高度な書類解析技術を用いたAI搭載文書管理システム。フォーマットを問わずに多様な台帳を自動作成でき、データ活用や期限管理もサポートして、文書管理を最適化します。
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OPTiM 文書管理は、文書フォーマットを問わず、多様な台帳を自動作成できるAI搭載文書管理システムです。
契約書解析の特許技術を保有するなど、高い技術力を持つOPTiMが提供。姉妹サービスの契約書管理・電子帳簿保存システムは、『ASPICクラウドアワード 2024』でDX貢献賞とASPIC会長賞を受賞しています。
保有技術・ノウハウをベースに構築したOPTiM 文書管理は、高精度な文書解析と台帳作成の自動化が可能。文書をアップロードするだけで台帳化でき、定型・非定型いずれにも対応します。また、データ検索や文書期限の自動通知機能などもう搭載し、データの利活用もスムーズ。作成・管理の効率化だけでなく、管理ミスや更新漏れ、それに伴うリスクも抑えて、文書管理を最適化します。
文書をアップロードするだけの簡単な操作で、AIが必要情報を自動抽出して台帳化します。議事録や社内規定、稟議書、許可証、図面など、種類や形式に関わらず多様な文書に対応。PDF、Word、Excelなどオフィスツールのデータだけでなく、モバイル端末などで撮影した画像データやDocuworksの文書データもアップロードできます。AI-OCRを搭載しており、手書き文字を含む、紙文書のスキャンデータも台帳化が可能。クラウドストレージと連携でき、保管データの自動アップロードや関連文書の紐づけにも対応しています。
解析方法は2種類（定型・非定型フォーマット）あり、文書に応じて選択できます。抽出項目は事前設定でき、企業独自の管理項目を作成するなどのカスタマイズにも対応。例えば稟議書なら、件名・起案者・購入理由・価格・発注先などを抽出できます。更に、定型フォーマットでは、読み取り箇所の設定でより高精度な台帳化が可能。必要項目を漏れなく反映してデータ化や管理を効率化します。
使いやすくセキュアなシステムで、データ活用や管理をスムーズにできます。文書は全文検索でき、任意のキーワードで簡単に検索可能。画像形式のPDF文書のテキスト検索にも対応しており、横断的にデータ検索できます。AIによる書類検索サポート機能もあります。
情報の閲覧範囲は、文書ごとに細やかに管理できます。ユーザー単位や、部署・プロジェクトなどのグループ単位で閲覧範囲を設定可能。閲覧・編集・ダウンロード・削除などの権限をユーザーごとに設定でき、適切な情報統制で意図しないデータ改変や不正持ち出し、情報漏洩を防ぎます。セキュリティ対策として、2段階認証や通信の暗号化、システムの冗長化などを実施。
ビジネスプラン以上では、システムを使うIPアドレスを制限する機能を標準搭載しています。オプションでシングルサインオンも提供でき、既存IDのセキュリティ環境下で利便性も高められます。
「期限管理機能」を搭載し、文書期限の管理を効率化します。メールやWebアプリ上で期限を通知でき、通知時期は期日の10～720日前までの範囲で設定可能。文書ごとに個別・一括で設定でき、「営業許可証や契約書など、運営に関わる重要文書は長めに猶予を設定する」と、柔軟に対応できます。
期限通知は、管理担当者だけでなく上長など所属部署のユーザーにも送れるため、更新対応やフォローもスムーズに。未対応の間は毎日、自動通知する仕組みで、関係者へのリマインドの手間を削減しながら、対応漏れも防ぎます。
＜スターター＞
＜ビジネス＞
＜エンタープライズ＞
| 会社名 | 株式会社オプティム |
| 代表者名 | 菅谷 俊二 |
| 資本金 | 4億4,500万円 |
| 所在地 |
OPTiM TOKYO（東京本社） OPTiM SAGA（佐賀本店） |
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