会社のPCで何となく標準搭載の「Microsoft Outlook」を使っているけど、プライベートや副業では便利なWebメールもあわせて使いたいと思っている方へ。本記事では、会社はもちろん、手軽にプライベートや副業でのメールもまとめて管理できるメールソフトを紹介します。
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メールソフトとは、電子メールを送受信するためのソフトウェアです。
一般的に「メーラー」とも呼ばれるメールソフトには、メール送受信に特化したシンプルなものから、カレンダーやタスク管理機能を搭載する多機能なものなど、その種類は多岐にわたります。中には、複数のメールアドレスを一元管理できるソフトもあり、仕事とプライベートでメールを使い分けたいという人にもピッタリといえるでしょう。
これらのメーラーは、PCにインストールして利用されるのが一般的ですが、近年はクラウドサービスとしてWebサイトにログインしてメール送受信などが利用できる「Webメール」もメーラーと同様の機能を持っています。本記事では、効率的なメール送受信を行うツールとしてメーラーとWebメールをあわせて紹介します。
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メールソフトには、大きく分けて「メーラー」と「Webメール」の2種類に分類できます。PCにインストールして利用するメーラーに対し、Webメールは専用ソフトを使わずWebサイトにアクセスしてメールの送受信を行うのが大きな特徴です。
ただし、「メールソフト」と「メーラー」の定義は厳密ではありませんし、「メールクライアント」という別の名称もあります。あくまで本記事ではわかりやすさを優先して便宜上、以下の分類・区別にしています。
| 種類 | 特徴 | サービス例 |
|---|---|---|
| メーラー | PCやスマホにインストールして利用する | Microsoft Outlook、Thunderbird、Sparkなど |
| Webメール | Webサイトにログインして利用する | Gmail、Yahoo!メール、Active! mailなど |
メーラーはPCへのインストール後、メールを送受信するための設定を行う必要があるものの、機能も豊富で複数の既存メールアドレスを一元管理できるといったメリットがあります。その半面、利用するPCやスマホすべての端末に逐一インストールと設定を行うといった手間が生じます。
一方、WebメールはWebブラウザからサービスにログインするだけでメールの送受信が行えるため手軽に使えるのが最大のメリット。PCだけでなくスマホやタブレットといったモバイル端末からのアクセスも容易に行えます。しかし、メールの保存容量には上限があるので、定期的なメールの整理や容量制限を気にしないで済む有料版への切り替えを意識する必要があります。
近年ではクラウドサービスが一般化したこともあり、従来からシェアの高かったメーラーの代表格である「Microsoft Outlook」も、Microsoft365の「Outlook on the web」というWebメール版を展開しています。こうしたメーラーとWebメールの両者に対応したサービスも普及し始めています。
メールソフトには様々なものがありますが、無料で利用できるものも少なくありません。ここでは、特に利用実績の多いメールソフトを3種類ピックアップして紹介します。
2024年以降のWindowsでは標準メールアプリとなっている代表的なメールソフト。世界中にある数百万の企業や個人が利用している。Windowsユーザーなら無料で利用できる。メールの送受信だけでなく、カレンダーや連絡先なども一元管理可能。
世界で約18億人を超えるユーザー数を誇る、Webメールの代表格。Googleアカウントさえ作成すれば自動的に使い始められる。無料版でもめ15GBの容量が割り当てられるため、メールを使う分には十分。Googleドライブやフォトと連動して利用できる。
完全無料のメールソフト。無料ながらタブ表示や高速な検索機能、アーカイブ機能、更にオープンソースで開発されているため機能を強化するためのアドオンも豊富。広告表示もなく、リモートコンテンツのブロック機能やメッセージの暗号化など、プライバシー保護機能も搭載。
続いてはメールソフトにどのような機能が搭載されているかを紹介します。
最近ではメールの作成・送受信にだけでなく、チャット、スケジュール管理、タスク管理（ワークフロー管理）、ファイル共有など多様な機能を備えた、グループウェア型のメールソフトが増えています。
| メールの送受信 | メールの送受信するための最も基本的な機能。WebメールならPCやスマホなどデバイスや場所を問わず利用可能。 |
|---|---|
| アドレス帳の管理 | 名前やメールアドレスなどの情報を登録しておくための機能。メーラーによっては、受信したメールの送信者名とメールアドレスを自動的に登録できる。 |
| メールの整理 | 送受信したメールをフォルダやラベル分けしたりできる機能。あらかじめ設定したルールに従って自動振り分けできるものも。 |
| メールの検索 | 送受信したメールを検索するための機能。件名や送信者、メールの内容などから検索できる。 |
| メールへのファイル添付 | メールに画像やドキュメントなどのファイルを添付するための機能。中には、オンラインストレージと連携して大容量ファイルを送信できるものも。 |
| HTMLメール対応 | 配色やフォントの自由度が高く、画像の表示にも対応するなど、テキストメールと比べて視覚的に訴えやすい、リッチなメールが作成できる。 |
| スパムメール対策 | 受信メールを判別し、迷惑メールと判断されたメールを自動的に振り分けるための機能。Microsoft Outlook、Thunderbird、Gmailなど、主要なメールソフトはほぼ搭載されている。 |
| ファイルスキャン | メールの添付ファイルを介して感染するコンピューターウイルスの脅威から守るための機能。暗号化されたZIPファイルのスキャン機能などを搭載したメールソフトがある。 |
| メールテンプレート | よく送信する文面をあらかじめ登録することで、すばやくメールを作成するための機能。メールソフトの中には、生成AIによって文面の作成をサポートしてくれるものも。 |
| スケジュール管理 | スケジュールの登録からアラーム機能など、スケジューラーとして使うための機能。受信したメールから予定表に追加できるメールソフトもある。 |
|---|---|
| タスク管理 | 予定している作業を登録し、進捗状況を管理するための機能。メールソフトの中には、受信したメールからタスクを登録できるものもある。 |
| ファイル共有 | クラウドストレージなどと連携して大容量ファイルを共有するための機能。GmailやMicrosoft Outlookで利用することができ、ストレージに保存したファイルのリンクをメールで共有できる。 |
| オフィススイート連携 | Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどのオフィススイートとシームレスに連携することで、メールソフトから離れることなくドキュメントの閲覧や編集、さらにはスケジュールやタスクの管理ができる。 |
| 外部ソフト連携 | ウイルス対策ソフトや顧客管理システム、メールの自動配信ツールなど、外部ソフトと連携するための機能。 |
| ワークフロー管理 | 「タスク管理」に似た機能で、プロジェクトやチームごとに行うべきワークフローを共有することで、作業の進捗状況の把握や作業漏れを防ぐことができる。 |
|---|---|
| 掲示板 | 社内の重要なお知らせや伝達事項を表示する掲示板機能を提供。スレッド形式を採用しているため、情報の整理やレスポンスが見やすく、従業員間のコミュニケーションが効率的に行える。 |
| チャット | チャット機能を使うことで、リアルタイムでメッセージのやり取りが可能。迅速なレスポンスが求められる場面で特に有効。対応するメールソフトは一部に限られる。 |
メールソフトは、ユーザーの利用状況や目的によって、おすすめのタイプが異なります。メールソフトの利用目的としては、以下のようなものが考えられます。
【個人・企業向け】メールアドレスは持っており、送受信するためのソフトがほしい場合
【個人向け】メールアドレスも新規に取得して、メールをWeb上から手軽に送受信したい場合
【企業向け】セキュリティ対策が十分なWebメール環境を構築したい場合
【企業向け】メール業務以外の他業務も効率化したい場合
以下、それぞれの用途はもちろん、特徴やメリットを交えながらメールソフトの選び方を解説します。
【個人・企業向け】メールアドレスは持っており、送受信するためのソフトがほしい場合
→既存メアドの送受信におすすめのメーラータイプ
例：Microsoft Outlook、Thunderbirdなど
既に会社やプロバイダーから割り当てられた「***@●●●.com」や「***@●●●.co.jp」などのメールアドレスを持っており、そのメールアドレスを引き続き、メーラーで送受信したい、新規購入したPCやスマホで利用できるメールソフトを使いたい、という人におすすめ。
たとえば、「Microsoft Outlook」なら、メールアドレスの発行元から提供される設定情報を登録するだけで、そのメールアドレスの送受信を開始できます。また、複数のメールアドレスを登録できるため、仕事やプライベートのメールアドレスを一元的に管理できます。
【個人向け】メールアドレスを新規に取得して、メールをWeb上から手軽に送受信したい場合
→手軽に利用できる個人向けWebメールタイプ
例：Gmail、Yahoo!メール、iCloudメールなど
SNSやSaaS、会員サイトなど各種サービスの登録・本人確認のため新しいメールアドレスを取得したい場合、もしくは、副業をスタートするにあたって場所やデバイスを問わずにいつでもどこでも送受信できるメールアドレスがほしい場合などに適しているのが、Webメールタイプです。
たとえば、「Gmail」なら簡単な手続きでGoogleアカウントが取得でき、同時にメールアドレスの発行も可能。オンライン上でメールを管理するため、PCやスマホ、タブレットなどのデバイスを選ばず、ネットさえつながっていればいつでもどこでもメールの送受信ができます。複数のメールアドレスを一括管理でき、アドレス帳の管理、メールの検索などの機能もほかのメーラーと遜色なく利用できます。
【企業向け】セキュリティ対策が十分なWebメール環境を構築したい場合
→セキュリティに強みの企業向けWebメールタイプ
例：Active! mail、CYBERMAIL Σなど
利便性の観点から、従来のメーラーからWebメールへの切り替えを考えているものの、その一方、常時インターネットに接続する環境になるため、「情報漏洩などのセキュリティリスクが心配」という場合におすすめのタイプです。近年は無料版のWebメールもスパムメール対策やファルスキャンなどの外部セキュリティ機能を搭載していますが、有料版はそれに加えて、不注意・過失によるウイルス感染や情報漏洩を防ぐための内部対策も充実しているのが特徴。
たとえば、「CYBERMAIL Σ」は大量の外部宛てメールアドレスを指定した場合、強制的に｢Bcc｣に自動変換する「Bcc強制変換機能」やメール文中のクレジットカード情報などの個人情報をチェックして、水際で食い止める「個人情報流出防止機能」を搭載しています。万が一に備えた抜かりないセキュリティ対策を求める企業にも最適です。
【企業向け】メール業務以外の他業務も効率化したい場合
→他業務の効率化におすすめのグループウェアタイプ
例：Microsoft 365、Google Workspace、eM Clientなど
メールの管理以外にも、スケジュールやデータなどの情報共有や申請・承認などの稟議といった社内業務をもっと効率よく行いたいというニーズに適したタイプ。メールソフトとしての機能だけでなく、導入をキッカケに様々な業務を同一のインターフェースから一本化したい場合におすすめ。スケジュール管理や掲示板、チャット、アドレス帳の同期などの機能があり、業務の効率化が図れます。
たとえば、「eM Client」なら、既存のメールアドレスによるメール送受信に加え、カレンダーやタスク、連絡先の管理をはじめ、チャットやノート機能によって様々な情報の共有が可能。Google WorkspaceやMicrosoft 365、Microsoft Outlookなどのメールサービスとの互換性にも優れるため、乗り換えや併用も検討できます。
自分のニーズに合ったメールソフトの種類がなんとなくつかめたら、続いては個々のメールソフトをより具体的に比較検討していく番です。その際は、以下のポイントに着目して検討していくとスムーズです。
PCやスマホへのインストールが必要となるメーラーは、ソフトによってWindowsやMac、AndroidやiOSなど対応するデバイスやOSが限られる場合があります。
たとえば、「Mailbird」などのメーラーを個人で無料利用するにはWindowsOSが必須。業務やプライベートを問わず、メーラーを利用したいデバイスやOSがある場合には、それらに対応しているか事前にチェックしておきましょう。
Webブラウザ上でメールを管理するWebメールの場合、基本的にデバイスやOSによる制限はありませんが、Webブラウザによっては正常に動作しない場合もあるため、サービスが推奨するブラウザでアクセスしましょう。
メールの作成や整理・検索など、送受信以外の関連業務についても課題感がある場合は、「どのメールソフトならそれらの課題を解決できそうか」効率化のための機能がサービス選定で重要になってきます。更なる業務の効率化を狙うなら、成長が著しいAI機能を搭載したメールソフトを活用すると便利です。
たとえば、生成AIを搭載した「eM Client」は、AIが返信メールの作成やテキストの文言などを適切なものに自動的に調整。これによって、業務の効率が大幅に向上し、時間を節約できます。また「サイボウズGaroon」もビジネスチャットツール「direct」と連携することにより、自動応答機能が利用可能。メンバー全員のスケジュールを参照し、共通の空き時間を見つけてくれるなど、業務効率向上に寄与してくれます。
業務でのメールソフトを選ぶ際には、周辺ツールとの連携のしやすさも重要な要素です。CSVファイルによる手動でのメールデータのインポート、ツール同士をプログラミングによってAPI連携するなどといった手段もありますが、なるべくクリックひとつで連携できるようなノーコード式のものを選ぶと便利です。
たとえば、よくあるツール間の連携として挙げられるのは、Slackに届いた通知をメールソフトでも通知する機能。昨今では、社内・社外問わず、メールソフト以外にも複数のコミュニケーションツールを採用しているのは一般的であり、それぞれのツールの連携が容易であれば、通知の見逃しを防ぎやすくなります。現在社内で利用しているツールと連携できるか、または連携が容易かどうかは事前に確認しておくとよいでしょう。
たとえば、「Mailbird」なら、Google系のサービスをはじめ、Slack、Facebook、Dropbox、Telegramなど、様々な周辺ツールとの連携に対応。多言語に対応しているため、海外ツールとの親和性にも優れています。
（出所：Microsoft Outlook公式Webサイト）
Microsoft Corporationが提供するWindows OS標準搭載のメールソフト。複数のメールアドレスを一括管理でき、PCはもちろんスマホやタブレットなどの端末でも利用できるのも特徴（Webメール版も利用可能）。無料版では15GBのメールボックス容量が使用可能。有料版にアップグレードすれば、広告の非表示化や高度なセキュリティ機能、50GBの容量が使える。「Microsoft Teams」との連携機能も搭載されており、会議の通知やスケジュールの追加などにも対応。ビジネスにおいて効率的な情報管理ができる。
（出所：Thunderbird公式Webサイト）
オープンソースによって開発された無料のメールソフト。複数のメールアカウントを一元管理できるだけでなく、拡張性に優れているためアドオンによって機能や外観のカスタマイズが可能。無料ソフトながらも広告表示がなく、そればかりかタブ表示やアーカイブ機能、更に迷惑メールや業務に必要なメールをフォルダに振り分けるフィルタリングや検索機能も充実。機能も豊富で使いやすいことから世界中で数百万人以上に利用されている。OSは、Windowsだけでなく、MacやLinuxにも対応していることから、様々な環境下で利用できるのも大きな特徴。
（出所：Mailbird公式Webサイト）
複数のメールアドレスの一元管理をはじめ、Gmailとの同期にも対応したWindows専用のメールソフト。400万人以上のユーザー数を誇り、メールの送受信といった基本機能は無料で利用可能。メールの検索機能も高速かつ強力で、Gmailのキーボードショートカットもサポートしている。プレミアム版なら連絡先やカレンダー、FacebookをはじめとするSNSとの連携機能を実装。カスタマイズ性が高く、使う人の好みに応じて各種機能のレイアウトをはじめデザインの変更にも対応している。
（出所：Spark公式Webサイト）
Windows やMacなどのPCをはじめ、 AndroidやiPhone、Apple Watchなどの多くのモバイルデバイスにも対応した無料のメールソフト。受信したメールを自動的にカテゴライズできるほか、あらかじめ設定した条件に合うメールを受信した場合に通知を行うといった機能を搭載することで見逃しも防止。Google ドライブやDropboxなどのストレージサービスと連携ができ、ファイルの共有も可能。チャット機能も搭載されているため、シームレスなメッセージのやり取りを行いたい人にも最適。
（出所：Gmail公式Webサイト）
世界で約18億人を超えるユーザー数を誇る、Webメールの代表格。Googleアカウントさえ作成すれば無料で使い始められる手軽さが魅力。無料ユーザーでも15GBもの容量が使えるため、ビジネスやプライベートを問わず、あらゆるシーンで容量不足を心配することなく利用可能。有料版に移行することで100GB、2TBなどの容量を増やすこともできる。
メールの予約送信やメッセージを削除せずに受信トレイから非表示するアーカイブ機能に加え、受信したメールをフォルダ分けするだけでなく、複数のラベルによって分類できるため利用シーンにあわせたカテゴライズできるのも特徴。
（出所：Yahoo!メール公式Webサイト）
ポータルサイト「Yahoo! Japan」が提供する、利用者数2,400万人超えのWebメールサービス。Yahoo! JAPAN IDを持っていれば無料で利用できる。保存容量が10GBまで徐々に増量するなど個人向けとしては大容量。国内最大のポータルサイト謹製のWebメールだけあって、日本人に親和性が高く使い勝手のいいユーザーインターフェースを採用。受信したメールの自動割り振り機能のほか、メッセージ内の予約情報をカレンダーに登録する機能を搭載。メールアドレスの変更を無料で行うことができるため、大量のスパムメールに悩む人にも最適。
（出所：iCloud メール公式Webサイト）
Appleのクラウドサービス「iCloud」の一部として提供されるフリーメールサービス。Apple Accountを作成してiCloudメールアカウントを設定すると、メール、写真、その他のコンテンツ用として5GBの無料iCloudストレージが提供される。メインアドレスとは別に、最大3つの別名メールアドレスを作成できる「メールエイリアス」機能を搭載しているため、仕事やプライベート、Webサービスの登録用など、用途に合わせて使い分けが可能。プライバシー保護やスパム対策としても便利。
（出所：Active! Mail公式Webサイト）
地方公共団体や教育機関を中心に累計2,250法人、1,300万アカウントの導入実績を持つメールソフト。データはサーバー側で一括管理され、クライアント側に保存されないため、万が一のデバイス紛失や盗難時にも情報漏えいを防止。SSL暗号化により、悪意のあるHTMLメールやなりすまし攻撃からも保護されるほか、誤送信防止機能や迷惑メールフィルタなど機能も豊富。添付ファイルを直接開くのではなく、画像化することで開く前にプレビューする機能を搭載するほか、怪しいメールかどうかが誰でも一目で分かる国別経路情報表示機能もオプションで対応。
（出所：CYBERMAIL Σ公式Webサイト）
創業20年のノウハウと実績をもとに改良を重ね続ける日本企業向けメールサービス。国内企業に求められる承認機能や添付ファイルの分離転送といった機能など、必要な機能を選んで使えるため、コストを削減しつつセキュリティを担保したいといった企業に最適。2万社、400万アカウントを超える導入実績を持つ。アンチウイルスやZIPファイルのスキャン機能、メールの誤送信対策や迷惑メール対策、フィッシングやなりすまし対策、権限設定など、多彩なセキュリティ機能を搭載。不正アクセスを防止するためのIPアクセス制御や二要素認証といった機能も搭載されている。
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（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
メールの送受信だけでなくカレンダーや連絡先、タスクの管理など、多機能なプラットフォーム。受信したメール内に記載されているスケジュールをカレンダーに書き込んだり、送信者を連絡先に追加して一元管理したり、メールを読みながら行える簡単な作業で業務を効率化することが可能。Microsoft 365に含まれるアプリとの親和性も非常に高く、Microsoft Teamsによるビデオ会議でリアルタイムなコミュニケーションを図れるほか、Microsoft SharePointを活用することでプロジェクトやチーム全体のスケジュール管理や共同作業をスムーズに行える。
（出所：Google Workspace公式Webサイト）
世界で18億ユーザーを誇るWebメールサービス「Gmail」を含む、ビジネス向けのクラウドサービス。GoogleカレンダーやGoogleドライブとのシームレスな連携に対応することで、メールの送受信だけでなくファイルの共有やスケジュールの管理も効率的に行うことが可能。検索エンジンを手掛けるGoogleのメールソフトだけあって検索機能に優れ、目当てのメール検索も非常にスムーズ。スパムフィルタやウイルス対策機能も強化されているなど、セキュリティ面にも死角なし。
（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
大企業から中小企業、そして製造業から店舗、ITサービスなどあらゆる規模や業態の企業での導入実績を持つグループウェア。メールの送受信機能はもちろん、スケジュールやワークフローの管理、掲示板、ファイル共有など、業務を効率化してくれるツールを集約。受信したメールは、Garoon内で通知が受け取れるため見逃すリスクを低減できるほか、OAuth2.0対応のセキュアなメール送受信が可能。外部のメールサーバーとも連携できるため、既存のメールアドレスを一元管理したい場合にも最適。
（出所：eM Client公式Webサイト）
全世界で10万社・250万ユーザーの導入実績を持つエンタープライズ向けメールアプリ。WindowsやMac、Android、iOSなど、主要なプラットフォームに対応しているため、デバイスを選ばず導入可能。メール機能のほか、カレンダーやタスク、連絡先の管理機能に加え、メモやチャットなど、社内業務を効率化するツールを集約。メール機能は、複数アカウントを一元的に管理できるほか、PGPとS/MIMEによるメール暗号化ツールも使用できるためセキュリティ面も安心。Google WorkspaceやMicrosoft 365、MS Exchange、Outlook.comなどの主要なプラットフォームとの同期にも対応しているため、ビジネスとプライベートを問わず幅広く活用可能。
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また、比較検討する際は、以下の3つのポイントをチェックするのがおすすめです。
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