サービス概要

invox電子帳簿保存は、国税関係書類を検索要件に必要な「取引年月日・金額・取引先」を99.9%正確にデータ化した上で、電子保存できるサービスです。
2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法にも対応しています。

請求書・契約書・領収書・納品書・検収書・見積書・注文書など、あらゆる書類の電子保存に利用可能。
訂正・削除の履歴や申請・承認の記録を残して保存することができます。

導入実績はシリーズ累計で20,000社以上。
販売管理システムや経費精算システム、電子契約システムなどの業務特化システムでは保存が難しい取引情報は、すべてinvox電子帳簿保存で対応できます。

＜利用の流れ＞

1. 書類の取り込み
   書類のデータは手動アップロードのほか、メールやGoogleドライブ、Slackなどによる自動取り込みが可能。紙で届く場合には、スキャナーや複合機でスキャンするだけでデータ化がはじまります。
2. 検索要件に必要な記録項目をデータ化
   検索要件の記録項目として必要な「取引年月日・取引金額・取引先」をデータ化。範囲の指定や複数の項目を組み合わせて検索可能。AI OCRのデータ化とオペレーターによる確認で、どのような書類でも99.9%以上のデータ化精度が保証されます。
3. データ化の結果を確認
   データ化された結果は、原本の画像と並べて確認できます。タイムスタンプの付与に代えて、訂正・削除の際には履歴を残して電子保存されます。

主なポイント

• 状況に合わせて入力方法を選択可能

コストを抑えて対応したい場合は自社にて入力、スピードを重視したい場合はAI OCR、生産性や精度を優先したい場合は99.9%精度保証のオペレーターによる入力の3種類から選択できます。

• 柔軟な運用を可能にするワークフロー設定

書類や部門ごとにワークフローを設定することで、訂正・削除の際に二重チェックや決裁権限に応じた承認など、柔軟な運用が可能です。

• セキュリティ・リスク管理も万全

銀行法等に基づき、金融庁の審査を受けて「電子決済等代行業」に登録。電子決済代行業者として求められる「システムリスク管理」および「情報セキュリティ管理」の要件に対応しています。
データベースは二重化されており、任意の時点に復元できる状態でバックアップを保存します

インタビュー

業務フローを考慮して使いやすさを追求することで、本格的な文書管理と手軽な電子帳簿保存法対応を両立するサービス

株式会社invox 光村 拓也様

―invox電子帳簿保存は、どのようなサービスですか？

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に対応して、国税関係書類の「取引年月日・金額・取引先」など検索要件の記録項目を正確にデータ化して電子保存できる、文書管理サービスです。

invox電子帳簿保存の開発は、2020年12月に令和3年度税制改正大綱で電子帳簿保存法が改正されるという発表があったのち、電子取引情報の電子保存義務化が話題になりはじめた2021年夏頃に着手しました。リリースしたのは2021年10月です。

弊社では以前から受取請求書の支払・計上業務を自動化する「invox受取請求書」を提供するなかで、お客様のニーズを把握していました。文書管理サービスは世間に多く出回っているものの、いずれも大企業向けで、中小企業が手軽に使えるサービスがないということで困っている企業が多かったのです。そのため、幅広いお客様が利用できる価格帯で提供できるように、料金面にはこだわりました。

―電子帳簿保存法はシステムの導入が難しい中小企業にも適用されますから、対応に困る企業が多そうですね。

はい。弊社は「invox受取請求書」と「invox電子帳簿保存」を連携させて経理業務全体を効率化させるビジョンを持っていますが、こうした構想は従来、大企業でないと実現しづらい状況にありました。しかし、今後は法改正によって、必要に迫られてシステムを導入しなくてはならない企業が増えてきます。これまではコストだけでなくテクノロジーの観点から対応できなかったというお客様でも、最新のサービスの恩恵を受けられるような仕組みが必要だという思いから開発しました。

また、経理部門には今回の法改正にともなって法律を解釈して対応する労力が必要になります。しかし、経理担当者だけで電子帳簿保存法の詳細な要件を把握するのは、正直、難しい面があります。実際、弊社でもサービスを開発する際に、法改正の解釈に難しさを感じたため、国税庁に何度も問い合わせをして確認しました。おかげさまで電子帳簿保存法については相当詳しくなりました。「invox電子帳簿保存」はそこで得た知見やノウハウを詰め込んで作ったため、法律にきちんと準拠しながら業務効率化まで見据えられるサービスとなっています。

―単に文書保存ができるサービスなら他にもありそうですが、invox電子帳簿保存は何が違うのでしょうか？

たとえば、電子帳簿保存法で保管が必要な国税関係の書類は領収書・見積書・請求書などですが、これらの書類は一連の取引にともなって発生します。「送付した見積書に対して発注書が届いたら、今度は請求書・納品書を送る」というように、取引の流れと書類が密接に結びついているわけです。それらをばらばらに管理すると、後で探すのが大変だったり散逸したりしてしまいます。

そこで「invox電子帳簿保存」では関連付けて管理できる仕組みを取っています。「取引ごと」「伝票No」などでグループ化して保存したり、検索したりできるのです。そのため、安価に使えるだけでなく、業務効率化まで見据えた文書管理ができます。

―どのようなお客様と特に相性がよいのでしょうか？

基本的には業種・業態を問いません。従業員数5名以下や個人事業主の方でもお使いいただけます。大企業のお客様にとっても使い勝手がいいです。費用対効果の程度はおのおの異なりますが、セルフ入力であれば月額1,980円からと非常に安価で初期費用も掛かりません。

強いて挙げるなら、これまで少ない人員で経理を担当していて、文書管理まで手が回らなかったというお客様ほどメリットを感じやすいと思います。事業が軌道に乗って規模が大きくなったとき、経理業務をさらに効率化したいというニーズが生まれてくると思いますが、弊社はinvox受取請求書も運営しているため、サービスをスムーズにつなげて効率化を進められるという効果も期待できます。

―機能面の特徴を教えてください。

まず、「invox電子帳簿保存」ではタイムスタンプを押さない仕組みを採っています。お客様のなかにはタイムスタンプを押すことが必須だと勘違いしている方もいますが、2022年1月施行 電子帳簿保存法の必須要件ではありません。タイムスタンプを押すと不要な制約が発生する場合があるため、弊社ではあえて押さない方式を採用しています。

その代わりに、訂正・削除の履歴が自動できちんと残るようになっていて、申請承認ワークフローも組めるため、運用の手間を最小化しながら事務処理規定に沿った運用ができます。電子帳簿保存の事務処理規定はお客様ご自身で作る必要がありますが、弊社では雛型を提供できるため、法要件に詳しくない方でもスムーズに対応の準備ができます。

また、システムなしでも検索要件を満たせるように、一括ダウンロードと索引簿形式でのデータ出力が可能です。電子帳簿保存法で10年と規定されているように必要書類は長期にわたる保存が必要ですが、その間にテクノロジーが発達してシステムの乗り換えを検討するタイミングもあるかと思います。その際にデータ出力ができないと、乗り換えの障害になりますよね。契約が年単位ではなく、月単位に設定してあるのも同様の理由です。将来のことまで見越してお客様が煩わしさを感じたり、選択肢が制限されたりすることのないようにしています。

―具体的には、どのような導入効果が期待できるのでしょうか？

改正電子帳簿保存法への対応はもちろんのこと、書類の保管のための倉庫やオフィススペース、書類の印刷に関するコスト削減が期待できます。紙の書類のせいでそもそもリモートワークができないという場合は、リモートワークが可能になります。また、紙での煩雑なファイリングから脱却できることで、監査対応時などの書類探しが楽になるというメリットも期待できます。

―アップデートなどによって、今後さらに機能が拡充する可能性はありますか？

もちろんです。今後も機能改善や拡充を進めていきます。たとえば、コストを抑えて自分たちでデータ化する方法と、弊社のオペレーターが代理でデータ化する方法の2種類を提供していましたが、2022年3月11日にAI OCRのみでデータ化できる方法も追加しました。選択肢の幅が広がることで、より使い勝手のいいサービスに進化します。

―導入時について教えてください。サポートなどは特になく、スムーズに使いこなせるものでしょうか？

わかりやすさや使いやすさにこだわっていて機能もシンプルなので、マニュアルを参照するだけで充分使えます。実際、どのお客様も特段、引っかかりなくご利用いただいています。

とはいえ、サポートは付いていますので、ご相談があれば随時対応します。有料で電子帳簿保存コンサルタントへご相談いただける導入サポートパックも用意しています。

―社内運用などについても導入時に相談できるのでしょうか？

はい。システムの使いやすさとは別に、電子帳簿保存法に対応する際にはどうしても社内の運用設計に時間が掛かります。「対象の書類を請求書のみにするのか」「領収書と納品書まで含むか」「その場合は見積書をどう処理するのか」など、詳細を社内で検討する必要があります。また、書類を格納するフローについても議論しなければなりません。

弊社ではそうした事項を検討する際に、どのようなステップを踏んで検討を進めればいいのかについても、動画などの資料を通じてサポートしています。少人数の経理担当者だけで法改正に対応していくのはやはり難しいため、そこまで含めたサポートを必要としているお客様は多いです。

―今後、注力していきたいことを教えてください。

まずは多くのお客様が無理なく電子帳簿保存法に対応できるサービスを突き詰めていきます。さらに保存した書類に付随して発生する、支払、会計ソフトへの計上など、書類ごとに発生する周辺業務の自動化までつなげていただきたいと考えています。書類の電子保存を軸にして経理業務全体の効率化を進めていきたいです。

料金

• 月額基本料1,980円～
• 初期費用0円
  ※保管件数は5万件まで基本料金に含む。超過分は5万件ごとに月額税抜500円で追加可能

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  invox電子帳簿保存｜インタビュー掲載

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