サービス概要

Create!Webフローは、申請する人も決裁する人も管理する人も、誰もが使いやすく簡単に操作できるワークフローシステムです。

どんな申請書でも紙イメージのまま電子化できるので、PCに不慣れな方でも使いやすく社内定着がスムーズ。
複雑な承認フローでも細やかなルート設定が可能なため、従来通りの運用や独自ルールも踏襲できます。
人事異動の際のメンテナンスなども専門知識ゼロで行えて、管理者にとっても使い勝手のいいシステムです。

【実現できること】

• いつでもどこでも申請・承認が可能になり、テレワーク推進につながります
• 申請書類はWeb上に保管されるため、管理が楽になりペーパーレス化も推進されます
• 書類作成の時間削減や申請の停滞の解消により、業務効率化が実現されます
• 申請すれば即座に関係者に回付されるため、意思決定の迅速化につながります
• 証跡や決裁情報を可視化できるため、コンプライアンスの強化につながります
• 外部システムと連携することで更なる効率化も可能です

主なポイント

• 【申請者】フォームを選択して入力するだけで簡単申請

申請者はまず、申請フォームの一覧画面で使用したいフォームを選択。
目的のフォームは、サムネイル/リストの切り替えやフォルダー分け、キーワード検索などですぐ見つけることができます。
申請フォームは、紙イメージのデザインなので入力も簡単。画像挿入や過去の申請内容のコピーも可能。
申請済み案件の承認状況もアイコンで確認できるため、簡単に状況把握できます。

• 【承認者】承認漏れがなくなるとともに様々な対応が可能

自分への承認依頼が一覧で確認でき、メール通知も設定できるため見落としを防げます。
承認依頼に対しては、承認・保留・差し戻しといった基本機能に加えて、コメント入力や印影画像を自動（または手動）で表示も可能。
承認ルート上にいない実務担当者や関連部門先に意見を伺える「相談」機能もあり、柔軟な対応が可能です。

• 【管理者】複雑なワークフローもWeb上に再現可能

申請フォームの作成は、システム上での新規作成に加えてExcel・Word・PDFファイルのインポートも可能。今まで使用していた申請フォームの見た目そのままに電子化することができます。
組織情報の作成は、人事情報を登録して組織階層を構築するだけ。異動があってもドラッグ＆ドロップで更新でき、世代管理も可能です。
承認ルートの設計は、アイコンをラインで結んで直感的に設計可能。条件分岐や合議なども設定でき、申請内容によって承認者が変わるような複雑なルートにも対応できます。

• 業務プロセスの最適化により内部統制も強化可能

これまで紙で行っていた申請・決裁業務を電子化することで、企業の内部統制も強化することができます。たとえば、申請ドキュメントの誤りや記入漏れなどの社内規定違反、その他、紙の紛失や不在時における書類の滞留や覗き見などによる情報漏えいを防げます。

インタビュー

複雑なことでも簡単に。お客さまのご要望に答え続けて20年以上

―まずは、「Create!Webフロー」の開発経緯について教えていただけますか？

開発の由来は、1993年に当社が開発した「Create!Form」という、帳票を自由に作成し手軽に印刷するための帳票ソフトにあります。時代の流れとともに、帳票作成だけでなく、その後工程を含めた業務フロー全体の電子化が必要とされるようになり、そのためのソリューションソフトとして2004年に生まれたのが、「Create!Webフロー」です。

これまで紙で作成していた稟議書などの申請書を電子化するだけでなく、押印・承認をといった業務もPCやスマートフォンで行えるようにしたもので、現在では企業のペーパーレス化を推進・業務を効率化するツールとして活用されています。

―独自の特長や強みがあれば教えてください。

コンセプトに掲げているのは、「複雑なことでも簡単に」です。

稟議などの申請業務には、様々な形態が存在します。どのルートを通るのか。どのような申請書が必要か。組織には決裁などに関する社内規定が存在し、紙で運用していたものを電子化しようとすると、それらをどこまで実現できるかが問われます。その点、「Create!Webフロー」は、2004年のリリース以後、多くの企業で使われてきたこともあり、豊富な実績・ノウハウがあります。かなり複雑なワークフローであっても再現することができます。

しかし、その一方、いかに多機能であったとしても、使い勝手が悪くなっては意味がありません。システムを実際に運用・管理する方の中には、総務部や経営企画部などの方々もいらっしゃいます。そのため、システムに詳しくない方でも安心してもらえるよう、使いやすさにこだわりました。複雑なことにも対応できるけれど、それを表面に押し出すことはせず、初めてでも迷わず操作できるくらい、見せ方や操作性を工夫しています。

―「わかりやすく」や「簡単に」というニーズは、今後も更に強くなっていくようにも感じます。

おっしゃる通りです。今述べたことはリリース当初から実践していましたが、それに甘んじることなく、2018年にはよりよいUI/UXを求めて、Webサイトのユーザビリティ（使いやすさ）に問題点はないか専門家が診断してくれる「ヒューリスティック評価」を実施しました。そこで得た評価を活かして、ストレスの少ないボタンの配置など、細かい部分までデザインを刷新しました。

最近のお客様には、専任の情報システム担当者がいない企業もいらっしゃいますし、時流としても、いわゆるノーコード/ローコードなソフトウェアが求められています。そういった観点では、開発当初よりも更に「簡単」「わかりやすい」という強みを発揮できる市場になってきていると感じます。

―どのようなお客さまの導入が多いですか？

申請業務を電子化するワークフローシステムなので業種・業態は問わないですね。企業規模で言うと、以前は従業員数2,000名規模の大手企業も多くいらっしゃいましたが、2016年にクラウドサービスをリリースしたことで、以降は大手に限らず、中小規模まで裾野が広がりました。中には、10名規模くらいの企業も含まれています。

―お客さまの幅が広がることで、ニーズも多様になっていきましたか？

そうですね。一般的には機能が豊富だと喜ばれますが、必ずそうでなければならないわけではありません。クラウドサービスにする以前は、弊社も見せ方は別として、どちらかというと複雑な業務フローに対応できる機能を豊富に揃えていくことを重視していました。たとえば、Excelで作成した既存の帳票データを電子化する際も、様々な設定を施せるようにしていたわけです。

しかし、最近では、それとは逆に「そんな複雑で多様な機能は求めていない。電子化して運用できさえすれば十分」という声も聞かれるようになりました。実際、「Liteフォーム」というクリック操作のみで簡単にExcel帳票を電子化できるシンプルな機能を搭載したところ、お客さまから高評でした。こういったことは裾野が広がったからこそ、とらえることのできたニーズかなと思います。

―印象的だった導入事例があればご紹介ください。

過去に、ちょうど上場を目指すタイミングで社内の完全ペーパーレス化を検討されたお客様がいらっしゃいました。導入当初はスモールスタートとのことで、稟議書を特定の部門数十名に試験的に導入いただいたのち、3カ月後には全社導入となりました。「紙ベースだった頃を思い出せなくなるほど、使いやすくて手放せない」といった嬉しいお声をいただいています。

―どのようなところを気に入っていただけたのですか？

使いやすさは試験的に導入いただいた際に実感してもらえていて、特にマニュアルを用意することなく運用できたと聞いています。また、複数ページの申請書を作る際に、取引先から届いた請求書のPDFをそのまま貼り付けることができる機能も好評でした。これは従来のファイル添付のように他のソフトを立ち上げたり、別画面に遷移することなく、そのままスクロールしてPDFの中身を確認することができるものです。

ちなみに、この機能は、もともとお客さまから「こういうことができると便利」という要望を営業チームが吸い上げて、開発チームが製品に標準機能として落とし込んだものです。

―お客さまの意見をサービスに取り入れていくスタンスは、やはりカスタマーサクセスを意識しているのでしょうか？

このスタンスは、“カスタマーサクセス”という言葉が広まる以前の、開発当初から変わらないものですね。弊社にはご契約いただいた企業さまからたくさんの意見を頂戴し、それをさ様々な機能として実現していく中で、20年かけて成長してきたという自負があります。

また、そうした機能を十分にご活用いただくために、カスタマーサクセスチームとソリューションチームの2チーム体制で、オンボーディングから運用中のサポートを行っています。動画で各機能の使い方を詳しく紹介する「活用推進サイト」を公開したり、お客様の課題解決の方法をじっくり相談できる「ワークフロー構築相談会」を実施したりなど、サポートサービスの充実に努めています。

すべてのお客さまは、ただ弊社の製品を使いたいわけではなく、「業務の課題を解決する」ために製品を使いたいと思っている。そんな視点を忘れずに、今後も製品・サービスをブラッシュアップしていきたいです。

―今後の展開やビジョンなどがあれば教えてください。

Create!Webフロー単体だけではなく、「Create!JobStation」といった関連製品との連携や、直近ではサイボウズ様が展開する「kintone」との連携など、様々なアプローチで企業の業務効率化に貢献したいと考えています。そして、当製品のこだわりでもある「使いやすさ」を、様々な企業や組織で働く皆さまに実感していただけると嬉しいです。

また、長期的な目標としては、デジタルシフトやDX化の推進を加速させる立役者として認知されたいですね。Create!Webフローを導入することで、国内のDXが加速する。そんなイメージで多くの企業の電子化を推進していきたいと思います。

料金

• クラウド版…1ユーザー月額500円（最低10ユーザー〜）
  ※1ヶ月間無料のトライアルあり（すべての機能を試せます）
• パッケージ版…ライセンス60万円～（最低50ユーザー〜）
  ※30日間無料の評価版ダウンロード可能（すべての機能を試せます）

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