リクエストも、テレビのシステムを通じて受け付けられます。
ホテル清掃管理システムを比較検討する際に留意したい、3つのポイントについて解説します。
清掃業務中に発見した忘れ物や設備の故障箇所を、スマホなどからシステムに登録できるか確認しておきましょう。多くの場合、スマホで撮影した該当の物品写真を、品名や部屋番号とともに登録し、システム上で参照できる機能を備えます。
たとえば「DAYナビ」では、写真もしくは動画を撮影することで、忘れ物・故障の登録ができます。部屋番号を選択するだけの簡単操作で報告・管理が完了します。
また、「Li-nenV2」では、忘れ物・故障管理機能をオプションで提供。撮影、登録した忘れ物や故障箇所について、品名のカテゴリや部屋番号などで検索することができるため、お客様からの問い合わせ対応がスピーディーに。
優先順位の高い部屋を色や表示順でわかりやすく清掃スタッフに伝えられる機能や、ステイ/アウトの急な変更をリアルタイムで共有できる機能があると便利です。
たとえば「DAYナビ」では、優先して清掃すべき部屋を時間ごとに指定可能。ステイ・アウトの状況をプルダウンで選ぶだけで簡単に登録できます。
また「Li-nen V2」は、メモ・チャットメッセージ機能を提供。急な清掃指示変更などを管理者と清掃員との間でリアルタイムで情報共有できます。
清掃スタッフがスマホやタブレットを利用して清掃状況を登録・共有するため、入力負荷を軽減する仕組みがあるかどうかも重要なポイントです。多言語対応であれば外国人スタッフも簡単に入力ができます。
たとえば「Staysee」だと、清掃スタッフ側で必要な操作はタップ操作のみ。部屋番号や清掃項目のチェックリストをタップするだけで、清掃報告が完了します。また「轟」のように、清掃スタッフがNFCタグをスマホでタッチするだけで「清掃待ち」から「清掃終了」へとステータス変更できるシステムも。
「HOT/TEL C」は、日・英・中・スペイン語の4か国語の表示言語に対応。システム利用のための教育コストを軽減できます。
（出所：HOT/TEL C公式Webサイト）
フロントと清掃スタッフ間のリアルタイムな情報共有をサポートする清掃管理システム。清掃状況、忘れ物の管理からリネンサプライの在庫管理まで幅広くカバーする。
客室の滞在状況や清掃状況を色分け表示するルームインジケーター機能は、1分ごとに状況が自動更新され、最新の状況をひと目で把握できる。リネンサプライ、アメニティの使用状況などもスマホからチェックを入れるだけでシステムに反映。消耗品の在庫数が設定値を下回ると、自動で発注メールを送信して在庫管理・発注の手間を削減する機能も。
忘れ物管理機能では、撮影・登録された忘れ物のデータについて、拾得日、部屋番号、品名などから検索可能。ゲストからの問い合わせに素早く対応できる。
（出所：Jtas公式Webサイト）
客室清掃事業を展開する同社が、現場の課題や顧客の声に基づき開発した清掃管理システム。清掃予定管理や忘れ物管理、清掃費用自動集計など、業務効率化を実現するための機能が多数そろう。スタッフのアサインや手配品の追加、各部屋の清掃タイミングといった情報を入力することで、清掃指示が出せる。指示内容の変更履歴が残るため、口頭で起こりがちな伝達ミスを防ぎ、外注の清掃会社とやり取りを行う際のトラブル防止にも役立つ。
また、英語、ベトナム後、ネパール語など多言語表示に対応しており、外国人スタッフともスムーズに情報共有できる。システムのみの利用プランのほかに、同社が提供する清掃請負サービスと併せて利用できるプランも用意。
（出所：DAYナビ公式Webサイト）
ビルメンテナンス・清掃請負事業のノウハウをもとに、現場の利便性を追求した客室清掃効率化アプリ。清掃指示、客室状況の一覧表示、遺失物・故障報告といった管理機能に加え、清掃員の作業ログを自動で取得する機能などを提供する。
清掃スタッフ向けの「清掃モード」では、最寄りの清掃可能な部屋など、優先順位の高い部屋から順に表示。ステイ・アウト情報の変更がリアルタイムで共有されるため、無駄な移動や待機時間の発生を防げる。また、複数施設の管理にも対応。施設全体の清掃状況を数値やグラフで見える化することで、各施設の進捗をひと目で把握できるようになるため、応援が必要な施設の検討などに役立てられる。
（出所：Room Tag公式Webサイト）
登録された手配業務をモバイルで見える化する客室サービス管理システム。清掃管理に特化したオプション機能「Room Tag 清掃管理オプション」を提供している。客室サービス管理機能としては、問い合わせ対応や清掃、メンテナンスのアサインなど、お客様の依頼に応える手配業務の集約や、客室情報の閲覧などが可能。
清掃管理オプションでは、スタッフのアサインやチェックリスト式の清掃指示といった機能を提供。中でも、作業優先順やコストを見える化するシフト計画に強みを持つ。客室のタイプごとに、清掃にかかる作業量、各清掃担当者の作業能率などを数値で登録し、各部屋の清掃にかかる時間・人的コストを見える化。コストや優先順を踏まえて清掃作業にあたるべき部屋を表示し、アサイン業務を効率化する。
（出所：PREVAIL 清掃管理システム公式Webサイト）
客室の清掃状況をタブレットやスマホで管理するクラウドサービス。シンプルな操作性によって、フロントと清掃現場間でのスムーズな情報共有と、業務効率化を実現する。
清掃完・清掃中・未清掃の客室を色分けして、各階の清掃状況をグラフ表示。わかりやすい画面で、進捗状況をすぐに把握できる。また、部屋別の特記事項など、清掃スタッフへのメッセージを部屋別に登録できるので、電話で指示出しをする手間が省ける。未読メッセージがある場合は、客室状況の一覧画面上で目立つ形で表示するため、見逃しの心配もない。
また、同社提供のホテルシステム（PMS）「PREVAIL」との連携に対応。予約対応や顧客情報を一元管理しつつ、客室の滞在状況、清掃状況をシステム間でリアルタイム共有できる。
（出所：Li-nen V2公式Webサイト）
小中規模の旅館・ホテル向け清掃管理システム。清掃指示も作業報告もワンタッチで完了できる簡単操作で、現場への素早い浸透が期待できる。スマホ撮影による忘れ物・故障管理機能は有料オプションで提供。
客室状況の管理では、施設に合ったステータスの作成・変更が可能。清掃完了や清掃中といったステータス以外にステイ清掃やアウト清掃、清掃後の点検（インスペクション）待ちなど、自施設の業務フローに必要なステータスを用意できる。
また、部屋、備品について情報共有できるメモ・チャットメッセージ機能では、管理者側の指示だけではなく、清掃スタッフからも返信が可能。急な清掃指示の変更やイレギュラーな対応が求められる場合にも、端末を使用してその場で対応して報告まで終えられる。
（出所：轟公式Webサイト）
ホテル・飲食店向けセルフオーダーシステム「轟」シリーズの客室清掃管理システム。客室に設置したNFCタグを使って、フロントと清掃スタッフの間で客室のステータスを簡単に共有。NFCタグをタッチするだけで清掃完了の報告ができ、効率的に報告作業を終えられる。
清掃待ち、清掃終了といった客室のステータスは自由に追加・編集でき、それぞれを色分けして表示。故障部屋となった場合は、設定により、インジケーター上で非表示にでき、清掃が必要な部屋のみをひと目で把握できる。
セルフオーダーシステム「轟」と連携することで、チェックインから清掃までの業務を一貫して効率化。更に、PMSと連携すれば予約情報をもとに、清掃スタッフ向けに必要な布団や備品の数量を伝えられる。
（出所：Cleaning Board公式Webサイト）
清掃スタッフとリーダー、フロントスタッフをつなぐコミュニケーションツールとして使えるクラウド型清掃管理システム。清掃指示、清掃状況の管理、遺失物・故障の報告機能といった基本機能を搭載しており、フロント・管理者・清掃スタッフの役割別に見やすい画面設計に強みを持つ。
清掃状況の確認画面では、館内全体の清掃状況に加え、各階ごとの表示にも対応。清掃スタッフ向けには、自分の担当客室や優先順、担当客室のチェックアウト情報について、色やアイコンでわかりやすく表示する。誤入室や清掃もれ防止に効果的な画面設計となっている。また、フロントや管理者は、清掃スタッフからの報告事項や清掃状況の更新履歴をリアルタイムでチェックできる。
（出所：清掃インジケーター公式Webサイト）
清掃状況の確認、報告に特化した清掃管理システム。各部屋のチェックアウト状況、清掃種別(ステイ清掃、アウト清掃)、清掃開始、清掃完了といった様々な状況をリアルタイムで一覧表示。清掃スタッフは手元の端末から状況確認や、清掃完了のステータス変更を行えるほか、フロントからの申し送りへの返信もできる。
フロント側は、各部屋番号をクリックするだけで、清掃不要・清掃完了・清掃中・故障部屋・STAY清掃といったステータスから、客室状況の登録・変更が可能。それぞれのステータスの並び順は自由に並べ替えられるので、お客様到着時には清掃完了の部屋を優先表示するなど、状況に応じてソートできて便利だ。
（出所：Staysee 清掃アプリ公式Webサイト）
小規模施設向け宿泊管理サービス「Staysee」の清掃アプリ。費用は、部屋数やアプリのインストール数にかかわらず、施設ごとの月額料金のみ。清掃状況の共有、忘れ物・故障管理といった清掃管理の基本機能を低コストで利用できる。
チェック用の清掃項目は備品別や設備別など自由に編集可能。当日の宿泊人数などの情報も表示されるので、タオルや浴衣など、人数分の用意が必要なアメニティの準備に便利だ。管理画面の予約ステータスが「チェックアウト」になると情報がアプリに自動送信されるので、素早く空室の清掃に取りかかれる。
また、忘れ物・故障の発見時は写真を撮るだけで管理画面に自動で反映される。忘れ物は予約に関連して保存できるため、落とし主からの問い合わせ対応もスムーズだ。
（出所：清掃管理システム公式Webサイト）
館内案内からスタッフの清掃管理までをカバーする、オールインワンのVODシステム。客室のテレビを利用して、清掃状況の確認・作業報告が行える。清掃時には、スタッフが客室のテレビ画面とリモコンを使用して、清掃の開始・終了を入力。次の清掃箇所もテレビ画面で確認できるため、効率的に清掃を進められる。PMSと連携して、PMS側の客室ステータスを画面に反映することも可能だ。
また、清掃開始〜完了までの時間を集計できるので、部屋タイプやスタッフごとに清掃時間の比較することで、業務改善やシフト最適化に活かせる。テレビを経由してお客様から清掃リクエスト（清掃要・不要）を受け付け、清掃予定に反映することもできる。
本記事では、ホテル清掃管理システムについて解説・紹介しました。
ホテル清掃管理システムを導入することで、フロント・清掃スタッフ間で客室の清掃状況をリアルタイムで共有できるようになるため、効率的に清掃業務を進められます。
ホテル清掃管理システムのタイプには「清掃の効率化機能が充実したタイプ」「清掃管理に特化したタイプ」「インフォメーションサービス一体タイプ」といったタイプに分けられます。自社に最適なタイプを絞り込んだら、「忘れ物・故障管理への対応有無」「清掃指示の柔軟性の高さ」「入力負担を軽減する仕組みの有無」といったポイントで比較検討を進めてください。
ホテル清掃管理システムを導入することで、清掃業務にかかる時間・人的コストを抑え、効率的な清掃によりスムーズな客室案内が可能になり、顧客満足度の向上も期待できます。
本記事を参考に、ぜひホテル清掃管理システムの導入を検討してみてください。
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