最終更新日:2024-06-05
「テレワークを問題なく自社で実行したい」「テレワークでもスムーズにコミュニケーションを実現したい」と考えている方へ。テレワークのメリットやテレワークツールで解決できる課題、タイプ別の選び方、おすすめのテレワークツールを紹介します。
テレワークとは、時間や場所に囚われない働き方のことです。PCやネット回線などのICTを活用することで、オフィスだけでなく自宅やコワーキングスペースなど社外でも働ける柔軟な勤務形態を実現します。
テレワークに切り替えるメリットとして、主に以下が挙げられます。
オフィス出社が不要なため、従業員の通勤手当や設備費、備品費、光熱費、印刷代など多くのコストを削減できます。企業の規模や業種にもよりますが、オフィスの規模を縮小・移転したり、完全にテレワークへ切り替えてオフィス契約を解約したりすることで、毎月何十万円もの節約が可能です。
テレワークは通勤不要なため、移動や満員電車によるストレスを軽減可能。通勤時間に当てていた時間は、そのまま別の時間に利用することができます。身体的・精神的にも働きやすい状態を整えることで、従業員は自分の仕事に集中しやすくなり、最終的に企業の生産性向上につながります。
災害や感染症など想定外のトラブルが発生した場合、オフィスワークでは会社に被害が及び事業が停止するリスクがあります。テレワークなら従業員が別々の場所で勤務しているため、通信体制さえ整っていれば仕事を続行可能。普段はオフィスワークでも、テレワークへの対応体制を整備しておくことで、不測の事態でも事業を継続できます。
テレワークの導入は、従業員の働きやすさ向上だけでなく、外部に対し「良好な労働環境である」とイメージ付けることにもつながります。多様な働き方に対応している印象を世間に発信できれば、「子育てと仕事を両立させたい」「ワークライフバランスを大切にしたい」など様々なニーズを抱える人材からのイメージがアップ。優秀な人材からも選ばれる企業になるでしょう。
テレワークは上記のメリットがある一方、社内で運用体制が構築されていないと以下のような様々な問題を引き起こす可能性があります。
オフィスに出社していれば、何かあった時も従業員同士で簡単にコミュニケーションをとることができましたが、テレワークは別々の場所で働く関係上、気軽に話しかけるのが難しくなります。社内チャットツールを使えば連絡は取れますが、テキストベースでは細かい認識のすり合わせに時間がかかります。また、気晴らしの雑談もしづらいため、従業員が孤独感を覚えやすいという指摘があります。
対策としては、導入時に一定のルールを取り決めておくことが大切です。たとえば、「どこからどこまでをテキストでやりとりするのか」「どんな場合に電話やWeb会議を行うのか」「どのツールを使うのか」など。これらは社内に限らず、「商談や打ち合わせをどのように実施するか」など、社外とのコミュニケーション方法についても同様です。
オフィスに出社していれば、ファイルを社内ネットワーク上で共有したり、書類を直接手渡ししたりできるため、従業員間の情報共有はスムーズに行うことが可能です。
テレワークでは社内ネットワークへの接続が難しくなるため、メールやチャットなどでの受け渡しが必要です。紙の書類も直接渡せないため、PDFなどに変換しなければなりません。特に日報や週報、人事評価シートなど、複数メンバーの承認やコメント修正が必要なファイルは、リアルタイムで共有できず不便になる恐れが。マニュアルなど随時更新が必要なファイルも、テレワークでは変更内容や履歴を追いにくくなる恐れがあります。
共同作業のプロジェクトでは、「誰が・いつまでに・どの作業を進めるのか」という点を可視化したうえで、リアルタイムでの管理が必要です。オフィスへ出社していれば、作業の進捗状況確認や不明点の質問などを必要なタイミングで実施できます。
テレワークではチャットのやり取りがメインになるため、連絡に抜けもれが発生する可能性があります。抜けもれがあると、リアルタイムの作業状況がわからず「従業員同士で重複対応してしまう」「連絡を見落とし納期が遅れる」といった事態が起こり、共同作業を進めにくくなってしまいます。
オフィスへ出社していれば、管理者はある程度部下の動きを把握できるため、「作業を怠っている従業員を注意する」「残業時間が多い従業員へ声掛けする」などが可能です。しかし、テレワークでは部下の動きを把握しにくいため、手を抜く従業員が現れるかもしれません。管理側も明確な根拠がないため注意しにくいでしょう。
また、従業員の労働実態も把握しにくいため、労務管理が難しくなります。たとえば、システム上は毎日定時退勤していたとしても、「自宅で夜中まで作業している」「業務超過で休日も働いている」というケースもあり得ます。こうした超過労働に労務管理側が気付かず改善されなければ、従業員の離職につながる恐れもあります。
テレワークでは、業務データや個人情報などを社外に持ち出す必要があるため、オフィス内で完結させる場合に比べると、情報漏えいのリスクが高まります。万が一、業務用PCやスマホなどを紛失するようなことがあると、企業への信頼は大きく低下します。
また、テレワークではインターネットに接続する端末も企業のネットワーク外にあるため、サイバーセキュリティ対策も重要になってきます。個人PCで作業する場合、各従業員にウイルス対策ソフトの導入を徹底しなければ、マルウェアなどに感染し予期せず機密データが流出する恐れがあります。
テレワークには、コスト削減や従業員の働きやすさ改善といったメリットがある一方、上記のコミュニケーションミスや超過労働などの課題を引き起こす恐れもあります。こうした課題をクリアし、テレワークの恩恵を受けるには、各種のテレワークツールの利用がおすすめです。
ひと言で「テレワークツール」といっても、テレワーク導入時の課題ごとに最適な製品は異なります。以下、最適なツールをまとめました。
| 企業の課題 | おすすめのテレワークツール | テレワークツールの種別 |
|---|---|---|
| 社内外でコミュニケーションを取りにくくなる | コミュニケーションツール |
|
| 組織での情報共有が難しくなる | 情報共有ツール |
|
| 共同作業をスムーズに進めにくい | 業務管理ツール |
|
| 働き方に目が行き届かなくなる | 労働時間管理ツール |
|
| 情報漏えいなどのセキュリティ リスクが増す |
セキュリティツール |
|
各ツールの具体的な機能などを以下で解説しています。テレワークツールを選ぶ際の参考にしてください。
テレワークに役立つ主なコミュニケーションツールとしては以下が挙げられます。
| 種別 | 機能・できること |
|---|---|
| チャットツール | LINEのような感覚で気軽にテキストコミュニケーションを取れるツール。 ・話し合うテーマやメンバーごとにグルーピングして必要なやり取りを整理できる ・「了解」「感謝」などのリアクション機能によって忙しいときでも簡単に返信できる ・未読と既読の判別機能によって、誰がどの情報にアクセスしたかチェックできる |
| Web会議システム | PCやスマホ、タブレットなどでオンライン会議できるツール。BtoBビジネスで利用しやすい。 ・画面共有機能を使い資料を見ながら会議できる ・レコーディング機能によって会議内容を正確に記録できる ・「議事録作成」「電子契約書送信」などの機能によって業務を効率化できる |
| ビデオチャット ツール |
Web会議ツールと同じくオンライン会議できるツール。BtoCビジネスで利用しやすい。 主な機能やできることは基本的にWeb会議システムと同じ。他に以下も。 ・スマホでの利用を前提とした、見やすい画面・シンプル操作 ・画面の指差し機能によって説明場所を正しく提示できる ・SMSを送るだけで顧客とビデオ通話ができる |
コミュニケーションツールなら、手軽にファイル共有したり簡単にWebミーティングを設定したりすることで、テレワーク中でも従業員間のスムーズなやり取りを実現できます。
たとえば、「Chatwork」なら業務や会議テーマに応じて簡単にグループを作成可能。直感的な操作でファイル共有やタスク管理ができるため、担当者ごとの進捗を手軽に管理し、メンバー間での「言った言わない」といったコミュニケーションミスを防止できます。
テレワークに役立つ主な情報共有ツールとしては以下が挙げられます。
| 種別 | 機能・できること |
|---|---|
| オンライン ストレージ |
インターネット上のストレージサービス。企業のデータを安全に保管・共有できる。 ・通信暗号化や認証機能などで特定のメンバーに安全にファイルを共有できる ・ログ管理機能によってファイルへのアクセスおよび操作履歴を確認できる ・バージョン管理機能によって誤って上書きした場合もファイルを戻せる |
| 社内SNS | 従業員間のコミュニケーションや企業理念の浸透なども促進できる情報共有ツール。 ・各種フォーマットをもとに簡単にマニュアルやノウハウを作成できる ・SNSと同じ感覚でスケジュールや日報などを投稿・共有できる ・各種マニュアルや日報などにいいねやコメントを紐づけられる |
| Web社内報 | オンライン化した社内報。コンテンツ作成の効率化や閲覧率の改善などを行える。 ・専門知識・スキルがなくてもスムーズに社内報の記事更新や発信をできる ・プッシュ通知で更新率や閲覧率の改善を促せる ・いいねやコメント機能で気軽にコミュニケーションを取れる |
情報共有ツールの活用することで、テレワーク中の従業員もメールなどで送ることなく、簡単にファイルを共有可能。リアルタイムで意見をもらうこともできます。また、誰かが別のファイルを共有した際に通知をもらうことで、効率的かつ抜けもれのない情報共有を実現できます。
たとえば、「OWNEDNEWS」は一般的なSNSに近いデザインのWeb社内報ツール。企業理念や業務に関わる情報をコンテンツとして発信したり、それに対していいねでリアクションできたりするため、コミュニケーションを活性化しつつ効率よく情報共有できます。
テレワークに役立つ主な業務管理ツールとしては以下が挙げられます。
| 種別 | 機能・できること |
|---|---|
| タスク管理ツール | 従業員のタスクや進捗状況などを一元管理できるツール。社外協力者との連携も可能。 ・ToDoリストやカンバンボード機能によってタスクの見落としを防止できる ・外部ユーザーも招待できるため大規模なプロジェクトも効率的に進行できる ・工数管理機能によって業務改善箇所の分析や予実管理ができる |
| プロジェクト管理ツール | 複数タスクや納品スケジュールなど、プロジェクト全体の進捗を管理できるツール。 ・ガントチャート機能によってプロジェクトの全体像を可視化できる ・Wiki機能によって議事録や仕様書などの独自情報を保管できる ・掲示板機能によってプロジェクト関係者へ手軽に情報を周知できる |
業務管理ツールを活用すると、関係者のタスクや進捗状況などをリアルタイムで共有可能。対面できないテレワーク中でも対応忘れや抜けもれを防止できます。
たとえば、「Backlog」であれば、個人タスクだけでなくプロジェクト全体をガントチャートで見える化。ユーザー数が増えても料金は変わらないため、社内外を巻き込んだ大規模な業務もスムーズに進行できます。
テレワークに役立つ主な労働時間管理ツールとしては以下が挙げられます。
| 種別 | 機能・できること |
|---|---|
| 業務可視化ツール | テレワーク中の従業員のPCを通じて業務が正しく行われているかを管理するツール。 ・PCの利用開始・終了時間と勤怠時間を突き合わせて勤務実態を把握 ・キーボード操作やクリックなどから業務内容を可視化。さぼりを防止 ・組織におけるテレワークの生産性をダッシュボードで可視化 |
| 勤怠管理システム | オンラインで出退勤打刻や勤怠記録の集計などができるシステム。 ・集計機能によって勤務時間や残業時間を自動集計できる ・アラート機能によって、超過労働リスクがある従業員や管理者へ通知 ・休暇管理機能によって各従業員の有給取得状況を正しく把握できる |
システム上で労働時間を管理し、社外から残業時間や有給取得状況などを正確に把握できれば、「従業員への業務の偏りを見つけて割り振りを見直す」「有給取得ができていない従業員へ声掛けする」といった対応が可能です。
たとえば、「KING OF TIME」は自宅PCやスマホでの打刻だけでなく、GPS（位置情報取得）機能を利用することで、不正打刻の防止・抑止に役立ちます。
テレワークに役立つ主なセキュリティツールとしては以下が挙げられます。
| 種別 | 機能・できること |
|---|---|
| リモートアクセスサービス | 自宅や外出先のPCやスマホから社内システムにアクセスできるツール。 ・デバイス認証や２段階認証機能によってなりすましを防ぐ ・使用履歴の確認機能によって部外者がアクセスしていないかチェックできる ・ブランクスクリーン機能によってテレワーク中でもPC画面を見られない |
| MDM | 従業員の業務用端末の各種設定やインストールなどを一括管理できるツール。 ・業務と無関係なアプリの利用、ソフトのダウンロードを防止できる ・端末の紛失や盗難時に遠隔操作機能によってロックできる ・端末更新やWi-Fi設定などを一括管理できる |
セキュリティツールを活用することで、テレワーク中の従業員も社外に持ち出すことのできない顧客情報などに安全にアクセスできるようになります。管理者もテレワーク下にある業務用端末をチェックして、OSのバージョンが低いものを遠隔操でバージョンアップするなど、セキュリティ環境を効率よく維持することができます。
たとえば、「Optimal Biz」は位置情報確認機能やリモートロック機能などを搭載。万が一紛失しても、すぐさま端末をロックしたうえで場所を特定できるため、機密情報の流出リスクを抑えられます。
（出所：Chatwork公式Webサイト）
導入企業数43万社を誇るチャットツール。チャットだけでなく、ファイルを一緒に共有したり、ビデオ通話したり、To Doを利用したタスク管理機能を搭載。チャットはプロジェクトや会話のテーマごとなどで簡単にグループ作成が可能。グループは一覧表示されるため、複数の業務を進行していても直感的に利用しやすい。
外部サービスとの連携機能も豊富で、他の業務ツールのハブとして利用することで様々な業務を効率化できる。たとえば、経費申請通知をChatwork上で受け取れるようにすれば申請業務の抜けもれを防止できる。無料プランも用意されているため、「まずは使ってみたい」という企業にはおすすめ。
（出所：Google Meet公式Webサイト）
Googleアカウントを持っていれば気軽に利用できるWeb会議システム。アプリやブラウザを問わず参加できる。直感的な操作で今すぐ会議をはじめたり後日の会議日程を設定できたりするため、テレワーク中でも必要に応じて手軽にコミュニケーション可能。会議日程はGoogleカレンダーに反映されるため、うっかり見落とす心配もない。
「Google Workspace」を利用すれば、ビジネス向け Gmailや大容量ストレージGoogleドライブ、文書作成Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、チャットなど、デバイス問わず利用できる各種オフィス機能も利用可能。
(出所：Box over VPN公式Webサイト)
インターネットを介してファイルを共有できるオンラインストレージサービス。1ファイルの上限容量も5GBのため、容量の大きなファイルを一時的ではなく、継続的に共有したい場合におすすめ。ストレージ容量も無制限のため、容量不足の心配もいらない。Adobeやgif、javaなど120種類以上の拡張子に対応してプレビューできるため、ストレージへのファイル保管時に形式を気にする必要がないのも心強い。
また、アクセス権限は「見るだけ」「編集できるけど、ダウンロードはできない」など7段階で細かく設定可能。ログも60種類のレポートで細かくチェック可能なため、厳しいセキュリティポリシーを持っている企業も安心。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
（出所：OWNEDNEWS公式Webサイト）
一般的なSNS感覚で利用できる社内SNSツール。シンプルで直感的に操作しやすいデザインで設計されており、SNSに投稿する要領で従業員の誰もが手軽に社内情報を投稿できる点が魅力。
コメント機能は記事ごとで自由にオン・オフでき、「人事異動を伝える記事はオフ」「社員の意見を求める記事はオン」というように使い分けが可能。公開範囲も10段階で設定できるため、情報共有したい相手へ記事を的確に届けられる。
また、よりスムーズな情報共有を実現するためのアクセス解析も可能。記事を読んでいる社員の属性や好まれているコンテンツなどを分析することで読了率の改善につなげられる。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
（出所：Backlog公式Webサイト）
カンバンボードやガントチャートで業務の進捗を可視化するタスク管理ツール。カンバンボードではそれぞれのタスクについて担当者や期日を設定することで、「誰がどのタスクを進めているか」を見える化。タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐ。ガントチャートでは、タスクを一覧化して全体の進行状況も一目で確認可能。各タスクへの取り組み度合いを色ごとでチェックできるため、直感的に業務全体の遅れも把握できる。
スタンダードプラン以上であれば、ユーザー数無制限で利用可能。増えても料金は変わらないため、大人数のプロジェクトを進めたい企業にもおすすめ。
（出所：monday.com公式Webサイト）
カスタマイズに長けたプロジェクト管理ツール。特徴は単にタスクやプロジェクトを管理するだけでなく、目標やリソースなどを設定し、それと照らし合わせながら効率的に管理できるところ。たとえば、プロジェクトの進捗状況だけでなく、目標達成割合や残存リソースなどを視覚的に確認することで、いざという時もより的確な判断を早期にくだすことができる。目標以外にも「先月の売上高」「顧客満足度」などの指標を設定することができるのもポイント。
また、プロジェクトで発生する作業、プロセス、ツール、ファイルも一元管理可能。チャット機能も搭載されており、別ツールを使うことなく気軽にメンバーとのコミュニケーションもとれる。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
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(出所：MITERAS仕事可視化公式Webサイト)
ホワイトな働き方を応援する仕事可視化ツール。テレワーク中の従業員のPCのログオン・ログオフから正確な稼働時間を客観的に把握。サービス残業や休日の隠れ仕事など、残業時間を超過しがちな従業員対策にも有効。別途勤怠管理システムで自己申告した勤怠時間と乖離があった場合にアラート通知をすることもできるため、問題のありそうな従業員を早期に発見できるのも魅力。
そのほか、PCログから「誰が・いつ・どんな作業をしたか」も随時確認可能。さぼり防止以外にも、管理者層が従業員の仕事実態を正しく把握することで、生産性アップのための取り組みにもつなげやすい。
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（出所：KING OF TIME公式Webサイト）
利用者数330万人以上の豊富な実績を誇る勤怠管理システム。豊富な打刻手段の中から、自社にマッチした方法を選ぶことができ、たとえば、テレワークであればPCのパスワード認証や業務用端末での出退勤打刻だけでなく、PCのログオン・ログオフを自動で出退勤打刻として記録することもできるため便利。
各社独自の勤怠管理ルールに則したカスタマイズも可能。「3カ月単位のフレックスタイムを踏まえて勤怠管理したい」「テレワーク中の超過労働を防ぐためにアラートで従業員へ通知したい」など、ニーズに合わせて対応できる。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
（出所：MagicConnect公式Webサイト）
自宅の個人端末から手軽に社内用PCを操作できるリモートアクセスツール。個人情報を社外へ持ち出す必要がないため、テレワーク中でも「社内でしかできない作業」を安全に実行できる。上記以外にも情報漏えいリスク軽減の措置が豊富。社内端末のファイルを外部へ持ち出させない「ファイル転送禁止機能」や登録したアプリでしか操作できない仕組みを搭載しており、社内情報を厳重に守れる。
セットアップは簡単で、社内の端末にプログラムをインストールして、テレワークで利用する端末にはUSBを挿入、もしくはアプリをインストールするのみ。特別に既存環境や設定を変える必要はないため手間がかからずに利用できる。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
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（出所：Optimal Biz公式Webサイト）
業務用端末の遠隔ロックやデータ消去、強制スクリーンロックの実行などでテレワーク時に企業情報を守ることのできるMDMサービス。WindowsやiOSなどの「OS別」、法人や教育機関といった「業界別」でシステムを提供しているため、業種・業界を問わず幅広く導入できる。オンプレミス型も提供しているため、より高いセキュリティが求められる工場や官公庁でも使いやすい。
大量の端末を一括設定できるため、導入時の作業コストも削減。導入後はレポート機能やアラート通知、アプリ配信などを活用してスムーズに運用できる。
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
テレワークツールに「完全無料の製品」はありませんが、無料プランで機能が充実しているものは存在します。無料で機能が充実しているテレワークツールを4つ紹介するため、まずはお試し感覚で利用してみましょう。
（出所：Slack公式Webサイト）
議題やプロジェクト、テーマなど幅広い種類でグループを作って気軽にコミュニケーションが取れるチャットツール。各グループがわかりやすく一覧表示されており、メンションやスタンプによるリアクションも可能なため、LINE感覚で手軽に利用できる。
無料ではチャットやファイルの保管期限が設けられている。ただし、重要項目はピン留めできるため、日常のビジネスコミュニケーションなら問題なく利用できる。
無料と有料の機能の違いは以下の通り。
| 無料の主な機能 | 有料の主な機能（プロの場合） |
|---|---|
|
|
（出所：セキュアSAMBA公式Webサイト）
使い慣れたエクスプローラーで気軽に操作できるオンラインストレージサービス。ドラッグ&ドロップでファイル保存できるため、テレワーク中でも直感的な操作で簡単にファイル共有可能。ファイルはツリー状で保管されるため、部署やチームごとなど、従業員にとってわかりやすい形で管理できる。
無料は「容量5GB」「ユーザー3名」の制限はあるが、小規模なプロジェクトやチームであれば十分活用できる。
無料と有料の機能の違いは以下の通り。
| 無料の主な機能 | 有料の主な機能（スモールの場合） |
|---|---|
|
|
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
（出所：HRMOS勤怠公式Webサイト）
打刻した勤怠データを給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システム。給与明細の発行及び従業員への配布まで実行でき、集計や数値の確認作業を削減できる。有給取得状況の確認や超過労働者へのアラートも可能なため、テレワーク中でも適切な勤怠管理を実現。
利用人数が31人以上なら有料プランとなる。ただし、従業員数が31人以上でも「システムの利用人数が30人以下」なら無料で利用可能。登録する人材を絞れば、中規模程度の企業でもコストを抑えて導入できる。
無料と有料の機能の違いは以下の通り。
| 無料の主な機能 | 有料の主な機能 |
|---|---|
|
無料の機能＋以下の各種オプションを追加可能
|
利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。
（出所：Trello公式Webサイト）
シンプルなカードやボードを使って各従業員の業務進捗を管理できるツール。カードに「誰が・どのタスクを担当しているか」を設定したら、あとは「未対応」「対応済み」のように作業進捗に応じてカードを移動するだけで現状を共有可能。
無料プランでもカードの無制限利用やストレージへの保管などが可能なため、ひとつのプロジェクトを管理するレベルであれば十分に活用できる。
無料と有料の機能の違いは以下の通り。
| 無料の主な機能 | 有料の主な機能（STANDARDの場合） |
|---|---|
|
無料の機能 ＋
|
テレワークの導入によって、従業員が時間や場所を問わず働けるようになります。自宅や旅先などで柔軟に働ける体制を整備することで、企業のコスト削減や従業員のストレス軽減などを実現できます。
しかし、テレワーク導入の検討時に「社内外でコミュニケーションを取りにくい」「情報漏えいリスクが心配」などの課題を感じる企業も多いのが実情です。課題解消のためには、自社の状況に合わせたテレワークツールの導入がおすすめです。
テレワークツールはたくさん種類がありますが、自社で感じている課題によって、必要なものは異なります。以下のようなタイプから自社のニーズに合ったものを選びましょう。
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