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hokanは、顧客・契約管理はもちろん、意向把握や満期更改・事故対応などの案件管理など保険代理店の業務運営に必要な機能を搭載したクラウド型の保険代理店システムを提供しています。
顧客との初回接点からアフターフォローまでを一つのシステムで管理することが可能。業務負荷の軽減と管理コストの削減をした上で態勢整備を徹底することができます。
また、改正保険業法や保険会社の意向に対して、少ない負荷で柔軟に適応できるため、監査対応にも最小の手間で対応することが可能です。
＜特徴的な機能や事例＞
改正保険業法が施行されてから時が経ち、代理店業務において態勢整備を万全にしておくことは益々重要になってきていると言えます。しかしながら、顧客本位の業務運営を実現するための「自社独自の態勢」を整えることは容易ではなく、態勢整備を徹底すればするほど作業が増える状況に多くの代理店が苦悩しています。
hokan®では、各業務における紙や諸経費のコスト・手間の削減をし、顧客と向き合う時間を創出できるため、「態勢整備を徹底すると売上が増える」仕組みを構築することが可能です。
システム導入でよくある失敗は、「機能は充実しているが使いこなせない」ことです。結果的にコストだけが嵩んでしまう状況にもなりかねません。
hokan®では、納品までではなく、利活用の推進までサポートを徹底しています。導入決定後、サポート専門チームが業務ヒアリングさせていただき、ヒアリング内容に基づいた機能設定、操作説明会を実施します。また、随時チャット機能で相談できるので、不明点をすぐに解消することが可能です。従業員が積極的にシステムを活用し、必要なデータが全て残る体制を構築することができます。
改正保険業法に対応した機能をデフォルトで搭載。保険代理店の「態勢整備」に貢献したい
株式会社hokan 執行役員 事業責任者 阿部 隼様
―hokanはどのようなサービスですか？
hokanでは、保険代理店向けのクラウド型顧客管理サービスを提供しています。複数の保険会社の商品を販売している場合でも、複数社の契約情報やお客様対応履歴などの情報を一元的に管理することができます。
開発の契機となったのは、2016年の保険業法の改正にあります。これにより保険商品の販売勧誘規則が大きく変わりました。代表的なのは保険代理店に「意向把握義務」が課せられたことです。お客様が抱えている要望や意向を把握した上で、ニーズに合った商品を提案することが求められるようになりました。また、その後、金融庁による監査が行われる際には、意向把握記録を提示しなければならないため「記録の抜け漏れがないように対策すること」が必要になりました。
このような状況下で、保険代理店様向けに社内の態勢整備に加え、顧客管理を行うために開発されたのがhokanになります。
―各保険代理店の態勢整備をサポートすることを、一番の目的に作られたツールなのですね。
おっしゃる通りです。たとえば、お客様に保険を提案する場合、保険代理店はまず「推奨保険商品」を提示しなければなりません。お客様が推奨外の商品を選択した場合は「なぜその商品を選んだか」「推奨商品と比較してお客様に提案したか」なども併せて記録しておかなければなりません。これらを紙ベースで記録するとなると、記入漏れのリスクも高まりますし、定期的な監査のために膨大な量の書類が必要となり、それを保管する場所の確保も必要になってしまいます。
hokanであれば、シチュエーションにより複雑化しがちな意向把握に関しても、柔軟な設定変更によってシステムに沿って項目を入力すれば、自主的な努力により適切な経営管理態勢やコンプライアンス態勢を構築できるよう設計されています。記入漏れやミスも防げますし、管理の手間、紙によるコストは当然かかりません。監査があった時でも、システム上で検索するだけでスムーズに資料を提示することができます。
―他のツールと比べた場合の、hokanの特徴や強みを教えてください。
特に複数社の保険商品を取り扱う乗合代理店においては、各社の契約情報を横断して確認できることが大前提になっていますが、上述した通り改正保険業法を契機に、「単に契約確認ができること」から、管理しなければいけない範囲が大きく拡大しています。
その点において弊社が意識していることは大きく2つ挙げられます。1つ目は、システム操作における柔軟性です。従来のシステムですと、契約内容を確認する機能のみが主軸となっており、社内で定着していきません。hokanでは、マーケティング〜初回面談〜業法対応〜活動管理〜挙績報告における新契約のプロセス、契約後のアフターフォローを一気通貫で行う統合プラットフォームを提供しています。また、hokanはアプリも連動して利用いただけるため、お客様の商談時はPCを開かずとも、手軽にスマホで情報入力ができる点など、現場の業務負荷を極力軽減し、簡単に操作できるツールを意識して設計されています。
2つ目は、業法や業界の変化、代理店の業務変容に追随して拡張性があることです。プリンシパルベースの業法が常に変化する今、外部環境がこれまで以上に早いスパンで変化していきます。また、労働人口の減少により生産性を高める動きがどの代理店にも求められていきます。労働環境が大きく変化する上で、システムに対しても変化のスピードや対応力が求められます。
hokanは利用開始後も代理店の声を吸収し、利用代理店がシステム導入によるメリットを最大化できるよう高頻度で機能改善・開発を行い、常に利用代理店と伴走する体制となっております。通常であれば、システム導入段階からのバージョンアップはシステム会社都合で行われることが多いですが、この点においてすでにこれまでのシステム会社とは全く異なるという声を数多くいただいています。
―他のCRM（顧客管理システム）で代替することは難しいのでしょうか？
たとえば、一般企業で利用実績の多いSalesforceなどが挙げられますが、これを保険代理店向けにアレンジしようとすると、かなり手の込んだカスタマイズが必要です。保険代理店は比較的小規模な企業様が多いため、カスタマイズの工数や費用の捻出が難しいといった課題に直面してしまいます。
hokanであれば、先ほどもお話ししたように、そもそも改正保険業法に対応すべく開発されたものであり、保険代理店様の態勢整備に必要な機能がデフォルトで組み込まれています。基本機能をベースに、意向把握や保険商品の設定など、各代理店の業務に合わせた項目を自由にカスタマイズできることも、使いやすさにつながっていると思います。
―導入前後のカスタマーサクセスやサポート体制について教えてください。
まず契約が決まった後は、弊社が初期導入をサポートします。たとえば、扱っている製品や業務の詳細をヒアリングして、それらに合わせられるよう設定作業をフォローしていきます。過去の導入事例から蓄積したノウハウを活かし、他の代理店様がどのような態勢整備を行っているか紹介しながら、導入を実施することもあります。導入後も、チャットボットを通じて、リアルタイムで不具合の調整や機能の要望などを承っています。
またそれとは別に、各代理店独自のhokanの利用方法や、活用事例などを情報交換する場を兼ねて、月1、2回オンライン説明会を設けています。態勢整備は答えがあるものではなく、他の事例を参考にしたいと話す保険代理店様も多いため、説明会は好評の声をいただいています。我々もその場で得た情報を別の代理店様にシェアしたり、システムに落とし込んだりできているため、有意義な機会となっていますね。
―代表的な導入事例やよく評価いただく点などがあれば教えてください。
導入の決め手としては、強みの部分でも触れましたが、画面が見やすく直感的に使えることを挙げられる場合が多いです。「日常で使っているアプリと同様に直感的に使える」と嬉しい声もいただいています。同様に「態勢整備」に関しても、どのお客様についても従来の意向把握に比べて「入力・管理の手間が減った」「入力・確認ミスが減少した」など効果を実感していただいています。
導入事例としては、全国に10拠点を展開する総合保険代理店様の事例を挙げさせていただきたいです。このお客様からは、導入効果として業務の効率化はもちろん、それ以外にも「面談が増えた」「2桁増収につながっている」というお声をいただいています。その要因としては3つ考えられます。
1つは、hokanに1本化したことで営業プロセスが標準化され、デスクワークにかかる業務負荷が減ったこと。その分、募集人も面談に時間が割けるようになったということです。もう1つは、hokanを通じて横のつながりが強まったこと。hokanは自分だけでなく他の募集人のスケジュール・プロジェクトも把握できます。そのため拠点を問わず募集人同士のコミュニケーションも生まれやすく、それが「どうやって成果につなげていくか」など互いに高め合っていく土壌形成につながったと考えられます。
最後は、管理者が適切なタイミングで、部下へのアドバイスを含む最適なコミュニケーションが取れるようになったことです。先ほど申し上げた通り、hokanを導入することで、管理者は業務確認の負荷が大幅に軽減されます。スケジュール管理やタスク管理などタイムリーに募集人の状況を把握するなかで、スピード感をもって修正・指導を進められるのも大きいと思います。
―今後、注力していきたいことがあれば教えてください。
今後とも「態勢整備」という点で保険代理店様に安心して利用してもらえるシステムを目指していきます。監査項目もどんどん変化していくと思いますが、弊社の場合、実際に監査を経験した代理店様にご協力いただき、どんな点を重点的にチェックされたかなどフィードバックも受けられます。そういった強みを活かして、変化に柔軟に対応できるよう、機能の更なるブラッシュアップを進めていきます。
また、態勢整備以外の領域でも、hokanを用いることで、営業生産性のアップやサービス品質の向上、更に社内コミュニケーションの活性化など、プラスαの価値を提供できればと考えています。そのために、たとえば、グループウェアなど業務の生産性をより向上できる機能の実装も検討しています。これからも、hokanを代理店様に広く届けられるよう邁進して参ります。
| 会社名 | 株式会社hokan |
| 所在地 | 〒103-0026 東京都中央区日本橋兜町9-1 兜町第2平和ビル FinGATE BLOOM 5F |
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全体評価
★★★★★ 5
使いやすさ ★★★★★
業務貢献度 ★★★★★
機能への満足度 ★★★★★
はじめやすさ ★★★★★
価格の妥当性 ★★★★★
投稿日：2024/12/24
全体評価
★★★★★ 5.0
使いやすさ ★★★★★
業務貢献度 ★★★★★
機能への満足度 ★★★★★
はじめやすさ ★★★★★
価格の妥当性 ★★★★★
乗合代理店として顧客管理に課題があったため、本システムを導入しました。
顧客情報を一元管理できるようになったことで、顧客や契約内容の検索、大口契約先の管理、満期管理、交渉記録の管理など、業務全般において効率化が図られています。
サポート体制は非常に手厚く、導入に関するミーティングではさまざまなアドバイスを受けることができます。
また、不明点がある場合はシステム上のチャットを通じて質問可能で、チャットボットではなく実際の担当者が対応し、適切な解決策を提案してくれます。
カスタマイズは2週間に1回のペースで行われており、同システムを活用しているユーザーの意見を常に取り入れることで、継続的にブラッシュアップが進められています。
本システムのコンセプトは、「業務にシステムを合わせる」のではなく、「システムに業務を合わせる」という考え方に基づいています。このため、現状の業務を見直し、変革していく過程では、現場でハレーションが生じる可能性があります。
しかし、特殊な業務でない限り、統一された業務プロセスに合わせることで、システム独自のカスタマイズが不要となり、結果としてシステム費用の負担軽減が期待できると思います。
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