サービス概要

「楽楽精算」は、18,000社以上（2024年9月時点）が導入する国内累計導入社数NO.1*の経費精算システムです。交通費・出張費・旅費・交際費などの申請・承認・経費処理をクラウド上で完結。プログラミング不要で画面のカスタマイズが可能であるため、従来の申請書のレイアウトをシステムに再現できることが強みです。その他、自動仕訳・会計ソフト連携、規定違反チェック、稟議申請などのワークフローなどにも対応しています。
*:デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）

主なポイント

• 申請者も経理担当者も楽に

経費・交通費・出張費・旅費・交際費などの申請・承認・経費処理をクラウド上ですべて完結します。スマートフォンにも対応。複数拠点での利用やテレワークにも最適です。

• 会計ソフト連携で手入力がゼロに

ご利用の会計ソフトに合わせたCSVデータを生成できるので、自動仕訳されたデータを会計ソフトに一括で取り込むことができます。

• 既存の申請書などを画面カスタマイズでそのまま使える

入力画面や項目名を、プログラミングなしで自由にカスタマイズできるため、使い慣れた既存の申請書のレイアウトや項目名を、そのままシステムに再現して利用できます。

• 規程違反チェックで差し戻しや修正作業を激減

必須項目の記載漏れがある申請や経費精算規定に反する申請に対し、画面に警告メッセージを表示させることや、申請不可にするといった設定ができ、ケアレスミスを未然に防ぎます。これにより、承認者や経理が行っていた差し戻しや修正の手間がなくなります。規程違反が抑制できるので、内部統制強化やコンプライアンスの遵守にもつながります。

インタビュー

カスタマイズ性の高さで社内システムとも“楽に連携”。経費精算に伴う定型業務を効率化

お話を伺った方：株式会社ラクス 楽楽精算 事業統括部 プロモーション課 斉田 恵理様

―楽楽精算はどのようなシステムでしょうか？

楽楽精算は交通費・旅費・出張費といった経費精算業務を効率化できる、累計導入社数国内最多の経費精算システムです。電子帳簿保存法に対応している上にほとんどの会計ソフトと連携可能なため、スムーズなペーパーレス化を実現できます。

元々、弊社では紙やエクセルを使って経理処理を行っていましたが、煩雑な業務を効率化したいという声が高まったため、社内システムの開発に着手しました。その時に実際の経理の要望を反映してできたシステムが、楽楽精算のベースです。

同じように経理処理の業務効率に課題を抱える中小企業が多いと考え、商品化を始め2009年にリリースしました。常に経理部門の負担軽減を第一に考え、機能アップデートを随時行ってまいりました。2016年には電子帳簿保存法への対応も行い、当時まだあまり進んでいなかったペーパーレス化の取り組みに対してもご提案ができるようになりました。現在も経理の現状や課題にあわせた機能改善を地道に行い、お客様のニーズと真摯に向きあいながらアップデートを続けています。

―圧倒的な導入企業を誇りますが、どのような点が評価されての普及でしょうか？

お客様に評価していただくポイントはいくつかありますが、その一つは、会計システムとの連携性です。経費精算システムによっては、会計システムと連携できるとは言っても、実際は、会計システムに合わせてデータ項目を組み替えたり、カスタマイズ費用を掛けてCSVのデータ出力の仕方を変えたりする必要がある製品もあります。楽楽精算では、プログラミングをすることなく、経理側で項目を自由に設定して会計システムと同じ形に調整できますので、カスタマイズ費用をかけずに連携できます。

―そうできるとデータの受け渡しに余計な時間をかけずに済みますね。

申請画面がカスタマイズしやすい形になっている点も強みです。項目名や概要欄の有無といった細かい設定ができたり、ドラッグアンドドロップで項目の配置を変更できたりする仕様になっています。それまで紙やエクセルで経理処理をしていた場合、システム側に固定のフォーマットがあると、「これまで入れていたこの項目はどこに入れればいいの？」と困る申請者が出てきます。

楽楽精算であれば元々使っていた申請書をシステム上で再現でき、申請書と同じ位置・同じ項目名に編集することが可能です。そのため、申請者もスムーズにシステム移行できる点を評価いただいております。また、他社製品では帳票の表示を調整するために都度費用がかかることがありますが、楽楽精算ではその点も経理が簡単にカスタマイズできるところが特長です。

もう一つ、「規程違反チェック機能」が充実している点も好評です。システム上で申請ルールを数式設定することで、必須項目が漏れていたら申請できないようにすることができます。出張精算の旅費規程を反映した数式を組めば、申請者が入力した段階で「この出張の場合は手当が何円です」と自動計算したり、金額や項目へのチェックが間違っていたらエラーを表示したりすることも可能です。

―規定違反チェックは業務の効率化に大きく役立ちそうですね。

そうですね。例えば、紙やエクセルで精算する場合は承認者に確認してもらうのが通常の流れですが、実際は規定と照らし合わせる時間があまり取れないこともあるため、結局は経理が申請者の情報をチェックして、誤りがあれば差し戻しをします。それでも対応してもらえない場合は、経理で修正するという手間が発生してしまうのです。

しかし、楽楽精算はシステム上で大抵のケアレスミスが防げるため、経理が細かくチェックする必要はありません。承認・確認・差し戻しの手間を大きく削減できる点は業務効率化の大きなポイントだと思います。

―楽楽精算はどのようなお客様が多いのでしょうか？

業界・業種問わず、従業員50～500名規模の中小企業に多くご利用いただいています。もちろん、実際は50名以下でも多くご利用いただいておりますし、1,000名以上の大企業でも多数導入いただいています。幅広い事業規模に対応しているというのが実情です。

―どのようなきっかけで導入を検討される方が多いのでしょうか ？

やはり紙やエクセルでの煩雑な処理を解消したいというのがきっかけになる場合が多いです。手作業でも頑張ればできてしまうため、これまでは後回しになりがちでしたが、業務を改善したいといタイミングで導入いただきます。

また、利用中の会計システムの経費精算機能を使っているものの機能性や操作性に劣るため、経費精算に特化したシステムにリプレースするという例も多くあります。

最近では電子帳簿保存法やペーパーレス化に対応したいというご相談も増えています。楽楽精算はJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けており、まだ法的要件が完全には固まっていない電子帳簿保存法の変化に対応できるよう、常に機能をアップデートしています。

―昨今のテレワーク化の一環で導入されるケースはありますか？

そういったご相談も増えています。クラウドサービスなので、ネット環境さえあれば経費精算や承認をどこでもできます。さらに、経費精算システムではあるものの「汎用ワークフロー」の機能があり、社内稟議や申請もシステム化が可能です。経費精算以外の社内稟議の捺印なども楽楽精算上で対応できるため、捺印や経費精算手続きのためだけに出社しなければならないときに役立ちます。

また、領収書の読み取り機能を使えばスマートフォンで撮影した領収書をデータだけで回覧できるという利点もあります。回覧の段階では原本がない状態で社内の承認・確認ができ、申請書のペーパーレス化を実現できます。ただし、原本は監査などに必要ですので、保管は法的にしなくてはなりません。

―実際に効率化に繋がった事例を教えてください。

ある企業様では交通費精算の際に券売機で利用明細を出して、エクセルに印刷した書類に貼り付けて回覧していたのですが、楽楽精算の導入後は交通系ICカードの情報を読み取って交通費精算を済ませられるようになったので、とても楽になったというお声をいただいています。通常1回の交通費精算に15分程度かかっていたところ、2,3分でできるようになったそうです。また、「この精算を忘れていませんか？」というアラームメールをシステムから自動で送ることができますので、申請漏れの防止に繋がったとのことです。

そのほか、電子帳簿保存法に対応した事例もあります。その企業様では社内の会計システムで経費精算後、領収書を添付して上長に承認をもらい、経理もかなり手作業で振り込み対応までしていたのですが、楽楽精算導入後は紙ベースの申請・回覧・承認作業が無くなり、原本を専用のボックスに入れるだけになったと伺っています。経理も支払いや仕訳のデータを楽楽精算からCSVで出せるようになったため、全体で3時間かかっていた作業が30分程度まで短縮できたというお声をいただいております。

―それだけ明確な成果が出ていると、いままでのやり方は何だったのかと思いますよね。

今まで紙でも処理できたし慣れているから変えなくていいという方もいるのですが、楽楽精算の導入をきっかけに「システム化は意外と簡単なんだ」と気付くことができたという声も多いです。経費精算にかかっていた時間を削減して財務分析に集中したり、決算業務をスムーズに終えられるようになったりしたと、ご好評いただいています。

―機能面以外でも強みがあれば教えてください。

営業の提案力に自信があります。弊社は東京、大阪、名古屋、福岡の4か所の営業所があり、状況にもよりますが、基本的には対面でご提案させていただく形を取っています。累計導入社数も豊富なため、営業担当も事例を交えた提案ができる点も強みです。

また、システム化に抵抗のある方は自分がシステムに合わせて変わらないといけないと考えている場合が多いですが、「システム側がユーザーの使い方に合わせていく」と考えるのが弊社のスタンスです。企業の規模や体制によってお悩みも異なりますので、企業担当者様の声を聴きながら、柔軟にカスタマイズ・機能改善をご提案できる点もご評価いただいています。

―今後はどのような点に力を入れていきたいですか？

企業の経理担当者様が必要としている機能を引き続き反映していきたいです。弊社の製品はバックオフィス業務の非効率な部分を解消していきたいという考えに基づいて作られています。楽楽精算で言えば、煩雑な業務やルーティン業務をITの力で効率化し、経営管理に時間を割いていただけるようにしたいという想いがあります。

弊社ではBO Tech（バックオフィス・テクノロジー）を提唱しており、バックオフィスの単純作業にかかる工数を減らし、バックオフィスのポテンシャルを活かしながら、創造力を活かせる業務に専念できるように、労働環境を整備するお手伝いをしたいと考えています。

料金

• 初期費用：100,000円
• 月額費用：30,000円～

※月額費用はご利用ユーザー数に応じて変動します。

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