サービス概要

「MAJOR FLOW ワークフロー」は、申請書画面の作成や自社に合った決裁業務を実現する汎用ワークフローシステムです。「FormDesigner」で誰でも簡単に新しい申請書を作成。豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入も可能です。マスタ参照やスクリプトを利用して高度な申請書の作りこみも可能。自社の業務にあった決裁フローを実現します。

主なポイント

• 簡単に思い通りの申請書を作成できる専用ツール「FormDesigner」

わかりやすく操作性の高い画面で誰でも簡単に申請書を作成。
マスタ参照やスクリプトを活用すると高機能な申請書も実現できます。

• 豊富なサンプル申請書

すぐに使える豊富なサンプル帳票を標準搭載。申請承認機能も充実しており、ワークフローの活用がスムーズです。

サンプル申請書一覧

• 入力時間を大幅に短縮

引越し・結婚などのイベントに応じてどの申請書が必要かを自動判定する「イベント機能」や、ツールチップやプレースホルダ―など、入力すべき内容がすぐにわかる「入力サポート機能」など、申請時の不明点を解消し、負担を軽減する機能が充実。ケアレスミスや問い合わせ対応の手間を削減して生産性向上を支援します。

• あらゆる承認経路に対応するワークフロー

直接フロー、並列フロー、部門別フロー、合議フロー、分岐フローなどあらゆるケースにも柔軟に対応します。
申請承認は、承認や否認だけでなく、代行承認、一括承認、引上承認、差戻し、代筆、事前確認依頼（根回し）など、様々なケースに対応しています。

インタビュー

複雑な経路対応は得意中の得意。意思決定の円滑化や申請の負担を減らす仕組みも充実

パナソニック ネットソリューションズ株式会社
常務取締役　塩手 敏浩様　企画部　主任　鬼頭 佳成様

―MAJOR FLOW ワークフローはどのようなシステムでしょうか？

MAJOR FLOW ワークフローは、申請書の作成・電子化や、企業様の状況に合わせたスムーズな決裁を実現できる汎用ワークフローシステムです。

MAJOR FLOW ワークフローは、エンドユーザー様がテクニカルな知識を持たずとも、Excelを組むようなイメージで簡単に申請書類が作れることを念頭に開発しました。総務、人事や経理など、膨大な種類の申請書がある会社様から電子化したいというニーズがありましたので、それに応える形で作りました。

また、昨今は新型コロナ禍の影響もあって在宅勤務が主流になりつつありますが、そうした在宅勤務者に必要な申請書類のなかでは人事・総務系、とりわけ就業管理や稟議決裁系のニーズが大きいです。MAJOR FLOW ワークフローは、こういった申請書フォームを誰でも簡単に作成することができます。1から作るだけでなく100種類ほどあるサンプルから選んでレイアウトを簡単に変えて利用することもできますから、簡単に効率化を進めるのに役立ちます。基本は項目を追加・削除・編集するだけで作成できますので、手間はかかりません。

ご利用企業の中心は中堅準大手様になりますが、50ユーザー程で使われている企業様も多くありますので、幅広くご導入いただいています。

―申請書が多くて効率的に電子化したいというニーズが多いのでしょうか？

それが一番多いです。導入時には最初10種類程度の申請書を電子化するという目標を立てて、3ヶ月ほどで電子化し、その後で実際にワークフローを適用するという流れが多いです。最初は人事・総務を入り口に、経理や企画など、部門を広げて電子化していくというのがよくあるパターンです。

特徴的な使い方としては、ゼネコン様がジョイントベンチャーを組んで期間限定のプロジェクトでビルを建設する際に、設計書や稟議決裁書として使いたいというニーズもあります。ジョイントベンチャーだと統一のシステムが無いことが多いので、FORMを使うことで対応するというケースがあります。指示書変更なども簡単にできますし、iPadで現場での利用ができるというのも大きいです。

―ワークフローへの対応が得意なのでしょうか？

ワークフローのエンジンはかなり作り込んであり、自信があります。例えば申請経路設定では、直接・並列・部門別・合議・分岐フローと、お客様の状況にあわせて柔軟に対応できます。分岐の場合は金額や申請内容に応じて分岐できますから、ほとんどの企業様はこれで対応できます。また、承認機能も一括承認や連続承認など、種類が豊富です。反対に設定で一部の承認機能を制限することもできます。例えば、一括承認は危ないから機能を使えなくするといった対応も可能です。

承認においては意志決定を止めないというのが最重要ですので、代理申請や代理承認は当たり前ですが、引上承認という便利な機能も入れてあります。これは本部長はいるけれど課長や部長がいないというような状況で、より上席の方が代わりに承認する形を取れる機能です。これらの機能はいただいたご要望を反映していった結果ですので、かなり充実したものになっています。実際、追加でカスタマイズを求められることはあまりありません。

―どういった機能を特にご評価いただいていますか？

総務・人事部門へのお問い合わせを減らすことにつながる機能類ですね。例えば、イベント機能というものがあります。これは結婚・転勤・入社などの場合にどんな書類が必要なのかといった質問を設定して、ユーザー様がそれに応えていくと、システムが必要書類を自動判定してくれるという機能です。質問に答えるだけで必要な書類が出せます。

具体的には、引っ越しの際に新しい住所や元の住所を記述式の項目にご入力いただくと、その内容が申請書に自動的に反映された状態で出てきます。これは、ユーザー様にとっても重複して情報を入力する必要が無くなりますので、便利です。また、設定も質問を並べていくだけで簡単にできるので、慣れれば1時間かからない程度で完了します。

―総務や人事の問い合わせ削減につながる機能が盛り込まれているのですね。

その通りです。他にもViewGeneratorという一覧表示画面作成機能がありまして、よくある一般的な検索では日付や題目で書類を検索しても、検索結果をひとつずつ開かないと内容が見られないという煩わしさがありますが、この機能を使えば「分類」や「内容」といった申請書の項目を自由に選択して一覧表示画面が作れます。

結果をExcelで出せる機能もあるので、例えば見積や受注を一覧で作って、取引先ごとに金額の一覧を作ったり、それをアウトプットしてExcelでグラフ集計したりと、さまざまな形でご活用いただけます。この機能は特にNotes/Dominoをご利用されていたユーザー様から見やすいとご評価いただいています。

―他にもご好評いただいている機能があれば教えてください。

あとはExcel印刷機能も重宝していただいています。Webのシステムですのでブラウザの印刷機能で印刷はできますが、長い書類だと途中で切れたり不格好になったりすることがありますよね。そこで綺麗な形でアウトプットしたい場合に、承認が終わった段階で記入内容をExcelと紐づけていただいて、A4一枚で印刷することができます。さらに押印機能と連携させることができ、MAJOR FLOW ワークフローで承認した方の承認欄を組み込むなど、イメージにあわせて作り込むことが可能です。

その他ですと、セクション制御機能ですね。申請書の入力欄をセクション分けできて、セクションごとに参照権限を付けられます。例えば人事考課の際などに、本人には本人自己評価欄しか見られないですが、上席の方には考課欄まで見られるようにできるなど、一つの申請書上で権限を分けられるという点で利便性の高い機能です。

―サポートにも注力されているのでしょうか？

はい。過去の事例などを参考に挙げながらサポートしています。また、サポートサイトも用意していて、そちらによくあるご質問と回答も載せてあります。とはいえフォームの作成自体は簡単で、アイテムを選んでいただくだけでそれに応じた項目が生成されますから、新人の方でも2,3時間程度ですぐに作れます。

―代表的な導入事例を教えてください。

ある大手金融機関様の事例ですが、社員に女性の方が多いため、産休・育休中の申請書のやり取りが課題になっていました。申請書を出したけれど受理されているかを確認できないと不安を解消したいという希望があったのです。そこでMAJOR FLOW Zを導入してクラウドのシステムに変えたところ、社外からでも申請できて、紙での対応も不要になり、どこまで承認が進んでいるのかといった状況確認もできるようになりました。

―今後の展望についてお聞かせください。

まずはテレワークの普及などによって、お客様のご要望も多種多様ですので、そちらにお応えして業務効率化をサポートできる機能拡充をする予定です。その一つとしてAPIを増やす方向です。現在はクラウドがメインになっていますので、特に別のクラウドとの連携ですね。

例えばMAJOR FLOW ワークフローは申請書類を作って運用していますが、申請書自動起票という機能があって、これは購買や発注などを外部のシステムで処理するときに、承認の部分だけをMAJOR FLOW ワークフローで行う仕組みになっています。具体的には、購買システムなどにご入力いただくと自動的にMAJOR FLOW ワークフローの方で自動的に申請書が作成され、申請されます。その承認が完了するとフラグが返ってきて、はじめて発注が可能になるといった仕組みを設けています。

会社様にはそれぞれ基幹システムがありますが、その中の非効率的な部分をAPIでMAJOR FLOWにスムーズに繋げ、代行させることによって効率化するという流れです。こういった連携を推し進めることで、まだ申請書類や承認業務を電子化できていない業界・業種の企業様を後押しできればと考えています。

また、2017年にMAJOR FLOW Zをリリースした際には、まず経費精算とワークフローから始めましたが、就業管理のクラウドサービスが2021年2月から始まりました。同じラインナップのため、同一の管理画面からマスタ管理したり、休暇申請などの就業管理ができたりと、現在ご利用いただいているお客様でも簡単に拡張していただけるようになっています。こういった形での拡張にも引き続き力を入れていきたいです。

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